การจัดเก็บเอกสาร แฟ้มประวัติพนักงาน ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

การนำไปใช้ประโยชน์ 
                ในกรณีที่มีการจัดเก็บเอกสารที่สำคัญหลายประเภทดังนั้นเมื่อมีการใช้ประโยชน์ บุคคลสำคัญที่จะมีโอกาสได้ศึกษา ทำความเข้าใจเกี่ยวกับรายการต่างๆ ในแฟ้มประวัติของพนักงานก็คือ “หัวหน้างาน” ของพนักงานบุคคลนั้นๆ  เพราะเราต้องยอมรับในข้อเท็จจริงว่า “อำนาจในการบริหารงานบุคคลในองค์การเป็นของหัวหน้างาน” ตามขั้นตอนกระบวนการต่างๆ ของระบบการบริหารงานบุคคล (แต่ควรมีการกำหนดว่าในหัวหน้างานในระดับใดบ้างที่มีสิทธิได้ยืมเอกสารแฟ้มประวัติของพนักงาน เช่นระดับหัวหน้าแผนก) หัวหน้างานที่มีโอกาสเข้ามาตรวจสอบดูประวัติข้อมูลพนักงาน การนำไปใช้ประโยชน์มีได้ในกรณีดังต่อไปนี้

1. การสรรหาพนักงานจากภายในองค์การ เพื่อเลือกบุคคลเข้ามาทำงานในหน่วยงานของตนเองจากพนักงานภายใน หรือในกรณีที่ต้องดูประกอบการสัมภาษณ์ในการสอบคัดเลือกพนักงานภายใน
2. การประเมินผลงาน ก่อนการประเมินผลงานหัวหน้างาน โดยเฉพาะหัวหน้างานที่มารับตำแหน่งในหน่วยงานใหม่ ควรที่จะศึกษาผลการบันทึกการทำงานในรอบระยะเวลาที่ผ่านมาของพนักงานผู้ใต้บังคับบัญชาที่เพิ่งรู้จักกันเป็นครั้งแรกประกอบด้วย เพื่อให้ได้ข้อมูลข้อเท็จจริงที่ถูกต้องและทำความรู้จักลูกน้องของตนเองให้มากขึ้น
3. การเลื่อนระดับตำแหน่ง  หัวหน้าควรศึกษาข้อมูลผลการทำงานย้อนหลัง ในด้านการประเมินผลงาน ค่าจ้างเงินเดือน หรือศักยภาพของพนักงานคนนั้นๆ ในรอบระยะเวลาก่อนๆ เปรียบเทียบกับอีกหลาย คน
4. การดำเนินการทางวินัย ในกรณีที่จะต้องศึกษาดูประวัติพนักงานเกี่ยวกับการทำผิดในอดีต หรือการทำความดีอื่นๆ ที่อาจจะนำมาประโยชน์ในการพิจารณาโทษ
5. การมอบหมายงานหรือการคัดเลือกพนักงานเพื่อประโยชน์เกี่ยวกับการทำงาน อย่างใดอย่างหนึ่ง
   ฯลฯ

                หากมีการกำหนดแนวทางปฎิบัติไว้ ก็สามารถทำให้หัวหน้างานสามารถศึกษารายละเอียด
และเข้าใจบทบาทหน้าที่ทางด้านการบริหารงานทรัพยากรบุคคลมากขึ้น แต่ในขณะเดียวกัน หลายบริษัท ไม่มีแนวทางปฎิบัติเกี่ยวกับเรื่องดังกล่าว ก็จะมีการปกปิดข้อมูลแฟ้มประวัติพนักงานมิให้ใครได้ศึกษาดูอีก นอกจากเฉพาะผู้บริหารระดับสูงหรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลที่มีหน้าที่เก็บรักษาไว้เท่านั้น  ซึ่งในบางครั้งเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลก็มิได้เข้าใจจุดมุ่งหมายเกี่ยวกับการเก็บและนำมาใช้ประโยชน์  ประเภท “ เขาสั่งให้เก็บก็มีหน้าที่เก็บรักษาไว้ท่านั้น”
                ดังนั้น การใช้ประโยชน์จากแฟ้มประวัติพนักงานจึงเป็นการนำมาใช้งานร่วมกันระหว่าง
หัวหน้างานกับฝ่ายบุคคล แต่ก็จะต้องมีความเคร่งครัดในเรื่องความรับผิดชอบ เพราะประวัติของพนักงานแต่ละบุคคลเป็นเรื่องของความลับ การนำไปใช้ควรมีความเคร่งครัด เช่น กำหนดว่าหัวหน้างานในระดับใด มีอำนาจในการศึกษา เปิดดูได้ และการเปิดดูควรจะทำในสำนักงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคล  หรืออยู่ในความรับผิดชอบของหัวหน้าฝ่าย จะนำไปวางไว้ให้บุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องหรือบุคคลที่มีฐานะตำแหน่งต่ำกว่าได้แอบเปิดดู ก็ไม่ควรอย่างยิ่ง แม้กระทั่ง บุคคลที่เป็นเจ้าของแฟ้มประวัติหากไม่มีเหตุจำเป็นจริงๆ ก็ไม่ควรให้เปิดดูโดยพลการ เพราะข้อมูลหรือการบันทึกเหตุผลบางอย่างในแฟ้มประวัติเป็นความเห็นที่อยู่ในอำนาจของนายจ้าง หัวหน้างานหรือฝ่ายบุคคลเท่านั้น 
                ข้อคิดและแนวทางปฎิบัติที่ดี เช่นนี้ สามารถทำให้เรานำไปปรับปรุงระบบการบริหารจัดการแฟ้มประวัติพนักงานได้มากขึ้น และทำให้หัวหน้างานได้เข้าใจในบทบาทหน้าที่ทางด้านการบริหารงานบุคคลและมีข้อมูลที่จะใช้ในการพิจารณาดำเนินการด้านบุคคลได้อย่างถูกต้อง ในขณะที่การทำหน้าที่ในการบริการดังกล่าวของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล คือบทบาทการเป็นผู้สนับสนุนอำนวย ความสะดวก(Facilitator) นั่นเอง

อภิชัย  ศรีเมือง
วิทยากรที่ปรึกษาการบริหารทรัพยากรบุคคล
[email protected]