สรุป : ประเด็นจากหลักสูตร HR CoPs (Community of Practices) เรื่อง Competency Development Roadmap

กลุ่ม CoPs 1 : ผู้เข้าร่วมคือ

คำถาม :         แนวทางในการใช้ระบบการพัฒนารูปแบบต่าง ๆ ให้สอดคล้องกับ Competency     เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด และข้อควรระวัง

1. ความเห็นจากที่ประชุม

• Competency เหมือนเป็นคุณสมบัติของคนที่กำหนดว่า องค์กรอยากได้คนแบบไหน ซึ่ง Competency สามารถนำมาใช้ตั้งแต่การสรรหาบุคลากร รวมถึงการเชื่อมโยงกับการจูงใจรักษาบุคลากรเหล่านี้ให้อยู่ในองค์กร  เช่น นำไปเชื่อมโยงกับการจ่ายค่าตอบแทน การพัฒนาสายอาชีพ และการนำไปเชื่อมโยงกับการวางแผนสืบทอดตำแหน่งงาน เป็นต้น
• การพัฒนาคนในองค์การจะต้องนำ Competency มาใช้ในการวิเคราะห์ แต่มีข้อควรระวังคือการกำหนด Competency บางข้อจะกว้างเกินไป ทำให้การมองไม่เหมือนกัน เช่น Competency เรื่อง ความซื่อสัตย์ เป็นต้น
• ปัญหาอีกข้อคือ ใครจะเป็นคนวัดและประเมิน Competency ซึ่งคนที่ประเมินจะต้องมองให้เหมือนกันโดยปราศจากอคติที่เกิดขึ้น
• สามารถนำ IDP หรือ Individual Development Plan มาผสมผสานกันได้ ซึ่งการพัฒนา Competency 1 ข้อสามารถใช้เครื่องมือการพัฒนาได้มากกว่า 1 เครื่องมือ เช่น การมอบหมายให้อ่านหนังสือภาษาอังกฤษ แล้วนำมานำเสนอให้หัวหน้าฟังจะสามารถพัฒนาได้ทั้งเรื่องภาษาอังกฤษ และการนำเสนองาน เป็นต้น
• ถ้าหัวหน้างานได้กำหนด IDP ร่วมกับพนักงาน และชี้ให้เห็นถึงความสำคัญและประโยชน์ต่อตัวพนักงาน จะทำให้พนักงานใส่ใจและให้ความร่วมมือมากขึ้น

2. ความเห็นของอาจารย์

• ถ้าจะวัดระหว่างคนสองคนว่าใครมี  Competency มากกว่ากัน ต้องใช้ขอบเขตงาน หรือ JD มาใช้เป็นกรอบในการกำหนดตัวชี้วัดพฤติกรรม (Behavioral Indicators) หรือบางองค์กรจะเรียกว่า Key Behavioral ยกตัวอย่างเช่น ทักษะการขาย ถึงแม้ว่าพนักงานขาย และผู้จัดการฝ่ายขายจะมี Competency ตัวเดียวกัน แต่ไม่ได้หมายความว่าทั้งสองตำแหน่งงานจะต้องมีพฤติกรรมการแสดงออกที่เหมือนกัน นั่นก็คือต่างกันตรงที่ BIs
• Competency ต้องแบ่งเป็น level โดยกำหนด Proficiency Level  ทั้งนี้ในแต่ละ Level จะต้องกำหนด BIs ที่ไม่เหมือนกัน ซึ่งจะต้องมีการยกเหตุการณ์มาเป็นตัวอย่างในการอธิบายด้วยการใช้หลัก ST-A-R  นั่นก็คือ Situation (เหตุการณ์) Action (การกระทำ) และ Result (ผลลัพธ์)
• กรณีนำ Competency มาจากบริษัทแม่ ก็ต้องมาปรับใช้ให้เข้ากับวัฒนธรรมองค์กร ซึ่ง HR จะต้องพิจารณาปรับให้เหมาะสม  ในแง่มุมของการพัฒนาโดยการนำ Competency จากบริษัทแม่มามีข้อพึงระวังก็คือจะต้องวางกรอบว่า Competency แต่ละตัวจะพัฒนาด้วยวิธีใดบ้าง ทั้งนี้การพัฒนาแบ่งเป็น 2 ประเภทหลัก ได้แก่ การจัดอบรมในห้องเรียน  (Classroom Training) และเครื่องมืออื่น ๆ ที่ไม่ใช่การจัดอบรมในห้องเรียน (Non-Classroom Training)
• การพัฒนาด้วย Non-Classroom Training สามารถทำได้หลายวิธีการ เช่น OJT, Coaching, E-learning และProject Assignment เป็นต้น
• การประเมิน Gap เป็นการหาจุดอ่อนมาพัฒนาซึ่งจะต้องทำอย่างต่อเนื่อง เช่น ปีละสองครั้งหรือทุกไตรมาส เป็นต้น ทั้งนี้การพัฒนาไม่ใช่เพียงพัฒนาจุดอ่อนเท่านั้น แต่ยังต้องพัฒนาจุดแข็งอีกด้วย

คำถาม :         โดยทั่วไปหลังจาก Build up competency แล้ว มักจะ Validation competency กับ Vision, Mission หรือ Corporate Culture เราสามารถ Validate กับ Corporate Goal
ได้หรือไม่ (เนื่องจาก Competency ของบริษัท Build up จากการวิเคราะห์ สภาพแวดล้อมขององค์กร และใช้ Corporate Goal เป็นแนวทาง)

1. ความเห็นจากที่ประชุม

• แม้ว่าบางบริษัทจะไม่มี Vision, Mission หรือ Corporate Culture ที่จะนำมา Validation Competency แต่ทุกบริษัทต้องมีการกำหนดเป้าหมายในการทำงานขององค์กร ซึ่งสามารถนำมาใช้กำหนด Competency ได้

2. ความเห็นของอาจารย์

• ประเภทของ  Competency ที่นำมาใช้ในองค์การจะแบ่งเป็น 3 ประเภท ดังนี้

คำถาม:       Competency Implementation จำเป็นหรือไม่ที่ต้องเริ่มทั้งองค์กร แทนที่จะทำเป็น Pilot Implementation ในบาง Functional ก่อน

1. ความเห็นจากที่ประชุม

• ไม่จำเป็นต้องเริ่มพร้อมกันทั้งองค์กร แนะนำให้ทำเป็น Pilot ตาม Position จะดีกว่า การทำ Pilot ตาม Function เช่น เริ่มจากระดับ Manager ของทุก Function เพื่อให้เกิดความยุติธรรมในการนำมาใช้

2. ความเห็นของอาจารย์

• การนำ Competency และ KPIs มาใช้ในแต่ละด้านในแง่มุมของงาน HR ดังนี้

• จากตารางข้างต้น จะเห็นได้ว่า Competency นำมาใช้ประโยชน์ได้หลายด้าน แต่ไม่สามารถทำได้พร้อมกันทั้งหมด ควรเลือกทำทีละส่วน โดยเริ่มจากการพัฒนาก่อน

คำถาม:         หากองค์กรยังไม่มีการใช้ Competency จะมีวิธีการอย่างไรในการกำหนด TRMให้มีประสิทธิผล

ความเห็นจากที่ประชุม และอาจารย์

• แม้ไม่มี Competency ก็สามารถทำ TRM หรือ Training Roadmap ได้  
• TRM แบ่ง Course ออกเป็น 3 ด้าน และหาได้โดย
  1.  Core Course                 หาได้จาก    Vision, Mission
  2.  Management Course    หาได้จาก    บทบาทหน้าที่ของผู้บริหาร
  3.  Function Course           หาได้จาก    JD

**********************************the end*****************************************

กลุ่ม CoPs 2 : ผู้เข้าร่วมคือ

คำถาม:         วิธีการที่ใช้ในการวัด Competency ที่ใช้บ่อยและสำเร็จมากที่สุดคือวิธีใด

ความเห็นจากที่ประชุม และอาจารย์

• วรกำหนดเกณฑ์เรื่องตัวชี้วัดพฤติกรรม (Behavior Indicators: BIs) ในแต่ละระดับความเชี่ยวชาญ (Proficiency Level) ให้ชัดเจน พร้อมทั้งให้ความรู้แก่พนักงาน และหัวหน้างานในการประเมินตัวชี้วัดพฤติกรรมที่กำหนดขึ้นเพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันระหว่าง           ผู้ประเมินและผู้ถูกประเมิน

ความเห็นจากอาจารย์

• มีวิธีการประเมิน Competency ที่สามารถนำมาใช้ได้หลายวิธีการ ได้แก่
  1.    การใช้แบบสำรวจ และการสังเกตพฤติกรรม โดยแบ่งกลุ่มผู้ประเมินเป็น 3 แบบคือ
         -       การประเมินโดยหัวหน้างาน
         -       การประเมินแบบ 180 องศา
         -       การประเมินแบบ 360 องศา
  2.    การใช้แบบทดสอบ
  3.    การสัมภาษณ์ด้วยการใช้หลัก ST-A-R
  4.    การใช้ Assessment Center (ศูนย์ประเมิน) ซึ่งส่วนใหญ่ใช้ประเมินทักษะการบริหารจัดการ (Management Skills)
• การประเมิน Competency โดยส่วนใหญ่มักใช้วิธีการประเมินจากการใช้แบบสำรวจ เนื่องจากใช้ง่าย ไม่ใช้เวลาและงบประมาณมากนัก

คำถาม:         ท่านมีวิธีการในการวัดผลอย่างไร ถึงจะแสดงให้ผู้นำองค์กรเห็นว่า Competency
จะส่งผลต่อผลลัพธ์ได้จริง? เช่นคนเก่งขึ้น แต่ก็ไม่ได้ส่งผลไปถึงลูกค้า และผลลัพธ์ยังเท่าเดิม ยังคงไม่สามารถยกระดับความพึงพอใจ ไปเป็นความจงรักภักดี และความผูกพันได้

ความเห็นจากอาจารย์

• พฤติกรรมจะนำไปสู่ผลลัพธ์  ถ้า KPIs ที่ทำได้ต่ำกว่ามาตรฐานให้กลับมาพัฒนาที่คน ซึ่งก็ต้องมองที่การปรับพฤติกรรมของตัวบุคคลหรือ Competency  
• ควรกำหนดพฤติกรรมให้สามารถวัดเป็นตัวเลขได้  ซึ่งปัญหาเรื่องของการประเมินมาจากการกำหนดพฤติกรรมที่ไม่ชัดเจน
• ความผิดพลาดในการประเมิน สามารถเกิดได้จาก
  1. Tools Error         หมายถึง การกำหนด BIs ที่ไม่สอดคล้อง หรือไม่ชัดเจน เป็นต้น
  2. Human Error หมายถึง การเกิดอคติ (Bias) ของตัวบุคคล ซึ่งสามารถแก้ไขได้ด้วยการกำหนดนโยบายจากผู้บริหารที่ชัดเจน เปลี่ยน Mindset รวมถึงการสื่อสารให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจตรงกัน อาจจัดเป็น Section Class  โดยเริ่มจากการทำความเข้าใจกับผู้บริหาร (Line Manager) ก่อน

คำถาม:         อะไรคือตัวกำหนดระยะเวลาในการวางแผนพัฒนาพนักงานและเราจะพิจารณาว่าควรพัฒนาด้านใดก่อน จากตัวชี้วัดใดบ้าง 

ความเห็นจากที่ประชุม

• วัด Gap ถ้าเรื่องใดอ่อนก็ให้นำไปพัฒนา โดยพิจารณาจากเรื่องที่อ่อนมากก็ให้พัฒนาเป็นอันดับแรก
• วัด Gap แล้วจัดลำดับความสำคัญ และพัฒนาในเรื่องที่สำคัญก่อนเพื่อปิด Gap ซึ่ง Competency ที่ได้รับการพัฒนาแล้วจะส่งผลต่อ KPIs ที่สูงขึ้นตามไปด้วย

ความเห็นจากอาจารย์

• Competency แบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ Core Competency (CC), Managerial Competency (MC) และ Functional Competency (FC) การที่จะเลือกทำ Competency ตัวใดก่อนให้ดูจาก Policy ขององค์กร ทั้งนี้องค์กรหลายแห่งเริ่มทำจาก CC ก่อนพราะมีจำนวนไม่มากนักซึ่งทุกคนต้องมีเหมือนกัน สำหรับการจัดทำ FC ถ้ามีงบประมาณถึงเริ่มจัดทำ โดยจะจัดทำ FC เฉพาะบางกลุ่มงาน  

คำถาม:         เราควรปรับปรุง CDR เมื่อใดบ้าง

ความเห็นจากอาจารย์

• เมื่อ Competency เปลี่ยน จะต้องปรับเปลี่ยนกรอบของ CDR ตามไปด้วยเช่นกัน

คำถาม:         การหา competency gap ที่เป็นรูปธรรมชัดเจน มีวิธีการ หรือเครื่องมืออะไรบ้าง

ความเห็นจากอาจารย์

• องค์กรสามารถใช้เครื่องมือการประเมินที่ได้กล่าวถึงไปแล้วข้างต้น และจากการวิจัยพบว่าการประเมิน Competency ให้ตรงกับข้อเท็จจริงมากที่สุดควรใช้เครื่องมือประเมินอย่างน้อย 3 เครื่องมือในการประเมินพนักงานแต่ละคน

คำถาม:         ถ้ายังไม่มี Core and Managerial competency แต่องค์กรต้องการจะหา Functional competency ก่อน จะเป็นไปได้หรือไม่   มีวิธีการอย่างไร

ความเห็นจากอาจารย์

• สามารถทำก่อนได้ โดยหากจาก Job Family ก่อนได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความจำเป็นของแต่ละองค์กรที่ไม่เหมือนกัน

ที่มา :  .hrcenter.co.th