ขั้นตอนหลัก ของการดำเนินการพัฒนาสมรรถนะ
ขั้นตอนหลัก ของการดำเนินการพัฒนาสมรรถนะ
เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของบุคคล
การดำเนินการการพัฒนาสมรรถนะ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของบุคลากรในกรมราชทัณฑ์ มีการกำหนดขั้นตอนหลักไว้ล่วงหน้าอย่างชัดเจน โดยในช่วงแรกจะแบ่งการดำเนินงานออกเป็นสองส่วนคือ
1. การกำหนดรายการสมรรถนะหลัก (Core Competency)
2. การกำหนดรายการสมรรถนะตามสายงาน (Functional/Role Competency)
หลังจากนั้นจึงนำผลรายการสมรรถนะที่ได้เป็นพื้นฐานสำหรับขั้นตอนในการพัฒนาประสิทธิภาพของบุคลากรในกรมราชทัณฑ์ต่อไป ดังแสดงไว้ในแผนภาพดังต่อไปนี้
1. การสัมภาษณ์ผู้บริหารเกี่ยวกับ Core Values
เริ่มด้วยการสัมภาษณ์ท่านอธิบดีเพื่อกำหนด ค่านิยมหลัก (Core Values) ที่สอดคล้องกับความต้องการขององค์กร หลังจากนั้นทำการสัมภาษณ์ท่านอธิบดีละท่านรองอธิบดีเพื่อระบุพฤติกรรมที่สอดคล้องกับค่านิยมดังกล่าว
2. วิเคราะห์ผลการสัมภาษณ์เพื่อสร้างต้นแบบ Core Values
เป็นการรวบรวม และวิเคราะห์พฤติกรรมที่สอดคล้องกับ ค่านิยมหลัก เพื่อสังเคราะห์ออกมาเป็นสมรรถนะหลัก (Core -Competency) เพื่อเป็นต้นแบบสำหรับการพัฒนาปรับปรุงต่อไป
3. จัดทำการสำรวจเพื่อยืนยัน Core Competency
นำรายการสมรรถนะหลักที่ได้ มาจัดทำแบบสอบถามเพื่อสำรวจ ยืนยันความคิดเห็นของผู้บริหารต่อรายการสมรรถนะหลักที่จัดทำขึ้นในเบื้องต้น โดยทำการแยกแยะว่า พฤติกรรมใดควรจะแสดงโดยข้าราชการระดับไหน
4. สรุปผลการกำหนด Core Competency
สรุปผลการกำหนดรายการสมรรถนะหลัก (Core -Competency) ใช้ผลการสำรวจมาช่วยแยกแยะพฤติกรรมออกเป็น 5 ระดับ
(Proficiency Level) พร้อมเสนอแนะพฤติกรรมเพิ่มเติมสำหรับระดับที่ยังต้องการ เพื่อการใช้งานร่วมกับ Core Competency อีก 5 ตัวของ กพ. ได้
5. จัดทำ Outcome Mapping ตามประเภทเรือนจำ/ทัณฑสถาน
จัดประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อจัดทำ ตารางความสัมพันธ์ระหว่าง ผลลัพธ์ที่เป็นที่ต้องการ และบทบาทของงาน แยกตามหน่วยราชการในกรมราชทัณฑ์ที่มีลักษระงานคล้ายคลึงกัน โดยผลลัพธ์สำคัญของงานที่ได้จะถูกใช้เป็นข้อมูลในการสัมภาษณ์เชิงพฤติกรรมต่อไป
6. สัมภาษณ์ Key Performer เป็นรายบุคคลเพื่อกำหนดพฤติกรรมชี้วัด
สัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงานที่มีผลการปฏิบัติงานสูง ถึงพฤติกรรมซึ่งมาจากประสบการณ์การทำงานจริง และที่สำคัญเป็นพฤติกรรมที่เป็นสาเหตุของผลลัพธ์สำคัญขององค์กร ทั้งนี้ข้อมูลพฤติกรรมที่ได้จะเป็น ข้อมูลพื้นฐานสำคัญในการจัดทำ Role Competency ที่มีรากฐานมาจากองค์กรต่อไป
7. วิเคราะห์ผลการสัมภาษณ์เพื่อสร้างต้นแบบ Role Competency
นำผลการสัมภาษณ์ซึ่งออกมาเป็นพฤติกรรมชี้วัด (Behavioral Indicator) มาจัดกลุ่ม และจัดแบ่งระดับความเข้มข้นของพฤติกรรม เพื่อสร้างต้นแบบ สมรรถนะตามสายงานภายในองค์กร (Role Competency)
8. สรุปผลการกำหนด Role Competency
นำผลสมรรถนะตามสายงานภายในองค์กร (Role Competency) มารับการยืนยัน หรือเพิ่มเติมพฤติกรรมชี้วัด และระดับของสมรรถนะ (Proficiency Level) จากผู้ปฏิบัติงานที่มีผลการปฏิบัติงานสูง (Key -Performer)
9. จัดทำ Job - Competency Matrix
สร้างความสัมพันธ์ระหว่างตำแหน่งงานที่มีอยู่ในองค์กร กับสมรรถนะ และระดับของสมรรถนะ (Proficiency Level) เพื่อกำหนดมาตรฐานของพฤติกรรมชี้วัด(Behavioral Indicator) สำหรับทุกตำแหน่ง
10. กำหนดหลักสูตรการพัฒนาที่สอดคล้องกับสมรรถนะ
กำหนดหลักสูตรการพัฒนาที่สอดคล้องกับรายการสมรรถนะที่เป็นที่ต้องการขององค์กรเตรียมไว้เป็นข้อมูลสำหรับผู้บังคับบัญชาเพื่อการเลือกใช้ในการส่งเสริมพัฒนา บุคลการในหน่วยงานของตนได้อย่างเหมาะสมต่อไป
11. ติดตั้งระบบคอมพิวเตอร์สำหรับการบริหารสมรรถนะ
เตรียมความพร้อมทั้งในแง่ระบบคอมพิวเตอร์ และโปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยในการบันทึกพฤติกรรมชี้วัด ตลอดจนการแจก
แบบสอบถามและรอบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งการบันทึกแผนพัฒนารายบุคคล ทั้งนี้เนื่องจากระบบคอมพิวเตอร์ต้องรองรับการใช้งานจากผู้มีส่วนเกี่ยวข้องจำนวนมาก หากมีการเตรียมการที่ไม่เพียงพอหรือไม่เหมาะสมอาจทำให้เกิดปัญหาต่อการใช้งานจริงได้
12. สร้างความเข้าใจพื้นฐานสำหรับผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง
สร้างความเข้าใจพื้นฐานสำหรับผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง ทั้งในแง่การตรวจสอบถึงสมรรถนะ และพฤติกรรมชี้วัดสำหรับตนเอง และผู้ใต้บังคับบัญชา ที่สำคัญคือการสร้างความเข้าใจในเรื่องการประเมินสมรรถนะผ่านพฤติกรรมชี้วัดอย่างมีมาตรฐาน เพื่อการนำไปใช้ในการสร้างแผนพัฒนารายบุคคลต่อไป
13. ประเมินสมรรถนะของบุคลากรอย่างรอบด้าน และจัดทำแผนพัฒนารายบุคคล
ประเมินสมรรถนะของบุคลากรผ่านพฤติกรรมชี้วัด โดยผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับผู้รับการประเมิน ซึ่งอาจจะเป็นผู้บังคับบัญชา ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือเพื่อนร่วมงาน หลังจากนั้นจึงนำผลการประเมินสมรรถนะที่ได้ มาเป็นข้อมูลในการวางแผนพัฒนารายบุคคลเพื่อให้สอดคล้องกับจุดอ่อน หรือจุดแข็ง หรือช่องว่างของผู้รับการประเมิน