คนกับองค์กร : คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description)

ปัญหาสำคัญอย่างหนึ่งที่มักจะเกิดขึ้นเป็นประจำ
        ในองค์กรขนาดเล็กและขนาดกลางที่ยังไม่มีอายุ มากนักก็คือ ความสับสนในเรื่องขอบข่ายงาน หน้าที่ความรับผิดชอบ รวมถึงอำนาจที่สามารถตัดสินใจได้ใน งานที่ทำ และผลที่ติดตามมาของปัญหาดังกล่าวก็คือ ความสับสนในการทำงานระหว่างพนักงานด้วยกัน ระหว่างพนักงาน กับผู้บังคับบัญชา อาทิ ปัญหาการทำงานซ้ำซ้อน ไม่เข้าใจในอำนาจ การตัดสินใจที่องค์กรมอบหมายให้การสั่งงานข้ามสาย ฯลฯ
        สาเหตุที่องค์กรดังกล่าว มักพบกับปัญหาที่หยิบยกมาข้างต้นก็เพราะว่า องค์กรนั้นๆ ยังขาดความชัดเจนหรือไม่ได้ให้ความสำคัญ ตลอดจนไม่มีคำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) ที่ชัดเจน
        อะไรคือ คำบรรยายลักษณะงาน?
        "คำบรรยายลักษณะงาน" เป็นเครื่องมือที่จะทำให้เจ้าของงานเข้าใจว่างานของตน จะส่งผลให้กับองค์กรได้อย่างไรบ้าง และเป็นสื่อที่จะทำให้ผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา เข้าใจถึงความคาดหวังซึ่งกันและกัน สร้างความกระจ่างชัดในเรื่องของหน้าที่ความ รับผิดชอบของคนในองค์กร
        คำบรรยายลักษณะงานเป็นผลลัพธ์ของการวิเคราะห์งาน ( Job Analysis) ซึ่งจะต้องทำโดยนักวิเคราะห์ (Job Analyst) และจะต้องมีรูปแบบที่เป็นมาตรฐานทั้งองค์กร และยังจะต้องสามารถเทียบเคียงงานในองค์กรของเรากับองค์กรอื่นได้ด้วย
        งาน (Job) เป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้างองค์กรซึ่งได้ออกแบบมาเพื่อการดำเนินยุทธศาสตร์ตามแผนการดำเนินธุรกิจ โดยจะต้องสอดคล้องกับภารกิจขององค์กร ดังนั้นงานจึงเป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้องค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ โดยเป็นหน่วยที่เล็กที่สุดของโครงสร้างองค์กร
        คำบรรยายลักษณะงานจะเป็นตัวกำหนดคุณลักษณะต่างๆของงาน โดยยังไม่คำนึงถึงตัวบุคคลที่ทำงานนั้นอยู่ในแง่ของสไตล์การทำงาน วิธีการ ผลงาน และคุณลักษณะต่างๆ ของบุคคล แต่จะคำนึงถึงวัตถุประสงค์ของงาน (Job Purpose) และ หน้าที่ความรับผิดชอบของงานๆ นั้น (Accountabilities) เป็นสำคัญ ซึ่งถึงแม้ว่าคนที่ทำงานนั้นลาออกไปแล้ว งานๆ นั้นจะต้องคงอยู่เหมือนเดิม
        ในคำบรรยายลักษณะงานเราจะต้องตอบคำถามให้ได้ว่า ทำไมถึงมีงานๆนี้อยู่ในองค์กร งานๆนี้จะทำการอย่างไรเพื่อให้ได้ผลสัมฤทธิ์ที่องค์กรต้องการ ดังนั้นงานทุกงานจะต้องแสดงความต้องการในผลลัพธ์ที่สามารถเข้าใจได้ทั้งผู้ที่ทำงานนั้นอยู่และคนทั่วไปในองค์กร
        งานทุกๆงานในองค์กรสามารถเปลี่ยนแปลงได้เสมอ ยิ่งในภาวะปัจจุบันที่มีความผันผวนของสภาพแวดล้อมอย่างต่อเนื่อง ซึ่งได้ทำให้องค์กรส่วนใหญ่ลดลำดับชั้นของการบริหารน้อยลงให้เหลือน้อยที่สุด ส่งผลให้งานต่างๆ ที่เหลืออยู่มีการเปลี่ยนแปลงได้อยู่เสมอ ซึ่งองค์กรจะต้องทบทวนคำบรรยายลักษณะงาน เป็นระยะๆ อย่างต่อเนื่อง
        คำบรรยายลักษณะงานทำได้ดังนี้ เริ่มแรกนักวิเคราะห์จะต้องเก็บข้อมูลเกี่ยวกับงานโดยใช้แบบสอบถาม และการสัมภาษณ์ตัวต่อตัวกับเจ้าของงาน ต่อจากนั้นจึงตรวจสอบข้อมูลต่างๆในแบบสอบถามกับผู้บังคับบัญชาของเจ้าของงานนั้น โดยจะต้องได้รับฉันทามติกันระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา จากนั้นจึงนำข้อมูลที่ได้มาเขียนเป็นคำบรรยายลักษณะงาน
        นักวิเคราะห์งานจำเป็นที่จะต้องเข้าใจในงานอย่างถ่องแท้ตามหลักวิชาการ และทำการบรรยายออกมาในรูปแบบของคำพรรณนา ไม่ใช่เป็นเพียงการเขียนเฉพาะหัวข้อเท่านั้น โดยจะต้องเป็นการสื่อให้กับคนที่มาอ่านได้มีความเข้าใจในความสำคัญของงานต่อองค์กรมากกว่าที่จะรู้ว่างานๆ นี้จะต้องทำอะไรบ้าง
        ผมขอเน้นย้ำว่า สิ่งสำคัญยิ่งของการเขียนคำบรรยายลักษณะงานจะต้องทำโดย ผู้ที่มีความรู้ในเรื่องของโครงสร้างองค์กร และการเชื่อมโยงการบริหารทรัพยากรบุคคลเข้ากับยุทธศาสตร์และวัตถุประสงค์ขององค์กร เมื่อมีคำบรรยายลักษณะงาน แล้วจะต้องส่งมอบให้กับผู้ที่เป็นเจ้าของงานและ ผู้บังคับบัญชาของเขา เพื่อที่จะยึดถือปฏิบัติอย่างเคร่งครัด