ประเมินผลงานอย่างไร ไม่มีปัญหา

เมื่อถึงเวลาที่ต้องมีการประเมินผลงาน มักจะเป็นช่วงเวลาที่ทำให้เกิดความเครียดทั้งตัวพนักงานเองหรือผู้จัดการที่ทำหน้าที่ประเมิน ต่อไปนี้เป็นเทคนิคง่ายๆที่จะช่วยให้ความวิตกกังวลของพนักงานลดน้อยลง และทำให้เกิดความมั่นใจว่าการประเมินผลนั้นจะได้ผลดีและยุติธรรมกับทั้งสองฝ่าย

อธิบายถึงกระบวนการในการประเมินผลล่วงหน้า

          ในความเป็นจริงแล้ว  เมื่อเราจ้างพนักงานสักคน  เราก็ควรจะได้อธิบายให้เขาทราบถึงกระบวนการในการพิจารณาผลงานให้เขาทราบ  และบอกให้เขาทราบว่า จะมีการพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องของการพิจารณาผลงานบ่อยแค่ไหน และจะทำอย่างไรกันบ้าง  และพนักงานจะสามารถคาดหมายอะไรได้บ้างจะการพูดคุยกันในแต่ละครั้ง   ให้เขียนรายละเอียดเหล่านี้ไว้เพื่อง่ายต่อการอ้างถึง  วิธีการเช่นนี้ การสนทนาเพื่อประเมินผลงานกันจะเป็นรูปแบบที่ทำให้เกิดความชัดเจนด้วยกันทั้งสองฝ่าย

กำหนดเวลาในการพิจารณาด้วยกัน

          ผู้ประเมินจำนวนไม่น้อยที่มักจะจัดให้มีการพิจารณาทบทวนถึงผลงานกับพนักงานโดยไม่ได้สนใจพนักงานหรือแจ้งให้พนักงานทราบล่วงหน้า  ซึ่งเป็นวิธีการที่ใช้ไม่ได้เลย  เช่นเดียวกับการที่จับพนักงานไปวางไว้ที่จุดๆหนึ่ง แล้วก็ไม่ได้สนใจเลยว่าเขาจะมีโอกาสได้นึกถึงความสำเร็จ  จุดมุ่งหมาย  หรือคำถามอะไรบ้าง   ยิ่งให้เวลาโดยแจ้งให้พนักงานทราบล่วงหน้านานเท่าใด ก็ยิ่งจะทำให้การสนทนาแลกเปลี่ยนและแสดงความคิดเห็นนั้นมีประสิทธิภาพและเสร็จสิ้นก่อนเวลาที่กำหนดไว้เท่านั้น   เพราะพนักงานจะเข้ามาพบด้วยความรู้สึกว่า มีความพร้อมและมั่นใจ  และมีแนวโน้มที่จะทำให้การสนทนาเกี่ยวกับการประเมินผลนั้นเป็นไปด้วยความจริงใจ และมีประสิทธิภาพ

ชูประเด็นที่เป็นปัญหาให้เห็นล่วงหน้า

          คุณควรพิจารณาคำถามที่รุนแรงหรือเรื่องร้องทุกข์เกี่ยวกับการประเมินผลอย่างเอาใจใส่ตลอดระยะเวลาที่มีการพูดคุยกัน  เพราะมิเช่นนั้นแล้ว คุณจะได้รับการแต่การปกป้องตัวเอง และการตอบโต้จากพนักงานอย่างไร้ประโยชน์  เป็นเรื่องยากที่จะพูดถึงข้อบกพร่องในการทำงานในงานที่พนักงานปฏิบัติอยู่    เพราะการที่จะต้องพูดถึงผลงานที่ผิดพลาดของพนักงานนั้น มันย่อมน่าอึดอัดใจมากกว่าการพูดถึงสิ่งดีๆแน่นอน   ดังนั้น เทคนิคที่ควรจะใช้สำหรับในกรณีนี้ก็คือ ก่อนที่จะถึงวันนัดพูดคุยกัน  คุณควรจะเกริ่นเป็นนัยๆให้เขาทราบล่วงหน้า เช่น "เราจำเป็นต้องคุยกันว่า ทำไม..........และ..........จึงไม่เป็นไปตามเป้าหมาย    เราคงได้มาคุยกันเพื่อรับทราบความคิดเห็นของคุณ เพื่อว่าเราจะได้ช่วยกันคิดและหาแนวทางในการแก้ไขปัญหานี้ด้วยกัน"

จัดให้พนักงานประเมินผลตนเอง

          การจัดให้พนักงานได้ประเมินตนเอง เป็นทางเลือกหนึ่งที่กำลังกลายเป็นสิ่งที่พบเห็นได้ทั่วไปในสถานที่ทำงาน  พิจารณาให้พนักงานได้มีโอกาสประเมินผลตนเองก่อนที่จะมาพบพูดคุยเรื่องประเมินผลงานกับคุณ   เพราะคุณจะได้ประโยชน์อย่างแท้จริงจากการที่ทราบว่าพนักงานมีความคิดอะไร และคุณสามารถนำเอาสิ่งที่ได้นี้มาใช้เมื่อมีการพูดคุยเรื่องการประเมินผลงานกัน  พยายามอ่าน ศึกษา และใช้ประโยชน์จากสิ่งที่คุณได้จากการที่ทราบว่าพนักงานประเมินผลตนเองอย่างไร

ทำให้เกิดการประเมินผลจากรอบข้าง

          แทนที่จะให้การประเมินผลงานเป็นการดำเนินการเพียงฝ่ายเดียว คือผู้จัดการประเมินพนักงาน  ลองพิจารณาถึงการประเมิน 360 องศา  เพื่อให้พนักงานได้มีโอกาสประเมินผลความมีประสิทธิภาพของผู้จัดการด้วยเช่นกัน  อาจจะจัดให้พนักงานได้ให้คะแนนทักษะการบริหารของผู้จัดการในแบบสอบถาม  หรืออาจจะทำให้พร้อมอย่างง่ายๆด้วยการแจ้งให้พนักงานทราบล่วงหน้าว่า  ในระหว่างที่จะมีการพูดคุยกันเรื่องการประเมินผลงาน  คุณพร้อมที่จะเปิดกว้างรับฟังความคิดเห็นที่เขามีต่อทักษะการบริหารงานของคุณ  มีอะไรบ้างที่ดี และอะไรบ้างที่ไม่ดีกับเขาบ้าง  กระตุ้นและให้คำแนะนำกับพนักงานที่จะจัดการดังกล่าวด้วย  และยิ่งไปกว่านั้น ควรจะแนะนำให้พนักงานเขียน "สิ่งที่เขาหวัง"  คือ เขาคิดว่าจะพัฒนาหรือทำให้งานที่เขาทำอยู่ดีขึ้นได้อย่างไร

อย่าเริ่มการสนทนาด้วยการพูดทางด้านลบ

          ต้องพึงระลึกไว้เสมอว่า การเริ่มเปิดการสนทนาเป็นสิ่งสำคัญของบรรยากาศที่จะเกิดขึ้นเมื่อมีการพูดคุยกันต่อไป   ไม่ควรจะเปิดการสนทนาด้วยการพูดถึงความผิดพลาดของพนักงาน  เพราะเชื่อได้เลยว่า การสนทนานั้นจะกลายเป็นเรื่องเผ็ดร้อน และทำให้เป็นอุปสรรคต่อการสนทนาด้วยกันทั้งสองฝ่าย    แม้ว่าคุณจะต้องวิเคราะห์ให้พนักงานเห็นถึงจุดบกพร่องของผลงานของเขา  แต่ควรเริ่มต้นการสนทนาด้วยการมุ่งเน้นถึงผลงานของพนักงานในช่วงปีที่ผ่านมาในลักษณะที่เป็นบวก  และท้ายสุดของการสนทนาจึงพูดถึงสิ่งที่ไม่เป็นไปตามที่ควรจะเป็น  การสนทนาในลักษณะเช่นนี้จะจบลงด้วยดี  โดยพนักงานมีแนวโน้มที่จะรับฟังและจะพยายามหาทางแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น

วางแผนล่วงหน้า

          การที่จะให้คะแนนประเมินผลกับพนักงานนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายๆเลย  เพราะมันจะเป็นจุดเริ่มต้นที่จะให้พนักงานได้มีโอกาสเติบโตในระดับสูงขึ้นในบริษัท   สำหรับทุกๆคำวิจารณ์หรือตำหนิ  คุณควรจะต้องให้คำแนะนำพนักงานด้วยว่า เขาควรจะปรับปรุงอย่างไรต่อไป  ทำให้พนักงานเห็นว่าคุณสนใจที่จะให้ความช่วยเหลือเขาในการพัฒนาปรับปรุงให้สำเร็จ  โดยจะดำเนินการไปด้วยกันอย่างใกล้ชิดเพื่อเอาชนะความผิดพลาดที่ผ่านมา การที่ทำให้เขาเห็นว่า คุณอยู่ข้างเดียวกับเขา  จะทำให้คุณมีอำนาจในการจูงใจมากยิ่งขึ้น

ทำให้การสนทนาเป็นไปอย่างต่อเนื่อง

          การพบปะเพื่อพูดคุยกันนับเป็นโอกาสที่ดีที่จะทำให้คุณเข้าถึงพนักงาน    แต่คุณควรมุ่งมั่นที่จะทำให้การสนทนามีความต่อเนื่องไปเกี่ยวกับผลงานของพนักงานตั้งแต่ต้นปีจนถึงสิ้นปี  ด้วยการทำให้การประเมินผลนั้นไม่รู้สึกว่าเป็นทางการจนเกินไป  ซึ่งจะช่วยให้การสนทนาระหว่างผู้จัดการและพนักงานรู้สึกดีขึ้น  ให้เวลาพนักงานได้มีโอกาสคิดในระหว่างที่มีสนทนากันเกี่ยวกับการประเมินผลงานนั้น  และอาจะกลับมาคุยกันอีกหากเห็นว่ามีคำถามหรือความคิดอะไรที่ยังไม่ได้พูดบ้างในการสนทนาครั้งแรก

ที่มา : สมาชิกเว็บไซต์