เมื่อเนื้องานกับการประเมินผลขัดแย้งกัน

 คำถาม
       
       บริษัทของผมจะมีการปรับขึ้นเงินเดือนทุกกลางปี แต่ละปีก็จะมีปัญหาเดิมๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง มีอยู่เรื่องหนึ่งคือ มักจะมีการกำหนดความรับผิดชอบของพนักงานไม่สอดคล้องกับที่กำหนดไว้ในใบพรรณาหน้าที่งานของตำแหน่งงาน เช่น อาจมีการมอบหมายอะไรเป็นพิเศษที่เพิ่มขึ้นระหว่างปี และผลงานดังกล่าวไม่ได้รับประเมิน ตอนการประเมินประจำปี และพอมีการการแจ้งผลประเมินให้ผู้ใต้บังคับบัญชา ซึ่งจะทำหลังจากที่มีการสรุปผู้บริหารอนุมัติแล้ว และให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเซ็นรับทราบ ซึ่งหากผู้ใต้บังคับบัญชามีข้อโต้แย้งอย่างมีเหตุผลภายหลัง ก็ไม่สามารถแก้ไขผลการประเมินดังกล่าวได้แล้ว ผมอยากทราบความเห็นของคุณดิลกว่า จะปรับปรุงปัญหาเหล่านี้ให้ดีขึ้นได้อย่างไรครับ – รุจ
       
       คำตอบ
       
       เรื่องที่คุณรุจถามมาเป็นตัวอย่างที่ดีเรื่องหนึ่งของการบริหารที่มุ่งเน้นไปที่ “การประเมินผลงาน” โดยไม่ได้มองแบบ “การบริหารผลงาน” ที่ผมบอกอย่างนี้เพราะว่า ในคำถามที่ถามมาตั้งโจทย์ด้วยการมองการตัดสินผลการทำงานของพนักงานเหมือนกับการสอบ คือ มีได้มีตกในคราวเดียวหลังจากการอ่านหนังสือสอบมาทั้งปี ซึ่งก็คล้ายกับการทำงานเหน็ดเหนื่อยมาทั้งปี แล้วมาให้หัวหน้าตัดสินในคราวเดียว แต่จริงๆแล้ว ในฐานะของหัวหน้า หากเราต้องการเค้นให้ได้ผลงานที่ดี และลูกน้องยอมรับว่าเขามีข้อดีข้อด้อยอย่างไร เขาควรต้องปรับปรุงในเรื่องอะไร เราจะต้องทำในรูปของการบริหารผลงานซึ่งเป็นเรื่องของการทำอย่างต่อเนื่อง อย่าโกรธกันนะครับ ถ้าจะบอกว่า หากรูปแบบการประเมินผลงานยังเป็นไปแบบนี้ ปัญหาที่คุณรุจถามมาก็จะยังคงเกิดขึ้นอีกทุกปีและไม่มีวันจบสิ้น ทีนี้ถ้าจะถามว่า แล้วรูปแบบการบริหารผลงานเป็นอย่างไร อยากให้คุณรุจคิดภาพตามง่ายๆอย่างนี้ครับ ลองมองภาพของรายการเดอะสตาร์หรือ เอเอฟ ผมคิดว่าคงต้องรู้จักไม่รายการใดก็รายการหนึ่งนะครับ ผมอยากให้ดูกระบวนการในการดูแลคนที่ถูกคัดตัวเข้าไปอยู่ในบ้าน จะเห็นว่าเริ่มต้น คนที่ดูแลเขาจะมีการกำหนดชัดว่าจะต้องทำอะไร ถูกคาดหวังอะไร ขั้นตอนนี้คือ การวางแผนร่วมกัน จากนั้นก็จะมีการฝึกมีการเคี่ยวกันทั้งการแสดง การร้อง การเต้น เพื่อให้ได้อย่างที่วางไว้ โดยครูผู้ฝึกก็จะคอยบอกคอยติดตามดูพัฒนาการ ขั้นตอนนี้เราเรียกว่า เป็นการติดตามและสอนแนะ เพื่อให้ได้อย่างที่ต้องการ จากนั้น ทุกสิ้นสัปดาห์ ก็ตะมีการมาแสดง แล้วประเมินกันโดยผู้ชมทางบ้านเป็นผู้ตัดสินผ่านเอสเอ็มเอส มีคอมเนนเตเตอร์ให้ความเห็นหรือฟีดแบ็ค แล้วมีคนต้องไปหรือได้อยู่ต่อ ซึ่งก็เหมือนกับการได้รางวัล อันนี้ละครับที่เราเรียกว่า เป็นขั้นตอนการมาประเมินผลงานกัน เห็นไหมครับว่า จะต้องทำอย่างต่อเนื่อง และให้ครบอย่างที่สองรายการนี้เขาทำ จึงจะสามารถได้ผลงานออกมาอย่างที่เราต้องการ รวมทั้งปัญหาที่ถามมาจะน้อยลงไปเยอะเลยละครับ โดยเฉพาะที่เป็นความกังวลว่าให้เซ็นรับทราบไปแล้ว แล้วเปลี่ยนแปลงไม่ได้ ถ้าคุณรุจลองทำตามขั้นตอนที่ว่ามา สิ่งที่กังวลก็จะไม่เป็นประเด็นอีกต่อไป
       
       ทีนี้มาถึงเรื่องที่มองว่า แล้วงานพิเศษที่นอกเหนือจากใบพรรณาหน้าที่ล่ะทำอย่างไร ตรงนี้ผมขอทำความเข้าใจกับคุณรุจก่อนนะครับว่า เรื่องการประเมินผลงานเราไม่ได้เอาสิ่งที่เขียนไว้ในใบพรรณาหน้าที่งานมาใช้ตรงๆ เพราะสิ่งทีอยู่ในนั้นจะบอกขอบเขตของงาน แต่ไม่ได้บอกความคาดหวังขององค์กร การบริหารผลงาน เราต้องการประเมินสิ่งที่อยากจะเห็นในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งในแง่ของเป้าหมายที่ต้องการจะบรรลุและในแง่ของพฤติกรรมของคนในองค์กรที่เราที่ต้องการ เช่น การมุ่งต่อผลสำเร็จ การพร้อมรับความท้าทาย เป็นต้น ดังนั้น สิ่งที่เขียนไว้ในใบพรรณาหน้าที่งาน หากจะทำหรือไม่ทำก็จะเป็นเหมือนหลักฐานอ้างอิงว่า ได้มีพฤติกรรมอย่างที่องค์กรต้องการหรือไม่ ลองนำไปปรับใช้ดูนะครับ

โดย ผู้จัดการ 360° รายสัปดาห์