Compensation System , บทบาทHR กับ Line Manager (ตอนที่ 6)
สำหรับบทความฉบับนี้ ดิฉันจะมาพูดคุยกันถึงมิติที่ 6 คือ มิติงานด้านระบบบริหารค่าตอบแทน (Compensation System) ถ้ามองผิวเผินอาจจะคิดว่า Line Manager ไม่ควรที่จะต้องเข้ามาเกี่ยวข้อง เพราะค่าตอบแทนควรจะเป็นความลับที่ HR Dept. ไม่นำมาเปิดเผย เอาเป็นว่าเรามาอ่านบทความมิติที่ 6 ในรายละเอียดที่จะนำเสนอนี้ แล้วคุณจะเข้าใจค่ะ
มิติที่ 6 - Compensation System
คงไม่มีใครปฏิเสธนะคะว่า งานคือเงิน เงินคืองาน บันดาลสุข .ทุกคนหวังที่จะทำงานเพื่อให้ได้เงินเดือนเพิ่มขึ้น และโดยเฉพาะกับพนักงานระดับปฏิบัติการที่มีความต้องการอยากได้เงินเดือนมากขึ้น คุณเองในฐานะ Line Manager ต้องเป็นผู้ตอบคำถามพนักงานว่าทำไมเค้าได้ปรับเงินเดือนน้อย หรือบางคนถึงขนาดไม่ได้ปรับเงินเดือน และคำถาม/ปัญหาอีกมากมายที่ Line Manager อาจจะต้องประสบ .คำถามหรือปัญหาเหล่านี้คุณเคยได้รับฟังจากลูกน้อง หรือได้ประสบด้วยตัวคุณเองบ้างหรือไม่
ข้อคำถาม/ปัญหา | มี | ไม่มี |
| 1. เฮ้อ! . อยู่มาตั้ง 10 ปีแล้ว ทำไมเงินเดือนเรายังน้อยกว่าคนที่เข้ามาใหม่ ท้อใจจริง ๆ | ||
| 2. ทำไมหนอ เป็นหัวหน้างานแล้ว เงินเดือนยังน้อยกว่าลูกน้องที่เข้ามาใหม่ | ||
| 3. เอาอีกแล้ว .ลาออกกันอีกแล้ว .ไม่มีอะไรสามารถจูงใจเค้าได้เลยหรือไง | ||
| 4. นู๋อย่าเพิ่งลาออกเลยนะ .เดี๋ยวพี๋จะปรับเงินเดือนพิเศษให้ อยู่ช่วยกันก่อนนะ | ||
| 5. ไม่จำป็นต้องทำงานอะไรมากมายเลย เงินเดือนแค่นี้ ทำงานเท่านี้ ก็เพียงพอแล้ว | ||
| 6. พี่ ทำไมหน่วยงานอื่นเค้าได้เงินเดือนมากว่านู๋ .ทั้ง ๆ ที่งานก็ไม่แตกต่างอะไรกันมากเลยนะ |
เหนื่อยใจบ้างหรือไม่ค่ะ สำหรับ Line Manager ในการต้องเข้าไปตอบคำถามหรือปัญหาต่าง ๆ จากลูกน้องเกี่ยวกับเรื่องเงินเดือนหรือค่าตอบแทนที่ได้รับไม่ยุติธรรม .ดิฉันคิดว่า Line Manager ไม่ต้องกลุ้มใจหรอกนะคะ ทุกอย่างอยู่ที่ระบบ ซึ่งถ้าวางระบบไว้ดีตั้งแต่ต้น คงไม่น่าจะมีปัญหาอะไรมากมายเกิดขึ้น (ปัญหาอาจมีบ้าง แต่ก็ไม่เป็นประเด็นที่ต้องมานั่งคบคิดหรือปวดหัวสักเท่าไหร่นัก) ทั้งนี้ HR Dept. จึงต้องมีบทบาทอย่างมากในการจัดทำและออกแบบระบบการบริหารค่าตอบแทนให้ดีขึ้นและสามารถนำมาปรับใช้ได้ภายในองค์กร ส่วน Line Manager จะต้องเป็นผู้นำระบบมาประยุกต์ใช้ในการบริหารค่าตอบแทนให้กับพนักงานภายใต้การดูแลรับผิดชอบของตนเอง
ดังนั้น HR Dept. และ Line Manager ควรจะต้องทำงานร่วมกันในการปรับระบบการบริหารค่าตอบแทนขององค์กรให้ดีขึ้นและเหมาะสมกับลักษณะธุรกิจขององค์กร .ทั้งนี้ขอให้พิจารณาการออกแบบระบบบริหารค่าตอบแทนให้มีประสิทธิภาพ ซึ่งจะขอเน้นไปที่การจัดทำโครงสร้างเงินเดือนที่เหมาะสม โดยมีขั้นตอนหลัก ๆ ตามภาพแสดงดังต่อไปนี้
การจัดทำโครงสร้างเงินเดือนที่เหมาะสมนั้น ดิฉันแนะนำว่าควรจะหาที่ปรึกษาในการเข้ามาจัดทำ หรือร่วมจัดทำ ทั้งนี้เพราะว่าเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับผลประโยชน์ของแต่ละหน่วยงาน และการที่จะให้ HR Dept. เก็บข้อมูลและจัดทำโครงสร้างเงินเดือนเองนั้นอาจจะลำบากหน่อยในการจัดทำโครงสร้างเงินเดือนของหน่วยงานตนเอง เพราะคงจะมีคำถามว่า ทำไม HR Dept. อยู่กระบอกเงินเดือนเท่านั้น เท่านี้ .รวมทั้งการอธิบายว่าทำไมหน่วยงานต่าง ๆ จึงมีโครงสร้างเงินเดือนเป็นอย่างนั้น อย่างนี้ แต่ถ้าหน่วยงาน HR Dept. มีผู้เชี่ยวชาญพิเศษที่เคยผ่านงานมาหลาย ๆ บริษัท และมีความชำนาญในการจัดทำโครงสร้างเงินเดือน HR Dept. ก็สามารถทำเองได้ .เอาเป็นว่าขอให้ระวังและพิจารณาความเหมาะสมของผู้จัดทำก็แล้วกันนะคะ
ในการออกแบบโครงสร้างเงินเดือนให้เหมาะสมกับลักษณะธุรกิจนั้น ทั้ง HR Dept. และ Line Manager ควรจะต้องทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด ไม่ใช่ว่าปล่อยให้ HR Dept. ทำแต่ฝ่ายเดียว เพราะผลลัทธ์ที่เกิดขึ้นนั้น Line Manager ต่าง ๆ ย่อมมีส่วนเกี่ยวข้องกับผลลัทธ์นั้นโดยตรง เพราะต้องเป็นผู้ตอบคำถามหรือเจอปัญหาจากการจ่ายค่าตอบแทนไม่เหมาะสมโดยตรง ดังนั้นขอให้พิจารณาตามขั้นตอนต่าง ๆ ว่า Line Manager และ HR Dept. จะต้องเกี่ยวข้องกันอย่างไรบ้าง พิจารณาตามขั้นตอนที่ได้กล่าวถึงไปแล้วในช่วงต้น ดังต่อไปนี้
Job Analysis - HR Dept. จะต้องเป็นผู้วางแผน จัดระบบการเก็บรวบรวมข้อมูลว่าจะใช้วิธีการอย่างไรในการเก็บข้อมูลลักษณะงาน เช่น การสัมภาษณ์ การจัดสัมมนาเชิงปฏิบัติการ (Workshop) การใช้แบบสอบถาม เป็นต้น รวมทั้งการนำข้อมูลมาวิเคราะห์และออกแบบให้เหมาะสม ซึ่งในขั้นตอนนี้ Line Manager อาจจะไม่มีส่วนเกี่ยวข้องมากเท่าไรนัก เพียงแต่ว่า HR Dept. จะต้องประสานงานกับ Line Manager ในการกำหนดตารางการเก็บข้อมูลที่ครอบคลุมวัน เวลา และผู้ที่เกี่ยวข้องในการให้ข้อมูล ดังตัวอย่างของตารางการนัดสัมภาษณ์ต่อไปนี้
วันที่ | เวลา | ชื่อ-นามสกุล | ตำแหน่งงาน | หมายเหตุ |
Job Description - HR Dept. จะต้องเป็นผู้จัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description) ของตำแหน่งงานต่าง ๆ และนำส่งให้เจ้าของตำแหน่งงานตรวจสอบและลงลายมือชื่อ หลังจากนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องนำส่งใบกำหนดหน้าที่งานให้กับ Line Manager ในแต่ละหน่วยงานตรวจสอบและลงลายมือชื่อในใบกำหนดหน้าที่งานด้วย ในระหว่างที่ Line Manager ตรวจสอบใบกำหนดหน้าที่งาน ดิฉันแนะนำว่าเป็นโอกาสดีที่ Line Manager จะใช้เป็นเวทีในการชี้แจงงานและสิ่งที่คาดหวังของแต่ละงานให้กับลูกน้องของตนเอง ขอให้ HR Dept. สื่อสารให้ Line Manager เข้าใจว่าการจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานไม่ใช่ว่าเป็นแค่จัดทำคัมภีร์ หรือกระดาษเพียงไม่กี่แผ่นเท่านั้น .แต่การจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานจะเป็นเครื่องมือให้ Line Manager มีโอกาสได้เข้าไปพูดคุยถึงหน้าที่งานที่ลูกน้องต้องทำ (บางหน่วยงาน ลูกน้องไม่เคยรับรู้ถึงขอบเขตหน้าที่งานที่หัวหน้างานอยากให้ทำทั้งหมด รวมทั้งผลที่คาดหวังจากงานต่าง ๆ ทำงานตามนายสั่งอย่างเดียวเท่านั้น) . ทั้งนี้ส่วนประกอบของใบกำหนดหน้าที่งานคงจะไม่ขอกล่าวถึงนะคะ เพราะเคยนำเสนอแล้วในบทความเรื่อง บทบาทงานด้าน HR ที่มีต่อ Line Manager : ตอนที่ 2 .ถ้าท่านใดที่สนใจขอให้ท่านไปอ่านบทความย้อนหลังค่ะ
Job Evaluation - ขั้นตอนนี้อาจจะเป็นขั้นตอนยากสักหน่อยสำหรับ HR Dept. ในการประเมินค่างานให้เหมาะสม แต่ไม่ยากขนาดถึงทำไม่ได้นะคะ เพียงแต่ต้องรู้หลักและวิธีการในการประเมินค่างาน ซึ่งหลังจากการจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานของตำแหน่งงานที่ Line Manager และผู้ปฏิบัติงานเข้าใจตรงกันถึงขอบเขตหน้าที่งานเรียบร้อยแล้ว .HR Dept. ต้องนำข้อมูลทั้งหมดมาวิเคราะห์เพื่อหาปัจจัยที่ใช้ในการประเมินค่างาน ซึ่งจะหนีไม่พ้นเรื่อง ความซับซ้อนของงาน สภาพแวดล้อมในการทำงาน การแก้ไขปัญหาและการตัดสินใจ ลักษณะการติดต่อสื่อสาร ความรู้ ประสบการณ์ บางองค์กรได้นำเอาการใช้ภาษาอังกฤษ และทักษะการใช้คอมพิวเตอร์เป็นส่วนหนึ่งของปัจจัยที่ใช้ประเมินค่างาน หลังจากที่ HR Dept. กำหนดปัจจัยต่าง ๆ เหล่านี้แล้ว ก็ควรจัดประชุมและชี้แจง Line Manager เกี่ยวกับปัจจัยการประเมินค่างานที่กำหนดขึ้น ถ้าได้รับการตกลงร่วมกันจาก Line Manager ในหน่วยงานต่าง ๆ แล้ว .HR Dept. ควรเริ่มประเมินค่างานของตำแหน่งงานตามปัจจัยที่ได้กำหนดขึ้น .และหลังจากประเมินค่างานเสร็จเรียบร้อยแล้ว HR Dept. ควรจัดนัดประชุมเพื่ออธิบายผลการประเมินให้กับ Line Manager ในแต่ละหน่วยงาน
Job Classification - หลังจากที่ HR Dept. ประเมินค่างานของตำแหน่งงานทั้งหมดแล้ว ให้สรุปผลคะแนนทั้งหมดในแต่ละตำแหน่งงานเพื่อนำมาจัดกลุ่มหรือระดับจากผลคะแนนที่คำนวณได้ .ซึ่งควรต้องระวังการจัดทำ Job Classification เนื่องจากผลของ Job Classification จะนำไปใช้ในการออกแบบกระบอกหรือโครงสร้างเงินเดือนต่อไป การจัดกลุ่มหรือระดับนั้น ไม่มีสูตรสำเร็จตายตัวว่าต้องแบ่งเป็นกี่กลุ่มหรือระดับ ทั้งนี้ HR Dept. ต้องหา Benchmark ขององค์กรอื่นที่มีธุรกิจคล้ายคลึงกับองค์กรของเรา ขอให้พิจารณาตัวอย่างการจัดแบ่งระดับชั้นดังต่อไปนี้
ระดับชั้น | กลุ่ม-ตำแหน่งงาน |
6 | Director เช่น ผู้อำนวยการสายพัฒนาธุรกิจ ผู้อำนวยการสายงานสนับสนุน เป็นต้น |
5 | Manager-Line Function เช่น ผู้จัดการฝ่ายขาย ผู้จัดการฝ่ายผลิต เป็นต้น |
4 | Manager-Back Office Function เข่น ผู้จัดการฝ่ายธุรการ ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ เป็นต้น |
3 | Officer-Line Function เช่น ช่างเทคนิค พนักงานซ่อมบำรุง เป็นต้น |
2 | Officer-Back Office Function เข่น พนักงานบัญชี พนักงานบุคคล เป็นต้น |
1 | Un-Skill/Semi Skill เข่น แม่บ้าน พนักงานขับรถ พนักงานเดินเอกสาร คนงาน เป็นต้น |
ตารางที่นำเสนอเป็นเพียงตัวอย่างเพื่อให้คุณมองเห็นภาพการจัดทำ Job Classification นะคะ เวลาทำคงต้องมีการจัดแบ่งกลุ่ม หรือระดับชั้นให้เหมาะสมกับองค์กรของคุณเอง . แล้ว Line Manager จะต้องเข้าไปเกี่ยวข้องอย่างไรบ้าง? แน่นอนว่าหาก HR Dept. จัดแบ่งกลุ่มหรือระดับชั้นเรียบร้อยแล้ว HR Dept. จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องชี้แจงและนำเสนอกลุ่มหรือระดับทั้งหมดที่จัดขึ้นให้กับ Line Manager ทั้งนี้การจัดทำ Job Classification เป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อน เพราะจะเป็นตัวกำหนดกระบอกหรือโครงสร้างเงินเดือน ดังนั้นดิฉันขอแนะนำว่า Line Manager ที่เกี่ยวข้องควรเป็นผู้บริหารสูงสุดของกลุ่มงานหรือสายงานนั้น ๆ และทางที่ดีจัดตั้งเป็นรูปแบบของคณะกรรมการจะดีกว่า โดยให้ Line Manager ในแต่ละสายงานเข้าร่วมเป็นคณะกรรมการตัดสินและพิจารณาการกำหนด Job Classification และโครงสร้างเงินเดือนด้วย
Salary Structure - การจัดทำโครงสร้างเงินเดือน HR Dept. ต้องทำการสำรวจค่าตอบแทนจากภายนอก หรือเรียกว่า Salary Survey โดยอาจจะว่าจ้างที่ปรึกษาให้ทำการสำรวจให้ หรืออาจจะหาซื้อรายงานผลการสำรวจจากสถาบันต่าง ๆ ที่ได้ทำการสำรวจไว้แล้ว เพื่อนำข้อมูลต่าง ๆ เหล่านี้มาประกอบการกำหนดค่าต่ำสุด (Minimum) ค่ากลาง (Mid Point) และค่าสูงสุด (Maximum) ของแต่ละกระบอกเงินเดือน .ขั้นตอนนี้เป็นการกำหนดช่วงเงินเดือนของแต่ละกระบอกเงินเดือน ดังนั้น HR Dept. ต้องทำมีความแม่นยำของข้อมูลเพื่อจะได้ชี้แจงและอธิบายผลการจัดแบ่งกระบอกหรือโครงสร้างเงินเดือนให้กับ Line Manager ที่จัดตั้งในรูปแบบของคณะกรรมการได้
หลังจากที่ได้ออกแบบโครงสร้างเงินเดือนที่เหมาะสม ยุติธรรม และสามารถแข่งขันได้กับตลาดภายนอกได้แล้ว แน่นอนว่าในขั้นตอนต่อไปคือการนำเอากระบอกเงินเดือนไปใช้ในองค์กร Line Manager และ HR Dept. ต้องร่วมกันพิจารณาแล้วว่าใครมีเงินเดือนที่สูงหรือต่ำกว่ากระบอกเงินเดือนที่จัดทำขึ้น และหาวิธีการและแนวทางในการบริหารและรักษาคน ..หน้าที่ของ HR Dept. ควรต้องเป็นผู้นำเสนอแนวทางต่าง ๆ ที่สามารถนำมาใช้ในการบริหารและรักษาคน และ Line Manager อาจจะต้องพิจารณาความเหมาะสมในการนำเอาวิธีการหรือแนวทางต่าง ๆ มาใช้ปฏิบัติในองค์กร
ดังนั้นในมิติที่ 6 เรื่องการจัดระบบบริหารค่าตอบแทน (Compensation System) ดิฉันขอเน้นไปที่การจัดทำหรือปรับปรุงโครงสร้างเงินเดือนให้เหมาะสม เพราะถือว่าเป็นจุดเริ่มต้นในการจ่ายค่าตอบแทนให้กับพนักงาน หากจุดเริ่มต้นไม่มีระบบที่ดี ..แน่นอนปัญหาปลายทางย่อมจะเกิดขึ้น เช่น เงินเดือนของหัวหน้างานน้อยกว่าลูกน้อง หรือเงินเดือนของเด็กจบใหม่จะมากกว่าคนที่ทำงานมานานแล้ว หรือทำงานเหมือนกันทำไมเงินเดือนไม่เท่ากัน เป็นต้น .และในที่สุดปัญหาสมองไหล ปัญหาการซื้อตัวคนดีมีฝีมืออาจจะเกิดขึ้น .ขอให้แก้ไขปัญหาเสียตั้งแต่ตอนนี้ ค่อย ๆ แก้ ดีกว่าปล่อยให้เกิดปัญหาขึ้นต่อไป
ผู้เขียนบทความ : อาภรณ์ ภู่วิทยพันธุ์