โครงสร้างพื้นฐานในการบริหารทรัพยากรมนุษย์

โครงสร้างพื้นฐานในการบริหารทรัพยากรมนุษย์

การพัฒนาใดๆ จะต้องมีโครงสร้างพื้นฐานอยู่ก่อน (หรือไม่มี)  หากเป็นกรณีที่มีโครงสร้างการบริหารอยู่แล้ว ผู้ที่เข้ารับการผิดชอบงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ก็จะเบาใจไปมากทีเดียว  เพราะทำให้ทราบได้ว่าองค์การคิดและปฏิบัติอย่างไรมาก่อน อย่างไรก็ตาม โครงสร้างการบริหารและกระบวนการปฏิบัติงานที่มีอยู่อาจไม่เหมาะสมกับสถานการณ์  จำเป็นต้องพัฒนาให้ก้าวไกลกว่าที่เป็นอยู่โดยมองไปข้างหน้าสัก 5 – 10 ปีข้างหน้า  กรณีเช่นนี้เรียกได้ว่า เกิดวิสัยทัศน์การพัฒนาขึ้นแล้ว

ความรู้สึกของผู้ที่จบการศึกษาใหม่  โดยเฉพาะผู้ที่มุ่งสายการงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ เมื่อแรกเข้าทำงานกับบริษัทที่มีโครงสร้างพื้นฐานทางการบริหารทรัพยากรมนุษย์อยู่แล้ว จะไม่ค่อยมีความกังวลในการทำงานมากนัก เพราะสามารถเรียนรู้วิธีการทำงานจากผู้มีประสบการณ์ในบริษัทนั้นได้  หรืออาจศึกษาจากคู่มือปฏิบัติงาน วิธีการที่นิยม คือ โดยเบื้องต้นต้องศึกษาทำความเข้าใจกับโครงสร้าง การบริหาร  ภารกิจ นโยบายบริษัท และลักษณะธุรกิจของบริษัท ตามลำดับ

ในกรณีองค์การใหม่ที่ยังไม่มีระบบการบริหารที่ชัดเจนเป็นของตนเอง  ผู้บริหารและพนักงานจะต้องตั้งคำถาม และตอบคำถามที่จะกล่าวต่อไปให้ได้ก่อน จึงจะสามารถเข้าใจงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ได้เป็นอย่างดี  การตอบคำถามดังกล่าว อาจจะใช้แนววิเคราะห์มองภาพใหญ่แล้วสนใจภาพเล็ก ภาษาวิจัยประเมินผล (Evaluation Research)  เรียกว่า การอนุมาน (Deductive Approach)  ดังนี้

1. ภารกิจ (Mission) ของบริษัทคืออะไร
2. นโยบายบริษัท (ทางธุรกิจและต่อพนักงานเป็นอย่างไร
3. ภาวะเศรษฐกิจของประเทศเป็นอย่างไร โดยเฉพาะภาคทีเกี่ยวข้องกับกิจการของบริษัท
4. ภาวะตลาดแรงงานเป็นอย่างไร ความต้องการแรงงานในตลาดมากกว่าปริมาณแรงงานหรือไม่ (Demand > Supply) หรือปริมาณแรงงานเกินความต้องการ (Supply > Demand) โดยเฉพาะสาขาที่บริษัทต้องการ
5. กติกาของบ้านเมืองกำหนดข้อห้าม ข้อส่งเสริมไว้อย่าไร  โดยเฉพาะกฎหมายแรงงานไม่ว่าจะเป็นกฎหมายแรงงานสัมพันธ์ กฎหมายคุ้มครองแรงงาน หรือ ประกาศ ระเบียบที่เกี่ยวข้อง
6. มีโครงสร้างทางการบริหารหรือไม่ อย่างไร
   1.  บริษัทมีโครงสร้างองค์การหรือไม่ (Organization Chart)  ถ้าไม่มีก็จำเป็นต้องสร้าง หรือมีแล้วเป็นแบบใด ซึ่งโครงสร้างองค์การเป็นเสมือนขอบเขตงานทั้งหมดของบริษัท เหมือนกับการจัดกองกำลังรบทางทหารนั่นเอง  โครงสร้างองค์การจะเป็นรูปแบบของการจัดสรรอำนาจและหน้าที่ เช่น บริษัทได้มอบสิทธิในการดูแลกำลังคนของบริษัทให้ฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ โดยมีคำบรรยายงาน (Job Statement) กำหนดขอบข่ายหน้าที่การงานของแต่ตำแหน่งงาน (JD)  ของฝ่ายงานต่างๆ
   2. โครงสร้างตำแหน่ง (Position  Structure) ได้มีการกำหนดไว้หรือไม่ โดยทั่วไปแล้วโครงสร้างตำแหน่งจะต้องสอดคล้องกับโครงสร้างองค์การ กล่าวคือ ถ้าเป็นโครงสร้างองค์การแบบสูง (Tall Organization) โครงสร้างตำแหน่งงานก็จะถูกกำหนดให้มีสายการบังคับบัญชายาว  การสั่งงานก็จะมีหลายทอด หรือมีตำแหน่งบังคับบัญชาหลายระดับ แต่ถ้าเป็นการจัดการโครงสร้างแบบแบนราบ (Flat Organization) โครงสร้างตำแหน่งก็จะกำหนดให้สายการบังคับบัญชาสั้น เป็นต้น
   3. มีโครงสร้างเงินเดือนหรือไม่ ถ้ามีแล้ว เป็นโครงสร้างลักษณะใด เช่น แบ่งเป็นขั้นๆ จากต่ำไปสูงดังโครงสร้างเงินเดือนของส่วนราชการ หรือกำหนดเป็นรูปกระบอกกำหนดค่าขั้นต่ำ ขั้นสูง การปรับเงินเดือนเป็นแบบขั้นวิ่งหรือเปอร์เซ็นต์ ฯลฯ
7. มีการกำหนดระเบียบกฎเกณฑ์และขั้นตอนในการปฏิบัติหรือไม่ ถ้ามี สอดคล้องกับกฎหมายแรงงานหรือไม่  ระเบียบกฎเกณฑ์ที่จำเป็นเช่น
   1. ข้อบังคับว่าด้วยการบริหารงานทรัพยากรมนุษย์
   2. คู่มือพนักงานในการปฏิบัติงาน (Work Instruction)
   3. ขอบเขตภาระหน้าที่ของแต่ละตำแหน่งกิจกรรมงาน (Job Description) คุณสมบัติเฉพาะตำแหน่ง (Job Specification)
8. เครื่องมือในการปฏิบัติงาน เช่น ผังทางเดินของงาน (Work Flow)

ถ้าบริษัทมีโครงสร้างการบริหารพื้นฐานดังกล่าวข้างต้นก็จะง่ายต่อการทำงาน แต่ยากสำหรับการพัฒนาในแง่ของการสร้างความเข้าใจให้กับพนักงาน ที่จะยอมรับต่อการเปลี่ยนแปลงเพื่อรับเอาความคิดใหม่ วีการทำงานแบบใหม่ แต่ถ้าบริษัทไม่มีโครงสร้างการบริหารเป็นพื้นฐานทางทรัพยากรมนุษย์ดังกล่าว จึงง่ายที่จะกำหนดโครงสร้างฯ ที่ต้องเกี่ยวเนื่องเชื่อมโยงกันอย่างเป็นระบบ ดังนั้น ผู้ที่จะวางระบบการบริหารงานทั้งหมดได้ ต้องมีความรู้และประสบการณ์จากบริษัทชั้นนำมาแล้วอย่างดี ไม่เช่นนั้น ผู้วางระบบก็จะคำนึงถึงความรู้ในตำราที่รำเรียนมา  ซึ่งบางครั้งอาจไม่เหมาะสมกับงาน และยากที่จะปฏิบัติได้จริง

ที่มา : การบริหารทรัพยากรมนุษย์ ด้วย เทคโนโลยีสารสนเทศ

โดย :  ประเวศน์  มหารัตน์กุล