ขั้นตอนการวิเคราะห์ Job Competency :ขั้นตอนที่ 3 วิเคราะห์ Competency เบื้องต้น
ขั้นตอนที่ 3 วิเคราะห์ Competency เบื้องต้น
เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้นำข้อมูลมาวิเคราะห์เพื่อหา Competency เบื้องต้น โดยวิธีการวิเคราะห์เพื่อแปลงข้อมูลให้เป็น Competency นั้นสามารถทำได้ 2 แบบ ดังนี้
แบบที่ 1 แทรก Competencies ลงในข้อมูล (ข้อมูลก่อนการวิเคราะห์)
ผมรับผิดชอบงานทุกเรื่องที่เกี่ยวข้องกับ “คน” ทุกวันต้องเจอและแก้ปัญหาคน ต้องให้คำปรึกษาหน่วยงานต่างๆ ในเรื่องของคน งานในตำแหน่งนี้ทะเลาะกับใครไม่ได้เลย เพราะเราต้องติดต่อกับคนทุกระดับทุกหน่วยงาน ทั้งในแง่ของการให้คำปรึกษา ขอความร่วมมือในการทำกิจกรรมต่างๆ บางครั้งเราต้องอาศัยความสัมพันธ์ส่วนบุคคลเข้าช่วยถึงจะสามารถแก้ไขหรือคลี่คลายปัญหาบางอย่างลงได้
สำหรับงานอีกด้าน ที่ผมต้องรับผิดชอบคือต้องแสวงหาแนวทางต่างๆในการพัฒนาคน เพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์ทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป ต้องกำหนดกลยุทธ์ในการพัฒนาคนทั้งในระยะสั้นและระยะยาว
ปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยๆ คือการรองรับอารมณ์ของคนรอบด้านทั้งเจ้านาย เพื่อนร่วมงาน และพนักงาน เราต้องทำงานอยู่ตรงกลางคอยประสานผลประโยชน์ให้กับคนทุกกลุ่ม จะเอนเอียงไปด้านใดด้านหนึ่งมากไม่ได้
(ข้อมูลหลังจากการวิเคราะห์)
ผมรับผิดชอบงานทุกเรื่องที่เกี่ยวข้องกับ “คน” ทุกวันต้องเจอและแก้ปัญหาคน ต้องให้คำปรึกษาหน่วยงานต่างๆ ในเรื่องของคน (การให้คำปรึกษา) งานในตำแหน่งนี้ทะเลาะกับใครไม่ได้เลยเพราะต้องติดต่อกับคนทุกระดับทุกหน่วยงาน ทั้งในแง่ของการให้คำปรึกษา ขอความร่วมมือในการทำกิจกรรมต่างๆ (การประสานงาน) บางครั้งเราต้องอาศัยความสัมพันธ์ส่วนบุคคลเข้าช่วยถึงจะสามารถแก้ไขหรือคลี่คลายปัญหาบางอย่างลงได้ (มนุษยสัมพันธ์)
สำหรับงานอีกด้านหนึ่ง ที่ผมต้องรับผิดชอบ คือต้องแสวงหาแนวทางต่างๆในการพัฒนาคน เพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์ทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป ต้องกำหนดกลยุทธ์ในการพัฒนาคนทั้งในระยะสั้นและระยะยาว(การวางแผนกลยุทธ์)
ปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยๆ คือการรองรับอารมณ์ของคนรอบด้านทั้งเจ้านาย เพื่อนร่วมงาน และพนักงาน (การควบคุมอารมณ์) เราต้องทำงานอยู่ตรงกลาง คอยประสานผลประโยชน์ให้กับคนทุกกลุ่มจะเอนเอียงไปด้านใดด้านหนึ่งมากไม่ได้ ( การประนีประนอม)
แบบที่ 2 กำหนด Competencies ก่อนแล้วหาข้อมูลสนับสนุน (ข้อมูลก่อนการวิเคราะห์)
ผมรับผิดชอบงานทุกเรื่องที่เกี่ยวข้องกับ “คน” ทุกวันต้องเจอและแก้ปัญหาคน ต้องให้คำปรึกษาหน่วยงานต่างๆ ในเรื่องของคน งานในตำแหน่งนี้ทะเลาะกับใครไม่ได้เลย เพราะเราต้องติดต่อกับคนทุกระดับทุกหน่วยงาน ทั้งในแง่ของการให้คำปรึกษา ขอความร่วมมือในการทำกิจกรรมต่างๆ บางครั้งเราต้องอาศัยความสัมพันธ์ส่วนบุคคลเข้าช่วยถึงจะสามารถแก้ไขหรือคลี่คลายปัญหาบางอย่างลงได้
สำหรับงานอีกด้าน ที่ผมต้องรับผิดชอบคือต้องแสวงหาแนวทางต่างๆในการพัฒนาคน เพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์ทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป ต้องกำหนดกลยุทธ์ในการพัฒนาคนทั้งในระยะสั้นและระยะยาว
ปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยๆ คือการรองรับอารมณ์ของคนรอบด้านทั้งเจ้านาย เพื่อนร่วมงาน และพนักงาน เราต้องทำงานอยู่ตรงกลางคอยประสานผลประโยชน์ให้กับคนทุกกลุ่ม จะเอนเอียงไปด้านใดด้านหนึ่งมากไม่ได้
(ข้อมูลหลังการวิเคราะห์)
|
Competencies
|
ข้อมูลหรือหลักฐานสนับสนุน |
| การให้คำปรึกษา (Counseling) | · ผมรับผิดชอบงานทุกเรื่องที่เกี่ยวข้องกับ “คน” ทุกวันต้องเจอและแก้ไขปัญหาคน ต้องให้คำปรึกษาหน่วยงานต่างๆ ในเรื่องของคน · ต้องติดต่อกับคนทุกระดับทุกหน่วยงาน ทั้งในแง่ของการให้คำปรึกษา .... |
| การประสานงาน (Coordination) | · ต้องติดต่อกับคนทุกระดับทุกหน่วยงาน ทั้งในแง่ของการให้คำปรึกษา ขอความร่วมมือในการทำกิจกรรมต่างๆ |
| มนุษยสัมพันธ์ (Human Relations) | · บางครั้งเราต้องอาศัยความสัมพันธ์ส่วนบุคคลเข้าช่วยถึงจะสามารถแก้ไขหรือคลี่คลายปัญหาบางอย่างลงได้ |
| การวางแผนกลยุทธ์ (Strategic Planning) | · ต้องกำหนดกลยุทธ์ในการพัฒนาคนทั้งในระยะสั้นและระยะยาว |
| การควบคุมอารมณ์ (Emotion Comtrol) | · การรองรับอารมณ์ของคนรอบข้างทั้งเจ้านาย เพื่อร่วมงาน และพนักงาน |
| การประนีประนอม (Compromising) | · เราต้องทำงานอยู่ตรงกลาง คอยประสานผลประโยชน์ให้กับคนทุกกลุ่ม จะเอนเอียงไปด้านใดด้านหนึ่งมากไม่ได้ |
ตัวอย่างการเขียน Competency Model
ตำแหน่งงาน : ผู้จัดการฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์
การให้คำปรึกษา (Counseling)
ผู้จัดการฝ่าย HR ที่ประสบความสำเร็จเป็นคนที่พนักงานทุกระดับทั้งองค์การสามารถเดินเข้ามาหาเพื่อขอคำปรึกษาในทุกเรื่องได้ เป็นนักฟังที่ดี เข้าใจและมีจิตวิทยาในการฟัง พูด และให้คำแนะนำผู้อื่น ให้เขาสามารถแก้ไขปัญหาด้วยตัวของเอาเอง (Help to help themselves)
การประสานงาน (Coordination)
ผู้จัดการฝ่าย HR ที่ประสบความสำเร็จจะต้องสามารถประสานงานในเรื่องต่างๆ กับบุคคลทั้งภายนอกและภายในอย่างมีประสิทธิภาพ โดยใช้ทั้งศาสตร์และศิลปะในการประสานงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ต้องการและได้รับความร่วมมือจากทุกหน่วยงานเป็นอย่างดี
มนุษยสัมพันธ์ (Human Relations)
ผู้จัดการฝ่าย HR ที่ประสบความสำเร็จจะต้องมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีกับบุคคลทุกประเภท ทุกระดับในองค์การ และบุคคลภายนอก สามารถเริ่มสร้างความคุ้นเคย พัฒนาและรักษาระดับความสัมพันธ์ส่วนบุคคลได้อย่างต่อเนื่อง
การวางแผนกลยุทธ์ (Strategic Planning)
ผู้จัดการฝ่าย HR ที่ประสบความสำเร็จจะต้องสามารถวิเคราะห์สถานการณ์ทั้งภายในและภายนอกได้ กำหนดทางเลือกในการบริหารบุคลากรให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์การทั้งระยะสั้นและระยะยาวได้
การควบคุมอารมณ์ (Emotional Control)
ผู้จัดการฝ่าย HR ที่ประสบความสำเร็จจะต้องสามารถควบคุมอารมณ์ได้ทุกสถานการณ์ และต้องมีความอดทนอดกลั้นต่อการยั่วยุของบุคคลต่างๆ ได้ดี และต้องรักษาความเป็นกลางด้วยการมีสติอยู่ตลอดเวลา ไม่เอนเอียงไปด้านด้านหนึ่งเพราะอารมณ์ ต้องตัดสินใจอยู่บนพื้นฐานของข้อมูลข้อเท็จจริง
การประนีประนอม (Compromising)
ผู้จัดการฝ่าย HR ที่ประสบความสำเร็จจะต้องสามารถประสานผลประโยชน์ระหว่างกลุ่มในองค์การได้ โดยต้องเข้าใจวัตถุประสงค์ ข้อจำกัด และจุดยืนของแต่ละกลุ่ม แล้วนำมาคิดหาเทคนิค วิธีการที่จะช่วยให้คนทุกกลุ่มเป็นผู้ชนะ (Win-Win Approach) หรือหาข้อสรุปในลักษณะที่ทั้งสองฝ่ายยอมรับได้
นอกจาก Competency ดังกล่าวแล้ว ผู้จัดการฝ่าย HR จำเป็นต้องมีความรู้เกี่ยวกับลักษณะของธุรกิจนั้นๆ ดัวย ไม่ว่าจะเป็นลักษณะการดำเนินธุรกิจ การจัดโครงสร้างองค์การ ลักษณะงานของแต่ละหน่วยงาน รวมถึงสินค้าและบริการของธุรกิจนั้นๆด้วย
นอกจากนี้ตำแหน่ง ผู้จัดการฝ่าย HR นี้จำเป็นต้องมีทักษะในการใช้ระบบคอมพิวเตอร์เพราะต้องใช้ซอฟแวร์ ต้องติดต่อสื่อสารผ่านระบบอิเลคทรอนิคส์ต่างๆ ขององค์การ เราจะต้องกำหนด Competency ที่เป็นทักษะเฉพาะตำแหน่งเพิ่มเติม เช่น
ความรู้เกี่ยวกับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ (HR Knowledge)
ผู้จัดการฝ่าย HR ที่ประสบความสำเร็จจำเป็นต้องมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในทุกด้าน ทั้งด้านการวางแผนกำลังคน การสรรหาว่าจ้าง การบริหารระบบผลตอบแทน การพัฒนาและฝึกอบรม การบริหารระบบพนักงานสัมพันธ์ รวมถึงต้องมีความรู้ด้านกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการบริหารบุคลากร
ความรู้เกี่ยวกับธุรกิจ (Business Knowledge)
ผู้จัดการฝ่าย HR ที่ประสบความสำเร็จจำเป็นต้องเข้าใจในลักษณะของการดำเนินธุรกิจตัวสินค้าและบริการ รวมถึงการเข้าใจการจัดโครงสร้างการบริหารของหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์การ และต้องสามารถสร้างระบบในการติดตามความเคลื่อนไหวของส่วนต่างๆ ขององค์การได้ตลอดเวลา
ทักษะด้านคอมพิวเตอร์ (Computer Literacy)
ผู้จัดการฝ่าย HR ที่ประสบความสำเร็จสามารถใช้คอมพิวเตอร์เพื่อการจัดทำรายงานนำเสนอและติดต่อสื่อสารทั้งภายนอกและภายในองค์การได้เป็นอย่างดี
ทักษะด้านภาษาอังกฤษ (English Skills)
ผู้จัดการฝ่าย HR ที่ประสบความสำเร็จต้องสามารถฟัง พูด อ่าน เขียนภาษาอังกฤษได้เป็นอย่างดี เพราะให้สามารถติดต่อ ค้นคว้าหาข้อมูล การร่วมประชุม การสัมมนาที่ต้องใช้ภาษาอังกฤษได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ข้อมูลอ้างอิง : มารู้จัก Compentency กันเถอะ
โดย : คุณณรงค์วิทย์ แสนทอง