การใช้ Competency ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ อย่างมีประสิทธิภาพ

    คอลัมน์ hr on strategy
โดย สมลักษณ์ ลีพันแสง ศูนย์พัฒนากลยุทธ์ทางธุรกิจ www.sbdc.co.th
หลายๆ ท่านคงเคยได้ยินคำว่า "competency" กันมาบ้างแล้ว แต่อาจจะยังไม่ค่อยเข้าใจในความหมายและประโยชน์จากการใช้ competency ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์เท่าใดนัก
อันที่จริงแล้วคำว่า "competency" มีความหมายว่า ความรู้ ความสามารถ ทักษะ และคุณสมบัติของบุคคลที่สามารถเรียนรู้ ฝึกฝน และพัฒนาให้ดีขึ้นหรือเพิ่มขึ้นได้
จากความหมายที่กล่าวไปข้างต้น บางคนอาจจะเกิดคำถามขึ้นว่า "แล้ว competency มีความแตกต่างกับ work performance และ potential อย่างไร"
ทั้ง 3 คำนี้มีความหมายที่แตกต่างกัน !
ซึ่งจะขออธิบายเพิ่มเติมดังนี้ person competency เป็นสิ่งที่มีอยู่แล้วภายในตัวบุคคล สามารถพัฒนาให้เพิ่มขึ้นได้จากการเรียนรู้และฝึกฝน competency เป็นตัวช่วยส่งเสริมผลงานและศักยภาพของบุคคล
work performance เป็นผลงานที่ได้จากการกระทำหรือพฤติกรรมในการปฏิบัติงานที่มีพื้นฐานมาจาก competency สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามความยากง่ายของเป้าหมายที่กำหนดพฤติกรรมและเป็นความมุ่งมั่นของผู้ปฏิบัติงาน
ผู้ที่มีผลงานดีไม่จำเป็นต้องมีศักยภาพสูง !
ส่วน potential เป็นความสามารถเฉพาะตัวที่ส่วนใหญ่มาจากพื้นฐานของบุคคลนั้น การพัฒนาหรือประสบการณ์จะเป็นตัวช่วยส่งเสริมให้มากขึ้น บุคคลที่มีศักยภาพสูงสามารถเรียนรู้และพัฒนา competency ได้เร็วกว่าปกติ
สำหรับบทบาทของ competency ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์นั้นมีด้วยกันมากมายหลายด้าน โดยประโยชน์ของ position competency สามารถนำไปใช้ในการคัดเลือกพนักงาน จัดสรรตำแหน่ง การกำหนดค่าตอบแทน การประเมินผลงาน การพัฒนาสายอาชีพ การฝึกอบรม
ซึ่งในการกำหนด position competency นั้น ต้องนำเอา competency หลักของหน่วยงานและขององค์กร leadership competency มาประกอบกับ competency ของงานที่ได้จากการวิเคราะห์ใบบอกลักษณะงาน (job description)
และการกำหนดระดับของแต่ละ position competency นั้น ต้องมีความท้าทาย สามารถบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีการทบทวนทุกครั้งที่เป้าหมายหรือลักษณะงานเปลี่ยนไป
นอกจากนี้การรับรอง position competency และระดับนั้นต้องผ่านการเห็นชอบร่วมกันระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ปฏิบัติงาน รวมถึงหน่วยงานที่เกี่ยวข้องและผู้ใช้บริการ และควรเปรียบเทียบกับธุรกิจที่ใกล้เคียงกันด้วย
ประโยชน์ของการใช้ competency ในการจัดรับคัดเลือกและจัดสรรตำแหน่งงาน ก็เพื่อให้การจัดรับผู้สมัครตรงกับ position competency ที่กำหนดไว้
มีการสัมภาษณ์เพื่อตรวจสอบ competency มีการติดตามการพัฒนา competency ของพนักงานใหม่ตลอดจนการเปรียบเทียบ position competency กับ person competency เพื่อการจัดสรรตำแหน่งหรือวางตำแหน่งได้อย่างเหมาะสม
สำหรับประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้ competency ในการฝึกอบรมและพัฒนานั้น ต้องใช้การเปรียบเทียบ position competency และ person competency เพื่อหาความต้องการในการฝึกอบรม และใช้ระบบการวัดผลงานโดยใช้ competency มาประกอบในการวางแผนพัฒนาสายอาชีพ การติดตามการพัฒนา competency ของพนักงาน และการวัดผลของโครงการฝึกอบรมและพัฒนา
ส่วนการประเมินผลงานโดยใช้ competency จะเป็นการใช้ position competency มาใช้ในการประเมินผลงานเพื่อให้การพัฒนา พนักงานตรงตามความต้องการของงาน
การใช้ competency ในการประเมินผลงานควรทำควบคู่กับการประเมินผลงานจาก เป้าหมายงาน หรือ KPI ที่กำหนดไว้ในแต่ละปีโดยกำหนดน้ำหนักของ competency และ เป้าหมายงานที่ใช้ในการประเมินผลงานให้เหมาะสมกับลักษณะงานและระดับความรับผิดชอบในการที่จะนำระบบ competency มาใช้ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ให้เกิดประสิทธิภาพนั้นต้องมีการทำทั้งระบบ เพื่อให้เกิดความสอดคล้องกันทั้งองค์กร โดยสามารถนำมาใช้ได้ดังนี้
competency มาตรฐานของแต่ละตำแหน่งงาน (position competency) สามารถนำมาใช้ในการจัดรับ การคัดเลือก การจัดสรรตำแหน่ง การประเมินค่างาน การกำหนดค่าตอบแทน การประเมินผลงาน การฝึกอบรม และการสำรวจค่าตอบแทน
การจ้างงานโดยใช้ competency สามารถสัมภาษณ์เพื่อคัดเลือกผู้สมัครที่มี competency ที่เหมาะสมสอดคล้องกับความต้องการของงานจริงๆ ตาม position competency
การบริหารค่าตอบแทน-จ่ายค่าตอบแทนตาม competency สามารถนำมาใช้ได้กับการประเมินค่างานโดยใช้ position competency เปรียบเทียบกับ competency มาตรฐานของระบบประเมินค่างานเพื่อกำหนดค่างาน การพิจารณาค่าตอบแทนของพนักงานโดยเปรียบเทียบ person competency กับ position competency และการนำเอาผลงาน อายุงาน ศักยภาพของพนักงานมาพิจารณาประกอบการใช้ competency ในการฝึกอบรมและพัฒนา สามารถใช้ได้ในเรื่องของการหาความต้องการการฝึกอบรมจากการเปรียบเทียบความแตกต่างระหว่าง person competency และ position competency การติดตามผลเพื่อการพัฒนา person competency โดยดูจากการประเมินผลงานและจากการทดสอบ
นอกจากนี้ยังสามารถใช้ประโยชน์จากการพัฒนา person competency ได้โดยจะมีผลต่องานและศักยภาพของพนักงาน ใช้ในการวางแผนพัฒนาสายอาชีพ การวางแผนค่าตอบแทน และการวางแผนปรับลดอัตรากำลัง
จะเห็นได้ว่า competency นั้นสามารถสร้างประโยชน์ให้กับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ได้มากมายหลายด้าน แต่ต้องใช้อย่างมีหลักเกณฑ์ ซึ่งระบบ competency จะสำเร็จได้นั้นต้องคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้
1. มีระบบการบริหารทรัพยากรมนุษย์รองรับ
2. ต้องใช้ competency ในทุกระบบการบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่เกี่ยวข้อง
3. พนักงานทุกคนต้องรับทราบและตระหนักถึงความสำคัญของ competency ต่องานและการพัฒนาสายอาชีพของตน
4. เป็นระบบที่พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงได้
5. ผู้ลงระบบต้องมีความรู้และความเข้าใจเกี่ยวกับ competency และความเกี่ยวข้องกับทุกระบบอย่างดี
6. ขั้นตอนการลงระบบสามารถนำไปปฏิบัติได้จริง ไม่จำเป็นต้องเป็นระบบที่ดีที่สุด
7. ได้รับการสนับสนุนอย่างเต็มที่จากผู้บริหารทุกคน
competency อาจจะดูเป็นเรื่องยากในทางปฏิบัติ แต่ประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้ระบบ competency ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์นั้นรับรองว่าคุ้มค่ากับเวลาที่เสียไปอย่างแน่นอน ถ้ามีการทำอย่างถูกต้องและเป็นระบบ
หน้า 52

ที่มา : หนังสือพิมพ์ประชาชาติธุรกิจ