เมื่อ HR ต้องบริหารความเสี่ยงเรื่องคน

ระบบการบริหารงานที่สำคัญระบบหนึ่งที่องค์กรส่วนใหญ่นำมาใช้ เพื่อป้องกันความผิดพลาดเสียหาย ในการดำเนินงานตามแผนกลยุทธ์ขององค์กร คือ ระบบการบริหารความเสี่ยง (Risk Management)

การบริหารความเสี่ยงอาจจะเริ่มจากการนำกลยุทธ์ทุกด้านที่สำคัญขององค์กร ซึ่งกำหนดไว้ในแผนธุรกิจนั้น มาวิเคราะห์และประเมินระดับความเสี่ยงเป็นสูง กลาง ต่ำ ในตาราง Risk Management Grid โดยแกนตั้งเป็นแกนของโอกาสความเป็นไปได้ (Probability) และแกนนอนเป็นแกนของระดับผลกระทบที่จะเกิดขึ้น (Impact)

หากกลยุทธ์ด้านใดเรื่องใดที่วิเคราะห์จากข้อมูลต่างๆ ที่มีและคำนึงถึงปัจจัยแวดล้อมและแนวโน้มต่างๆ แล้ว และเห็นว่า มีโอกาสเกิด “สูง” และจะส่งผลกระทบรุนแรงต่อการดำเนินการตามเป้าหมายขององค์กรในระดับ “สูง” ด้วย นั่นแสดงว่า กลยุทธ์ด้านนั้นๆ และในประเด็นนั้นๆ ต้องนำมาบริหารจัดการความเสี่ยง เพื่อหาหนทางป้องกันหรือลดทอนผลกระทบที่จะเกิดขึ้น

กลยุทธ์หลักๆ ของงาน HR มี 4 ด้านได้แก่ 1) บุคลากร (People Issues) หมายรวมถึง การสรรหา การรักษาจูงใจ การสร้างความรู้สึกผูกพันต่อองค์กร การนำความรู้ความสามารถของพนักงานมาใช้ในการสร้างผลงานให้แก่องค์กร การจัดวางบุคลากรทดแทน Contingency Placement การดูแลสัดส่วนกำลังคน และต้นทุนกำลังคนต่างๆ ฯลฯ

2) ด้านความสามารถขององค์กร (Organization Capability) เกี่ยวข้องกับความรู้ความสามารถของพนักงานในส่วนงานต่างๆ ที่ได้รับการพัฒนาเพิ่มเติมให้ตรงและทันต่อการใช้งานหรือการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ในวิธีการทำงานหรือการใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ นอกจากนี้ยังรวมถึง ลักษณะของภาวะผู้นำที่ต้องปรับปรุงส่งเสริมให้มีความสอดคล้องเหมาะสมกับสภาวการณ์ต่างๆ ด้วย

3) ด้านวัฒนธรรมองค์กร (Organization Culture) เกี่ยวข้องกับการส่งเสริมค่านิยม วิธีคิด วิธีทำงานและการปฏิบัติระหว่างกันของผู้คนในองค์กรนั้นมีความเหมาะสมและเอื้อต่อการขับเคลื่อนกลยุทธ์ขององค์กร

4) ด้านระบบและกระบวนการทาง HR ที่มีความสอดคล้องสัมพันธ์กัน (Systems / Process Alignment) โดยคำนึงถึงการจัดวางระบบ กระบวนการและเครื่องมือต่างๆ เช่น ระบบการจัดเก็บข้อมูล การจัดวางโครงสร้างหน่วยงาน และกระบวนการติดต่อสัมพันธ์ระหว่างกันต่างๆ นั้นมีความสอดคล้องกันและสนับสนุนการดำเนินธุรกิจขององค์กร

โดยทั่วไปกลยุทธ์หลักด้าน HR ทั้ง 4 ด้าน ซึ่งประกอบไปด้วยประเด็นหรือเรื่องต่างๆ ที่ต้องดำเนินการนั้น เราต้องนำแต่ละเรื่องนั้นมาวิเคราะห์จุดแข็ง-โอกาส จุดอ่อน-ภัยคุกคาม แล้วมาประกอบทำแผนงานทางด้าน HR ในแต่ละปีอยู่แล้ว เพื่อปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร

แต่แผนการบริหารความเสี่ยงที่ต้องจัดทำเพิ่มเติมนั้น คือ การเลือกกลยุทธ์ที่พิจารณาเห็นว่า มีโอกาสเสี่ยงที่จะเกิดความเสียหายต่อเป้าหมายทางธุรกิจที่สำคัญขององค์กร ทั้งระยะสั้นและระยะยาว ตัวอย่างเช่น หากองค์กรกำหนดกลยุทธ์ธุรกิจในการสร้างรายได้ (ส่วนหนึ่ง) จากการเปลี่ยนพนักงานบริการลูกค้าให้ทำหน้าที่ในการขายด้วย HR ก็ต้องกลับมาดู คุณลักษณะที่แสดงความสามารถของกลุ่มบุคลากรดังกล่าวว่า มีความพร้อมต่อการปฏิบัติภารกิจตามกลยุทธ์นั้นหรือไม่

หากวิเคราะห์พบว่า มีพนักงานจำนวนมากขาด Competency ที่ต้องใช้เพื่อผลิตผลงานดังกล่าว และถ้าสร้างและพัฒนาความสามารถนั้นไม่ทัน ก็จะเกิดผลกระทบสูงต่อความสำเร็จตามเป้าหมายนั้น ก็ต้องถือว่า เป็น People Issues ที่ต้องนำมาจัดทำแผนในการบริหารจัดการความเสี่ยงเพิ่มเติมเป็นพิเศษ เช่น ต้องมีแผนเร่งด่วนในการพัฒนาความสามารถด้านการนำเสนอขายผลิตภัณฑ์และบริการ ให้แก่พนักงานและผู้บริหารกลุ่มต่างๆ รวมทั้งต้องมีการปรับแผนงานเรื่องที่เกี่ยวข้องอื่นๆ เช่น ระบบ e-learning ระบบฐานข้อมูลความรู้ กระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ระบบการติดตามผลการปฏิบัติงาน และระบบการให้รางวัลต่างๆ เป็นต้น

หรือตัวอย่างเช่น กลยุทธ์องค์กร เน้นการบริหารต้นทุน (Cost Efficiency) ทาง HR ก็ต้องกลับมาดูว่า มีต้นทุนด้านบุคลากรด้านใดที่เป็นต้นทุนที่สูงและมีแนวโน้มว่าควบคุมได้อย่างยากลำบาก และหากจัดการได้ไม่ดีจะเกิดผลกระทบในด้านความสามารถในการแข่งขันทางธุรกิจ ก็จะต้องนำต้นทุนด้านนั้นๆ มาจัดทำแผนการบริหารความเสี่ยง พร้อมทั้งกำหนดตัวชี้วัดเพื่อเป็นสัญญาณเตือนภัย เพื่อใช้ในการบริหารจัดการไม่ให้เกิดความเสียหายหรือผลกระทบรุนแรงต่อไป เป็นต้น

การบริหารความเสี่ยงด้าน “คน” ที่องค์กรส่วนใหญ่จะระบุไว้ตรงกันก็คือ ความเสี่ยงในการสร้างกลุ่มผู้นำขึ้นมาทดแทน ให้ทันกับกลุ่มผู้บริหารที่จะเกษียณอายุงานออกไป และการปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรให้ทันต่อสภาวการณ์แข่งขันที่เปลี่ยนแปลง แล้ว HR ควรจะจัดทำแผนการบริหารความเสี่ยงในเรื่องดังกล่าวนี้อย่างไร ขอแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับท่านในฉบับหน้านะคะ

ที่มา ; หนังสือพิมพ์กรุงเทพธุรกิจ