เทคนิคการวางแผนและจัดทำงบประมาณประจำปีของ HR อย่างมีประสิทธิภาพ

ณรงค์วิทย์ แสนทอง
[email protected]

ในทุกๆปีมีงานอยู่งานหนึ่งที่เป็นยาขมของคนที่ทำงานด้าน HR นอกเหนือจากการปรับค่าจ้างประจำปี นั่นก็คือ การจัดทำแผนงานและงบประมาณประจำปี ทำไมจึงพูดว่าเป็นยาขม เพราะเป็นงานที่ต้องเตรียมข้อมูลเยอะ ทำครั้งเดียวไม่เคยเสร็จ โอกาสผิดมีมาก และที่สำคัญมักจะต้องทำในเวลาที่จำกัด ต้องส่งภายในวันนั้นวันนี้ ไม่ส่งไม่ได้ เจ้านายตามมาให้กำลังใจอย่างใกล้ชิด เผลอๆบางคนถูกตามเป็นรายชั่วโมง

การจัดทำแผนงานและงบประมาณประจำปีของคนที่ทำงานด้าน HR มักจะประสบปัญหาหลายๆเรื่อง เช่น ขาดการเตรียมข้อมูลที่เป็นระบบ พอถึงช่วงใกล้ๆจัดทำแผนงานและงบประมาณก็มานั่งค้นหาข้อมูลกันอุตลุดสองวันสามคืน ข้อมูลที่ทำไปถูกฝ่ายบัญชีหรือฝ่ายการเงินที่ทำหน้าที่รวบรวมตัวเลขงบประมาณตีกลับอยู่บ่อยๆ บางคนถึงกับหมดกำลังใจ ปล่อยให้ผู้บริหารตัดงบประมาณไปหน้าตาเฉย เพราะขี้เกียจไปชี้แจงว่าทำไมงบตัวนี้สูง ทำไมต้องของบนี้เพิ่ม ได้เท่าไหร่ก็ทำงานเท่าที่มีงบประมาณไปก็แล้วกัน

เพื่อให้คนที่ทำงานด้าน HR มีทัศนคติที่ดีต่อการจัดทำแผนงานและงบประมาณ และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดทำงบประมาณประจำปี ผมจึงใคร่ขอแนะนำแนวทางการจัดทำแผนงานและงบประมาณประจำปีของ HR ดังนี้

• ศึกษาแผนกลยุทธ์ของธุรกิจ
  เนื่องจาก HR เป็นส่วนหนึ่งขององค์กร ดังนั้น เราจะต้องทราบว่าองค์กรของเราจะเดินไปในทิศทางใด และจะเดินไปอย่างไร ทั้งนี้ เพื่อให้เราซึ่งเป็น HR เข้าใจภาพรวมของกลยุทธ์ขององค์กร และสามารถเชื่อมโยงมาสู่กลยุทธ์ของแผนงานและโครงการด้าน HR ได้
• กำหนดแผนกลยุทธ์ทั้งระยะสั้นและระยะยาวของ HR
  การกำหนดแผนกลยุทธ์นอกจากจะสอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กรแล้ว จะต้องกำหนดแผนงานและโครงการทั้งในระยะสั้นและระยะยาวเพื่อให้การดำเนินงาน รวมถึงการนำเสนองบประมาณเป็นไปอย่างต่อเนื่อง เพราะถ้าเราได้นำเสนอแล้วว่างานในแต่ละด้านนั้น มีแผนอะไรบ้างทั้งระยะสั้นและระยะยาวต่อผู้บริหารไว้ล่วงหน้าแล้ว พอถึงเวลาที่จะเสนอของบประมาณ ผู้บริหารจะได้ไม่ต้องรู้สึกแปลกใจว่าแผนงานนี้มาจากไหน
• จัดทำโครงการไว้ล่วงหน้า
  การจัดทำโครงการหรือแผนงานต่างๆ ควรจะจัดทำไว้ตั้งแต่เนิ่นๆ อย่าไปคิดโครงการตอนของบประมาณ เพราะนอกจากจะทำไม่ทันแล้ว อาจจะส่งผลต่อเครดิตของ HR ได้ โดยเฉพาะในกรณีที่นำเสนอแล้วไม่ผ่าน ในระหว่างปีที่ทำงาน ถ้าคิดโครงการอะไรขึ้นมาได้ ไม่ต้องรอเขียนโครงการในช่วงการจัดทำงบประมาณ แต่ควรจะเขียนโครงการไว้เลย เผลอๆอาจจะลองนำเสนอผู้บริหารก่อนเลยก็ได้ว่าในปีหน้าเราจะมีโครงการอะไรบ้าง จะได้เป็นการหยั่งเสียงของผู้บริหารด้วยว่าเขาเห็นด้วยกับโครงการหรือแผนงานของเราหรือไม่ ถ้าไม่ค่อยเห็นด้วย จะได้รีบหาข้อมูลเพิ่มเติมมากขึ้น ถ้าเห็นด้วยก็สบายตอนที่ขออนุมัติงบประมาณประจำปี
• เก็บข้อมูลค่าใช้จ่ายเป็นรายเดือน
  เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหางานกระจุกตัว และ HR เกิดอาการสำลักข้อมูลในการจัดทำงบประมาณประจำปี จึงควรเก็บข้อมูลของรายการงบประมาณทุกตัวตั้งแต่ต้นปี อาจจะเก็บเป็นรายเดือน หรือรายไตรมาส เพื่อเปรียบเทียบดูว่าข้อมูลค่าใช้จ่ายจริงที่เกิดขึ้นทุกเดือนนั้น ต่ำกว่า สูงกว่าหรือเท่ากับงบประมาณที่เราวางไว้หรือไม่ ถ้ามีตัวเลขอะไรผิดปกติ ให้จดบันทึกข้อมูลนั้นๆไว้เพื่อใช้เป็นเหตุผลประกอบการนำเสนอนำงบประมาณในปีต่อไป
• เริ่มทำงบประมาณล่วงหน้าโดยให้ทุกคนมีส่วนร่วม
  เมื่อถึงช่วงใกล้ๆการจัดทำงบประมาณ HR น่าจะลองทำงบประมาณของตัวเองไปก่อน โดยใช้ตัวเลขประมาณการ หรืออาจจะเขียนสูตรคำนวณเตรียมไว้ก่อน เมื่อได้ตัวเลขจริงมาก็สามารถคำนวณได้เลย และสิ่งสำคัญในการจัดทำงบประมาณคือ อย่าโยนภาระให้กับลูกน้องคนใดคนหนึ่งในหน่วยงาน HR รับผิดชอบในการจัดทำงบประมาณ ควรจะให้ทุกคนร่วมกับรับผิดชอบ โดยให้แต่ละคนเก็บข้อมูลตัวเลข และนำเสนอโครงการแผนงานในงานที่ตัวเองรับผิดชอบ แล้วอาจจะส่งให้ลูกน้องคนใดคนหนึ่งเป็นคนรวบรวมอีกครั้งหนึ่ง

สิ่งสำคัญในการจัดทำงบประมาณคือ อย่าทำตัวเลขผิด อย่าคิดเอาเองว่าน่าจะเพิ่มเท่านั้น เท่านี้ หรือลดเท่านั้น เท่านี้ คนที่เป็น HR มืออาชีพจะต้องมีเหตุผลในการสนับสนุนว่าทำไมตัวเลขตัวนี้เพิ่ม ตัวเลขตัวนี้ลด และการนำเสนองบประมาณนอกจากจะมีเหตุผลแล้ว สิ่งที่สำคัญกว่านี้คือ การนำเสนอให้ผู้บริหารเห็นว่าแผนงานโครงการและงบประมาณที่เราขอไปนั้น มันมีประโยชน์ต่อเป้าหมายขององค์กรตรงไหนบ้าง อย่างไร พูดง่ายๆคือ ถ้านำเสนองบประมาณให้เห็นต้นทุนและกำไรแล้วละก้อ เข้าตากรรมการ (ผู้จัดการ) อย่างแน่นอน

การจัดทำแผนงานและงบประมาณประจำปีนี้ ถือเป็นด่านทดสอบฝีมือของ HR ที่สำคัญด่านหนึ่ง เพราะไม่ว่า HR คนนั้น จะมีความสามารถมากเพียงใดก็ตาม แต่ถ้านำเสนอแผนงานและงบประมาณประจำปีไม่ผ่าน ก็ไม่มีความหมายอะไร เพราะปีต่อไปไม่รู้จะแสดงฝีมืออย่างไร การนำเสนอแผนงานและงบประมาณจำเป็นต้องใช้ทั้งศาสตร์ (ข้อมูลตัวเลขและเหตุผล) และศิลปะ (เทคนิคในการโน้มน้าว) เพราะคนที่มีตัวเลขพร้อม แต่เสนอไม่เป็น หรือคนที่เสนอเก่ง แต่ข้อมูลไม่พร้อม คงจะไม่สามารถฝ่าด่านของการเสนองบประมาณและแผนงานประจำปีได้