หัวหน้าต้องเน้นงานที่มีคุณค่ามาก

คอลัมน์ HR on Strategy
โดย บดี ตรีสุคนธ์ ศูนย์พัฒนากลยุทธ์ทางธุรกิจ
ผู้เขียนได้กล่าวถึง สิ่งที่หัวหน้างานควรทำและไม่ควรทำ (do and don"t) ไว้ 4 ประการ ในตอนที่ 1 และตอนที่ 2 คือ หัวหน้าต้องสร้างความเชื่อมั่นไม่ใช่ทำลายความเชื่อมั่น หัวหน้าต้องเป็น COACH ไม่ใช่เป็น CAT หัวหน้าต้องสื่อสารไม่ใช่สื่อเสีย และหัวหน้าต้องพร้อมที่จะเสี่ยงไม่ใช่รอให้ทุกอย่างสมบูรณ์แบบ สำหรับในตอนที่ 3 นี้จะกล่าวถึงสิ่งที่หัวหน้างานควรทำและไม่ควรทำในประการที่ 5 และประการที่ 6 ดังนี้
5.หัวหน้าต้องเน้น (focus) งานที่มีคุณค่ามากไม่ใช่งานที่มีคุณค่าน้อย
"Value more of your staff...Value more of yourself" ทำให้พนักงานของท่านมีคุณค่ามากขึ้น ท่านก็จะมีคุณค่ามากขึ้นด้วย แต่การที่คุณค่าจะปรากฏ สิ่งที่ทำก็ควรเป็นสิ่งที่มีคุณค่าด้วย หัวหน้าเมื่อมอบหมายงานให้ลูกน้องควรมีการทำความเข้าใจถึงผลลัพธ์ที่หัวหน้าต้องการได้รับจากการปฏิบัติงานของลูกน้อง ซึ่งควรเป็นผลงานหลักๆ ที่สะท้อนให้เห็นถึงคุณค่าของงาน หรือที่เรียกกันในปัจจุบันว่า key performance indicator (KPI)
จากการที่ผู้เขียนมีอาชีพเป็นวิทยากรและที่ปรึกษา เคยมีหัวหน้างานท่านหนึ่งมาปรึกษากับผู้เขียนว่า ลูกน้องของเขาทำงานไม่มีประสิทธิภาพ ได้บอกกล่าวหลายครั้งแล้วว่าให้ปรับปรุงการทำงานแต่จนถึงทุกวันนี้ก็ยังไม่ได้ดั่งใจ และให้ผู้เขียนช่วยแนะนำว่าจะมีวิธีการอย่างไรในการปรับปรุงการทำงานของลูกน้องคนนี้
ผู้เขียนถามหัวหน้าท่านนั้นกลับไปว่า ลูกน้องคุณมีความรับผิดชอบอะไร ? และคุณได้แนะนำลูกน้องหรือไม่ว่าต้องการผลงานอะไรจากเขา ? ได้รับคำตอบว่า ลูกน้องเป็นเจ้าหน้าที่ฝึกอบรม มีหน้าที่จัดอบรมให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อยและบรรลุตามวัตถุประสงค์ของหลักสูตรฝึกอบรมที่จัดขึ้น สำหรับการให้คำแนะนำแก่ลูกน้อง (พอสังเขป) ก็คือ ให้ลูกน้องหมั่นสังเกตอุปกรณ์ที่ใช้ประกอบการฝึกอบรมว่าอยู่ในสภาพพร้อมใช้งานหรือไม่ เอกสารประกอบการอบรมต้องครบถ้วน ถูกต้อง อาหารเครื่องดื่มสำหรับวิทยากรและผู้เข้ารับการอบรมอย่าให้ขาดตกบกพร่อง
ผู้เขียนได้ถามต่อว่า แล้วอะไรที่ แสดงว่าลูกน้องของคุณทำงานไม่มีประสิทธิภาพ ?
ท่านตอบว่าดิฉันได้พบว่าอาหารว่างซึ่งวันนั้นเป็นขนมเค้กแต่ละชิ้นมีขนาดไม่เท่ากัน น้ำตาลซอง ชา กาแฟก็คนละยี่ห้อ คูลเลอร์ใส่น้ำร้อน/น้ำเย็นก็ไม่ติดป้าย บอกให้ชัดเจน ดิฉันไม่ได้จุกจิกจู้จี้นะคะ แต่ดิฉันต้องการจะสร้างมาตรฐานการทำงาน
แหม ! นิ้วทั้งห้าซึ่งเป็นนิ้วของเราแท้ๆ ยังไม่เท่ากันเลยครับ การที่หัวหน้าไปมุ่งเน้นแต่เรื่องหยุมหยิมซึ่งหากมากเกินไปคุณค่าที่องค์กรจะได้รับจากการทำงานของพนักงานก็จะน้อยกว่าที่สมควรจะได้รับ และลูกน้องก็ไม่ได้พัฒนาความรู้ความสามารถในวิชาชีพของเขา
ถ้านำไปเปรียบกับการปลูกต้นไม้หัวหน้าที่เน้นงานที่มีคุณค่าก็จะสอนให้ลูกน้องรดน้ำ พรวนดิน ใส่ปุ๋ย อย่างถูกวิธีเพื่อให้ต้นไม้งอกงามออกดอกออกผลได้ แต่หัวหน้าที่เน้นงานที่มีคุณค่าน้อยก็จะบอกให้ลูกน้องถอนหญ้าบริเวณรอบๆ ต้นไม้ งานเช่นนี้ไม่ได้ส่งผลต่อการเจริญเติบโตของต้นไม้เลย ยิ่งให้ลูกน้องทำงานที่มีคุณค่าน้อยมากเท่าไร
งานที่มีคุณค่าก็จะถูกละเลยมากเท่านั้น
ดังนั้น ก่อนมอบหมายให้ลูกน้องปฏิบัติหัวหน้าควรพิจารณาด้วยว่างานหลักคืออะไร และจะส่งเสริมสนับสนุนให้เขาประสบความสำเร็จได้อย่างไรบ้าง ต้องหลีกเลี่ยงการมอบหมายงาน (อย่างเป็นประจำ) ที่มีคุณค่าน้อยให้ลูกน้อง
6.หัวหน้าต้องสร้างการทำงานเป็นทีม ไม่ใช่ทำงานเป็นทีๆ
การทำงานเป็นทีม (teamwork) หมายถึงการที่คนแต่ละคนมาทำงานร่วมกันเพื่อให้การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์ตามที่สมาชิกได้ร่วมกันกำหนดขึ้น ผู้เขียนเคยได้ยินคำกล่าวเกี่ยวกับการทำงานเป็นทีม ซึ่งฟังแล้วรู้สึกประทับใจว่า "การทำงาน เป็นทีมคือการที่คนธรรมดาๆ (common people) มาทำงานร่วมกันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ไม่ธรรมดา (uncommon result)"
การที่จะได้ผลลัพธ์ที่ไม่ธรรมดานั้น หมายความว่าผลลัพธ์โดยรวมที่เกิดจากการทำงานร่วมกันของสมาชิกทุกคนจะต้องสูงกว่าการที่สมาชิกแต่ละคนต่างคนต่างทำงานแล้วนำผลงานที่ได้ของแต่ละคนมารวมกัน เช่น สมศรีทำงานได้วันละ 10 ชิ้น สมปองทำงานได้วันละ 10 ชิ้น หากนำสมปองและสมศรีมาทำงานร่วมกันปรากฏว่าได้ผลงานรวมต่อวันเท่ากับ 20 ชิ้น กรณีเช่นนี้ไม่ถือว่าทำงานเป็นทีม
แต่น่าจะเรียกว่าทำงานเป็นกลุ่ม (group work) น่าจะเหมาะสมกว่า ถ้าทำงานเป็นทีมต้องได้มากกว่า 20 ชิ้น ส่วนจะได้มากกว่าเป็นจำนวนเท่าไรขึ้นกับการจัดระบบงาน และความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกในที่มาทำงานร่วมกัน
ดังนั้น การทำงานเป็นทีมจะต้องได้ผลลัพธ์ในลักษณะ 1+1 มากกว่า 2 และเชื่อว่าทุกองค์กรก็คาดหวังว่าหัวหน้างานจะต้องมีบทบาทในการสร้างทีมงานลักษณะเช่นนี้ให้ได้ การกำหนดเป้าหมายเป็น สิ่งสำคัญเพราะจะทำให้สมาชิกในทีมมีทิศทางการทำงานที่ชัดเจนและเข้าใจตรงกันว่าอะไรคือภารกิจหลักที่จะต้องบรรลุเป้าหมายที่ถูกกำหนดขึ้น
ควรเป็นเป้าหมายที่สมาชิกทุกคนมีส่วนร่วมในการกำหนดต่อจากนั้นสมาชิกทุกคนจะต้องถือว่าเป้าหมายดังกล่าวเป็นเป้าหมายของเรา เพราะหากยังคิดว่าเป็นเป้าหมายของเธอหรือของฉันอยู่อีกก็จะส่งผลให้ต่างคนต่างทำหน้าที่เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของตนเอง
ในสภาพเช่นนี้ความร่วมมือใดๆ ระหว่างกันของสมาชิกก็ยากที่จะเกิดขึ้นได้ อย่างนี้เรียกว่าทำงานเป็นทีๆ ซึ่งหมายถึงต่างคนต่างทำนั่นเอง หัวหน้าทีมจะต้องสามารถทำให้ลูกทีมกำหนดเป้าหมายในลักษณะที่เป็นเป้าหมายของเราขึ้นมาให้ได้
ต่อจากนั้นจึงมากำหนดแผนการดำเนินงาน (action plan) เพื่อสนับสนุนการบรรลุเป้าหมายและมอบหมายให้สมาชิกแต่ละคนนำไปปฏิบัติโดยคำนึงถึงความสามารถ (competency) ของสมาชิกควบคู่ไปด้วย
ผลสำเร็จที่เกิดขึ้นของสมาชิกแต่ละคนเปรียบเสมือนจิ๊กซอว์ (jigsaw) ที่จะนำมาเชื่อมต่อกันให้งานโดยภาพรวมสำเร็จตามเป้าหมาย
ดังนั้น สมาชิกในทีมทุกคนล้วนมีความสำคัญเพราะต่างก็เป็นส่วนหนึ่งของความสำเร็จ หากคิดได้เช่นนี้ความร่วมมือร่วมใจกันทำงานของสมาชิกในทีมก็จะเกิดขึ้นตามมา ในการทำงานร่วมกันอาจมีการกระทบกระทั่งกันบ้างหรือเจอปัญหาอุปสรรคบ้างถือเป็นเรื่องปกติ หากสมาชิกในทีมมีความสมานฉันท์ปัญหาต่างๆ ย่อมมีทางออกที่เหมาะสมได้เสมอ
ที่สำคัญก็คือหัวหน้าทีมต้องเป็นตัวเชื่อมประสานที่ดีระหว่างสมาชิกเพื่อให้เกิด ความสมานฉันท์ จะเรียกว่าเป็นโซ่ข้อกลาง กาวใจ หรือสายใยรัก ก็สุดแท้แต่จะเรียกแล้วกันครับ
หน้า 30

ที่มา : หนังสือพิมพ์ประชาชาติธุรกิจ