ขั้นตอนการวิเคราะห์ Job Competency :ขั้นตอนที่ 1 กำหนดแนวทางในการเก็บรวบรวมข้อมูล

ขั้นตอนที่ 1   กำหนดแนวทางในการเก็บรวบรวมข้อมูล

วิธีการเก็บข้อมูลสามารถเลือกใช้ได้หลายวิธี  ดังนี้

1.  การสัมภาษณ์เป็นรายบุคคล  (One-by-One  interview)

อาจจะใช้ในการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์หรือการสัมภาษณ์แบบที่เผชิญหน้ากัน ก็ได้

ข้อดี 

• ผู้สัมภาษณ์ไม่อึดอัดที่จะพูด หรือให้ข้อมูล
• สามารถเจาะรายละเอียดของข้อมูลได้มาก

ข้อจำกัด

• ใช้เวลามาก

2.  การสัมภาษณ์เป็นกลุ่ม  (Focus group)

จำนวนคนสำหรับการสัมภาษณ์เป็นกลุ่มควรอยู่ในระหว่าง 5 -9 คน เพราะถ้าน้อยเกินไปก็อาจจะเปิดโอกาสให้ใครบางคนมีอิทธิเหนือกลุ่ม แต่ถ้าจำนวนคนมากเกินไป อาจจะทำให้คนแต่ละคนมีเวลาพูดน้อย ได้ข้อมูลไม่เต็มที่

ข้อดี

• ได้ข้อมูลที่เกิดจากความคิดเห็นร่วมของกลุ่มคน ซึ่งอาจจะหาไม่ได้จากการสัมภาษณ์เป็นรายบุคคล
• ใช้เวลาไม่มาก  แต่ได้จำนวนคนมากกว่า

ข้อจำกัด

• คนบางคนอาจไม่กล้าแสดงออกเมื่ออยู่ต่อหน้ากลุ่ม  หรืออาจจะมีบุคคลที่เขารู้สึกเกรงใจอยู่ในที่ประชุม
• บางครั้งอาจจะได้ข้อมูลที่เป็นกลางๆ มากเกินไป เพราะเป็นความเห็นของกลุ่ม  ที่เกิดจากการประนีประนอมระหว่างบุคคลในกลุ่มเอง

ตัวอย่าง คำถามในการสัมภาษณ์รายบุคคล

1. งานหลักที่คุณรับผิดชอบคืออะไร  ?
2. คุณคิดว่าอะไรคือความยากหรือความท้าทายของงานในตำแหน่งงานนี้ ?
3. คุณเคยเจอปัญหาอะไรบ้างจากการทำงานในตำแหน่งงานนี้ และคุณจัดการกับปัญหาเหล่านั้น อย่างไร ?
4. ปัญหาไหนที่คุณประสบความสำเร็จในการจัดการ เพราะอะไร ?
5. ปัญหาไหนที่คุยไม่ค่อยประสบความสำเร็จในการจัดการ เพราะอะไร?
6. คุณคิดว่าคนที่จะทำงานในตำแหน่งนี้ดี  เขาควรจะเป็นคนอย่างไร ? เพราะอะไร?
7. คุณคิดว่าคนแบบไหนที่ไม่น่าจะประสบความสำเร็จในตำแหน่งนี้  เพราะอะไร ?
8. ความรู้ ทักษะ  และพฤติกรรมอะไรบ้างที่คนที่จะประสบความสำเร็จในตำแหน่งงานนี้ควรจะมี ?  เพราะอะไร ?
9. ฯลฯ

ตัวอย่าง การตั้งคำถามในการทำ Focus  Group

1. ท่านคิดว่าความรับผิดชอบหลักของตำแหน่งงาน .......... คืออะไร ?
2. ท่านคิดว่าคนที่ดำรงตำแหน่ง ......... ควรจะมีทักษะหรือความรู้อะไรบ้าง ? เหตุผล ?
3. ขอให้ยกตัวอย่างความสำเร็จในการแก้ไขปัญหาของผู้ดำรงตำแหน่งนี้ในรอบ 6 เดือนที่ผ่านมา  และทำไมท่านจึงคิดว่าเขาประสบความสำเร็จในการแก้ไขปัญหาดังกล่าว
4. มีปัญหาอะไรบ้างที่เกิดขึ้นกับตำแหน่ง ........ แล้วผู้ดำรงตำแหน่งไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้สำเร็จ เพราะอะไร ?
5. อะไรคือความแตกต่างระหว่างคนที่ประสบความสำเร็จและไม่สบความสำเร็จในการดำรงตำแหน่ง ....... ?
6. ผู้ดำรงตำแหน่ง ........ ต้องติดต่อกับหน่วยงานไหนบ้าง อะไรคือปัจจัยสู่ความสำเร็จในการติดต่อระหว่างหน่วยงาน  ?
7. ฯลฯ

เทคนิคกาตั้งคำถาม

1.  ควรจะเตรียมคำถามไว้ล่วงหน้าว่าจะถามอะไรบ้าง ควรจะถามคำถามไหนก่อนหลัง  แต่ละคำถามควรจะใช้เวลา

     ประมาณเท่าไหร่

2.  ควรถามทั้งคำถามปลายเปิดและคำถามปลายปิด

• คำถามปลายเปิด  (Opened-Ended Question) เป็นการถามเพื่อให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ได้อธิบายรายละเอียดต่างๆ ที่เราต้องการเช่น  ขอให้เล่าให้ฟังหน่อยครับ ว่างานที่คุณรับผิดชอบหลักๆ มีอะไรบ้าง ?
• คำถามปลายปิด (Closed-Ended  Question) เป็นการตั้งคำถามเพื่อต้องการให้มั่นใจว่าสิ่งที่เราเข้าใจนั้นถูกต้องหรือไม่ ?

           เช่น คุณคิดว่าคนที่ทำงานในตำแหน่งนี้จะต้องเป็นคนที่ประสานงานเก่งใช่หรือไม่ ?

3. ถ้าเราจะถามเรื่องหรือเหตุการณ์ในอดีต จะต้องถามให้ครอบคลุมประเด็นดังต่อไปนี้

• ทำอะไร (What)
• ทำอย่างไร (How)  และพยายามถามเพื่อให้ทราบว่าผู้ถูกสัมภาษณ์นั้นมีบทบาทในเรื่องนั้นๆอย่างไร
• ผลออกมาเป็นอย่างไร ( Results)

            เช่น คุณเคยเจอปัญหาในการบริหารคนอย่างไรบ้าง  (รอฟังคำตอบ)  คุณจัดการอย่างไร  (รอฟังคำตอบ)  และผลออกมาเป็นอย่างไร  ?

4. ในกรณีของการสัมภาษณ์เป็นกลุ่ม  (Focus  Group)  ควรตั้งคำถามให้ทุกคนมีส่วนร่วม และอย่าตำหนิ

    ความเห็นเห็นของใครในที่ประชุม