BSC/ KPI ระบบวัดผลเชิงดุลภาพ / ดัชนีวัดความสำเร็จ
มีการนำเสนอแนวความคิด แบบหนึ่งที่ใช้ ในการ วัดค่าผลสำเร็จของการปฏิบัติงาน ซึ่งโดยปกติ นิยมวัด ที่ Finacial Ratios ต่างๆเช่น ROI (Return On Investment) EPS (Ernings Per Share) ซึ่งพวกนี้เป็นปัญหาหนึ่ง ในอันที่จะ ไม่เอื้อให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement) และนวัตกรรม (Inovation)ใหม่ๆ จุดนี้เองเมื่อปี 1992 Kaplan (Phd., EE Engineer) แห่ง Harvard และ Mr.Norton ได้ช่วยกันคิดวิธีการในการประเมิณผลการปฏิบัติงานในรูปแบบ Balance Scorecard (BSC) และ Key Performance Indicator (KPI) ขึ้นมา โดยตัว BSC จะเน้นในมุมมองแม่บท 4 ด้าน กล่าวคือ
1 มุมมองด้านลูกค้า (Customer perspective) โดยดูที่ ลูกค้ามองมาที่กิจการของเราอย่างไร? How customer see us ?
2 มุมมองภายใน (Internal perspective) โดยดูที่ กิจการของเราเป็นเลิศด้านใด? What must we execl at ?
3 กิจการด้านใดยังสามารถพัฒนาให้เกิดคุณค่าเพิ่มต่อไปได้ Can we continue to improve and create value? โดยเป็นมุมมองด้าน นวัตกรรมและการเรียนรู้ Innovation and Learning perspective
4 มุมมองด้านการเงิน Financial Perspective โดยพยายามดูผลรวมค่าใช้จ่ายหรือรายรับในแต่ละ กิจกรรม
ทั้งหมดนี้ต้อง มีตัววัดผลการปิฎิบัติงาน (Key Performance Indicator [KPI] ) เพื่อเป็นตัวช่วยในการผลักดัน และตัววัดผลนี้ต้องสามารถ แจ้งให้เห็น สถานะทั้งหมด เช่น อดีต ปัจุบัน และ แนวโน้มในอนาคต เรื่องตัววัดนี้ถ้ามีจำนวนมากและหลายหน่วยวัด ให้ใช้ค่าดัชนีเข้ามาช่วยเพื่อให้เห็นเป็นตัวชี้วัดสรุปรวม ตัววัดผลนี้ยังอาจ แบ่งได้เป็น 2 กลุ่มคือ 1. กลุ่มที่เป็นค่าวัดผลรวมสรุป ซึ่งจะได้ค่าต่อเมื่องานนั้นเสร็จไปแล้ว( Laging indicator )
เช่น จำนวนสินค้าที่ผลิตได้, จำนวนรวมของ ของเสียที่เกิดขึ้น และ 2. กลุ่มที่เป็นค่าวัดผลแล้วแสดงให้เห็นถึง แนวโน้มในอนาคต ( Lead indicator ) เช่น จำนวนสินค้าที่ผลิตต่อชั่วโมง จำนวนของเสียที่เคยเกิดสูงสุดต่อชั่วโมง ระยะเวลาที่เร็วที่สุดในการผลิตสินค้าต่อร้อยชิ้น เป็นต้น หรืออาจมองว่ากลุ่มตัววัดนั้น อาจมองในแง่ผลดี (Positive) และในแง่ผลลบหรือผลเสีย ( Negative ) ทั้งนี้เพื่อเป็นการช่วยเลือกตัววัดผลที่ มีประโยชน์สูงสุด และง่ายต่อการเก็บข้อมูล ข้อมูลต่างๆ ที่เห็นภาพรวมทั้งหมดนั้น จะนำมารวบรวมเพื่อเสนอ ในรูปห้องศูนย์รวมข้อมูล (Management Cockit Room) จากนั้นข้อมูลสารสนเทศต่างๆ จะถูกนำมาใช้เพื่อ การบริหารแบบ แนวนอน ตัดผ่านไปตามแผนกต่างๆ ( Cross Function Integration ) การบริหารแบบหุ้นส่วนสัมพันธ์ การค้าเสรีระดับโลก Enterprizr Scale และการผลักดันทีมงาน ทั้งหมดนี้ เป็นสิ่งจำเป็นในการสร้างและนำเอา ระบบวัดผลเชิงดุลภาพ/ ดัชนีวัดความสำเร็จ นี้มาทำให้สำเร็จและเกิดประโยชน์
รูปแสดง ห้องแสดงข้อมูลของ BSC/KPI ระบบวัดผลเชิงดุลภาพและดัชนีวัดความสำเร็จ
Management Cockpit Room
ปัญหาส่วนใหญ่ที่ระบบ การวัดผลแบบทางการเงินทั่วไป มีคือ
1 .ข้อมูลล่าช้า ไม่สามารถช่วยป้องกันการเกิดปัญหาล่วงหน้าได้ เช่น ข้อมูลปิดเดือนด้านการเงิน
2 .ข้อมูลเป็น Snap Short หรือเป็น Static อาจตกแต่งได้ (creative accounting)
3 .ไม่สนใจ Intellectual Asset ( มูลค่าทรัพย์สินทางปัญญา ที่เป็นการค้นคิดภายในองค์กร )
4 .ไม่ค่อยมีการประเมินแบบ Value Engineer / Matrix = [ Quality * Satifaction * Image ] / [ Time * Cost ]
5 .ไม่มีข้อมูลแบบ เชื่อมโยง Integration กับทุก ส่วนขององค์กร
6 .ขาดแม่บทในการวัดผลที่จะสะท้อนในลักษณะ cause/effect และเชื่อมโยงทั้งหมด
แนวทางการ Implement BSC / KPI
1. นำเสนอ ความคิดต่อผู้บริหาร Sale BSC concept to Topmanagement
2. จัดอบรมภายใน In house training + Work shop
3. จัดตั้งทีมงาน Set BSC team with empowerment
4. วางแผน วิสัยทัศน์ / กลยุทธ์ที่จะเป็นภาระกิจรองรับ Defind Vision / Mission Strategy
5. เขียนแผนผัง รายละเอียดวิสัยทัศน์ Create strategy map ( ดังรูป BSC Map )
6. วางตำแหน่ง จุดยืนธุรกิจ ว่ามุ่งเน้นด้านใด ( ผู้นำสุดยอด Leadership, มุ่งความแตกต่าง Product difference, มุ่งเน้นเฉพาะกลุ่ม Focus, เสนอทางเลือก Alternative )
7. ออกแบบ KPI Chart ( ดังรูป KPI Chart )
8. พยายามเริ่มในหน่วยงานที่ใกล้ชิดลูกค้า ก่อนโดยไม่ต้องเริ่มหมดทั้งองค์กร ในช่วงแรกๆ จากนั้นเริ่มขยายต่อ โดย มองตาม Value Chain ไปสู่แต่ละหน่วยงาน ซึ่งเน้นที่หน่วยงาน ที่ สร้างมูลค่าเพิ่มต่อองค์กร สูงสุดก่อน
9. วางแผนผลักดัน และเอื้ออำนวยให้เกิด นวัตกรรมใหม่ Inovation และ การเรียนรู้ Learning growth เช่น Strategy awareness Goal alignment Staff competencies Technology Infrastructure
Strategic MAP
ตัวอย่าง ขั้นตอนการเขียน แผนตาราง KPI
แผนตารางตัววัดผลการปิฎิบัติงาน ( KPI CHART ) จะประกอบไปด้วยหัวข้อ 5 ส่วนคือ I. Stategic Priorities วิสัยทัศน์ย่อตามลำดับความสำคัญ II. Objectives วัตถุประสงค์ III. Masurment วิธีการวัดผล IV. Targets เป้าหมาย V. Initiatives ความคิดริเริ่ม หรือโครงการนำร่อง (ดังรูป KPI CAHRT ) โดยแต่ละข้อนั้น ต้องเป็นไปตามรายละเอียดดังนี้
1. มีวัตถุประสงค์ ขอบเขตความรับผิดชอบ และผลที่จะได้รับอย่างชัดเจน Have commit and clear objective.
2. สามารถวัดผลเป็นรูปธรรมได้ Measurement [ how to / formula ]
3. ควรเป็นข้อมูลที่เคยมีการเก็บไว้บ้างแล้ว Should have in database
4. รายละเอียดกิจกรรมต้องสอดคล้องและรองรับกับ วัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ Repesent objective
5. มีข้อมูลสามารถเชื่อมโยง แบบระบบบัญชีแยกต้นทุนตามกิจกรรม [ABC.] หรืออาจส่งผลกระทบได้ถึง ผลตอบแทนของพนักงานนั้นๆ หรือมีบทให้คุณให้โทษ รวมไปถึงมองแต่ละ Cost Center
ตัวอย่าง ระบบบัญชีแยกต้นทุนตามกิจกรรม (ABC) เปรียบเทียบ กับ ระบบแบบเดิม
| ระบบ ABC | ค่าใช้จ่าย | ระบบ เดิม | ค่าใช้จ่าย |
| งานติดตั้งเครื่อง | 25000 | เงินเดือน | 20000 |
| งานรับชำระเงิน | 5000 | ค่าสาธณูปโภค | 10000 |
| งานรับคำร้อง | 5000 | ค่าพาหนะ | 5000 |
| รวม | 35000 | รวม | 35000 |
KPI CHART
ตัวอย่าง "ตัววัดผลการปิฎิบัติงาน KPI" ที่ควรใช้วัดในแต่ละด้านของ ระบบ BSC
ด้าน มุมมองทางการเงิน FIN
- ค่า ผลตอบแทนจากการลงทุน EVA
- ค่า อัตราส่วนทางระบบการเงิน ณ.ปัจจุบัน Cash flow retios
- ค่า ส่วนแบ่งในตลาด Market share growth
ด้าน มุมมองทางลูกค้า Custommer
- ค่า ดัชนีด้าน ราคา Price
- ค่า ระยะเวลา ที่ใช้ในการนำสินค้า ใหม่ออกสู่ตลาด Time to market
- ค่า ด้านระบบคุณภาพ Quality
- ค่า บริการ Service
- ค่า ภาพพจน์ image
ด้าน มุมมองขบวนการทำงานภายใน Internal process
- ค่า ระยะเวลาในการผลิต Cycle time
- ค่า ของประสิทธิภาพ Cost effectiancy
- ค่า ของเสียที่เกิดขึ้น Defective rate
ด้าน มุมมองการเรียนรู้เพื่อการพัฒนา และ นวัตกรมมใหม่ Learning / Inovation
- ค่า ทัศนคติ Morale
- ค่า ความทัดเทียมคู่แข่งขัน Competencies
- ค่า ดัชนีการเสนอแนวความคิด จากพนักงาน Empolyee suggession
- ค่า ดัชนี ความพร้อมของระบบ สารสนเทศ IT availabilities
- ค่า ดัชนี การใช้ระบบ เทคโนโลยีสมัยใหม่ New technology and New product lunce
- ค่า ดัชนี ด้านการตอบแทนคืนสู่สังคม Socail and Enviromental responsibilities
ตัวที่เป็น Key success factor
1 ความพร้อมของ ทีมงานและ ระบบสารสนเทศ IT strong
2 การจัดการและวางแผนเป็นอย่างดีในการเลือกใช้ ตัววัดผลการปิฎิบัติงาน KPI เพื่อการสะท้อนปัญหาและสัมพันธ์เชื่อมโยงกับระบบบริหาร/ควบคุม ขององค์กรนั้นๆ
3 ได้รับการสนับสนุนที่ ดี Good support from top management
4 มีการจัดการด้านการเรียนรู้ และการทำงานอย่างต่อเนื่อง ที่ดี Good traning and continuous improvement
5 ควรเริ่มจาก วิธีการ ABC เพื่อให้ทราบ มูลค่าต้นทุนตามกิจกรรมก่อน ถ้าเป็นไปได ้
ที่มา : expert2you.com