บรรเทาทุกข์ยุคน้ำมันแพงโดย HR

เมื่อสัปดาห์ที่ผ่านมาผู้เขียนได้นำเสนอถึงวิธีการต่างๆ ที่ผู้บริหารในประเทศสหรัฐอเมริกานำมาใช้ในการแก้ปัญหาน้ำมันแพง อันได้แก่

-- เพิ่มมาตรการที่เข้มงวดขึ้นในการเบิกจ่ายค่าเดินทางหรือค่าพาหนะของพนักงาน

-- ส่งเสริมการหาเพื่อนร่วมทางเพื่อโดยสารรถคันเดียวกัน (Carpooling)

-- ใช้นโยบายให้พนักงานเป็น Telecommuter (อยากแปลว่า "พนักงานสัญจร" จัง-ผู้เขียน) หรือ Mobile Workers (รายละเอียดโปรดอ่านจากคอลัมน์ในสัปดาห์ที่แล้ว)

-- ให้พนักงานเลือกทำงานในสาขาที่ใกล้บ้านได้ เป็นต้น

แม้ว่าวิธีการดังกล่าวข้างต้นจะเป็นวิธีการที่ดี แต่เชื่อหรือไม่ว่าบางวิธีพนักงานก็ไม่ชอบปฏิบัติ ยกตัวอย่างเช่น การโดยสารรถไปกับคนที่ไม่ค่อยคุ้นเคย เรื่องแบบนี้คนอเมริกันก็ไม่ค่อยชอบเท่าไร และยิ่งปัจจุบันนี้เป็นสังคมที่อยู่แบบตัวใครตัวมัน ใครเป็นเพื่อนบ้านก็ยังไม่รู้จักชื่ออย่างนี้ ก็ออกจะเป็นการยากสักหน่อยที่จะใช้นโยบาย Carpooling นอกจากนี้แล้วการที่คนเรารักความสะดวกสบาย ไม่ชอบเปลี่ยนแปลงวิถีความเป็นอยู่และการปฏิบัติตัวในชีวิตประจำวัน เช่น ปิดไฟดวงที่ไม่ใช้ หรือมีการวางแผนการใช้รถอย่างรอบคอบว่าออกไปเที่ยวหนึ่งต้องไปให้คุ้มค่าน้ำมันนั้น บางคนไม่ชอบทำเลยค่ะ แถมยังบอกอีกด้วยว่ายังพอมีปัญญาจ่ายค่าน้ำมัน!

อ้าว! ถ้าเป็นอย่างนี้กันทุกคนก็คงจะแย่ เพราะทรัพยากรของโลกเรานั้นมีจำกัด ใช่ว่ามีเงินซื้อแล้วจะมีน้ำมันให้ใช้ได้ตลอดไปรึก็เปล่า ฉะนั้นเพียงแค่หาวิธีการประหยัดน้ำมัน และประหยัดค่าใช้จ่ายในด้านอื่นๆ เพื่อความมั่นคงทางเศรษฐกิจของแต่ละบุคคล ของประเทศ และของโลก โดยส่วนรวมแล้วยังไม่พอ ผู้บริหารจะต้องหาวิธีการจูงใจให้พนักงานหรือสมาชิกของสังคมเห็นถึงความสำคัญของการประหยัดน้ำมันและทรัพยากรอื่นๆ ของโลกเสียก่อน จึงจะเป็นการแก้ปัญหาที่ยั่งยืน ซึ่งเรื่องนี้เป็นเรื่องของการสร้างค่านิยมนั่นเอง และเป็นเรื่องที่ชาว HR ถนัดค่ะ ในสัปดาห์นี้เราจะได้มาคุยกันต่อว่าชาว HR จะสามารถช่วยบริษัทและพนักงานในการประหยัดค่าใช้จ่าย และบรรเทาความเดือดร้อนจากค่าครองชีพสูงขึ้นได้อย่างไร

การประหยัดเป็นเรื่องของจิตสำนึกที่พนักงานทุกระดับพึงมี

พระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวและสมเด็จย่าของปวงชนชาวไทย ทรงเป็นแบบอย่างที่ประเสริฐในเรื่องของการประหยัด ทั้งสองพระองค์ทำให้เราได้คิดว่าการประหยัดนั้นเป็นนิสัยที่ทุกคนพึงมี โดยไม่จำเป็นต้องรอให้ขาดแคลนหรือมีฐานะยากจนเสียก่อน องค์กรใหญ่ๆ ที่ประสบความสำเร็จทางธุรกิจสูงแม้ว่าจะมีเงินทุนที่สามารถจะใช้จ่ายได้มาก แต่ผู้บริหารขององค์กรเหล่านั้น เช่น บริษัท Toyota, Microsoft หรือปูนซิเมนต์ไทย ต่างก็พยายามหาหนทางที่จะลดต้นทุนค่าใช้จ่ายให้มากที่สุด โดยเฉพาะคนญี่ปุ่นนั้นจะเก่งในเรื่องของการลดต้นทุนด้านการผลิตมาก บางครั้งที่คนเราพูดเล่นกันว่ายิ่งรวยยิ่งขี้เหนียว หรือว่ายิ่งขี้เหนียวยิ่งรวยก็คงจะจริง แต่คำว่าขี้เหนียวนั้นมันเกินประหยัด เพราะขี้เหนียวหมายถึงไม่ยอมใช้จ่ายแม้ในเรื่องที่จำเป็น ซึ่งต่างจากการประหยัดที่จะใช้จ่ายในเฉพาะเรื่องที่จำเป็น ไม่สุรุ่ยสุร่าย

เป็นหน้าที่ของผู้บริหารโดยความช่วยเหลือของ HR ที่จะสร้างจิตสำนึกเรื่องความประหยัดให้เกิดขึ้นในใจพนักงาน ไม่ใช่ประหยัดเฉพาะตอนเศรษฐกิจไม่ดี แต่ประหยัดเป็นนิสัย ประหยัดในทุกขั้นตอนการทำงาน ประหยัดทรัพยากร พลังงาน หรือเวลาที่คนทั่วไปมักใช้อย่างสิ้นเปลือง จนทำให้ชีวิตประจำวันได้ทำในสิ่งที่ "เสียเวลา" อยู่หลายโอกาส และประหยัดในเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ที่คนมักมองข้าม เช่น ดื่มน้ำไม่หมด ใช้กระดาษ เครื่องใช้สำนักงานอย่างสิ้นเปลือง ใช้โทรศัพท์ภายในคุยกับเพื่อนพนักงานที่อยู่ในชั้นเดียวกันโดยไม่ยอมเดิน เปิดน้ำใช้อย่างสิ้นเปลืองเพราะถือว่า "บริษัท" เป็นคนจ่ายค่าน้ำ แต่ลืมคิดไปว่าถ้าบริษัทเจ๊ง ตนเองก็เจ๊งด้วยเหมือนกัน

การประหยัดจึงเป็นเรื่องที่ต้องสร้างให้อยู่ในจิตสำนึกจนเป็นนิสัย เพราะถ้าเป็นนิสัยแล้วจะคิดจะทำอะไรก็จะประหยัด แต่ถ้าถูกสั่งให้ประหยัดโดยไม่เห็นคุณค่าของการประหยัด พนักงานก็จะประหยัดเป็นครั้งเป็นคราว ทำแบบครึ่งๆ กลางๆ

ประชาสัมพันธ์และให้การศึกษาถึงการประหยัดอย่างถูกวิธี

เนื่องจากคำว่าประหยัดแปลว่าใช้อย่างจำเป็น ไม่ใช่ไม่ใช้เสียเลย จึงต้องมีการประชาสัมพันธ์และให้ความรู้เรื่องการประหยัดโดยผู้เชี่ยวชาญ เช่น เรื่องการใช้อุปกรณ์สำนักงานที่เป็นเครื่องไฟฟ้าหรืออิเล็กทรอนิกส์ รวมทั้งวิธีการบำรุงรักษาเพื่อให้อุปกรณ์คงทนมีอายุใช้งานนานขึ้น การประหยัดน้ำ-ไฟ ที่ถูกต้อง การบริหารเวลาเพื่อประหยัดเวลาในการทำงาน การวิเคราะห์ระบบ Logistics และกระบวนการต่างๆ ในการทำงานเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ได้ผลผลิตมากขึ้น เร็วขึ้น แต่ใช้ต้นทุนน้อยลง ถ้าจะให้ประหยัดกันอย่างครบถ้วนกระบวนความ บางบริษัทยังมีการสังเกตว่า พนักงานทำความสะอาดใช้น้ำยาทำความสะอาดมากเกินความจำเป็นหรือไม่ เล่ามาถึงแค่นี้อย่าเพิ่งหัวเราะไปว่างกอะไรขนาดนั้น! แต่เล็กๆ น้อยๆ อย่างนี้แหละค่ะ พอรวมกันหลายๆ เรื่องก็คิดเป็นหลายสตางค์ พอหลายวันเข้านับเป็นเดือนเป็นปีก็ตกเป็นเงินเรือนแสนเรือนล้านได้โดยไม่รู้ตัว

ชาว HR จึงควรประสานงานร่วมมือกับหัวหน้างานทุกแผนกโดยหาผู้เชี่ยวชาญมาช่วยวิเคราะห์ว่า ระบบการทำงานที่เป็นอยู่นี้ได้ประสิทธิภาพสูงสุดหรือไม่ นอกจากนี้ควรให้พนักงานทุกระดับได้แสดงความคิดเห็นว่าเขาจะสามารถช่วยบริษัทประหยัดในเรื่องอะไรบ้าง อย่าพึ่งแต่ผู้เชี่ยวชาญหรืออย่าฟังแต่หัวหน้า เพราะพนักงานระดับปฏิบัติการนั้นเป็นผู้ที่ทำงานภาคสนามเป็นส่วนใหญ่ พวกเขามักรู้ดีว่ามีเรื่องรั่วไหลที่ตรงไหนบ้าง

ประหยัดแล้วได้อะไรบ้าง --

พนักงานหลายคนหรือแม้แต่ผู้บริหารในระดับสูงก็ตาม มักจะคิดว่าข้าวของอะไรก็ตามที่เป็นของบริษัท ถือเป็น "ของฟรี" ที่ใช้ได้อย่างสบายใจโดยไม่ต้องเสียเงินจ่าย ไม่ต้องระวังรักษาเพราะ "ไม่ใช่ของเรา" ตัวอย่างมีให้เห็นมากมาย เช่น ถ้าต้องออกไปทำงานหรือติดต่อธุระในพื้นที่ทุรกันดารหรือถนนไม่ค่อยดี พนักงานก็มักจะใช้รถของบริษัท ถนอมรถของตนเองไว้ใช้ที่อื่น ดังนั้นเพื่อเป็นการจูงใจให้พนักงานประหยัด และรักษาพฤติกรรมประหยัดที่ดีไว้ได้ยั่งยืน บริษัทก็ควรจัดหารางวัลตอบแทนคืนให้แก่พนักงานบ้างเพื่อเป็นกำลังใจ เช่น หากพนักงานหน่วยใดสามารถประหยัดค่าอุปกรณ์สำนักงานในหน่วยไปได้ปีละ 3,000 บาท ก็อาจจะมอบเงินจำนวน 1,500 บาท ให้พนักงานหน่วยนั้นเป็นรางวัลไปแบ่งกันก็ได้ ทั้งนี้ก็ไปคิดหามาตรการที่เหมาะสมกับบริษัทของท่านเองนะคะ แต่รางวัลควรจะจูงใจหน่อย ไม่ใช่ได้แค่ใบประกาศเกียรติคุณ มันจูงใจไม่พอค่ะ

ทำเรื่องประหยัดให้เป็นเรื่องสนุก

บางคนบอกว่า พอประหยัดมากๆ แล้วรู้สึกเครียดจัง ผู้เขียนมีแนวคิดเสนอให้ผู้บริหารและชาว HR ไปลองวิเคราะห์ดูว่าจะใช้ได้ไหมกับบริษัทของท่านนะคะ ท่านควรทำให้เรื่องของการประหยัดเป็นเรื่องสนุก ทั้งนี้อยู่ที่วิธีการนำเสนอ และการจัดกิจกรรมให้น่าสนใจ HR ที่มีความคิดสร้างสรรค์อาจนำเสนอนโยบายประหยัดให้เป็นโครงการที่เชิญตัวแทนพนักงานทุกแผนกและระดับมาเป็นกรรมการจัดกิจกรรม เช่น เชิญผู้เชี่ยวชาญมาพูดคุยให้ฟังว่าในการทำงานแต่ละส่วนจะมีวิธีการที่มีประสิทธิภาพสูงสุดอย่างไร จัดโครงการแข่งขันลดการใช้พลังงานในบริษัทว่าใครจะเป็นผู้ชนะ ช่วยประสานงานระหว่างพนักงานที่มีบ้านอยู่ในเขตเดียวกันให้ร่วมโดยสารรถคันเดียวกัน เชิญพนักงานแต่ละคนที่มีกลวิธีในการประหยัดในชีวิตประจำวันมาคุยให้เพื่อนพนักงานฟัง เช่น การปรุงอาหารอร่อยแต่ราคาไม่แพงทำอย่างไร แต่งตัวสวยด้วยเสื้อผ้าเก่าทำอย่างไร เป็นต้น

HR ทำตัวเป็นผู้เจรจาต่อรองเพื่อเพิ่มอำนาจซื้อให้พนักงาน

ยามเศรษฐกิจฝืดเพราะน้ำมันแพงหรือขาดแคลน แต่ชาว HR ก็ไม่ควรขาดแคลนไอเดีย ชาว HR พึงให้ความใส่ใจในสารทุกข์สุกดิบของพนักงานในชีวิตส่วนตัวของเขาด้วย ไม่ใช่ดูแลเขาเฉพาะแต่ในที่ทำงาน HR ของบริษัทใหญ่ๆ ที่มีพนักงานทำงานด้วยเป็นจำนวนมากอาจขันอาสาเป็นตัวแทนไปเจรจาต่อรองกับร้านค้า ร้านอาหารที่พนักงานของบริษัทไปใช้บริการบ่อยๆ ให้มอบส่วนลดหรือของแถมให้พนักงานเป็นพิเศษ เช่น ไปพูดคุยกับแม่ค้าร้านข้าวแกง ร้านก๋วยเตี๋ยว ว่าหากพนักงานของบริษัทมารับประทานอาหารเป็นจำนวน 10 คนขึ้นไป ก็ขอให้ส่วนลดสัก 5-10% เป็นต้น นอกจากนี้ยังสามารถช่วยสรรหาแหล่งสินค้าราคาถูกจัดทำเป็นลิสต์ให้พนักงานได้ทราบ ช่วยติดต่อซื้อสินค้าจำเป็น เช่น ข้าวสาร กะปิ น้ำปลา น้ำตาล ให้พนักงานจากหน่วยงานรัฐเพื่อให้ได้ราคาถูก หรือแม้กระทั่งไปเจรจาต่อรองกับร้านเสริมสวยใกล้ที่ทำงานให้มอบส่วนลดแก่พนักงานก็ยังได้

เห็นไหมคะว่า HR สามารถทำตัวเป็นผู้บรรเทาพิษน้ำมันแพงให้กับพนักงานได้มากอย่างที่ท่านอาจคิดไม่ถึง สำคัญแต่ว่าท่านสนใจจะทำหรือไม่เท่านั้น เพราะกิจกรรมทั้งหลายที่กล่าวมานี้ไม่จำเป็นต้องเสียงบประมาณมากมายอะไรเลย เพียงแค่ใช้แรงกายและลมปากเท่านั้นก็ยังได้

ชาว HR ทั้งหลายคะ พร้อมจะเป็นอัศวินขี่ม้าขาวช่วยพนักงานหรือยัง --