เตรียมตัวอย่างไร.....เมื่อจะไปหางาน

บทนำ

ผมเขียนเรื่องนี้ขึ้นสำหรับทั้งผู้ที่ยังมีงานทำอยู่ในขณะนี้ กับผู้ที่เคยมีงานทำมาก่อน(พูดง่าย ๆ ก็คือคนที่ว่างงานในขณะนี้นั่นแหละครับ)ได้อ่านเพื่อจะได้เตรียมตัวไว้ให้พร้อมเผื่อว่ามีความจำเป็นจะต้องหางานใหม่จะได้ตั้งสติเตรียมตัวได้ทันเพราะยุคนี้เป็นยุคที่ว่ากันว่าเผลอเพียงกระพริบตาก็อาจจะตกงานไปแล้ว บางท่านมักจะพบคำทักทายร่วมสมัยจากญาติเพื่อนฝูงอยู่บ่อย ๆ ว่า "ยังทำงานอยู่ที่เดิมรึเปล่า?" ใช่ไหมครับถ้าท่านยังมีงานทำอยู่ท่านคงจะตอบไปได้เต็มปากเต็มคำว่า "ยังทำอยู่ที่เดิมครับ/ค่ะ" แต่สำหรับท่านที่ยังมองหางานอยู่ก็คงจะอึดอัดเอาการกับคำถามนี้

จะทำอย่างไรได้เล่าครับในเมื่อความเป็นจริงในสมัยนี้มีคนว่างงานเพิ่มมากขึ้น ก็จะทำให้การแข่งขันกันเพื่อที่จะให้ได้งานที่ตนต้องการเพิ่มมากขึ้นไปด้วยอย่างเลี่ยงไม่ได้ ดังนั้นคนที่มีความพร้อมในการหางานย่อมจะมีโอกาสได้รับคัดเลือกให้เข้าทำงานมากกว่าคนที่ไม่ได้เตรียมตัวมา

ท่านลองติดตามอ่านบทความนี้ต่อไปแล้วลองย้อนกลับมาดูตัวเองสิครับว่าเมื่อท่านกำลังคิดจะหางานนั้นท่านยังมีจุดบกพร่องตรงไหนบ้างหรือเปล่า ซึ่งหากท่านทราบและปิดจุดบกพร่องนี้ได้ท่านก็ย่อมจะมีโอกาสดีกว่าคู่แข่งที่ไม่เคยทราบกลเม็ดเคล็ดลับเหล่านี้

งานเลือกคน..หรือว่า..คนเลือกงาน

ย้อนหลังไปเมื่อหลาย ๆ ปีที่ผ่านมามักจะมีคำถามกันในหมู่ผู้จัดการฝ่ายการพนักงาน (บางที่ก็เรียกผู้จัดการฝ่ายบุคคล หรือผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล)ว่าทำไมถึงหาคนมาทำงานกับองค์กรได้ยากจัง!เพราะในขณะนั้นเป็นระยะที่เศรษฐกิจขยายเต็มที่เป็นยุคที่เรียกกันว่าเศรษฐกิจฟองสบู่ มีการลงทุน มีงานอยู่เกลื่อนกลาดทั่วไป ทำให้มีการแย่งคนกันในแต่ละองค์กรกันหนักหน่วงมาก วิธีการแย่งคนจากบริษัทหนึ่งให้มาทำงานกับบริษัทตัวก็มักจะเป็นวิธีใช้เงิน(หรือผลตอบแทน)เข้าล่อใจและให้ตำแหน่งที่เหมาะสมจูงใจ ซึ่งก็มักจะประสบความสำเร็จในการดึงคนให้มาทำงานได้ด้วยดี เรียกว่าใครเป็นเจ้าบุญทุ่มคนนั้นก็จะได้มืออาชีพดี ๆ เก่ง ๆ เข้ามาอยู่ในสังกัดได้มาก แต่ก็มักจะเกิดปัญหาตามมาภายหลังในบางองค์กรนะครับที่ว่าพอคนเก่งต่อคนเก่งมาอยู่ด้วยกันเข้าตำราเสือสองตัวอยู่ถ้ำเดียวกันหากไม่ใช่ตัวผู้กับตัวเมียแล้วก็จะต้องเกิดปัญหาทำงานด้วยกันไม่ได้ขึ้นมาอยู่เนือง ๆ เพราะต่างฝ่ายต่างก็ไม่ลงให้กัน(Ego แรงทั้งคู่นั่นแหละครับ)

เมื่อเป็นอย่างที่บอกมาข้างต้นจึงได้เกิดสภาวะที่เรียกว่า "คนเลือกงาน"ขึ้นมาทันทีกล่าวคือ หากใครไม่พอใจงานที่ทำอยู่หรือเห็นว่าหัวหน้าไม่อยู่ในโอวาทของตัวแล้ว ก็มักจะตัดสินใจเปลี่ยนงานใหม่ได้รวดเร็วทันทีเพราะงานมีให้ทำอยู่ดาษดื่นทำไมฉันจะต้องมาทนกับคำดุด่าว่ากล่าวของหัวหน้าที่ไม่ยอมอยู่ในโอวาทของฉันด้วย (แน่ะบางคนก็คิดเข้าไปนั่น) กรณีเช่นนี้มักมีโอกาสเกิดขึ้นได้มากกับบรรดาน้อง ๆ ที่เพิ่งจบการศึกษามาใหม่ ๆ เรียกว่ายังไฟแรงซึ่งมักจะตัดสินใจโดยไม่ค่อยจะคิดหน้าคิดหลัง เข้ามาทำงานได้ไม่นานก็อยากจะเป็นผู้จัดการเป็นผู้บริหารทั้ง ๆ ที่บางครั้งยังขาดประสบการณ์ที่จะเสริมส่งให้ไปยืนในตำแหน่งนั้นได้ก็ตาม เมื่อเหตุการณ์เป็นอย่างที่กล่าวมานี้จึงทำให้ "ทรัพยากรบุคคล" เป็นของหายากขึ้นมาตามหลักดีมานด์ และซัพพลายของวิชาเศรษฐศาสตร์ขึ้นมาทันที ผลก็คือองค์กรไม่สามารถสรรหา (อย่าว่าแต่จะคัดเลือกเลยครับ) คนมาป้อนให้กับธุรกิจของตนได้ตามต้องการโดยเฉพาะอย่างยิ่งไม่สามารถจะหาคนที่จบการศึกษาตรงตามสายงานที่ต้องการมาเข้าทำงานในบริษัทของตนได้ เช่น ในภาคสถาบันการเงินไม่สามารถหาคนที่จบบริหารธุรกิจบัญชี หรือเศรษฐศาสตร์ มาเข้าทำงานกับองค์กรได้ ต้องหันกลับไปรับผู้ที่จบการศึกษาด้านสังคมศาสตร์ หรือครุศาสตร์ หรืออื่น ๆ มาทำงานแทน หรือในบริษัทที่เป็นภาคการผลิตไม่สามารถหาวิศวกรมาทำงานได้ เป็นต้น

ต่อมา..เวลาเปลี่ยน..สถานการณ์เปลี่ยน..เมื่อฟองสบู่แตก..เกิดสภาพที่เรียกว่าธุรกิจล่มสลายมีการปิดกิจการกันไปเป็นจำนวนมากเพราะไม่สามารถทนกับภาวะเศรษฐกิจที่โหดในช่วงขาลงได้ ทำให้เกิดการว่างงานขึ้นเป็นจำนวนมากในแทบทุกภาคของธุรกิจไม่ว่าจะเป็นภาคสถาบันการเงิน การผลิต การบริการ ฯลฯ ทำให้เกิดภาวะที่เรียกว่า "งานเลือกคน" ขึ้นมาแทน องค์กรมีตัวเลือกมากขึ้นซึ่งส่วนใหญ่ก็มักจะใช้วิธีหยุดการรับคน(Freeze) เอาไว้ก่อนโดยจะจ้างต่อเมื่อเป็นตำแหน่งที่สำคัญต่อองค์กรจริง ๆ เท่านั้น เมื่อเป็นเช่นนี้จึงเป็นเรื่องที่ผู้หางานแต่ละคนจะต้องหันกลับไปพัฒนาคุณภาพของตนเองให้เหมาะสมกับองค์กรบ้างแล้ว เปรียบไปก็เหมือนกับการค้าขายนั่นแหละ..ถ้าสินค้าไม่มีคุณภาพใครเขาจะมาซื้อล่ะครับ เมื่ออ่านมาถึงตรงนี้ลองถามตัวท่านเองซิครับว่าพร้อมที่จะปรับปรุงคุณภาพของตัวเอง เพื่อให้พร้อมที่จะขายแล้วหรือยัง? ถ้าพร้อมแล้วอ่านต่อไปเลยนะครับ

ตลาดแรงงานอยู่หนใด..ใครรู้บ้าง??

มีคำถามจากผมถึงท่านที่อ่านอยู่ขณะนี้ว่า "เมื่อท่านคิดที่จะหางาน..ท่านคิดว่าท่านควรจะหางานจากที่ไหน??" ผมให้เวลาท่านคิดสองนาที(ติ๊กต่อก..ติ๊กต่อก..ติ๊กต่อก..ติ๊กต่อก.....)ส่วนมากคงจะตอบได้ใช่ไหมครับว่าแหล่งของงานนั้นจะมีที่ใดบ้างดังนี้

1. งานวันนัดพบแรงงาน ท่านจะพบงานนี้ได้ตามสถาบันการศึกษาซึ่งส่วนมากมักจะมีการโฆษณาประชาสัมพันธ์กันตามสื่อต่าง ๆ แต่หากว่าท่านไม่ทราบจากสื่อท่านก็พอจะประมาณได้ว่างานนี้มักจะจัดในช่วงประมาณเดือนมกราคม และตุลาคม (คือในช่วงก่อนที่จะมีการสอบหรือปิดภาคการศึกษานั่นแหละครับ) อ้อ! งานวันนัดพบแรงงานนี้ไม่ได้จัดกันเฉพาะในสถาบันการศึกษาเพียงอย่างเดียวนะครับ แต่จัดกันตามห้างสรรพสินค้าหรือชุมชนต่าง ๆ ด้วยเหมือนกันซึ่งท่านจะต้องขวนขวายติดตามจากสื่อโฆษณาประชาสัมพันธ์ซึ่งจะมีการประชาสัมพันธ์อยู่เป็นระยะ ๆ ครับ

2. หนังสือพิมพ์ นับว่าเป็นแหล่งหางานที่ท่านคุ้นเคยมากที่สุดซึ่งจะบอกคุณสมบัติของแรงงานที่องค์กร
ต่าง ๆ ต้องการไว้อย่างชัดเจน แต่ก็มีสิ่งพึงระมัดระวังก็คือ "การหลอกลวง" ในรูปแบบต่าง ๆ ที่แฝงมากับการโฆษณาหางานซึ่งมีอยู่ร้อยเล่ห์พันเหลี่ยม(สำหรับพวกที่เจตนาจะหลอกลวงผู้ที่กำลังหางาน)ทำให้ผู้สมัครงานที่ตามไม่ทันเล่ห์เหลี่ยมเหล่านั้นเสียทั้งเงิน เสีย....สารพัด ดังนั้นผู้สมัครงานจึงควรจะต้องใช้ ดุลยพินิจให้ดี ๆ ในการสมัครงานกับบริษัทที่ไม่น่าไว้ใจเหล่านี้นะครับ อาทิ "บริษัท ลวงโลก จำกัด เป็นบริษัทกำลังขยายกิจการ ต้องการรับสมัครพนักงานหญิง(โสด)สวย รายได้ดีไม่ต่ำกว่าเดือนละ 15,000 บาทบุคลิกดี เอาใจเก่ง กินอยู่ฟรี " หรือ "บริษัท สิบเก้ามงกุฎ จำกัด ต้องการรับสมัครพนักงานชาย/หญิง จบปวช.ขึ้นไป มีเงินค้ำประกันการทำงาน 20,000 บาท ได้ทำงานทันที" เป็นต้น

3. คนรู้จัก ในบางครั้งท่านอาจจะมีญาติพี่น้องเพื่อนฝูงติดต่อผ่าน ๆ กันมาว่ามีงานในตำแหน่งนั้น ตำแหน่งนี้อยู่สนใจไหม หากสนใจก็ติดต่อผ่านกันไป ซึ่งงานในลักษณะนี้มักจะมีการอ้างอิงถึงกันได้ง่ายและเป็นการภายในกลุ่มคนที่รู้จักกันเท่านั้น

4. บริษัทตัวกลางในการหางาน ซึ่งบริษัทพวกนี้มักจะเรียกกันติดปากว่า "Head Hunter" ถ้าแปลเป็นไทยแล้วฟังดูน่ากลัวคล้าย ๆ กับเป็นบริษัทล่าหัวคนในนิยายผจญภัยอะไรทำนองนั้นแหละครับ บริษัทเหล่านี้มีอยู่มากในตลาดแรงงานซึ่งมีทั้งบริษัทที่เป็นของคนไทย และบริษัทของต่างชาติ เช่น ESS , NIS, CSN ,Price-Cooper,Adecco,SCN, Mouflon ฯลฯ โดยทั่วไปแล้วบริษัทเหล่านี้มักจะมีประวัติของพนักงานและผู้บริหารอยู่ในแฟ้มประวัติของตัวอยู่แล้ว โดยอาจได้ประวัติมาจากการสมัครของผู้ที่ต้องการหางานผ่านบริษัทเหล่านี้ หรือเจ้าหน้าที่ของบริษัทเหล่านี้อาจจะติดต่อมายังท่านโดยตรงเพื่อนัดให้มากรอกใบสมัครและสัมภาษณ์เพื่อเก็บข้อมูลไว้ เมื่อมีตำแหน่งงานว่าง(ลูกค้าที่ต้องการจะรับพนักงานในคุณสมบัติตามที่ต้องการ) บริษัทหางานเหล่านี้จะติดต่อกลับมายังท่านเพื่อนัดให้ไปสัมภาษณ์กับลูกค้าของเขา ซึ่งแน่นอนว่าบริษัทเหล่านี้จะคัดเลือกผู้สมัคร(Candidate) ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเป็นอย่างดี ส่งให้กับลูกค้าที่ติดต่อมา หาลูกค้าสัมภาษณ์แล้วพอใจจะจ้างเป็นพนักงาน ลูกค้าจะต้องจ่ายค่านายหน้า (ที่เรียกกันว่า Head hunter fee) ให้กับบริษัทหางานเหล่านี้(โดยที่ผู้สมัครจะไม่ต้องจ่ายเงินอะไรนะครับ) โดยทั่วไปจะประมาณ 18-22 เปอร์เซ็นต์ของเงินเดือนผู้สมัครทั้งปีครับ คิดง่าย ๆ ว่าถ้าบริษัทหางานสามารถส่งผู้สมัครให้ลูกค้าสัมภาษณ์แล้วลูกค้าพอใจจะจ้างผู้สมัครรายนี้ที่อัตราเงินเดือน 50,000 บาท โดยบริษัทหางานจะคิดค่านายหน้า 18 เปอร์เซ็นต์ ดังนั้นลูกค้าก็จะต้องจ่ายค่านายหน้าให้บริษัทหางานเป็นเงิน 108,000 บาท (50,000 คูณ 12 คูณ 18 เปอร์เซ็นต์) ดังนั้น บริษัทหางานเหล่านี้จึงจะต้องคัดเลือกผู้สมัครอย่างมีคุณภาพจริง ๆส่งให้ลูกค้าครับเพราะเป็นชื่อเสียงของบริษัทด้วยเหมือนกัน

5. กระทรวงแรงงาน ซึ่งก็จะมีประกาศรับสมัครงานในตำแหน่งต่าง ๆ ซึ่งท่านสามารถจะติดต่อสอบถามได้ที่แรงงานเขตแรงงานจังหวัดที่ท่านมีภูมิลำเนาอยู่ได้โดยตรง

6. สถาบันการศึกษา ตามสถาบันการศึกษาต่าง ๆ จะมีฝ่ายแนะแนว หรือเป็นกองกิจการนิสิตนักศึกษาที่จะรับเรื่องราวการรับสมัครงานจากบริษัทห้างร้านต่างๆ ที่ติดต่อไป ซึ่งโดยทั่วไปจะปิดประกาศตามบอร์ดของคณะต่างๆซึ่งท่านสามารถจะไปหาดูได้

7. การติดป้ายโฆษณา หรือการโฆษณาทางสื่อวิทยุหรือทีวี เป็นอีกแหล่งหนึ่งที่ท่านจะสามารถติดต่อเพื่อสมัครงานตามที่ประกาศไว้

8. Internet เช่นในเวบไซด์ jobsdb.com , nationejobs.com , jobtopgun.com , thaijobcenter.com เป็นต้น ซึ่งตามเวบไซด์ที่ผมพูดถึงนี้ จะมีหน้าจอให้ผู้สนใจสามารถทิ้งใบสมัคร(ข้อมูลประวัติการทำงาน)ไว้พร้อมหมายเลขอีเมล์ เมื่อสามารถจับคู่ตำแหน่งงานที่ต้องการ(ตรงกับที่ผู้สมัครแจ้งไว้) โปรแกรมจะส่งอีเมล์ให้ผู้สมัครนั้น ๆ ทราบได้ว่ามีตำแหน่งงานที่ตรงตามที่สมัครไว้ สะดวกดีไหมครับ ?

สอดส่ายสายตา..มองหาแหล่งงาน

เมื่อท่านได้ทราบแล้วว่าตลาดแรงงานน่าจะอยู่ที่ไหนบ้าง คราวนี้ท่านก็ต้องนำตัวท่านเข้าไปสู่ยุทธจักรแหล่งงานที่หมายตาเอาไว้แล้ว สำหรับน้อง ๆ ที่เพิ่งจะจบการศึกษามาหมาด ๆ ซิง ๆ นั้นถือได้ว่ายังไม่มีประสบการณ์ทำงานที่แท้จริง (ยกเว้นบางคนที่แบกจ๊อบตอนที่เรียนหนังสืออยู่อย่างจริง ๆ จัง ๆ ซึ่งผมคิดว่าคงจะมีบ้างแต่เป็นส่วนน้อยครับ)ก็คงจะต้องเริ่มจากการเปิดหน้าหนังสือพิมพ์ที่ดัง ๆ ที่มีหน้าโฆษณาตำแหน่งงานหลากหลาย เช่น กรุงเทพธุรกิจ บางกอกโพสต์ ฐานเศรษฐกิจ ผู้จัดการ มติชน ฯลฯ แล้วก็มาพิจารณาดูว่าท่านน่าจะเหมาะสมกับงานใดบ้างที่ลงโฆษณาหาคนอยู่ ถึงตรงนี้มีสิ่งละอันพันละน้อยถึงน้อง ๆ ที่ไม่มีประสบการณ์ทำงานก็คือ ในปัจจุบันน้อง ๆ ควรจะใช้เครื่อง Personal Computer (PC)เป็นในซอฟแวร์ที่ดัง ๆ เช่น Excel Access MicroSoft Word ก็คงจะเป็นข้อได้เปรียบประการหนึ่งนะครับเพราะปัจจุบันนี้เจ้าเครื่องPC.นี้เรียกได้ว่าเป็นอุปกรณ์สำนักงานชิ้นหนึ่งที่สำคัญและพนักงานจะต้องใช้เป็นเลยทีเดียว ยิ่งมองไปไกล ๆ ในยุคต่อไปแล้วยิ่งสำคัญมากยิ่งขึ้น

ดังนั้นน้อง ๆ หรือแม้แต่คนที่มีประสบการณ์ทำงานแล้วควรจะต้องขวนขวายเรียนรู้เพื่อให้ได้เปรียบคู่แข่งขันนะครับ อีกประการหนึ่งคือภาษาอังกฤษซึ่งทุกคนควรจะมีติดตัวไว้บ้างอย่างเริ่มต้นที่สุดหากว่าพูดยังไม่ได้หรือไม่คล่องก็ควรจะอ่านออก(เข้าใจความหมายด้วยนะครับ)เขียนได้ เพราะในยุคต่อไปต่างชาติคงจะเข้ามามีบทบาทในการดำเนินธุรกิจต่าง ๆ ในประเทศไทยอีกมาก (เพราะปัจจุบันบริษัทต่างชาติเหล่านี้เข้ามาซื้อกิจการและลงทุนในเมืองไทยเยอะมาก) ดังนั้นภาษาอังกฤษจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับคนทำงานในยุคต่อไป(ถึงแม้ว่าท่านจะไม่ชอบอย่างไรก็ตาม!)ไม่ว่าท่านจะมีประสบการณ์มานานเพียงใด หรือว่าแม้แต่ท่านที่เพิ่งจะจบการศึกษามาก็ตาม

ฝอยมาตั้งนานเข้าเรื่องดีกว่าว่าการที่ท่านจะเข้าไปสู่ยุทธจักรตลาดแรงงานได้นั้น ในขั้นแรกท่านจะต้องหาแหล่งงานเสียก่อนซึ่งก็ได้บอกไว้แล้วว่าแห่งแรกที่ผู้คนมักจะนึกถึงคือจากหน้าหนังสือพิมพ์ ซึ่งเมื่อท่านอ่านประกาศการรับสมัครงานนั้นขอให้ท่านใช้ความละเอียดถี่ถ้วนในการสังเกตถ้อยคำหรือความประสงค์สำหรับตำแหน่งงานนั้น ๆ ให้ดีเช่นมีประกาศรับสมัครงานในหน้าหนังสือพิมพ์ชิ้นหนึ่งดังนี้

PQR.INTERNATIONAL (THAILAND) LTD.
We are an international exporter and manufacturer of electronics with ISO9002 and BOI Promoted, We urgently require high calibre and energetic persons for the following positions :
1. PROGRAMMER
        - Female , age 25-30 years old
        - B.Sc.in computer or equivalent.
        - Able to use Foxpro or Excel.
        - Knowledge in Inventory Control Management will be an asset.
        - Possess minimum 2 years experience as a programmer.
2. SECRETARY TO MANAGING DIRECTOR
        - Female , age 22-30 years old.
        - At least 5 years experience in similar responsibilities.
        - Fluent in spoken and written correspondent English.
        - Good command in PC.especially secretarial software.
Ideal candidate of both position must be assertive with good initiative and common sense and willing to work hard.Please send hand-written,full resume withexpected salary and recent photo to the address below.
Human Resources Manager
PQR.INTERNATIONAL (THAILAND) LTD.
2222 Petchaburi Road , Bangkok 10400

เมื่อท่านเห็นประกาศรับสมัครงานชิ้นนี้ในหน้าหนังสือพิมพ์ท่านเข้าใจอะไรบ้างจากประกาศชิ้นนี้?? สมมุติว่าท่านมีคุณสมบัติตรงตามที่ประกาศระบุไว้จริงแต่หากท่านรีบร้อนเขียนจดหมายสมัครงานส่งไปโดยไม่ได้ดูข้อความให้ถี่ถ้วนแล้วจะเกิดอะไรขึ้นบ้าง ?? เช่น

1. ทั้งสองตำแหน่งงานนี้ต้องการพนักงานหญิง แต่ถ้าท่านที่เป็นชาย(ขนานแท้)ไม่อ่านให้ถี่ถ้วนแล้วรีบ
ส่งจดหมายไปยังฝ่ายทรัพยากรบุคคลท่านคิดว่าจดหมายของท่านจะได้รับการพิจารณาหรือไม่?

2. ทั้งสองตำแหน่งกำหนดช่วงอายุไว้กล่าวคือตำแหน่งโปรแกรมเมอร์กำหนดอายุไว้ระหว่าง 25-30 ส่วนตำแหน่งเลขานุการกรรมการผู้จัดการกำหนดอายุไว้ระหว่าง 22-30 ดังนั้นหากอายุของท่านมากหรือน้อยกว่าที่กำหนดไว้ก็มีแนวโน้มว่าท่านจะถูก"คัดออก"ในช่วงแรกได้มาก

3. ในตอนล่างของประกาศรับสมัครงานท่านจะพบว่าบริษัทต้องการให้ผู้สมัครงานเขียนจดหมายสมัครงานพร้อมทั้งประวัติการทำงานด้วยลายมือของผู้สมัครเอง หากท่านพิมพ์ใบสมัครงานส่งไปพร้อมทั้งประวัติก็ถือได้ว่าท่านผิดเงื่อนไขไปแล้ว ซึ่งฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะพิจารณาในเรื่องความละเอียดถี่ถ้วนของผู้สมัครนี้ด้วย ซึ่งท่านก็จะพลาดท่าเสียทีให้กับผู้สมัครอื่นที่มีความรอบคอบมากกว่าไปอย่างน่าเสียดาย

4. ในประกาศรับสมัครงานช่วงท้ายเขาบอกว่าให้ส่งรูปถ่าย ประวัติการทำงาน(Resume ออกเสียงภาษาไทยว่า "เร-ซู-เม่" นะครับอย่างไปออกเสียงว่า "รี-ซูม" เข้าล่ะเดี๋ยวจะโดนโห่)แนบมาด้วยแต่ถ้าท่านลืมส่งรูปภาพของท่าน หรือลืมแนบประวัติการทำงานมาด้วยแล้ว เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเขาจะพิจารณาประวัติหรือหน้าตาของท่านได้ยังล่ะครับ?

ซึ่งจากประสบการณ์ของผมนั้นจะพบพวกที่ส่งจดหมายมาสมัครงานแต่ไม่ยอมส่งรูปถ่ายมาด้วย(สงสัยเป็นพวกนางอายหรือนายอาย..ฮิ ๆ) คงจะให้ผมนึกจินตนาการเอาเองว่าจากรายละเอียดที่ให้มานั้นผู้สมัครงานควรจะมีหน้าตาอย่างไรกระมัง? อ้อ! อีกอย่างหนึ่งขอให้ท่านพิถีพิถันกับรูปถ่ายของท่านให้เป็นพิเศษนะครับอย่าสักแต่ว่าขอให้เป็นรูปถ่ายเป็นเพราะอะไรหรือครับเดี๋ยวผมจะเฉลยให้ฟังในตอนต่อไปว่าทำไมท่านจึงจำเป็นจะต้องเลือกรูปถ่ายที่ท่าน(และคนรอบข้าง)เห็นว่าดีที่สุด(ตั้งแต่ถ่ายรูปมา)เพื่อใช้ในการสมัครงาน
เห็นไหมครับนี่เป็นเพียงหนังตัวอย่างเกี่ยวกับการเขียนจดหมายสมัครงานเท่านั้นนะครับที่ผมนำมาชี้ให้ท่านเห็นว่าแม้แต่ในเรื่องเบื้องต้นที่ดูเหมือนง่าย ๆ นี้ ถ้าหากท่านมองข้ามหรือไม่รอบคอบถี่ถ้วนแล้วท่านก็จะพลาดโอกาสในการได้งานนั้นไปแล้วโดยที่ยังไม่ได้เข้าไปแข่งขันในรอบต่อไปเลย.

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะทำอย่างไร..เมื่อได้รับจดหมายสมัครงาน

โดยทั่วไปในวันหนึ่ง ๆ ก็มักจะมีจดหมายสมัครงานเข้ามายังบริษัทต่าง ๆ มากบ้างน้อยบ้างแล้วแต่ว่าบริษัทนั้นเป็นที่รู้จักของประชาชนคนทั่วไปมากน้อยแค่ไหนทั้ง ๆ ที่บริษัทนั้น ๆ อาจจะไม่ได้มีความต้องการจะจ้างคนเพิ่มขึ้นแต่อย่างใด โดยคนที่ส่งจดหมายสมัครงานมานั้นก็เพียงหวังว่าหากว่าบริษัทนั้นเกิดมีอัตราว่างกระทันหันที่ตรงกับคุณสมบัติที่ตนมีอยู่บริษัทก็อาจจะติดต่อกลับมาก็ได้ ซึ่งจดหมายสมัครงานนั้นจะเพิ่มมากขึ้นเมื่อบริษัทนั้น ๆ มีการโฆษณาประชาสัมพันธ์ออกไปว่าจะรับสมัครงานในตำแหน่งต่าง ๆ นั่นแหละครับจะเป็นสัญญาณให้ผู้คนที่ทั้งว่างงานและที่มีงานอยู่แล้วแต่ต้องการเปลี่ยนงานพากันส่งใบสมัครเข้ามายังฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นการใหญ่ ยิ่งในภาวะอย่างนี้หากบริษัทไหนลงประกาศรับสมัครงานหรือไปจัดงานนัดพบแรงงานตามสถาบันการศึกษาแล้วคงจะได้รับใบสมัครงานกันแทบไม่ทันเลยทีเดียว โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นบริษัทใหญ่ ๆ หรือธนาคารใหญ่ ๆ ที่เป็นที่เชื่อถือของมหาชนแล้วยิ่งจะมีใบสมัครเข้ามามากขึ้นไปอีก

ย้อนกลับมาถึงว่าเมื่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้รับใบสมัครหรือได้รับจดหมายสมัครงานแล้วจะทำอย่างไรกับจดหมายหรือใบสมัครงานเหล่านี้ เรามาว่ากันเป็นข้อ ๆ เลยดีไหมครับท่านจะได้ทราบถึงกระบวนการของฝ่ายทรัพยากรบุคคลด้วยว่าเขาจะทำกันอย่างไร

1. แยกประเภทของผู้สมัครงานออกเป็นกลุ่มที่มีประสบการณ์ทำงานกับกลุ่มที่ยังไม่มีประสบการณ์ทำงาน(หรือพวกที่เพิ่งจบการศึกษามาใหม่ ๆ นั่นเอง) เจ้าหน้าที่จะอ่านจดหมายหรือใบสมัครงานที่ส่งเข้ามาแล้วจะทำการคัดแยกประเภทของผู้สมัครงานออกใส่แฟ้มผู้สมัครไว้ เพื่อจะได้เรียกหาได้ภายหลังเมื่อมีความต้องการจากหน่วยงานภายในองค์กรว่าหน่วยงานใดต้องการพนักงานมีคุณสมบัติเช่นใดบ้างซึ่งโดยทั่วไปมักจะแบ่งความต้องการเป็นประเภทใหญ่ ๆ คือ พวกที่มีประสบการณ์ทำงานมาแล้ว(จะทำงานมากี่ปี ด้านไหนอย่างไรนั้นค่อยไปว่ากันในรายละเอียดอีกทีหนึ่ง) กับ พวกที่ไม่เคยทำงานมาก่อนเรียกได้ว่าต้องการคนที่จบใหม่ซิง ๆ บางคนอาจจะถามว่า "ทำไม?" ตอบได้ว่าหน่วยงานที่ต้องการมีประสบการณ์ทำงานมาก่อนก็เพราะไม่ต้องการมาเสียเวลา"สอนงาน"ให้มากมายนักอาจจะบอกกล่าวแนะนำสักเล็กน้อยพนักงานก็สามารถทำงานได้เลยเพราะรู้งานนั้น ๆ อยู่แล้ว ส่วนหน่วยงานที่ต้องการคนที่ไม่มีประสบการณ์เพราะคิดว่าสามารถจะฝึกอบรมให้มีความรู้ความสามารถในงานได้แถมเงินดาวน์เงินเดือนก็ย่อมจะจ่ายถูกกว่าคนที่มีประสบการณ์ทำงานมาแล้วแหง ๆ และที่สำคัญคือคนที่จบการศึกษามาใหม่ ๆ นั้นอายุยังน้อยเรียกว่าไม้อ่อนยังดัดง่าย ไม่ค่อยจะมีปากมีเสียงดื้อดึงมากเท่าพวกที่มีประสบการณ์ทำงานมาก่อนที่จะ"แก่วัด"หรือ"แก่พรรษา"บางครั้งถือว่ารู้งานมานานพอจะบอกกล่าวสอนสั่งอะไรก็มักจะมีปฏิกิริยากับผู้สั่งงาน

2. พิจารณาเอกสารหลักฐานที่แนบมา เจ้าหน้าที่จะทำการตรวจสอบเอกสารที่ผู้สมัครงานแนบมาพร้อมกับ
ใบสมัครงานหรือจดหมายสมัครงานว่าเอกสารต่าง ๆ นั้นมีความถูกต้องสมบูรณ์และครบถ้วนหรือไม่ซึ่งเอกสาร
หลักฐานสำคัญ ๆ ที่มักจะใช้ในการสมัครงานมักจะมีดังนี้
        - รูปถ่ายของผู้สมัครงาน (โดยทั่วไปมักใช้รูปถ่ายขนาด 2 นิ้ว)
        - สำเนาทะเบียนบ้าน
        - สำเนาบัตรประชาชน
        - สำเนาหลักฐานการศึกษา เช่น ทรานสคริปท์ หรือ สำเนาประกาศนียบัตร หรือสำเนาปริญญาบัตร
        - สำเนาบัตรประกันสังคม และสำเนาบัตรประจำตัวผู้เสียภาษี
        - สำเนาทะเบียนสมรส(กรณีที่แต่งงานแล้ว)
        - สำเนาสูติบัตรของบุตร(กรณีที่มีบุตร)
        - สำเนาการผ่านการเกณฑ์ทหารหรือการได้รับยกเว้นทางทหาร(สำหรับผู้ชาย)
ซึ่งบรรดาสำเนาทั้งหลายทั้งปวงนี้ผู้สมัครจะต้องเซ็นรับรองสำเนาถูกต้องทุกใบซึ่งผู้สมัครจะนำตัวจริงมา
ยืนยันกับเจ้าหน้าที่ในภายหลังเมื่อได้รับการพิจารณาให้เข้าทำงานแล้ว
สิ่งสำคัญสิ่งหนึ่งที่เจ้าหน้าที่รวมทั้งกรรมการที่เกี่ยวข้องกับการสัมภาษณ์มักจะพิจารณาก็คือ "รูปถ่าย" ของผู้สมัครงาน ก็อย่างที่ผมบอกไว้ตั้งแต่ต้นแหละครับว่าอันว่ารูปถ่ายที่ใช้ในการสมัครงานนั้นเป็นเรื่องสำคัญ อย่ามองข้ามเป็นอันขาด เมื่อพูดในเรื่องนี้ก็อาจจะทำให้คนที่ไม่หล่อไม่สวยต่อว่าได้ว่า "ทำไม..งั้นคนที่ไม่หล่อ/ไม่สวยก็ไม่มีโอกาสได้งานเลยงั้นสิยะ??"

แหม..ใจเย็น ๆ ครับใจเย็น ๆ ผมอยากจะบอกว่าถึงท่านจะไม่หล่อไม่สวยก็จริงแต่เทคนิคการถ่ายรูปในยุคนี้เขาทำได้ครับ เขาสามารถทำให้ท่านมีรูปถ่ายออกมาได้ราวกับพี่วิลลี่ แมคอินทอช หรือ รูปถ่ายออกมาสวยเหมือนน้องแหม่ม คัทลียาได้อย่างน่าอัศจรรย์เลยเชียวนะครับแม้ว่าตัวจริงแล้วท่านจะมีสิวเห่ออยู่เต็มหน้า หรือจะมีหน้าที่อ้วนพีอุดมสมบูรณ์อยู่ก็ตาม ดังนั้นท่านจึงจำเป็นจะต้องเอาใจใส่ในเรื่องนี้ให้มาก ลองคิดดูสิครับคิดกลับกันว่าถ้าท่านเป็นเจ้าหน้าที่ที่จะต้องคัดคนเพื่อให้เข้าสอบสัมภาษณ์สัก 10 คน แล้วบังเอิญคู่แข่ง(Candidate)ที่คัดไว้แต่ละคนนั้นมีคุณสมบัติต่าง ๆ ใกล้เคียงกัน ท่านจะเรียกใครมาสัมภาษณ์นั้นท่านก็คงจะต้องดูหน้าตาของผู้สมัครด้วยใช่ไหมครับ ท่านคงไม่คัดเลือกเอาผู้สมัครที่หน้าตาดูไม่ได้มาส่งให้กรรมการสัมภาษณ์เป็นแน่

ดังนั้นผมถึงได้กล้าบอกได้ว่ารูปถ่ายดีจะมีชัยไปแล้วส่วนหนึ่ง(ก็คือท่านได้ผ่านการคัดเลือกเบื้องต้นให้มาสอบข้อเขียนหรือสอบสัมภาษณ์ไงล่ะครับ)ถึงแม้ว่าบางคนนั้นดูรูปแล้วชวนฝันก็จริง แต่พอมาเจอตัวจริงกลับเป็นฝันร้ายเสียนี่ แต่ที่พูดมาทั้งหมดนี้ไม่ใช่ว่าท่านจะมีเพียง"รูปสวย"แล้วท่านจะได้งานนะครับเพียงแต่ว่าสิ่งนี้จะเป็นส่วนที่ท่านทำให้ท่านผ่านด่านแรกเข้ามาได้เท่านั้น ส่วนเมื่อท่านเข้ามาสอบข้อเขียนหรือสอบสัมภาษณ์แล้วนั่นแหละท่านจะต้องแสดงคุณสมบัติต่าง ๆ ที่ท่านมีออกมาให้กรรมการคัดเลือกได้เห็นว่าท่านมีความเหมาะสมเหนือกว่าคู่แข่งขันรายอื่นต่อไป

3. ตั้งแฟ้มใบสมัครงาน โดยทั่วไปฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะทำการแยกผู้สมัครออกตามข้อ1 ตามที่ผมได้
บอกไว้แล้วว่าแบ่งเป็นกลุ่มที่มีประสบการณ์ทำงานกับกลุ่มที่เพิ่งจบใหม่ เสร็จแล้วก็จะแบ่งย่อยลงไปอีกว่าในกลุ่มที่มีประสบการณ์ทำงานนั้นมีประสบการณ์ทำงานในด้านใดมาบ้างเช่น เจ้าหน้าที่สินเชื่อ เจ้าหน้าที่หลักทรัพย์ เจ้าหน้าที่เงินฝาก ฯลฯ (หากเป็นสถาบันการเงิน) หรือ แบ่งเป็น เจ้าหน้าที่บัญชี พนักงานขาย วิศวกร ทนายความ ฯลฯ (หากเป็นธุรกิจการผลิต) ซึ่งจะจัดแบ่งเป็นกลุ่ม ๆ เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาต่อไป
ส่วนกลุ่มที่เพิ่งจบใหม่นั้นโดยมากก็จะแบ่งกันตามคุณวุฒิการศึกษาที่จบกันมานั่นแหละครับ เช่น กลุ่มที่จบบัญชี บริหารธุรกิจ การเงินการธนาคาร เศรษฐศาสตร์ วิศวกร สถาปัตย์ นิติศาสตร์ ฯลฯ เป็นต้น
เมื่อทำการจัดแบ่งเสร็จเรียบร้อยแล้วคราวนี้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลก็จะหันกลับมาดูคำร้องขอจัดจ้างพนักงาน(Job Requisition)ของหน่วยงานต่าง ๆ ว่ามีความต้องการตามคุณลักษณะ(Job Specification) อย่างไร จะต้องให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลทำการจัดจ้างมาให้กี่คนเพื่อให้เป็นไปตามแผนอัตรากำลัง(Manpower Planning)ขององค์กรนั้น ๆ

จากนั้นฝ่ายทรัพยากรบุคคลก็จะทำการสรรหาคัดเลือกผู้สมัครงานให้อยู่ในคุณสมบัติที่หน่วยงานต้องการมาทำการสอบข้อเขียน(อาจจะมีการทดสอบความถนัดในบางแห่ง)และสอบสัมภาษณ์จากคณะกรรมการสัมภาษณ์พนักงานต่อไป

อ่านมาถึงบรรทัดนี้ท่านคงจะพอมองเห็นภาพการทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลกับการคัดเลือกผู้สมัครงานได้บ้างแล้วนะครับ

ทำไมจดหมายสมัครงานจึงไปอยู่ในถังขยะ??!

มีผู้สมัครงานหลายคนที่มักจะมองข้ามเรื่องสำคัญ ๆ หลาย ๆ ประการไปเกี่ยวกับการเขียนจดหมายสมัครงาน ทำให้จดหมายฉบับนั้นสูญเปล่าเนื่องจากไม่ผ่านคัดเลือกเบื้องต้นจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลเช่น

1. จดหมายสมัครงานมีข้อความเยิ่นเย้อ ซ้ำซาก ย้ำคิดย้ำทำ หรือวกวน ดังตัวอย่าง

เรียน ท่านผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ตามที่บริษัทของท่านได้รับสมัครประกาศลงในหนังสือพิมพ์ธุรกิจกรุงเทพ ฉบับประจำวันที่ 21 มกราคม 2541 ที่ผมได้อ่านพบจึงมีความสนใจปรารถนาจะสมัครงานในตำแหน่งงานที่ท่านได้ลงประกาศไว้เนื่องจากกระผมพิจารณาแล้วเห็นว่ากระผมมีความเหมาะสมในตำแหน่งงานนี้เป็นอย่างยิ่ง

กระผมปัจจุบันทำงานที่บริษัท อากาศไทย จำกัด ผ่านงานมาหลายด้านเช่นงานธุรการ งานบัญชีงานบุคคล จบการศึกษาจากจบการศึกษาปริญญาตรีจากมหาวิทยาลัยเชียงรุ้ง ในปีการศึกษา 2522 กระผมหวังเป็นอย่างยิ่งว่าคงได้รับการพิจารณาจากท่านด้วยดี

ขอแสดงความนับถือ

(นายทรงยศ หวังก้าวหน้า)

ท่านคงจะพอมองเห็นนะครับว่าจดหมายสมัครงานประเภทนี้เป็นอย่างที่ผมได้บอกไว้ในตอนต้นหรือไม่ บางท่านอาจจะแย้งในใจว่าเป็นไปไม่ได้หรอกใครจะเขียนจดหมายสมัครงานพรรค์นี้ แต่..ช้าก่อนครับของจริงที่ยิ่งกว่านี้ก็มีนะครับ แค่ตัวอย่างนี้จัดว่าเป็นแบบง่าย ๆ เพราะในความเป็นจริงแล้วท่านต้องยอมรับความจริงอย่างหนึ่งว่าคนเรานั้นไม่เหมือนกันทั้งความรู้สึกนึกคิด ความรู้ว่าสิ่งใดควรไม่ควร ความมักง่าย ความสะเพร่า ความประมาทเลินเล่อ ฯลฯ ในการเขียนจดหมายตลอดจนไปถึงการใช้ภาษาและสำนวนที่ต่างกันเป็นอย่างมาก จากประสบการณ์ทำงานจริงผมจะพบได้บ่อยมากถึงจดหมายสมัครงานที่ไม่สมบูรณ์แบบต่าง ๆ ซึ่งตกลงแล้วจากจดหมายสมัครงานที่ผมยกตัวอย่างมานี้อ่านตั้งแต่ต้นจนจบทบทวนอีกรอบ(หรือหลาย ๆ รอบก็ได้นะครับ) แล้วท่านช่วยตอบผมหน่อยเถอะว่าสรุปแล้วเจ้าของจดหมายเขาต้องการจะสมัครงานในตำแหน่งไหนกันแน่เนี๊ยะ?? (ส่วนชื่อบริษัท หรือชื่อสถาบันการศึกษาผมสมมุติขึ้นมานะครับไม่ต้องให้ความสำคัญอะไรหรอก) แล้วถ้าท่านเป็นเจ้าหน้าที่ที่จะต้องคัดเลือกเบื้องต้นเพื่อเรียกผู้สมัครมาสอบข้อเขียนน่ะ ถามว่าท่านจะเรียกคุณสมยศคนนี้แกมาเข้าทดสอบข้อเขียนด้วยไหมครับ? อีกประการหนึ่งถึงท่านอยากจะเรียกคุณสมยศมาสอบข้อเขียนท่านจะติดต่อคุณสมยศได้อย่างไรครับ (พี่แกดันลืมบอกที่อยู่ที่ติดต่อได้มาเสียอีก..เห็นท่าจะให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลใช้วิธีจุดธูปเรียก หรือ เชิญองค์มาประทับทรงเพื่อสอบถาม หรือนั่งทางในหาที่อยู่เอาเองเป็นแน่??) บ่อยครั้งครั้งเลยครับที่ผมเจอจดหมายสมัครงานที่ไม่สามารถจะติดต่อได้ทำนองนี้

2. การป้ายขาว ขูดลบ ขีดฆ่า หรือทำจดหมายสมัครงานสกปรก ในเรื่องนี้ก็เป็นเรื่องสำคัญที่ท่านจะละเลยเสีย
ไม่ได้เชียวนะครับ อย่ามองข้ามสิ่งเหล่านี้ไปเพราะบางท่านอาจจะเห็นว่าไม่เห็นจะเป็นอะไรคนเราก็มีผิดพลาดกันได้คนไม่ผิดคือคนไม่ได้ทำอะไรเลย(แน่ะ! หัวหมอว่าเข้าไปนั่น) จริงอยู่ครับว่าคนเราทำงานก็ย่อมมีผิดพลาดกันบ้างเป็นธรรมดา

แต่เพื่อโอกาสในการได้งานทำท่านจะไม่ลองทำความถูกต้องสมบูรณ์ให้กับจดหมายสมัครงานของท่านซะหน่อยหรือครับ แหมแค่จดหมายสมัครงานกับประวัติการทำงานเพียงไม่กี่แผ่นท่านยังไม่สามารถทำให้สะอาดเรียบร้อยถูกต้องได้ แล้วท่านจะไปทำงานอื่นที่มากกว่านี้ให้มันถูกต้องได้ยังไงล่ะครับ ลองคิดกลับกันว่าหากท่านเป็นหัวหน้างาน(หรือนายจ้าง) ท่านต้องการลูกน้องที่ทำงานถูกต้องมากๆ หรือต้องการลูกน้องที่ทำงานผิดบ่อย ๆ (แถมสกปรกอีกต่างหาก)กันล่ะครับ
เพราะฉะนั้นในเรื่องนี้ผู้สมัครงานทุกคนจะต้องให้ความสนใจเอาใจใส่ในเรื่องความสะอาดเรียบร้อยของจดหมายสมัครงานรวมถึงประวัติการทำงานให้ดี อย่าลืมว่าท่านกำลังแข่งขันกันกับผู้สมัครที่หมายมั่นปั้นมือในตำแหน่งงานเดียวกันกับที่ท่านต้องการอีกไม่รู้กี่คนเลยนะครับ

3. ใช้กระดาษเขียนจดหมายไม่เหมาะสม เช่น 
        - กระดาษที่มีภาพจาง ๆ เป็น Background เช่นภาพภูเขา ทะเล น้ำตก ฯลฯ ถึงแม้ว่าท่านจะแสดงให้ผู้รับสมัครงานทราบกลาย ๆ ว่าท่านเป็นคนรักธรรมชาติ สายลมแสงแดด เสียงเพลง ยังไงก็ไม่ควรใช้กระดาษเหล่านี้ หรือกระดาษที่เป็นลายการ์ตูนคิขุอาโนเนะ เหล่านี้ให้เลิกใช้เลยนะครับ
        - กระดาษที่มีหัวกระดาษเป็นสถาบันการศึกษาหรือบริษัทที่ตัวเองทำงานอยู่เหล่านี้ไม่ควรใช้เช่นเดียวกันเพราะจะแสดงถึงความยึดติดและมักง่ายในการเลือกกระดาษมาเขียนจดหมายสมัครงาน
        - กระดาษที่ยับยู่ยี่หรือกระดาษขาดหรือเป็นรู เพราะจะแสดงให้เห็นถึงความสะเพร่าของตัวผู้สมัครงาน
        -กระดาษแผ่นใหญ่จนเกินไป หรือกระดาษปรุที่ใช้ออกรายงานคอมพิวเตอร์

พอมาถึงตรงนี้ท่านอาจจะย้อนถามว่า "แล้วจะให้ใช้กระดาษอะไรเขียนล่ะ?" ตอบได้ว่าให้ท่านใช้กระดาษ
ขาวประมาณ 80 แกรม ขนาด 8.5x11 นิ้ว แบบไม่มีเส้นบรรทัดที่บางคนเรียกว่ากระดาษ A4 นั่นแหละครับจะดูดีที่สุด ซึ่งหากไม่มีเงื่อนไขอื่นจากผู้รับสมัครงานที่บอกว่าให้เขียนด้วยลายมือแล้ว ส่วนใหญ่จะใช้การพิมพ์ (ไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์ดีด หรือพิมพ์ด้วย Printer จาก PC.ก็ตาม) ในกรณีที่เขาระบุให้ผู้สมัครเขียนด้วยลายมือของตนเองก็ให้ท่านหากระดาษที่มีเส้นมาวางข้างใต้กระดาษA4 แผ่นนี้เพื่อที่ท่านจะได้เขียนได้อย่างเป็นระเบียบสวยงาม ส่วนในกรณีที่ท่านใช้พิมพ์ดีด หรือ Printer พิมพ์ก็ขอให้ท่านดูความสะอาด(ไม่ให้มีหมึกเลอะเทอะหน้ากระดาษ)และดูให้ตัวอักษรอยู่ในแนวตรงเป็นระเบียบไม่เอียงไปด้านใดด้านหนึ่ง

4. จดหมายสมัครงานมีข้อความอวดอ้างสรรพคุณของผู้สมัครเกินความเป็นจริง มีผู้สมัครงานบางรายโอ้อวดสรรพคุณของตนเองเสียเลิศเลอ เช่น "กระผมคิดว่ากระผมจบถึงระดับปริญญาโทจากมหาวิทยาลัยมีชื่อเสียง และมีประสบการณ์ทำงานที่ดีเยี่ยมยาวนาน จึงมีความเชื่อมั่นเป็นอย่างยิ่งว่าบริษัทที่มีชื่อเสียงอย่างท่านจะต้องไม่รอช้าที่จะเรียกตัวกระผมมาสัมภาษณ์โดยเร็วที่สุด..." ท่านอ่านแล้วรู้สึกยังไงครับ?

5. จดหมายสมัครงานมีข้อความถ่อมตัวจนเกินไป เพราะจะแสดงถึงความไม่มั่นใจในตัวเองของท่านเช่น "..กระผมมีความรู้ไม่มากนักเพียงระดับปริญญาตรีจากมหาวิทยาลัย.....ถึงแม้ว่ามหาวิทยาลัยที่กระผมเรียนมาเป็นมหาวิทยาลัยที่ยังไม่ค่อยมีชื่อเสียงนัก แต่กระผมเชื่อว่ากระผมสามารถปฏิบัติงานกับท่านได้อย่างดี.."

6. อย่าลืมเซ็นชื่อลงในช่องที่ท่านจะต้องเซ็นชื่อ เช่น

ขอแสดงความนับถือ

อย่าลืมเซ็นชื่อ -------------------->
(นายทรงยศ หวังก้าวหน้า)

มีผู้สมัครงานเป็นจำนวนมากลืมเซ็นชื่อ ซึ่งอาจเป็นเพราะความรีบร้อนหรือส่งจดหมายสมัครงานไปหลายแห่งพร้อม ๆ กัน เมื่อพิมพ์ออกมาหลาย ๆ แผ่นแล้วเลยทำให้เกิดลืมเซ็นชื่อซึ่งจะทำให้มองได้ว่าเป็นคนสะเพร่าไม่รอบคอบได้

7. ไม่ได้ส่งรูปถ่ายและแนบเอกสารสำคัญมาพร้อมจดหมายสมัครงาน ในเรื่องนี้ผมได้เคยบอกไว้ในตอนต้นแล้วว่าในเรื่องรูปถ่ายเป็นเรื่องสำคัญอย่างไร แต่ถึงท่านจะพิถีพิถันในเรื่องรูปถ่ายยังไงก็ตามเมื่อจะนำจดหมายสมัครงานใส่ซองจดหมายแล้วท่านเกิดลืมรูปถ่ายและเอกสารต่าง ๆ แนบไปด้วยท่านก็จะพลาดโอกาสการได้งานไปให้กับคู่แข่งแล้วละครับ

8. ซองจดหมาย ควรเป็นซองจดหมายที่เหมาะสมกับกระดาษที่ใช้เขียนจดหมายนั่นคือท่านควรจะใช้ซองแบบ 8.5x11 นิ้ว อาจจะเป็นซองสีขาวหรือสีน้ำตาลก็ใช้ได้ แต่เป็นซองสีเดียวกันโดยไม่มีลายนะครับ ส่วนจดหมายสมัครงานและเอกสารต่าง ๆ ถ้าเป็นไปได้ท่านทำใส่แฟ้มอ่อนให้เรียบร้อยก่อนใส่ซองก็จะทำให้ผู้พิจารณาทราบได้ว่าท่านมีความเป็นระเบียบเรียบร้อยเพียงใด

9. การระบุชื่อผู้รับจดหมายและที่อยู่ให้ถูกต้อง ในเรื่องนี้แน่นอนครับว่าถ้าท่านใส่ที่อยู่ผิดอาจจะทำให้จดหมายของท่านไม่ถึงมือผู้รับ ทั้งนี้การจ่าหน้าซองจะต้องไม่มีการขูดลบขีดฆ่าหรือป้ายขาวโดยเด็ดขาดถ้าจะให้ดีท่านควรจะลงทะเบียนให้เรียบร้อยเพื่อกันหายนะครับ

จากประเด็นหลัก ๆ ที่ผมยกมาให้ท่านดูเป็นตัวอย่างนี้คงจะพอทำให้ท่านได้แลเห็นแล้วนะครับว่าทำไม จดหมายสมัครงานของท่านจึงไปไม่ถึงดวงดาวแถมยังมีแนวโน้มจะไปลงถังขยะของฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้ง่าย ๆ

โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคนี้ ยุคที่ผู้คนต่างกำลังหางานในลักษณะที่จะต้องมีการแข่งขันกันสูงมากในขณะที่บริษัทหรือ กิจการต่าง ๆ มีตัวเลือกจากผู้คนที่ว่างงานอย่างมากมาย บางบริษัท(หรือหน่วยราชการบางแห่ง)เปิดรับสมัครเพียงไม่ กี่ตำแหน่งแต่มีคนแห่มาสมัครงานกันเป็นร้อยหรือเป็นพันคน)ดังนั้นหากท่านไม่มีความละเอียดถี่ถ้วนในเรื่องนี้ หรือมีความรู้ความสามารถที่เด่นกว่าคู่แข่งแล้วล่ะก็ท่านก็จะมีโอกาสชวดงานนั้นไปอย่างน่าเสียดายเชียวแหละ

รูปแบบของจดหมายสมัครงานและประวัติการทำงานที่ดีนั้น..เป็นไฉน?

ถึงตรงนี้บางท่าน(หรือหลายท่าน)กำลังคิดอยู่ใช่ไม๊ครับว่าก็เห็นแต่ยกตัวอย่างที่ไม่ดีมาแล้วตั้งหลายอย่างน่ะ แล้วไอ้ที่เป็นตัวอย่างดี ๆ น่ะเป็นยังไง? ได้เลยครับเห็นไหมล่ะว่าผมรู้ใจท่านผู้อ่านเลยนำตัวอย่างจดหมายสมัครงานและประวัติการทำงานที่ดูดีมาเสนอให้ท่านดูเป็นตัวอย่าง แต่ก่อนที่จะถึงตัวอย่างนั้น ๆ อยากจะให้ข้อคิดบางประการในฐานะที่ผมทำงานอยู่ในด้านของการรับสมัครงานดังนี้นะครับ

1. จดหมายสมัครงานที่ดีไม่ควรมีความยาวเกินหนึ่งหน้ากระดาษ A4 (หรือ 8.5x11นิ้ว) ทำไมหรือครับ? ก็เพราะว่าวัตถุประสงค์ของการเขียนจดหมายสมัครงานนั้นเพียงเพื่อต้องการแนะนำตัวของท่านให้ผู้รับสมัครได้ทราบถึงวัตถุประสงค์ความต้องการตลอดจนความเหมาะสมของท่านต่อตำแหน่งงานที่เขาจะรับสมัครเท่านั้น ดังนั้นการใช้พรรณนาโวหารหรือถ้อยคำที่ฟุ่มเฟือยเฟอะฟะอ่านแล้วชวนเอียนหรือพรรณนาแต่ความเก่งกล้าสามารถของท่านจนเกินไปนั้นไม่ต้องเขียนบอกเขาไปหรอกครับ เอาแต่เพียงเนื้อหาใจความสำคัญอย่างที่ผมบอกไปแล้วก็พอ

2. ประวัติการทำงานไม่ควรเยิ่นเย้อหรือยาวจนเกินไป ในเรื่องนี้ก็เช่นเดียวกับจดหมายสมัครงานนั่นแหละครับคือ ประวัติการทำงานของท่านที่แนบไปด้วยไม่ควรยืดยาวไร้สาระเกินไป ควรจะสรุปเพียงประวัติเกี่ยวกับการทำงานที่สำคัญ ๆ ของท่านก็พอ โดยทั่วไปไม่ควรมีความยาวเกิน 3 หน้ากระดาษ A4

เอาละครับคราวนี้เรามาถึงรูปแบบของจดหมายสมัครงานกันแล้วนะครับ จดหมายสมัครงานและประวัติการทำงานโดยทั่วไปควรจะมีรูปแบบ(Format)ดังนี้

รูปแบบตัวอย่างจดหมายสมัครงาน

ที่อยู่...............………………………….

วันที่....................…………….

เรื่อง ขอสมัครงาน
เรียน ....…………....(ใช้ชื่อตำแหน่งให้ถูกต้องเช่น ผู้จัดการฝ่ายบุคคล หรือ ฯลฯ โดยดูจากในประกาศรับสมัครงานว่าให้ติดต่อไปที่ใคร,ตำแหน่งใด)
สิ่งที่ส่งมาด้วย 1. ประวัติการทำงาน (เพื่อให้ผู้รับสมัครทราบว่าส่งอะไรมาบ้างและครบถ้วนหรือไม่)
2. ใบรับรองการศึกษา
3. รูปถ่าย

ข้อความที่ควรจะมีเนื้อหาดังนี้
- อ้างถึงว่าทราบข่าวตำแหน่งงานว่างนี้จากที่ใด..... ผู้สมัครจึงมีความประสงค์ในตำแหน่งงานนี้
- เหตุผลที่ผู้สมัครมีความเหมาะสมในตำแหน่งงานนี้
- บอกถึงคุณสมบัติความสามารถพิเศษ หรือการอบรมเป็นพิเศษที่จะเป็นประโยชน์ต่องานนี้
- ข้อความแสดงถึงความมั่นใจของผู้สมัครที่จะสามารถทำงานในตำแหน่งนี้ได้เป็นอย่างดี
- แสดงความหวังว่าบริษัท(องค์กร)จะสนใจและเรียกผู้สมัครเข้าการทดสอบ/สัมภาษณ์
- คำลงท้าย

ขอแสดงความนับถือ

(....ชื่อ-นามสกุล ของผู้สมัครงาน....)

ตัวอย่างจดหมายสมัครงาน

40/55 ซ.เป็นสุข ถ.สุขาภิบาล1
เขตบางกะปิ กทม.10300

22 มกราคม 2541

เรื่อง ขอสมัครงาน
เรียน ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
บริษัท PQR International (Thailand) LTD.
สิ่งที่ส่งมาด้วย 1. ประวัติย่อ
2. ใบรับรองการศึกษา
3. รูปถ่าย

ตามที่บริษัท PQR International (Thailand) LTD. ได้ลงประกาศรับสมัครงานในหนังสือพิมพ์กรุงเทพธุรกิจ ฉบับวันที่ 19 มกราคม 2541 โดยมีความประสงค์จะรับสมัครพนักงานเข้าทำงานในตำแหน่ง Programmer นั้น ดิฉันมีความสนใจและใคร่ขอสมัครงานในตำแหน่งดังกล่าวโดยมีเหตุผลดังนี้

ดิฉันมีประสบการณ์ทำงานในสายงานคอมพิวเตอร์เป็นเวลา 3 ปีในบริษัท ไทยพัฒนาคอมพิวเตอร์ จำกัด (มหาชน) โดยรับผิดชอบงานพัฒนาโปรแกรมสินค้าคงคลังของบริษัทซึ่งโปรแกรมดังกล่าวเป็นที่ยอมรับและใช้กับระบบสินค้าคงคลังของบริษัทในเครืออีกหลายแห่ง

นอกจากนี้ดิฉันเคยได้รับการคัดเลือกให้ไปศึกษาและดูงานการวิเคราะห์และสร้างระบบงานที่ประเทศญี่ปุ่นเป็นเวลา 1 ปี ซึ่งทำให้ดิฉันมีความสามารถพิเศษคือสามารถพูดภาษาญี่ปุ่นได้อีกด้วย

ประการสำคัญบริษัทของท่านเป็นบริษัทที่ได้รับการยอมรับและมีชื่อเสียงเป็นที่รู้จักกันเป็นอย่างดีในด้านการบริหารงานและมีสินค้าที่มีคุณภาพมาตรฐานส่งออกในระดับนานาชาติมีอัตราการเจริญเติบโตอย่างมั่นคงและรวดเร็ว

จากเหตุผลดังกล่าวข้างต้นดิฉันจึงมีความมั่นใจอย่างยิ่งว่าสามารถจะปฏิบัติงานในตำแหน่งดังกล่าวได้
เป็นอย่างดี ทั้งนี้ท่านสามารถตรวจสอบประวัติการทำงานของดิฉันได้จากบุคคลอ้างอิงในประวัติการทำงาน
ที่แนบมาพร้อมกับจดหมายสมัครงานฉบับนี้

ดิฉันหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้รับการพิจารณาจากท่าน และกรุณาเรียกเข้าพบเพื่ออธิบายรายละเอียด
เพิ่มเติม และขอขอบพระคุณในความกรุณาของท่านมา ณ โอกาสนี้

ขอแสดงความนับถือ

(นางสาวยศวดี หวังก้าวหน้า)

ตัวอย่าง RESUME

รูปถ่าย

ชื่อ-นามสกุลผู้สมัครงาน

ประสบการณ์ทำงาน :

2539 - ปัจจุบัน xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

2533 - 2539 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

2529 - 2533 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

2525 - 2529 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

2520 - 2525 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

ประสบการณ์พิเศษ :

2537 – ปัจจุบัน xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
2530 - 2537 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
2526 - 2530 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

ประวัติการอบรม :

1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
2. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
3. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
4. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
5. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

ข้อมูลส่วนบุคคล :

วันเดือนปีเกิด : ...........……………………..
อายุ : ……………………..............
ศาสนา : ...........………………………
เชื้อชาติ/สัญชาติ : ……………………..............
สถานภาพทางทหาร : ………………………...........
สถานภาพสมรส : ...........………………………
จำนวนบุตร : ………………………...........

การศึกษา :

คุณวุฒิ xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx มหาวิทยาลัยxxxxxxxxxxxxxxx

การติดต่อ :

ที่อยู่ปัจจุบัน : xx/xx ซ..……….... ถ...………………….. เขต……………....... กทม.10230 โทร xxx-xxxx
ที่ทำงาน : xxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx มือถือ 01-xxxxxxx

บุคคลอ้างอิง :

- นาย…………………………...... ตำแหน่ง…………………….......... บริษัท............…………
- นาง…………………………...... ตำแหน่ง.......……………………... บริษัท………...............

* หมายเหตุ บุคคลอ้างอิงควรเป็นผู้ที่มีตำแหน่งหน้าที่การงานเหมาะสมไม่ควรใส่ชื่อเพื่อนที่เพิ่งจบมาใหม่ด้วยกัน(กรณีเพิ่งจบการศึกษามาใหม่ๆ )หรือใส่ชื่อบุคคลที่มีตำแหน่งหน้าที่การงานที่ต่ำกว่าผู้สมัคร
เพราะจะทำให้ดูไม่น่าเชื่อถือ

ความจริงแล้วรูปแบบของประวัติการทำงาน(Resume)นั้นไม่ได้กำหนดไว้ตายตัวหรอกนะครับว่า
จะต้องเป็นอย่างไรถึงจะเรียกว่าดีที่สุด ตรงนี้เรียกได้ว่าเป็นเทคนิคของแต่ละคนก็ว่าได้ที่จะทำอย่างไรจะให้ประวัติการทำงานของตัวเองน่าสนใจในสายตาของฝ่ายทรัพยากรบุคคล แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นท่านต้องไม่ทำให้ประวัติของท่านฟุ่มเฟือยหรือดูเยิ่นเย้อเฟอะฟะจนเกินไปนะครับ โดยใส่แต่ส่วนที่เป็นผลงานหรือความสำเร็จหรือจุดเด่นที่จะเป็นประโยชน์ต่องานให้ชัดเจนครับ ต่อไปนี้คือตัวอย่างประวัติการทำงาน(Resume)ของผู้สมัครงานซึ่งท่านสามารถจะใช้เป็นแนวทางในการเขียนประวัติการทำงานของท่านเก็บเอาไว้และทำการUpdate เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ เช่นได้เลื่อนตำแหน่ง เปลี่ยนงานใหม่ ย้ายบ้าน ฯลฯ ซึ่งเมื่อไหร่ที่ท่านมีความจำเป็นจะได้นำมาใช้ได้ยังไงล่ะครับ.

ประวัติการทำงาน (Resume)

นางสาวยศวดี หวังก้าวหน้า รูปถ่าย ขนาด 2 นิ้ว

ประสบการณ์ทำงาน :

2539 - ปัจจุบัน โปรแกรมเมอร์ บริษัทไทยพัฒนาคอมพิวเตอร์ จำกัด (มหาชน)

2537 - 2539 ผู้ช่วยโปรแกรมเมอร์ บริษัทไทยพัฒนาคอมพิวเตอร์ จำกัด(มหาชน)

ประสบการณ์พิเศษ :

2535 - ปัจจุบัน อาจารย์สอนพิเศษ โรงเรียนคอมพิวเตอร์ธุรกิจไทย หลักสูตร

- ระบบปฏิบัติการบน Windows 95
- Excel
- Visual Basic

2537 - 2538 หัวหน้าคณะทำงาน ฝ่ายสารสนเทศ

ประวัติการอบรม :

1. บริษัท คอมพิวเตอร์เทคนิค จำกัด (ประเทศไทย) 2537
- การเขียนโปรแกรมด้วย Foxpro ขั้นสูง
2. บริษัท คอมพิวเตอร์เบส จำกัด 2538
- การเขียนโปรแกรมด้วยภาษา SQL.
3. คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ 2539
- หลักสูตร MINI MBA.

ข้อมูลส่วนบุคคล :

วันเดือนปีเกิด : 15 มกราคม 2514
อายุ : 27 ปี
ศาสนา : พุทธ
เชื้อชาติ/สัญชาติ: ไทย/ไทย
สถานภาพสมรส : โสด

การศึกษา :

สถิติศาสตร์บัณฑิต จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

การติดต่อ :

ที่อยู่ปัจจุบัน : 40/55 ซ.เป็นสุข ถ.สุขาภิบาล1 เขตบางกะปิ กทม.10300 โทร 538-1234
ที่ทำงาน : 277-3333 (สายตรง) มือถือ 01-6202345

บุคคลอ้างอิง :

- นายประภาส แสวงศักดิ์ศรี ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล บริษัทรัฐเจริญคอมพิวเตอร์ จำกัด โทร.999-9999
- รองศาสตราจารย์สมศรี ดีเจริญ รองคณบดี คณะแพทย์ศาสตร์ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ โทร.999-9999

ตัวอย่างจดหมายสมัครงาน(ใบปะหน้า)ภาษาอังกฤษ

154 Soi Boonsri
Sukhumvit 101
Bangna , Bangkok 10xxx
2 January 2003
Dear Sir,

Your advertisement in Krungthep Dhurakit of December 25,2002 , for the position of ……….. has attracted my attention and I think that my qualification will fulfil your requirements.
I was graduated from …………University , Bachelor degree in Marketing. While studying at the University I used to be a Vice-Chairman in Marketing club and responsible for consumer behavior analysis report to Chairman.
Attached please find a copy of my resume for your attention. Should you require any further information, please feel free to contact me and I wish to discuss any further with you soon.

Yours Faithfully,

Signature

(Mr./Miss/Mrs……………..)

ตัวอย่าง Resume -ภาษาอังกฤษ

Boondej Meephol

EXPERIENCE :

2001 – PRESENT Sales Executive
Enron Group CO.,LTD.
1998 – 2001 Marketing Officer
Telemarketing Research Co.,Ltd.

SPECIAL EXPERIENCE :

1998 – Present PART TIME , INSTRUCTOR IN BUSINESS COMPUTER CENTRE SCHOOL
- MS.Powerpoint
- MS.Excel

1998 – 2000 COLUMNIST in Computer Magazine

TRAINING COURSES:

1. Marketing Club
- Marketing Analysis
- Strategic Marketing
2. COMPUTER BASE
- HTML Language
- Visual Basic

EDUCATION:

………………… UNIVERSITY, BB.A. (Marketing) , 1998

PERSONAL

STATUS: Single
DATE OF BIRTH: MARCH 28, 1976

HOME OFFICE

154 Soi Boonsri Enron Group CO.,LTD.
Sukhumvit 101 Phaholyothin PLACE
Bangna 18 Fl. Phaholyothin ROAD
BANGKOK 10xxx Payathai , BANGKOK 10400
Home 02-xxxxxxx Tel 02-xxxxxxx ext xxxx
MOBILE 01-xxxxxxx

Posted by ธำรงศักดิ์  ที่มา : https://www.excelexperttraining.com/
Category : Recruitment and Selection