แนวทางการแจ้งข่าวร้าย ภายในองค์กร

ช่วงปีสองปีผ่านมามีคนถามและเขียนอีเมล์เข้ามาหามากมายเกี่ยวกับวิธีการแจ้งข่าวร้ายภายในองค์กรเพื่อให้พนักงานได้รับทราบและไม่ตกใจจนเกินไป ซึ่งข่าวร้าย มีตั้งแต่ผลกระทบที่องค์กรได้รับจากสภาวะเศรษฐกิจ จนถึงปัญหาที่เกิดขึ้นภายในองค์กรเอง
พูดจริง ๆ ในช่วงชีวิตของคนแต่ละคน ล้วนผ่านการได้ยินข่าวร้ายมาแล้วทั้งสิ้น และยิ่งในช่วงปีสองปีที่ผ่านมา เราจะเห็นได้ว่ามีข่าวร้ายมากมายเกิดขึ้นรอบ ๆ ตัวเรา ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของสภาวะเศรษฐกิจตกต่ำ ภาวะถดถอยของตลาดหุ้น การขึ้นลงของดอกเบี้ย น้ำมัน และทองคำ หรือแม้แต่เรื่องของการก่อการร้าย ซึ่งแนวทางการแจ้งข่าวเหล่านี้ เราสามารถเห็นได้จากโทรทัศน์ วิทยุ หนังสือพิมพ์ หรือแม้แต่ อินเทอร์เน็ต
ดังนั้น เราจึงสามารถเก็บเกี่ยวความรู้จากแนวทางการแจ้งข่าวร้ายที่เราได้ยินและเห็นกันเป็นประจำ มาปรับใช้ในองค์กร
อย่างไรก็ดี ผมสรุปแนวทางเหล่านั้น และได้สิ่งที่ควรทำมาสี่ข้อ ซึ่งสี่ข้อนี้เป็นแนวทางที่อยากแนะนำให้กับคนที่เป็นผู้นำที่ต้องทำหน้าที่ในการแจ้งข่าวร้ายให้คนภายในองค์กรได้รับทราบ ได้ลองนำไปใช้ดู
โดยแนวทางในการแจ้งข่าวร้ายอย่างแรกคือ การบอกเล่าเรื่องราวตามความ เป็นจริง หลาย ๆ ครั้งที่ผู้บริหารหลายคน พยายามที่จะเคลือบข่าวร้ายด้วยคำพูดที่สวยหรู และหนึ่งในสองเหตุผลในการที่ผู้บริหารทำเช่นนั้นเพราะไม่ต้องการที่จะสร้างความหวาดกลัวให้เกิดขึ้นภายในหมู่พนักงาน หรือสองผู้บริหารไม่คิดว่า พนักงานจะสามารถรับมือกับข่าวร้าย พวกนี้ได้
ซึ่งเหตุผลทั้งสองประการนี้เกิดมาจาก ผู้บริหารมีความคิดว่า ตนเองเปรียบเสมือนผู้ดูแลหรือผู้ปกครองของพนักงานในองค์กร และมองว่าพนักงานเปรียบเสมือนลูก ๆ หรือเด็ก ๆ ที่ต้องการปกป้องและคุ้มครองจากผู้ดูแล
แต่ในความเป็นจริงแล้ว เวลาที่มีข่าวร้ายเกิดขึ้น องค์กรต้องการความร่วมมือจากพนักงานในการฝ่าฟันให้พ้นจากสถานการณ์ข่าวร้ายเหล่านี้ การไม่บอก ตามความเป็นจริง จะทำให้พนักงานไม่สามารถให้ความร่วมมือได้อย่างเต็มที่
และนอกจากนี้แนวทางการแก้ไขอาจจำกัดอยู่ที่ความคิดของผู้บริหารเท่านั้น ซึ่งบางครั้งพนักงานอาจมีความคิดที่ดีกว่าก็เป็นได้
นอกจากการบอกตามความเป็นจริงแล้ว ผู้บริหารควรบอกที่มาที่ไปและ/หรือเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังข่าวร้ายเหล่านั้น เพราะเหตุผลและ/หรือที่มาที่ไป จะช่วยในการกำจัดข่าวลือที่ไม่พึงประสงค์ได้
รวมทั้งพนักงานเองก็จะมีความเข้าใจและทัศนคติที่ถูกต้องต่อองค์กร ยกตัวอย่างเช่น การควบรวมกิจการ ถ้าผู้บริหารออกมาแจ้งข่าวแค่ว่าจะมีการควบรวมกิจการ พนักงานหลาย ๆ คนก็จะพากันกลัวเกี่ยวกับความมั่นคงในหน้าที่การงานของตนเอง แม้ในความเป็นจริง จุดประสงค์ของการควบรวมกิจการนั้น อาจทำเพื่อขยายองค์กรและสร้างความมั่นคงทางการเงินเท่านั้น
ต่อมาคือ การพูดคุยถึงสิ่งที่ต้องทำ ร่วมกัน ถ้าองค์กรไม่คิดจะปิดกิจการลงสิ่งที่คุณต้องการคือความร่วมมือร่วมใจจากพนักงานในการทำงานให้ดีที่สุด ระบุให้ชัดเจนว่าพนักงานต้องปฏิบัติตัวอย่างไร บางคนอาจต้องทำงานเหมือนเดิม
ขณะที่บางคนอาจจะได้รับการมอบหมายงานใหม่หรืองานเพิ่มให้ทำ ไม่ว่าอย่างไรผู้บริหารก็ควรจะบอกความคาดหวังที่มีต่อพนักงานให้ชัดเจน และถ้าเป็นไปได้ ลองเชิญชวนพนักงานให้มีส่วนร่วมในการคิดหาไอเดียใหม่ ๆ ในการแก้ไขปัญหาเหล่านั้น ไม่แน่คุณอาจจะได้คำตอบที่ดีที่คาดไม่ถึงก็เป็นได้
สุดท้ายคือ การกระตุ้นผู้อื่นให้มามี ส่วนร่วมกับคุณ จงคิดเสมอว่าไม่ใช่ทุกคนจะยอมรับการตัดสินใจ หรือแนวทางการแก้ไขปัญหาของคุณ กระตุ้นให้พวกเขาเข้ามามีส่วนร่วม และเสนอแนวความคิดที่ดีกว่า หรือไม่เช่นนั้นก็ดึงความร่วมมือจากพวกเขาให้ได้มากที่สุด เพราะเวลาแห่งการโต้แย้งนั้น เรามีไม่มากนัก แต่เวลาแห่งการร่วมมือกันจำเป็นต้องมีให้ยาวนานที่สุด
ด้วยสภาวะที่โลกกำลังเข้าสู่การเป็นโลกาภิวัตน์ มีเทคโนโลยีที่พัฒนาอย่างต่อเนื่อง และมีเศรษฐกิจที่ไร้พรมแดน องค์กรจำเป็นต้องได้รับความร่วมมือจากพนักงานทุกคน และหนึ่งในวิธีที่จะสร้างความร่วมมือที่เข้มแข็งได้คือการพูด ความจริง ไม่ว่าจะเป็นข่าวดี หรือข่าวร้ายก็ตาม
ฉะนั้นควรจะต้องใช้เครื่องมือทางการสื่อสารให้ดีที่สุด ถึงจะทำให้ข่าวร้ายกลายมาเป็นข่าวดีได้
ซึ่งไม่ใช่เรื่องที่ยากเกินไป ?
หน้า 31

 วันที่ 25 มกราคม พ.ศ. 2553 ปีที่ 33 ฉบับที่ 4178  ประชาชาติธุรกิจ