บทบาทHR กับ Line Manager (ตอนที่ 3)
มิติที่ 2 - Recruitment & Selection
บทความนี้เราจะมาพูดคุยกันถึงมิติที่ 2 ในแง่มุมของ "7 HR Dimensions for Line Manager" ได้แก่ มิติด้านการ สรรหาและคัดเลือกพนักงาน (Recruitment & Selection)
แต่ก่อนที่จะคุยกันถึงรายละเอียดของมิติที่ 2 ขอให้คุณตอบคำถามข้างล่างนี้ว่าคุณเคยมีคำถามหรือความรู้สึกเหล่านี้เกิดขึ้นในใจคุณบ้างหรือไม่
ข้อคำถาม | มี | ไม่มี |
| 1. ลูกน้องมาบ่นว่างานเยอะมาก วันๆ หนึ่งแทบจะไม่ได้พูดจากับใคร ทำแต่งาน | ||
| 2. ลูกค้าหรือผู้ใช้บริการร้องเรียนบ่อยมากว่าหน่วยงานของคุณไม่สามารถตอบสนองความต้องการได้ | ||
| 3. หนักใจจังเมื่อต้องหาทางลดพนักงานลง เพราะคนล้นงาน | ||
| 4. พนักงานใหม่ที่หามาได้ ทำไม๊ ทำไม ทำงานไม่ดีเหมือนตอนที่พูดคุยกันไว้ในตอนสัมภาษณ์เลย | ||
| 5. เวลาพนักงานคนใดคนหนึ่งลาเป็นอันต้องวุ่นวาย เพราะไม่รู้จะหาใครมาทำงานแทน เฮ้อเหนื่อยจัง | ||
| 6. แทบจะไม่มีเวลาคิด และวางแผนการปรับปรุงระบบงาน
.วัน ๆ หนึ่งก็หมดกับการแก้ไขปัญหา ประจำวัน |
มีคำถามข้อไหนบ้างที่โดนใจคุณ ..แล้วอะไรคือสาเหตุของปัญหาอันเป็นที่มาของความหนักใจให้กับตัวคุณเอง เป็นเพราะ HR Dept. หรือเปล่าที่ไม่มีการวางแผนอัตรากำลังคนให้เหมาะสม หรือเป็นเพราะ HR Dept. ไม่สรรหาคนที่มี คุณภาพอย่างที่คุณต้องการ ถ้าดูผิวเผินจะคิดว่า HR Dept. ควรจะต้องรับผิดชอบโดยตรงต่อปัญหาที่เกิดขึ้นเหล่านี้ .แล้ว Line Manager ไม่ต้องรับผิดชอบกับปัญหาที่เกิดขึ้นเชียวหรือ . ..ดิฉันไม่อยากพูดว่าใครเป็นผู้ผิด .แต่อยากจะให้เรามาช่วยกันหาทางแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจะดีกว่า จริงอยู่ที่ว่า HR Dept. จะต้องทำหน้าที่วางแผนกำลังคน รวมทั้งการสรรหาและคัดเลือกคนตามที่หน่วยงานต้องการ โดย HR Dept. จะทำหน้าที่เป็นด่านหน้าในการวิเคราะห์กำลังคน และหากำลังคนจากแหล่งต่าง ๆ .แต่งานต่าง ๆ เหล่านี้จะไม่สำเร็จลงด้วยดี ถ้า Line Manager ปล่อยให้ HR Dept. ทำแต่เพียงผู้เดียว Line Manager ควรมีบทบาทสำคัญในการเข้าไปมีส่วนร่วมตั้งแต่กระบวนการการวางแผนอัตรากำลังคน การสรรหา และการคัดเลือกพนักงาน ประโยชน์จะเกิดขึ้นอย่างมากมายสำหรับ Line Manager เอง ดังต่อไปนี้
- ไม่เกิดปัญหาคนล้นงาน หรืองานล้นคน
- จัดกำลังคนให้ตรงกับความสามารถ ลักษณะงาน และเวลา
- หาคนที่มีคุณสมบัติเหมาะสมกับความต้องการของหัวหน้างาน
- ฝึกคนให้มีทักษะที่หลากหลาย (Multi Skills)
- เป็นเทคนิคหนึ่งในการจูงใจ และสร้างขวัญกำลังใจแก่พนักงาน
- หัวหน้างานมีเวลาในการทำงานเชิงการวางแผน การออกแบบและปรับปรุงระบบ ความคิดริเริ่มโครงการใหม่ ๆ
ดังนั้นในมิติที่ 2 ด้านการสรรหาและคัดเลือกพนักงานนั้น Line Manager ควรมีส่วนเกี่ยวข้องในแง่มุมต่าง ๆ ดังนี้
การวางแผนกำลังคน
มีหลายต่อหลายองค์กรที่ยังไม่มีการวิเคราะห์อัตรากำลังคน (Manpower Analysis) ซึ่งเป็นขั้นตอนการพิจารณาถึงปริมาณงานในแต่ละกิจกรรมเปรียบเทียบกับเวลาที่ใช้ไป ซึ่งขั้นตอนดังกล่าวจะต้องใช้เวลานาน และต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญในการวิเคราะห์และพิจารณาเนื้องานและเวลาที่ใช้ไป เพื่อหากำลังคนที่เหมาะสมสำหรับเนื้องานหนึ่ง ๆ .HR Dept. ควรจะต้องมีบทบาทอย่างมากในการวิเคราะห์อัตรากำลังคน เพราะถ้าจะให้ Line Manager มานั่งจับเวลาในแต่ละกิจกรรมงาน นั้น ๆ คงเป็นไปไม่ได้ .ซึ่งถ้า HR Dept. มีทีมงาน และเวลาที่มากพอก็สามารถทำได้ .แต่ในปัจจุบันงานด้านการวิเคราะห์อัตรากำลังในทางปฏิบัติจะพบว่าคงไม่มีการทำถึงขนาดที่ว่าต้องมีการวิเคราะห์กิจกรรมและเวลาที่ใช้ไปในแต่ละกิจกรรม ถ้ามีก็คงจะเป็นหน่วยงานในกลุ่มของธนาคาร ราชการ หรือรัฐวิสาหกิจ .ดังนั้นในแต่ละปีเมื่อต้องทำงบประมาณด้านการอัตรากำลังคน Line Manager จะต้องเป็นผู้มีส่วนร่วมโดยตรงในการพิจารณาว่า "ถึงเวลาแล้วหรือยังที่เราต้องหาคนเพิ่ม/ทดแทน" เพราะทั้งหมดนี้จะอยู่ในแผนการจัดทำงบประมาณประจำปีของแต่ละหน่วยงาน
แนวทางง่าย ๆ ที่ Line Manager สามารถดำเนินการเองได้นั่นก็คือ การตรวจสอบว่าในหน่วยงานของเรามีตำแหน่งงานอะไรบ้าง และมีคนประมาณเท่าไหร่ในแต่ละตำแหน่งงานนั้น ๆ แล้วนำมาหาอัตราส่วนระหว่างคนในหน่วยงานเทียบกับจำนวนพนักงานทั้งหมด หลังจากนั้นคุณนำอัตราส่วนที่หามาได้ไปเปรียบเทียบกับอัตราส่วนกำลังคนขององค์กรอื่นที่มีลักษณะการดำเนินธุรกิจใกล้เคียงกับคุณเอง ในลักษณะของการทำ Benchmarking .ซึ่งจะเป็นแนวทางให้คุณพิจารณาความเหมาะสมของอัตรากำลังคนของหน่วยงานคุณเอง .แต่ทั้งนี้คุณควรจะต้องสอบถามความคิดเห็นจากลูกทีมของคุณอีกทางด้วยว่า งานที่ทำอยู่เป็นอย่างไรบ้าง โหลดไปหรือไม่? นอกจากนี้ Line Manager เองก็ควรมีการตรวจสอบการให้บริการของหน่วยงานคุณกับผู้ใช้บริการต่าง ๆ ทั้งจากภายในและ/หรือภายนอก ด้วยว่าได้รับความพอใจจากการให้บริการบ้างหรือไม่ มีข้อร้องเรียนบ้างหรือไม่ .เพราะสาเหตุหนึ่งของความไม่พอใจในงานบริการของคุณ อาจเป็นเพราะลูกทีมคุณทำงานมากเกินไป (งานโหลด) จนทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ ถ้าเป็นเช่นนี้ ทางออกก็คือคุณเองก็ควรพิจารณาขอกำลังคนเพิ่ม ให้เหมาะสมกับปริมาณงานที่ลูกทีมคุณรับผิดชอบ
การสรรหาพนักงาน
สำหรับในมุมมองของการสรรหาพนักงานนั้น บทบาทที่ Line Manager จะมีส่วนเกี่ยวข้อง ดังนี้
การสรรหาคนจากภายใน-Line Manager | การสรรหาคนจากภายนอก-HR Dept. |
|
|
ในส่วนนี้จะไม่ขอพูดถึงการสรรหาพนักงานจากภายนอก เพราะควรเป็นบทบาทหน้าที่ของ HR Dept. โดยตรงมากกว่า Line Manager ในการแสวงหาวิธีการที่เหมาะสมเพื่อหาผู้สมัคร .แต่ Line Manager จะมีบทบาทในการพิจารณาคัดเลือกพนักงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมจากการสัมภาษณ์ และการใช้ตัววัดอื่น ๆ เช่น แบบทดสอบ เป็นต้น
ดังนั้น Line Manager จะมีส่วนร่วมโดยตรงเกี่ยวกับการสรรหาคนจากภายใน โดยการพิจารณาโอนย้ายพนักงานจากงานหนึ่งไปทำอีกงานหนึ่ง เพื่อการพัฒนาทักษะที่หลากหลาย (Multi Skills) และการลดปัญหาความวุ่นวายในการทำงาน หากมีคนใดคนหนึ่งลางานหรือขาดงานไป และนอกจากการพิจารณาโอนย้ายพนักงานแล้ว Line Manager ยังมีหน้าที่สำคัญอีกหน้าที่หนึ่ง นั่นก็คือการพิจารณาเลื่อนตำแหน่งพนักงานซึ่งเป็นวิธีการหนึ่งในการสรรหาผู้สมัครจากภายในหน่วยงาน ทั้งนี้เพื่อสร้างขวัญกำลังใจให้กับพนักงานในการทำงานให้ดีขึ้นและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
การคัดเลือกพนักงาน
คุณเตรียมพร้อมอย่างไรในการสัมภาษณ์
.คุณถามอะไรบ้าง ขณะที่กำลังสัมภาษณ์ผู้สมัคร
คุณใช้เกณฑ์อะไรบ้างในการคัดเลือกผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสม
.บทบาทของ Line Manager จะเกี่ยวข้องกับงานด้านการคัดเลือกพนักงาน ตั้งแต่ขั้นตอนก่อนการสัมภาษณ์ ซึ่ง Line Manager ควรมีการเตรียมความพร้อม ดังต่อไปนี้
- ตรวจสอบใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description) ของตำแหน่งงานที่จัดทำขึ้นมา
- ตรวจสอบประวัติและคุณสมบัติของผู้ถูกสัมภาษณ์
- เตรียมคำถามก่อนว่าจะถามอะไรบ้าง
สำหรับขั้นตอนใน ระหว่างการสัมภาษณ์ Line Manager ควรมีการสังเกตผู้สมัคร ดังต่อไปนี้
- บุคลิกภาพ
- ทัศนคติ
- แรงจูงใจใฝ่สัมฤทธิ์
- ความมั่นใจในตนเอง
- ไหวพริบในการตอบคำถาม
- กาลเทศะและการวางตัว
ทั้งนี้ในระหว่างการสัมภาษณ์ คุณควรจะสังเกตและขอให้ผู้สมัครชี้แจงข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งคุณเองสามารถจดบันทึก คำตอบในแบบประเมินผู้สัมภาษณ์ ดังตัวอย่างคำถามต่อนี้
| เปิดการสัมภาษณ์ : สร้างความรู้สึกเป็นกันเอง |
| ระหว่างสัมภาษณ์ : มุ่งเน้นการถามความสามารถ (Competency) ที่เกี่ยวข้องในงาน โดยดูได้จาก Job Description ที่จัดทำขึ้น |
| ปิดการสัมภาษณ์ : ปิดอย่างนุ่มนวล โดยการเปิดโอกาสให้ซักถาม |
เมื่อ Line Manager ได้ข้อมูลเพียงพอของผู้สมัครแต่ละรายแล้ว คราวนี้มาถึงขั้นการเลือกเฟ้นผู้ที่มีคุณสมบัติและความสามารถตรงหรือโดนใจคุณมากที่สุด ขั้นตอนนี้สำคัญมาก ถ้าจะเปรียบกับการซื้อล็อตเตอรี่ก็ว่าได้ "โชคดี ก็ดีไป" ซึ่งคุณเองจะเป็นผู้รับผลในสิ่งที่คุณได้ตัดสินใจไปแล้ว ถ้าเลือกคนดี แน่นอนคุณสบายใจ (เบาแรง และเบาใจ) แต่ถ้าเลือกคนผิด แล้ว หล่ะก็ Line Manager เองนั่นแหละที่ต้องมานั่งกุมขมับรับผลที่เลือกนั้นไปเต็ม ๆ
บทบาทของ HR Dept. กับ Line Manager เป็นอย่างไร
ดังนั้นในมิติที่ 2 ซึ่งเป็นเรื่องของการสรรหาและคัดเลือกพนักงานนั้น HR Dept. และ Line Manager จึงต้องทำงานร่วมกันเพื่อให้ได้คนดีมีฝีมือมาทำงาน....โดยทั้งสองฝ่ายจะได้ประโยชน์ร่วมกัน แบบ Win-Win Situation
.นั่นก็คือ HR Dept. จะได้รับคำชมจาก Line Manager ซึ่งหมายถึง Performance ของ HR Dept. ดีเป็นที่น่าพึงพอใจ
และ Line Manager เองก็ได้คนที่มีความรู้ ความสามารถตามที่ต้องการ ซึ่งทั้งสองฝ่ายจึงต้องมีบทบาทในการทำงานร่วมกันซึ่งเริ่มตั้งแต่กระบวนการของการวางแผนอัตรากำลังคน การสรรหา และคัดเลือกพนักงาน ดังต่อไปนี้
บทบาทหน้าที่ของ HR Dept. | บทบาทหน้าที่ของ Line Manager |
| การวางแผนกำลังคน | |
วิธีการวิเคราะห์อัตรากำลังคน | |
1. ประชุมร่วมกับ Line Manager เพื่อวางแผนการวิเคราะห์ | 1. ประชุมร่วมกับ HR Dept. เพื่อจัดเตรียมกำลังคนในการให้ข้อมูล เกี่ยวกับปริมาณงาน และเวลาที่ใช้ |
| 2. เก็บรวบรวมข้อมูลปริมาณงาน และเวลาที่ใช้จากผู้ปฏิบัติงาน | |
| 3. วิเคราะห์กำลังคนที่เหมาะสมในแต่ละตำแหน่งงาน | |
| 4. นำเสนอ Line Manager เพื่อขอความเห็นชอบ | |
| 5. พิจารณาความเหมาะสมของอัตรากำลังคนที่ HR Dept. นำเสนอ | |
| วิธีการเปรียบเทียบส่วนส่วน "Benchmark" | |
| 1. วิเคราะห์อัตราส่วนของกำลังคนในฝ่ายกับจำนวนพนักงานทั้งหมด | |
| 2. สำรวจข้อมูลเพื่อหาอัตราส่วนของกำลังคนในฝ่ายกับจำนวนพนักงาน ทั้งหมดของบริษัทอื่นที่มีธุรกิจใกล้เคียงกัน | |
| 3. เปรียบเทียบสัดส่วนของอัตราส่วนของกำลังคนในหน่วยงานตนเองกับ บริษัทอื่น | |
| การสรรหาและคัดเลือกกำลังคน | |
| วิธีการสรรหาและคัดเลือกจากภายในหน่วยงาน | |
| 1. ตรวจสอบคุณสมบัติ และความสามารถของกำลังคนในปัจจุบัน | |
| 2. พิจารณาโอนย้ายหรือเลื่อนตำแหน่งพนักงาน | |
| 3. แจ้ง HR Dept. เพื่อดำเนินการต่อไป | |
| 4. จัดทำประกาศแจ้งการโอนย้ายหรือเลื่อนตำแหน่งงาน | |
| วิธีการสรรหาและคัดเลือกจากภายนอกหน่วยงาน | |
| 1. แจ้ง HR Dept. ในการสรรหาคนจากภายนอก | |
| 2. ประกาศรับสมัครพนักงานจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ | |
| 3. รวบรวมใบสมัครงานและหลักฐานต่าง ๆ | |
| 4. สัมภาษณ์ผู้สมัครในเบื้องต้น | |
| 5. แจ้ง Line Manager เพื่อนัดหมายการสัมภาษณ์ | |
| 6. สัมภาษณ์ผู้สมัครในรายละเอียด | |
| 7. พิจารณาคัดเลือกผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสม | |
| 8. แจ้งผู้สมัครที่ได้รับคัดเลือกต่อ HR Dept. | |
| 9. ติดต่อผู้สมัครที่ได้รับการคัดเลือก |
สรุปว่าขั้นตอนการสรรหาและคัดเลือกพนักงานนั้น จึงเป็นหน้าที่ร่วมกันทั้ง HR Dept. และ Line Manager ในการพิจารณาหาคนดี มีความสามารถมาทำงานในองค์กร.... HR Dept. จะเปรียบเสมือนกับเสนาธิการ ในการช่วยสนับสนุนให้ Line Manager มีกำลังคนที่เข้มแข็ง ซึ่งเป็นเสมือนกองทัพของหน่วยงานที่มีบทบาทสำคัญต่อการทำให้ภารกิจ และเป้าหมายของหน่วยงานบรรลุวัตถุประสงค์ตามที่ต้องการ
ผู้เขียนบทความ : อาภรณ์ ภู่วิทยพันธุ์