หลัก 7 ประการในการบริหารแรงงาน

หลัก 7 ประการ ในการบริหารแรงงาน โดย Chuck Marti ในหนังสือเรื่อง Touch Management ที่นายกรัฐมนตรีแนะนำ  ซึ่งสำนักนโยบายและยุทธศาสตร์ได้สรุปสาระสำคัญให้อ่านกันดังนี้

หลัก 7 ประการที่ผู้บริหารควรรู้

1.   การสื่อสารที่ชัดเจน

             การบริหารงานที่ดีจำเป็นต้องให้ความสำคัญอย่างมากกับเรื่องการสื่อสาร ซึ่งหมายรวมถึงการสื่อสารเรื่องอะไร เมื่อไหร่และอย่างไร (What,When,and How) และทำไม (Why) คุณถึงต้องการสื่อสารสิ่งนั้น ๆ นอกจากนั้นความถี่และน้ำเสียงที่ใช้ในการสื่อสารที่สำคัญเช่นกัน

-    ความชัดเจนในการสื่อสาร

       นับว่าเป็นองค์ประกอบหนึ่งของการสื่อสารที่ดี  และเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในระดับใด  เนื่องจากคนส่วนมากมักจะรู้สึกว่าตนเองสื่อสารได้ดีกว่าฟัง (ได้ยิน) การบริหารที่ดีมีการฟังเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสื่อสารทั้งหมด  และการสื่อสารควรจะกระทำอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ

-    น้ำเสียงที่ใช้ในการสื่อสาร

        น้ำเสียงที่ใช้ในการสื่อสารก็มีความสำคัญเช่นเดียวกันกับข้อความที่ต้องการจะสื่อสารออกไปเนื่องจากใช้น้ำเสียงไม่เหมาะสมกับสิ่งที่ที่ต้องการจะสื่อนั้นอาจทำให้การสื่อสารมีความคลาดเคลื่อนได้

        การสื่อสารที่ไม่ดีทำให้เกิดการขาดการเชื่อมโยงระหว่างยุทธศาสตร์ (Strategy) และการบริหาร (Execution) ความท้าทายอย่างหนึ่งในปัจจุบันคือการที่จะลดช่องว่างระหว่างวิสัยทัศน์ของผู้บริหารและความเป็นจริงที่ผู้จัดการและพนักงานจะต้องทำให้วิสัยทัศน์นั้น ๆ เป็นความจริงได้ ดังนั้นการสื่อสารจึงเป็นสิ่งสำคัญในการบริหารที่ดี  เนื่องจากถ้าการสื่อสารมีประสิทธิภาพ ก็จะทำให้ทุกฝ่ายมีความเข้าใจชัดเจนและตรงกันทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

2.  การตัดสินใจ

            ผู้บริหารจำเป็นต้องทำการตัดสินใจที่ยากลำบากหลายครั้งในการทำงาน  เมื่อมีการตัดสินใจในเรื่องต่าง ๆ ผู้บริหารบางท่าน อาจตัดสินใจแบบฉับพลัน ในขณะที่ผู้บริหารบางส่วนก็รับฟังความเห็นจากผู้อื่นก่อนจึงจะทำการตัดสินใจ การตัดสินใจที่ยากลำบากอาจมีปัจจัยหลายประการที่เกี่ยวข้องไม่ว่าจะเป็น

-   ระยะเวลาในการตัดสินใจ

       เวลาและข้อมูลนับเป็นสิ่งที่สำคัญในการตัดสินใจ  หลายครั้งที่ตัดสินใจกลายเป็นเรื่องยาก  เนื่องจากผู้ที่ต้องตัดสินใจมีเวลาและข้อมูลในเรื่องนั้น ๆ ไม่เพียงพอ เมื่อต้องตัดสินใจหลายเรื่องในเวลาเดียวกัน  ผู้ตัดสินใจควรจัดลำดับความสำคัญในเรื่องของเวลา  ว่าเรื่องใดเป็นเรื่องจำเป็นเร่งด่วนที่สมควรจะได้รับการพิจารณาก่อน

-   ลำดับความยากของการตัดสินใจ

       บางครั้งผู้บริหารอาจต้องตัดสินใจเรื่องยากหลายเรื่องในเวลาเดียวกัน  ผู้บริหารจึงจำเป็นต้องพิจารณาว่าเรื่องที่ต้องตัดสินใจนั้นอาจส่งผลกระทบอย่างไรกับใครบ้าง  รวมถึงพิจารณาทางเลือกอื่น ๆ ที่อาจเป็นไปได้

3. มุ่งผลลัพธ์

     ผู้บริหารที่ดีจำเป็นต้องพิจารณาว่าผลลัพธ์ประการไหนเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดและพยายามตั้งเป้าหมายเพื่อที่จะบรรลุผลลัพธ์นั้นโดย

-   ตั้งใจและมุ่งมั่นในการทำงาน โดยตั้งใจทำงานในส่วนที่เกี่ยวข้อง  และทำงานอย่างมีเป้าหมาย และกำหนดเวลา

-   ทำงานอย่างฉลาด  โดยใช้เวลาในการทำงานแต่ละชิ้นอย่างคุ้มค่า

-   ทำงานหนัก เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงตามเป้าหมายที่ตั้งไว้

-    ลดการประชุม  เนื่องจากการบริหารที่ดีไม่จำเป็นต้องอาศัยการประชุมบ่อยครั้ง  แต่พยายามทำให้การประชุมแต่ละครั้งมีเป้าหมายที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ

-   มองถึงผลลัพธ์อย่างเป็นจริง  เพื่อให้สามารถตั้งเป้าหมายที่สอดคล้องกัน

-   พยายามกระตุ้นให้องค์กรมีความตื่นตัวอยู่เสมอ

4.  สร้างความยืดหยุ่น

            ความยืดหยุ่นมีความสำคัญเนื่องจากเป็นสิ่งที่ทำให้ความตึงเครียดในการทำงานลดลงได้ในปัจจุบันผู้บริหารต้องเผชิญกับสภาวะการทำงานที่ตึงเครียดอยู่ตลอดเวลา  การสร้างความยืดหยุ่นในการทำงานสามารถทำได้หลายวิธีไม่ว่าจะเป็นการวางแผนการทำงาน  ซึ่งสามารถช่วยให้ผู้บริหารสามารถจัดระเบียบการทำงานได้อย่ามีประสิทธิภาพและยังสามารถติดตามผลงานได้อย่างเป็นระบบมากยิ่งขึ้น  นอกจากนั้นในการบริหารงานที่ดีควรจะมีการตรวจสอบงานแต่ละอย่างว่ากำลังดำเนินไปในทิศทางที่ถูกต้องหรือไม่เพื่อพิจารณาถึงทางเลือกต่าง ๆ ที่จะนำมาใช้ในการบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพ

            ผู้บริหารที่ดียังควรที่จะต้องมีการประเมินสถานการณ์ต่าง ๆ อยู่เสมอ  เพื่อทำการปรับเปลี่ยนแนวทางการทำงานและบริหารให้สอดคล้องกับสถานการณ์ความเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลา

5.ส่งเสริมคนที่มีความรู้ความสามารถ

            การที่จะทำให้องค์กรเห็นคุณค่าของคุณนั้นอาศัยปัจจัยหลายประการที่มีความเกี่ยวข้องกับการบริหารที่ดี  สิ่งที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งคือการทำให้องค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน  และยังต้องเผชิญกับความเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ หลายประการ  การบริหารที่ดี  จึงจำเป็นต้องอาศัยความสามารถในการมองเห็นความเปลี่ยนแปลง และนำพาองค์การไปสู่ทิศทางที่ถูกต้อง

            นอกจากนั้นการที่จะทำให้องค์การเห็นคุณค่าของคุณยังสามารถทำได้โดยการเผชิญกับความท้าทายต่าง ๆ เพื่อพิสูจน์ให้เห็นถึงความสามารถในการทำงาน

6. สร้างความร่วมมือ

            การบริหารที่ดีจำเป็นจะต้องอาศัยการทำงานเป็นทีม (Teamwork) โดยร่วมมือกันทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายร่วมกัน  ซึ่งสิ่งนี้นอกจากจะเป็นปัจจัยหนึ่งในการบริหารที่ดีแล้ว  ยังนับว่าเป็นการพัฒนาความสามารถในการสร้างความสัมพันธ์อันดีกับผู้ร่วมงาน  ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญการสร้างความร่วมมือกันในการทำงาน  การสร้างความร่วมมือในการทำงานสามารถทำได้หลายวิธีไม่ว่าจะเป็น

            การสร้างความร่วมมือผ่านการคิดแบบจัดลำดับความสำคัญ  แนวการคิดแบบจัดลำดับความสำคัญ (Priority Tingking) สามารถช่วยให้ผู้ทำงานสามารถประเมินได้ว่างานใดมีความสำคัญ หรือสามารถกระทำได้ก่อน ซึ่งทำให้งานมีความสำเร็จลุล่วงไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

            การสร้างความร่วมมือโดยการแบ่งปันข้อมูลการแบ่งปันและเผยแพร่ข้อมูลในองค์การนั้นสามารถทำให้การตัดสินใจดียิ่งขึ้น  ซึ่งส่งผลให้ผลลัพธ์ในการทำงานมีการพัฒนา  ในปัจจุบันหลาย ๆ องค์การเชื่อว่าความรู้ (Knowledge) เป็นสิ่งจำเป็นที่จะทำให้คนมีศักยภาพในการทำงาน  อย่างไรก็ดีในการเผลแพร่หรือแบ่งปันข้อมูลข่าวสารในองค์กร  มักจะมีปัญหาที่สำคัญสองเรื่องที่มักจะเกิดขึ้นคือ

-    เมื่อข้อมูลเผยแพร่ไปแล้ว  ไม่มีการดำเนินการใดต่อเนื่องจากให้มีคำสั่งให้กระทำการใด ๆ ทำให้ข้อมูลที่เผยแพร่ออกมาไม่ได้สร้างความเปลี่ยนแปลงใด ๆ ให้กับองค์กร

-      การ แบ่งปันข้อมูลไม่ได้ให้ประโยชน์แก่ฝ่ายใดโดยตรงยกเว้นผู้ที่เผยแพร่

ดังนั้น ผู้ได้รับข้อมูลจึงไม่ได้ดำเนินการใด ๆ กับข้อมูลที่ได้รับมา

7.  การบริหารงานที่ดีไม่จำเป็นต้องสร้างแรงกดดัน

            การบริหารงานที่ดีนั้น  ผู้บริหารไม่จำเป็นต้องปฏิบัติต่อผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาอย่างเข้มงวด หากแต่พยายามที่จะสร้างความเข้าใจ เห็นอกเห็นใจและเห็นคุณค่าของลูกน้องและผู้ร่วมงาน  นอกจากนั้นผู้บริหารยังควรที่จะทำให้การทำงานเกิดความสมดุล  เนื่องจากในปัจจุบันผู้บริหารมีแนวโน้มที่ต้องใช้เวลาในการทำงานมากขึ้น  ซึ่งทำให้การทำงานขาดความสมดุล  ดังนั้นในบางครั้งผู้บริหารจำเป็นที่จะต้องหยุดพัก  เพื่อที่จะพัฒนาและหามุมมองใหม่ ๆ ในการทำงาน

            ผู้บริหารที่ดียังควรที่จะใส่ใจผู้ร่วมงานหรือผู้ใต้บังคับบัญชาอีกด้วย  แนวโน้มที่เกิดขึ้นในปัจจุบันคือปริมาณงานเพิ่มสูงขึ้น  ในขณะที่ค่าตอบแทนเพิ่มขึ้นเพียงเล็กน้อย  ผู้บริหารควรที่จะต้องตรวจสอบอยู่เสมอว่าผู้ที่ทำงานหนักได้รับค่าตอบแทนที่เป็นธรรมหรือไม่  นอกจากนั้นความเชื่อมั่นของผู้ทำงานก็เป็นสิ่งที่สำคัญ  ในสภาพแวดล้อมปัจจุบัน  ความเชื่อมั่นของผู้ทำงานกำลังลดลงอันเนื่องมาจากหลายสาเหตุ  ดังนั้นผู้บริหารที่ดีจึงต้องสร้างขวัญและกำลังใจให้แก่พนักงาน  โดยพยายามรักษาบุคลากรที่มีความสามารถให้ทำงานเพื่อองค์กร

เรียบเรียงโดย  สำนักนโยบายและยุทธศาสตร์

สำนักปลัดกระทรวงแรงงาน