Training Development System บทบาทHR (ตอนที่ 5)

มิติที่ 4 – Training Development System

สำหรับมิติที่ 4 เราจะมาพูดคุยกันถึงระบบการฝึกอบรมและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์….คุณทราบไหมว่าทำไมหลายต่อหลายองค์กรจึงได้ให้ความสำคัญต่อการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานเป็นอย่างมาก และจะเห็นได้ว่ามีหลายองค์กรได้ตั้งงบประมาณสำหรับดำเนินการในเรื่องนี้โดยเฉพาะ….เป็นที่แน่นอนว่า ”คน” คงไม่มีใครสมบูรณ์แบบไปทุกเรื่อง แต่ละคนย่อมต้องมีจุดแข็งและจุดที่ต้องพัฒนาปรับปรุง และเพื่อเสริมจุดแข็งและพัฒนาจุดบกพร่องของเราเองนั้น …ระบบการฝึกอบรมและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์จึงเกิดขึ้น แล้วใครหล่ะ…ที่มีส่วนทำให้ระบบดังกล่าวดำเนินไปด้วยดี… คงหนีไม่พ้น HR Dept. อย่างแน่นอน…เท่านั้นเองหรือ??? คำตอบก็คือ ไม่อย่างแน่นอน….เหตุเพราะการฝึกอบรมและพัฒนาคนเกิดขึ้นก็เพื่อทำให้พนักงานมีความสามารถและศักยภาพในการทำงานให้กับตัว Line Manager เอง… แล้ว Line Manager จะต้องเข้าไปมีส่วนเกี่ยวข้องกับระบบฝึกอบรมและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์หรือไม่ ….ก่อนที่จะตอบคำถามนี้ เราลองมาสำรวจประเด็นปัญหาหรือคำถามเหล่านี้ว่าจะเกิดขึ้นกับตัวคุณเองในฐานะ Line Manager บ้างหรือไม่

เห็นไหมค่ะว่า…ปัญหาต่าง ๆ จะเกิดขึ้นกับ Line Manager เอง หากคนที่เราต้องรับผิดชอบไม่มีความสามารถและศักยภาพที่เพียงพอ…เกิดผลกระทบโดยตรงกับ Line Manager อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ดังนั้นบทความนี้จะเน้นไปถึงบทบาทของ Line Manager ที่มีต่อการจัดระบบการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน ซึ่งจะขอกล่าวถึงในรายละเอียด ดังต่อไปนี้
Training and Development Plan – การวางแผนฝึกอบรมและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ เป็นกระบวนการในการวางแผนฝึกอบรมและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ให้มีความสามารถและศักยภาพในการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยปกติองค์กรต่าง ๆ จะมีหน่วยงานหรือหน้าที่งานฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากรที่จัดตั้งหรือกำหนดขึ้นมาเป็นการเฉพาะอยู่แล้ว บางแห่งจะเรียกเป็น “ฝ่ายพัฒนาและฝึกอบรมพนักงาน” แต่บางแห่งจะเป็นเพียงแค่ระดับ “พนักงานฝึกอบรม” หรือ “พนักงานพัฒนาบุคลากร” แล้วทำไม Line Manager จึงต้องเข้ามาเกี่ยวข้องกับเรื่องการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากรด้วย..ดิฉันขอให้ทุกท่านดูวงจรการจัดฝึกอบรมและพัฒนาให้กับพนักงาน ดังนี้

จะเห็นได้ว่าในทุกกระบวนการของการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานนั้น ทั้ง Line Manager เอง และ HR Dept. เองต่างก็มีบทบาทร่วมกันในวงจรของการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน ทั้งนี้การจัดทำแบบฟอร์มการหาความจำเป็นในการจัดฝึก อบรมและพัฒนาพนักงานนั้น โดยปกติ HR Dept. ควรจะเป็นผู้มีส่วนในการคัดเลือกโปรแกรมให้เหมาะสมกับหน้าที่งาน โดยสามารถพิจารณาจากความสามารถในงาน (Job Competency) ซึ่งจะประกอบไปด้วยโปรแกรมด้านการบริหารและจัดการงาน (Managerial Competency : M) และโปรแกรมที่เกี่ยวกับงานทางเทคนิคเฉพาะด้าน (Functional Competency : F) ตามหน้าที่งาน (Job Description) ที่ได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติ ขอให้พิจารณาจากตัวอย่างของผู้จัดการฝายขายต่อไปนี้

หลังจากนั้น HR Dept. ควรจะนำเอาโปรแกรมหรือหลักสูตรที่กำหนดขึ้นนั้นไปให้ Line Manager เพื่อคัดเลือกพนักงานเข้าอบรมในหลักสูตรที่เหมาะสม ทั้งนี้การพิจารณาคัดเลือกพนักงานเข้าอบรมและพัฒนาในโปรแกรมหรือหลักสูตรใดนั้น HR Dept. ควรให้แนวทางในการพิจารณาหาพนักงานที่ควรเข้าฝึกอบรมหรือพัฒนา โดยการประเมินหาช่องว่างความสามารถของพนักงาน (Competency Gap Assessment) ซึ่งเป็นกระบวนการประเมินหาความสามารถของพนักงานปัจจุบัน (Actual Competency) เมื่อเปรียบเทียบกับความสามารถที่คาดหวัง (Expected Competency) ของแต่ละบุคคลโดยการวิเคราะห์หาจุดแข็ง (Strength) และจุดอ่อน (Weakness) ของพนักงานโดยสามารถจัดทำเป็นแผนพัฒนาพนักงานรายบุคคล (Individual Development Plan : IDPs) ดังภาพแสดงต่อไปนี้

ซึ่ง HR Dept. ควรจัดทำแบบฟอร์มประเมินความสามารถของพนักงานและนำส่งให้ Line Manager ในการประเมินพฤติกรรมของพนักงานที่ตนเองดูแลเป็นรายบุคคล ซึ่งหัวข้อในแบบประเมินความสามารถของพนักงานควรประกอบด้วย

• ระดับการประเมิน เช่น ระดับ 5 หมายถึง ผลการประเมินดีกว่ามาตรฐานมาก / ระดับ 4 หมายถึง ผลการประเมินดีกว่ามาตรฐาน เป็นต้น
• ปัจจัยความสามารถ ซึ่งประกอบด้วย
  
  • ความสามารถด้านการบริหารและจัดการงาน (Managerial Competency)
  • ความสามารถทางเทคนิคในงานเฉพาะด้าน (Functional Competency)
• ระดับความสามารถของพนักงานที่คาดหวัง (Expected Competency)
• ระดับความสามารถของพนักงานปัจจุบัน (Actual Competency)

Line Manager จะเป็นผู้พิจารณาหาหลักสูตรหรือโปรแกรมการพัฒนาที่เหมาะสม ทั้งนี้หลังจากที่พนักงานได้รับการฝึกอบรมและพัฒนาเรียบร้อยแล้ว…. Line Manager ควรมีการติดตามผลว่าพนักงานผู้นั้นมีความสามารถและศักยภาพในการทำงานมากขึ้นอย่างไรบ้าง ทั้งนี้ HR Dept. ควรจัดทำแบบฟอร์มการติดตามผลการพัฒนาพนักงานเป็นรายบุคคลและนำส่งให้ Line Manager ในการทำหน้าที่ติดตามผลจากการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน ทั้งนี้แบบฟอร์มการติดตามผลการพัฒนาพนักงานเป็นรายบุคคลนั้นควรจะประกอบด้วยหัวข้อหรือเนื้อหา ดังต่อไปนี้

• ความสามารถที่ต้องพัฒนาปรับปรุง โดยพิจารณาจากจุดอ่อนของพนักงาน
• วิธีการในการพัฒนาและปรับปรุงความสามารถของพนักงาน
• วิธีการในการติดตามผล เช่น สังเกตจากการทำงาน / ใช้แบบประเมินผลการทำงาน / ใช้แบบทดสอบ เป็นต้น
• ระยะเวลาในการติดตามผล
• ระดับผลของความสามารถและศักยภาพที่ได้รับการพัฒนาและปรับปรุงว่าควรจะพัฒนาความสามารถ นั้น ๆ ต่อไปหรือไม่ เช่น ระดับ 1 ยังไม่พัฒนาเท่าที่ควร ระดับ 2 พัฒนาเพิ่มขึ้น แต่จำเป็นต้องได้รับการพัฒนาต่อ เป็นต้น

ดังนั้นระบบการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานจึงเป็นหน้าที่ของทั้ง 2 ฝ่าย ซึ่งได้แก่ HR Dept. และ Line Manager ในการทำงานร่วมกัน ซึ่งเริ่มตั้งแต่ขั้นตอนของ 1) การวิเคราะห์หาความจำเป็น โดยการนำเอาแนวทางการประเมินช่องว่างความสามารถของพนักงาน (Competency Gap Assessment) มาใช้เป็นแนวทางในการประเมินหาความสามารถของพนักงาน 2) การกำหนดแผนฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน โดยการจัดทำเป็นแผนการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน ประจำปี (Annual Training Development Plan) 3) การดำเนินการตามแผน โดยการส่งพนักงานเข้ารับการฝึกอบรมและพัฒนาตามแผนประจำปีที่กำหนดขึ้น 4) การติดตามและปรับปรุงแผนฯ จากการจัดทำแผนพัฒนาพนักงานเป็นรายบุคคล (Individual Development Plan : IDPs) เพื่อสังเกตว่าพนักงานผู้นั้นมีความสามารถและศักยภาพที่ก้าวหน้ามากขึ้นอย่างไรบ้าง

ผู้เขียนบทความ : อาภรณ์ ภู่วิทยพันธุ์