หลักการเขียนใบสมัคร+ ข้อควรระวังในการเขียนจดหมายสมัครงาน
หลักการเขียนใบสมัคร
- รูปแบบใบสมัครงานของแต่ละบริษัทจะแตกต่างกันไป บางบริษัทให้กรอกเรื่องราวต่าง ๆ ของ ผู้สมัครงานเพียงย่อ ๆ สั้น ๆ หน้าเดียว บางแห่งก็ให้กรอกละเอียดถี่ยิบอาจมากถึง 4 -5 หน้าก็ได้ ขึ้น อยู่กับว่าบริษัทนั้น ๆ ต้องการทราบอะไรเกี่ยวกับผู้สมัครงานมากน้อยแค่ไหน แต่โดยเนื้อหาหลัก ๆ ใน ใบสมัครแล้วแทบไม่มีอะไรแตกต่างกันเลย คือบริษัทต้องการทราบประวัติส่วนตัว และอาจจะมีข้อ สังเกตจากวิธีการกรอกใบสมัครของผู้สมัครงาน ซึ่งประการหลังนี้ต้องแล้วแต่ความสมารถของผู้ พิจารณาใบสมัครงานของแต่ละบริษัทว่ามีความสามารถและละเอียดลึกซึ้งในการพิจารณาใบสมัคร ขนาดไหน
- เนื่องจากคุณไม่สามารถทราบได้ว่า การพิจารณาใบสมัครงานของคุณแต่ละบริษัทนั้นเขา พิจารณาอย่างละเอียดลึกซึ้งขนาดไหน ดังนั้นคุณจึงควรจะถือหลักละเอียด รอบคอบ และมีความเป็น ระเบียบเรียบร้อยไว้ก่อน ถ้าทราบวิธีการเขียนจดหมายสมัครงาน และวิธีการเขียนประวัติย่อ การเขียน ใบสมัครงานก็จะไม่ใช่เรื่องยุ่งยากสำหรับคุณเลย - ใบสมัครคือเอกสารที่บริษัทที่คุณสมัครงานอยากรู้เรื่องของคุณ เอกสารทั้งหนังสือแนะนำตัว และใบสมัครงานจะอยู่ในมือของผู้สัมภาษณ์ และใช้เป็นแนวทางในการสัมภาษณ์พูดคุยกับคุณ ดังนั้น การกรอกใบสมัครของคุณก็ควรมีการเตรียมตัวล่วงหน้าไว้บ้างดังนี้ 1. ขั้นเตรียมเอกสารหลักฐานต่าง ๆ - ข้อมูลเกี่ยวกับตัวคุณเอง เช่น สถานศึกษา วุฒิการศึกษาที่ได้รับตามลำดับ ความรู้ความ สามารถพิเศษ ฯลฯ
- สำเนาเอกสารต่าง ๆ คือ สำเนาทะเบียนบ้าน สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน สำเนาวุฒิการ ศึกษา (ถ้าเป็นไปได้ควรนำต้นฉบับไปด้วย) หนังสือรับรองในกรณีมีประสบการณ์ และสำเนาหนังสือ อื่น ๆ ที่คุณควรจะใช้อ้างอิงและเป็นประโยชน์ในการสมัครงาน - รูปถ่ายหน้าตรงไม่สวมแว่น ไม่สวมหมวก 2. ขั้นตอนการไปสมัครงาน 1) การแต่งกาย ควรแต่งกายให้เรียบร้อย งดเว้นการสวมเสื้อยืดกางเกงยีนส์ และรองเท้าแตะ ชายเสื้อสอดไว้ในกางเกง ทรงผมก็เช่นเดียวกัน ควรหวีให้เรียบร้อย 2) สิ่งของเครื่องใช้ อย่าลืมนำเอกสารที่คุณได้เตรียมไว้ตามข้อ 1. ไป และที่สำคัญคืออย่าลืมปาก กา คุณจะต้องมีปากกาเขียนหนังสือของคุณเอง จะเป็นราคาด้ามละกี่บาทไม่สำคัญ เพราะถ้าหากขอ ยืมปากกาจากผู้รับสมัครงานอาจถูกมองว่าไม่พร้อมที่จะทำงาน ขาดความตั้งใจ จะเป็นผลเสียกับคุณ มาก ๆ ทีเดียว 3) ขั้นตอนการเขียนใบสมัคร - 1. - อ่านข้อความในใบสมัครให้ตลอดก่อนลงมือเขียนข้อความอะไรลงไปพร้อมทั้งศึกษา ข้อกำหนดต่างๆ ในใบสมัครถ้าไม่เข้าใจให้สอบถามจากเจ้าหน้าที่ ที่รับสมัคร - 2. ก่อนเขียนใบสมัคร ให้คิดให้ดีอีกครั้งว่า จะสมัครงานในตำแหน่งอะไร แล้วเลือกหาข้อมูล ที่จะแสดงถึงความรู้ความสามารถของคุณจากข้อมูลที่คุณเตรียมไว้ ซึ่งเกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานที่คุณ จะสมัคร - 3. ปฏิบัติตามข้อกำหนดในการกรอกใบสมัคร เช่น ให้เขียนด้วยลายมือของตนเอง ชื่อภาษา อังกฤษให้เขียนด้วยพิมพ์ใหญ่ เรียงลำดับเหตุการณ์ไว้ ฯลฯ - 4. ถ้าใบสมัครมีข้อความที่จะต้องให้กรอกมาก และต้องการข้อมูลมากกว่าที่คุณได้เตรียมมา ให้กรอกหรือเรียงข้อความที่คุณต้องการโดยกรอกในกระดาษร่างก่อน โดยเฉพาะเรื่องราวที่เกี่ยวกับ เหตุการณ์ในอดีต ลำดับช่วงเวลาการศึกษา ประสบการณ์ การฝึกอบรม รายได้ที่เคยได้รับ เป็นต้น - 5. ลอกข้อความที่เตรียมและเรียบเรียงจนจบ เมื่อเรียบร้อยและแน่ใจว่าไม่มีข้อบกพร่องแล้ว จึงเขียนลงใบสมัครให้ครบทุกช่อง ถ้าไม่มีข้อมูลจะกรอกให้ขีดเครื่องหมาย (-) เพื่อให้ผู้รับสมัครทราบ ว่าไม่มีข้อมูลกรอก ไม่ใช่เพราะตกหล่นหรือลืมกรอก - 6. ความยาวของข้อความที่กรอกลงไปในใบสมัคร ควรสั้นพอดีกับช่องว่างที่เขากำหนดให้ และได้ใจความสมบูรณ์ - 7. การใช้อักษรย่อควรใช้เฉพาะกรณีที่จำเป็นและต้องเป็นอักษรย่อที่ผู้อื่นอ่านแล้วเข้าใจว่า หมายความถึงอะไรเช่น วุฒิการศึกษา ปวช. ผู้อ่านจะทราบว่า คือ คำย่อของประกาศนียบัตรวิชาชีพ ชั้นต้น เป็นต้น - 8. บางบริษัทอาจจะให้คุณระบุชื่อบุคคลที่คุณอ้างอิงได้เพื่อประโยชน์ของบริษัทของเขาที่จะ ตรวจสอบอะไรบางอย่าง บุคคลที่คุณอ้างอิงนี้จะมีผลต่อกาสมัครงานของคุณมาก ดังนั้นการที่คุณจะ อ้างอิงถึงใคร คุณควรจะคำนึงถึงเรื่องดังนี้ - เป็นบุคคลที่มีตำแหน่งหน้าที่ที่น่าเชื่อถือ แต่ไม่ใช่เป็นเพื่อนกัน อาจจะเป็นญาติห่าง ๆ กัน หรือ เป็นอดีตผู้บังคับบัญชาหรืออาจารย์เก่าของคุณก็ได้ - คุณควรมีความสนิทสนมกับบุคคลที่อ้างอิงมากพอสมควร ในขณะเดียวกันผู้ที่คุณอ้างอิงใครก็ ตามคุณควรจะแจ้งให้เขาทราบและอนุญาตก่อนและ เมื่อได้อางอิงชื่อเขาไปแล้วก็ควรจะแจ้งให้เขา ทราบไว้ด้วย เพื่อป้องกันการเข้าใจผิดหรือไม่รู้กันในภายหลัง - 9. ประการสุดท้าย ใบสมัครของบริษัทจะถามว่าต้องการเงินเดือนเท่าใด ถ้าคุณไม่แน่ใจว่า คุณจะเรียกเงินเดือนเท่าใดจึงจะเหมาะสม ขอแนะนำว่าให้ละไว้โดยการขีด เพราะการระบุเงินเดือนที่ คุณต้องการไว้สูงหรือต่ำไปจะไม่เป็นผลดีสำหรับคุณนักให้ละไว้แจ้งเมื่อแน่ใจว่าเขาสนใจจะรับคุณเข้า ทำงานจะดีกว่า - 10. ตรวจทานข้อมูลที่คุณกรอกอีกครั้งว่าถูกต้องสมบูรณ์แล้วหรือยัง เมื่อเรียบร้อยแล้วก็ให้นำ ส่งเอกสารต่าง ๆ ที่คุณเตรียมมาพร้อมแนบรูปถ่ายของคุณให้เจ้าหน้าที่รับสมัครไว้ - 11. อย่าลืมสอบถามเจ้าหน้าที่ของบริษัทว่าจะให้ทำอะไรต่อไป บางแห่งอาจนัดให้ไปทำแบบ ทดสอบ และสัมภาษณ์ในภายหลัง บางแห่งก็อาจให้ทำแบบทดสอบทันทีและสัมภาษณ์เลย คุณควร สอบถามขั้นตอนจนเป็นที่เข้าใจและแน่ใจว่าไม่หลุดคิว - ข้อย้ำ ควรกรอกใบสมัครด้วยลายมือตัวบรรจงเป็นระเบียบเรียบร้อยอย่าให้มีคำผิดและ ควรใช้เวลาพอสมควร ไม่ควรจะเกิน 15 - 20 นาที และจัดเอกสารประกอบให้พร้อมแนบไปกับใบสมัครให้ครบถ้วนด้วยข้อควรระวัง
1. การเขียนจดหมาย ถ้าสถานประกอบการมิได้กำหนดให้เขียนด้วยลายมือตนเอง คุณควรจะพิมพ์ ซึ่งจะดูดีกว่าแต่ถ้าหากว่าลายมือคุณดี คุณก็ควรจะโชว์ลายมือของคุณ 2. อย่าลืมระบุที่อยู่หรือสถานที่ที่จะติดต่อคุณได้สะดวก ในจดหมายหรือใบประวัติย่อ และถ้ามี โทรศัพท์ที่จะติดต่อกับคุณได้ก็ยิ่งดี เพราะจะทำให้การติดต่อรวดเร็วขึ้น 3. อย่าลืมลงชื่อในท้ายจดหมายสมัครงาน ปัญหาหญ้าปากคอกนี้ทำคนเสียโอกาสมามากแล้ว คุณ เขียนจดหมายมาได้เป็นหน้า ๆ แต่ชื่อแค่ 2-3 พยางค์คุณมาลืมได้เป็นการแสดงถึงความเลินเล่อ โดยเฉพาะผู้ที่พิมพ์จดหมายสมัครงานมักจะลืมเสมอ พอพิมพ์เสร็จก็พับส่งทันที 4. อย่าลืมติดแสตมป์ เพราะจดหมายคุณอาจจะไม่ถึงจุดหมายปลายทาง หรือไม่ก็บุรุษไปรษณีย์เขา ไปปรับผู้รับเป็น 2 เท่า ของค่าส่งจะทำให้จดหมายคุณอาจจะไม่ถูกเปิดอ่านเพราะผู้ประกอบการ เขาจะคิดว่า ความเลินเล่อของคุณแค่จะสมัครงานกับเขาคุณก็ทำให้เขาเสียหายแล้ว ถ้ารับคุณเข้า ทำงานคุณจะไปทำความเสียหายให้เขาอีกเท่าไร 5. จดหมายสมัครงานไม่ควรถ่ายสำเนาแบบเขียนจดหมายฉบับเดียวแล้วสามารถส่งสมัครงานได้ หลายบริษัท จะถูกมองว่าเป็นจดหมายโหล และคุณไม่มีความตั้งใจจะสมัครงานกับเขาจริง 6. อย่าผัดวันประกันพรุ่ง ถ้าตั้งใจจะสมัครงานกับบริษัทใด ก็ให้รีบเขียนจดหมาย แล้วรีบส่งจดหมาย นั้นด้วยภายในวันเดียวกัน จะจำไว้ว่า "วันพรุ่งนี้ ไม่มีวันมาถึง"
ที่มา : https://www.doe.go.th