เทคนิคการเตรียมตอบคำถาม
เทคนิคการเตรียมตอบคำถาม
การไปสัมภาษณ์เป็นเรื่องที่ต้องเตรียมตัวและควรจะต้องมีการซักซ้อมล่วงหน้า หรืออย่างน้อยที่สุดผู้สมัครจะต้องคาดคะเนว่าจะถูกถามอะไรบ้าง และถ้าเป็นเช่นนั้นจะตอบว่าอย่างไร
การที่จะคาดคะเนและเตรียมหาคำตอบไว้ในใจเพื่ออยู่ในสภาพที่พร้อมที่จะตอบได้อย่างฉะฉานและมั่นใจ ผู้สมัครจะต้องรู้ขั้นตอนในการสัมภาษณ์ที่นักสัมภาษณ์มืออาชีพใช้ ซึ่งมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
ขั้นที่ 1 การหาข้อมูลเกี่ยวกับประวัติส่วนตัวและครอบครัว
ขั้นที่ 2 การหาข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษาและการฝึกอบรม
ขั้นที่ 3 การหาข้อมูลเกี่ยวกับประสบการณ์ในการทำงาน (เริ่มจากปัจจุบันย้อนไปถึงงานแรกที่ทำ)
ขั้นที่ 4 การหาข้อมูลเกี่ยวกับความสามารถในเชิงพฤติกรรมและทักษะต่างๆ ซึ่งผู้สมัครมักมองข้ามและไม่ได้เตรียมตัว เช่น ความสามารถในการวางแผน ความสามารถในการวิเคราะห์ ความสามารถในการแก้ปัญหาและตัดสินใจ ความสามารถในการทำงานภายใต้ภาวะกดดัน ภาวะผู้นำ และความสามารถในการโน้มน้าวให้ผู้อื่นทำตาม ความสัมพันธ์กับผู้อื่น การให้ความสำคัญต่อลูกค้า ความยึดมั่นในจุดยืนที่ถูกต้อง และการเผชิญกับอุปสรรค การกระจายอำนาจ คุณภาพและมาตรฐานการทำงาน เช่น ถูกคาดหวังให้ทำอะไรบ้างและทำได้อย่างไร หรือแค่ไหน ความคิดริเริ่ม และอื่นๆ
ขั้นที่ 5 การถามคำถามประวิงเวลา (ผู้สัมภาษณ์ถามโดยไม่คาดหวัง คำตอบอย่างจริงจังมากนัก เพื่อใช้เวลาตรวจสอบว่าขาดข้อมูลใดบ้าง)
ขั้นที่ 6 ถามคำถามเพิ่มเติมเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ขาดไป
ขั้นที่ 7 ให้ข้อมูลเกี่ยวกับองค์การและตำแหน่งงาน
ขั้นที่ 8 เปิดโอกาสให้ผู้สมัครซักถาม
ขั้นที่ 9 ผู้สัมภาษณ์ชี้แจงขั้นตอนต่อไป เช่น จะแจ้งผลให้ทราบภายใน 7 วัน เป็นต้น
ขั้นที่ 10 ปิดการสัมภาษณ์
การทราบถึงขั้นตอนการสัมภาษณ์ข้างต้น จะช่วยให้ผู้สมัครอยู่ในฐานะที่จะคาดคะเนลำดับเรื่องราวได้ดีกว่าและมีความพร้อมมากกว่า ต่อจากนั้นก็ควรจะคาดคะเนว่าจะถูกถามในแต่ละขั้นตอน (ขั้นที่ 2-4) ว่าอย่างไร เพื่อที่จะได้เตรียมคำตอบไว้ล่วงหน้า ขอให้เสนอแนวกว้างๆ และจุดที่ผู้สัมภาษณ์น่าจะถามหรือมักจะถามแก่ผู้สมัครเพื่อการเตรียมตัวดังต่อไปนี้
การศึกษาและการฝึกอบรม
สิ่งที่ผู้สัมภาษณ์มักจะถาม อาจได้แก่ ทำไมจึงเลือกเรียนสาขาวิชานี้วิชาใดที่ชอบและไม่ชอบ ทำกิจกรรมใดบ้างที่แสดงให้เห็นถึงความมีภาวะผู้นำหรือความสามารถพิเศษ ระหว่างเรียนได้รับการฝึกอบรมใดบ้าง ตั้งเป้าหมายหลังจากจบการศึกษาไว้ว่าอย่างไร เป็นต้น
ประสบการณ์และความชำนาญ
สิ่งที่ผู้สัมภาษณ์มักจะถาม อาจได้แก่ หน้าที่หลักมีอะไรบ้าง รายงานโดยตรงต่อใคร มีผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรงและโดยอ้อมกี่คน ใช้เทคโนโลยีหรือโปรแกรมอะไรบ้าง อะไรที่ชอบและไม่ชอบเกี่ยวกับงานและเพราะเหตุใด ความรู้ในงานสายอาชีพ การฝึกอบรมต่างๆ อะไรที่ชอบและไม่ชอบเกี่ยวกับงานและองค์การและเพราะเหตุใด ทำไมจึงคิดจะออกจากงาน เป็นต้น
ความสามารถในเชิงพฤติกรรมและทักษะต่าง ๆ
ส่วนนี้เป็นสิ่งที่ผู้สมัครเป็นจำนวนไม่น้อยมองข้าม ทั้งๆ ที่เป็นเรื่องที่มีความสำคัญมาก ผู้สมัครเป็นจำนวนมากเรียนได้คะแนนดี ๆ แต่ไม่ได้รับการคัดเลือกเพราะขาดความสามารถในส่วนนี้ สิ่งที่ผู้สัมภาษณ์จะค้นหา อาจได้แก่ ภาวะผู้นำ การวิเคราะห์ปัญหา การแก้ปัญหาและการตัดสินใจ ความยึดมั่นในจุดยืนและการเผชิญกับอุปสรรค ความสามารถในการทำงานภายใต้ภาวะกดดัน ความสนใจในเรื่องคุณภาพและลูกค้า ความคิดริเริ่ม ความสามารถในการจัดการ เป็นต้น
ในส่วนนี้ ผู้สัมภาษณ์มืออาชีพมักจะขอให้ผู้สมัครเล่าเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริง (มิใช่เรื่องสมมติหรือความเห็นลอยๆ) ผู้สมัครควรพร้อมที่จะยกตัวอย่างให้ชัดและเล่าว่าอะไรคือปัญหา หรือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริง
และอธิบายว่าได้ดำเนินการหรือจัดการกับเหตุการณ์ที่ว่านั้นอย่างไร และผลสุดท้ายออกมาอย่างใด
หมายเหตุ : ผู้สัมภาษณ์มืออาชีพจะให้ความสนใจกับการดำเนินการหรือการจัดการกับเหตุการณ์มากที่สุด เพราะจะบ่งบอกถึงความรู้ความสามารถ
นอกจากคำถามข้างต้น ผู้สัมภาษณ์จะถามคำถามอื่น ๆ อีก ซึ่งผู้สมัครจะต้องเตรียมตอบคำถามที่อาจประดังเข้ามาทุกรูปแบบ เช่น คุณชอบทำงานกับหัวหน้างานแบบไหน หัวหน้างานของคุณมีความเห็นเกี่ยวกับตัวคุณว่าอย่างไร อะไรคือปัจจัยที่ทำให้คุณประสบความสำเร็จในการทำงาน คุณเคยลงโทษหรือเลิกจ้างผู้ใต้บังคับบัญชากรณีใดบ้าง (เพื่อตรวจสอบภาวะผู้นำ) คุณใช้รูปแบบการบังคับบัญชาอย่างไร อะไรที่คุณคิดว่าคุณเป็นนักบริหารที่มีประสิทธิผล ความสัมพันธ์ระหว่างคุณและผู้บังคับบัญชาเป็นอย่างไร จุดเด่นและจุดด้อยของคุณมีอะไรบ้าง เป็นต้น
การรู้ขั้นตอนการสัมภาษณ์ สิ่งที่ผู้สัมภาษณ์เน้นและให้ความสนใจเป็นพิเศษ การคาดคะเนคำถามและเตรียมคำตอบไว้ล่วงหน้าจะทำให้เกิดความมั่นใจและได้เปรียบ เป็นไปได้อย่างมากที่ผู้สมัครจะไปเจอะเจอกับผู้สัมภาษณ์ที่ซักถามแบบวกไปเวียนมา หรือไม่มีรูปแบบหรือโครงสร้างที่แน่ชัดอย่างที่ระบุไว้ข้างต้น ผู้สมัครจะต้องปรับตัวให้เข้ากับแต่ละสถานการณ์ เพราะไม่มีสูตรตายตัวที่แน่นอน เช่น ผู้สัมภาษณ์บางรายอาจสมมติตัวอย่างขึ้นและให้ผู้สมัครตอบ เพื่อทดสอบความรู้ความสามารถแทนที่จะให้เล่าเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าผู้สัมภาษณ์จะมาไม้ไหน การเตรียมตัวข้างต้นจะมีส่วนช่วยได้มาก
เรื่อง : ชำนาญ พิมลรัตน์
ที่มา: นิตยสาร Recruit Update ฉบับที่ 403 วันที่ 1-15 มิถุนายน 2547