HRIT ไอที กับ งานบริหารทรัพยากรมนุษย์

“เหตุผลที่นักบริหารทรัพยากรมนุษย์สมัยใหม่ต้องเปลี่ยน แนวคิด บทบาท เพื่อ พลิกโฉม งานการบริหารทรัพยากร มนุษย์ขององค์กรให้ทันสมัย”

นับต่อจากนี้ ใครจะเป็น "ผู้เชี่ยวชาญไอทีมืออาชีพ สำหรับงานบริหารงานมนุษย์สมัยใหม่"

การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศมีผลทำให้ผลิตภาพโดยรวมขององค์กรสูงขึ้น โดยส่งผลกระทบต่อการปฏิบัติงาน ผลผลิต การตัดสินใจทางธุรกิจขององค์กร การสร้างความพึงพอใจ ลูกค้า หรือผู้ปฏิบัติงานในเชิงบวก

ด้วยกระแสของโลก ภาวะการแข่งขัน และปัจจัย คุกคามต่อหน้าที่งาน ทำให้คนในวิชาชีพ Hr เริ่มเล็ง เห็นถึงความสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศมากขึ้น ปัจจุบันนี้ ถ้าใครสามารถเป็น นัก Hr มืออาชีพรุ่นใหม่ ที่มีความรู้ด้านไอทีสูง จะมีความได้เปรียบต่อคน ในสายอาชีพเดียวกันมาก

ปัญหาโดยทั่วไปขององค์กรในสายงาน Hr คือ ขาดการวางแผนระยะยาวทางด้านไอที ขาดบุคลากรด้านคอมพิวเตอร์ มีกระบวนการทำงานที่ยาวเกินไป มีการใช้ข้อมูลที่ซ้ำซ้อนกัน ทำให้ขาดประสิทธิภาพ และมีผลกระทบต่อโครงสร้างระบบงาน บุคลากร และงบประมาณ ทำให้ Hr ทำงานเพียงหน้าเดียว

ปัจจุบันนี้มีหลายองค์กรที่นำระบบเทคโนโลยี สารสนเทศสมัยใหม่มาใช้พัฒนาประสิทธิภาพ งาน Hr จึงสามารถครอบคลุมภารกิจหน้าที่ ของกระบวนการบริหารงานทรัพยากรมนุษย์ และก่อให้เกิดประโยชน์ในการลดความซ้ำซ้อน ของงาน ประหยัดค่าใช้จ่ายในการบริหารข้อมูล ระบบงานด้านเอกสารลดลง มีความสะดวก รวดเร็ว และข้อมูลมีความถูกต้องทันสมัย มีระบบ วิเคราะห์ข้อมูลเพื่อให้ผู้บริหารตัดสินใจได้รวด เร็วขึ้น ทำให้ Hr เริ่มมีบทบาทและเป็นที่ยอมรับ ในองค์กรมากขึ้นกว่าสมัยก่อน พร้อมกันนั้น องค์กร ก็มีความต้องการ ให้ Hr เข้ามามีส่วนร่วมในการ ดำเนินงานทางธุรกิจขององค์กรมากขึ้นเช่นกัน

การพลิกโฉมงาน HR
คือ การเปลี่ยนบทบาทจากฝ่ายรับ เป็นฝ่ายรุก ด้วยการนำเสนอรูป แบบของเครื่องมือการบริหาร ที่ท้าทายผ่านเทคโนโลยีสาร สนเทศ ประยุกต์งานทั้งมวล มาสู่วิธีการปฏิบัติที่เป็นเลิศ เพื่อพลิกโฉมและบทบาทงาน HR ให้เป็นคู่คิดทางธุรกิจ(Strategic Partner) ของผู้บริหารระดับสูง

How to be tomorrow? เป็นคำถามที่น่าสนใจ Think Big Smart Small และ Scale Fast เป็นสโลแกนที่สำคัญของธุรกิจในยุค SME บางครั้งก็พูดกันว่า Small Beautiful " จิ๋วแต่แจ๋ว " สิ่งเหล่านี้ เป็นคำกล่าวที่เป็นจริง เพราะมีการ พิสูจน์ให้เห็นกันแล้วในยุคปัจจุบัน เช่น สินค้าหนึ่งตำบลหนึ่งผลิตภัณฑ์(OTOP) หรือ การทำธุรกิจพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์(e-Business) เป็นต้น

ถ้าโฟกัสที่งาน Hr อาจมีคำถามว่า Hr ยุคใหม่ต้องทำอย่างไร มีวิธีใดบ้างที่ทำให้ พนักงานคุ้นเคยกับไอที โดยเฉพาะคนรุ่นเก่า งานไอทีในองค์กรขนาดเล็ก และขนาดใหญ่แตกต่างกันหรือไม่ ถ้าเทคโนโลยีเปลี่ยนแปลงเร็วมากแล้ว Hr จะปรับตัวอย่างไรให้เท่าทัน มีตัววัดอะไรบ้างที่สามารถประเมินประสิทธิภาพ งาน Hr ผู้บริหารระดับสูงมีความคาดหวังต่อคน Hr อย่างไรบ้าง ฯลฯ

" คำตอบคืออะไร หรือ คำถามนี้ไม่น่าสนใจ "

จากการศึกษางานวิจัยล่าสุดของ Corporate Leadership Council ได้สรุปความคาดหวังของผู้
บริหารระดับสูงต่องาน Hr ไว้จำนวน 10 ประเด็น สำคัญ ดังนี้
1. ต้องเป็นผู้ดำเนินการเกี่ยวกับ การบริหารองค์ความรู้ (Knowledge Management) ขององค์กร
2. ต้องมีความสามารถในการคัดเลือกบุคลากรที่มีศักยภาพสูงเข้าทำงาน(Strong Candidate Selection)
3. ต้องสามารถวางแผนด้านบุคลากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ(Work Force Planning)
4. ต้องสามารถเป็นที่ปรึกษาทางด้านกลยุทธ์(Strategic Consultant)
5. ช่วยสนับสนุนในการตัดสินใจของไลน์(Line Management Decision Support)
6. เป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา(Continuous Change Management
7. เป็นผู้ทำให้วิสัยทัศน์ขององค์กรไปในทิศทางเดียวกัน(Vision & Value Alignment)
8. เป็นผู้นำในการเปลี่ยนแปลงแบบถอนรากถอนโคน(Leadership Transformation)
9. ช่วยรักษาคนเก่ง ให้อยู่ทำงานกับองค์กร(Key Talent Retention)
10. ทำให้พนักงานมีส่วนร่วมและรักองค์กร(Employee Engagement)

นอกจากนั้น ยังมีงานวิจัยอีก 1 งานที่ได้กล่าวถึงตัวชี้วัด ประสิทธิภาพงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ 10 อันดับท็อบเท็น (Top 10 Hr Measurement Indicator) ดังนี้
1. ต้องสนับสนุนผู้บริหารระดับสูงสุด
2. เพิ่มคุณค่าทุนมนุษย์
3. การหาผลตอบแทนจากการลงทุนในทุนมนุษย์
4. ความสามารถในการสรรหาบุคลากรได้ตรงตามเวลา
5. ต้นทุนต่อหน่วยของการออกจากงาน
6. อัตราการเข้า-ออกจากงาน
7. ผลตอบแทนจากการฝึกอบรม
8. ต้นทุนต่อหน่วยในการจ้างงาน
9. ร้อยละของผลประโยชน์ตอบแทนต่อค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ(Operation Cost)
10. ต้นทุนการรักษาพยาบาลต่อหน่วย
Source: a new vision for human resources, Fitz-Enz&Phillips, 1998.

นอกจากนั้นยังมีการกล่าวถึง โมเดลของงานบริการด้าน Hr ที่ควรจะเป็นในอนาคต (Future Hr Service Delivery Model)
1. รับผิดชอบในการสร้างทุนมนุษย์ให้แก่องค์กร
2. วิเคราะห์และวางกลยุทธ์ในการสร้างทุนมนุษย์และแสวงหาโอกาสใหม่ๆ ให้สอดคล้องกับความต้องการของธุรกิจ
3. สนับสนุนการทำงานของฝ่ายปฏิบัติการ
4. จัดระเบียบงาน Hr ให้เป็นมืออาชีพมากขึ้น
5. วางกลยุทธ์ Hr ให้สอดรับกับกลยุทธ์ขององค์กร
Source: unify networks e-hr presentation, 2001

จากข้อมูลสนับสนุนดังกล่าวข้างต้น จึงทำให้มีเหตุผลที่สอด คล้องกันกับการศึกษาองค์กรในบริษัทชั้นนำหลายแห่งในประเทศไทย ที่เริ่มมีการปรับโครงสร้างการบริหารงานด้านทรัพยากรมนุษย์ เช่น บริษัทปูนซิเมนต์ไทย เดิมมีหน่วยงาน การบุคคลกลาง ทำหน้าที่ดูแลงาน Hr ของเครือฯ ต่อมามีการปรับโครงสร้าง และเปลี่ยนชื่อหน่วยงานใหม่ เป็น Hr Corporate Center ทำหน้าที่บทบาทในการวางกลยุทธ์ คัดเลือกซอฟท์แวร์ สารสนเทศ และหาเครื่องมือการบริหารสมัยใหม่ อาทิ Hr Best Practice, Knowledge Management หรือ E-Hr มา ใช้กับเครือซิเมนต์ไทย ซึ่งถือเป็นการพลิกโฉมใหม่เป็นอย่างมาก บริษัทซีเกทเทคโนโลยี ได้ออกแบบโครงสร้างองค์กร ของหน่วยงาน Hr ได้น่าสนใจทีเดียว อาทิ หน่วยงาน Hr Strategic Planning and Project Management หน่วยงาน Hr Products Center นำระบบ Six Siqma มาใช้กับงาน Hr หรือมีตำแหน่งงาน HRIT Director ซึ่งเป็นบุคลากรที่จบทางสายงานคอมพิวเตอร์มาดูแลงาน HRIT โดยตรงซึ่งถือ ว่าเป็นเรื่องแปลกใหม่สำหรับ วงการ Hr ในบ้านเรา และบริษัทซีเกท เทคโนโลยี ถือว่าเป็นบริษัทแรกๆ ของโลกที่ออกแบบและพัฒนาระบบงาน HRIS เป็นของตนเอง ภายใต้ชื่อ Hr Central และนำระบบดังกล่าวใช้ติดต่อดูฐานข้อมูลพนักงานออนไลน์ถึงกันได้ทั่วโลก

ปัจจุบันนี้การนำไอทีมาใช้กับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ดูเหมือนว่าจะยิ่งทวีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ องค์กรในยุค การทำธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ จะแตกต่างจากอดีตและเป็น จุดเริ่มต้นของความแตกต่างแบบถอนรากถอนโคน เนื่องจากยุคสังคมอุตสาหกรรมเจริญเติบโตอย่างเต็มที่ การบริหารจัดการด้วยวิธีการแบบเดิมโดยใช้กระบวนการ หรือระเบียบขั้นตอนมาก มีเอกสารในระบบเยอะอาจไม่ เพียงพอต่อการแข่งขันในระดับโลก เพราะมีตัวเร่งซึ่งเป็น ปัจจัยที่สำคัญหลายอย่าง ได้แก่ อำนาจของผู้ซื้อ พฤติกรรม ของผู้บริโภคที่หลากหลายมากขึ้น ความก้าวหน้าของ เทคโนโลยีทั้งในด้านการผลิตและเทคโนโลยีสารสนเทศ การลดจำนวนบุคลากรในองค์กร การลดลำดับขั้นภายใน องค์กร การให้อำนาจ(Empowerment) และการมอบหมาย หน้าที่และสร้างความพึงพอให้แก่ลูกค้าอย่างรวดเร็ว หรือ การส่งเสริมการเชื่อมโยงตามแนวระนาบ(Create Horizontal Linkage) ในการแลกเปลี่ยนความรู้ ทักษะและประสบการณ์

ผ่านการทำงานเป็นทีม หรือระบบเครือข่าย เพื่อเพิ่ม ศักยภาพและความยืดหยุ่นแก่ธุรกิจ

แนวคิดเกี่ยวกับการบริหารองค์กรสมัยใหม่ หัวใจสำคัญคือ ผู้นำเก่ง กลยุทธ์ดี บุคลากรมีความสามารถ เครื่องมือ การบริหารทันสมัย ฯลฯ สิ่งเหล่านี้จะสามารถขับเคลื่อนองค์กร สร้างความสามารถในการแข่งขันระยะยาว และมุ่งสู่การ สร้างความพึงพอใจสูงสุดของลูกค้าได้

งาน HRIT เมื่อถึงเวลานี้จึงไม่ใช่เรื่องใหม่อีกต่อไป และที่สำคัญคนในวิชาชีพนี้ ต้องเริ่มตื่นตัว และเตรียมตัวเองบ้าง บางครั้งอาจต้องยอมทำตัวเป็นน้ำที่ไม่เต็มแก้ว หรือเป็นจอมยุทธ์ที่ยอมหยุดพักเพื่อลับคมกระบี่หรือ ทบทวนฝึกเพลงยุทธ์ในขั้นที่สูงขึ้น เหมือนกับแนวคิดที่ Peter F. Drucker เคยบอกไว้ในบทความ Webucation ว่า ผู้บริหารในอเมริกาต้อง กลับไปเรียนใหม่ทุก 4 ปี เพื่ออาบซ้ำความรู้ และไม่ต้องการ โดดเดี่ยวบนสังเวียนที่มีคนรุ่นใหม่พร้อมขึ้นมาทาบรัศมีอยู่ตลอด เวลา

จากการศึกษาข้อมูลในตลาดขณะนี้พบว่ามี Products ทางด้าน HRIT อยู่ในตลาดจำนวนมาก มีผู้ผลิตทั้งรายใหญ่และรายเล็ก สร้างเครื่องมาเสนอกันให้เลือกสรรกันอย่างจุใจไม่เหมือนกับสมัยก่อน ที่เรารู้จักแต่โปรแกรม Payroll หรือ Time Attendance เท่านั้น
ตัวอย่างระบบงานที่น่าสนใจ
• E-Learning
• Hr WebBase
• E-Hr
• Hr Call Center
• Hr Case Tracking Tools
• Knowledge Management
• e-Recruit
• Hr Contact Centre
• Hr Intranet
• Online Employee Satisfaction Survey
• Online 360 Degree Evaluation
• Leave Online
• OT Online
• Computer Base Training
• Employee Self Service
• Manager Self Service
• Hr Data Mart
• Hr Application Warehouse
• Goal Alignment
• Online ISO 9001/ISO 14000
• Employee Relation Management(ERM)
• Interactive Voice Response (IVR)
• HRIS System Databases
• e-Career Development
• e-Payroll
• e-Performance
• Web-Based Employee Benefits
• Web-Based Compensation Planning
• Web-Based Total Rewards Linkages
• On-line Compensation Surveys and Market Data
• Hr Work Flow Analysis
.,etc

ฉบับนี้ผู้เขียนขอเปิดประเด็นทางด้าน HRIT เอาไว้เพียงแค่นี้ก่อนนะครับ สำหรับฉบับหน้าจะลองนำเอาเรื่องต่างๆ ที่เกริ่นไว้... มาเล่าสู่กันฟังอีกครั้ง