การแก้ไขปัญหา "การหยุดงาน" ของพนักงาน
หากท่านคิดว่า "ปัญหาการหยุดงาน" ไม่ใช่เรื่องที่เป็นปัญหาที่สำคัญขององค์การแล้วล่ะก็ ท่านอาจต้องคิดใหม่ หากได้ลองคิด "ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการหยุดงาน" เหล่านี้ เช่น
- ต้องจ้างคนมากกว่าที่ควรจะจ้างอีก 10%
- ค่าใช้จ่ายอื่นๆ
- สูญเสียเวลาที่จัดหรือมอบหมายงานเพื่อทำแทนคนที่หยุดงานไป
- ค่าล่วงเวลาเพื่อจัดคนแทน หรือทำงานแทนคนที่หยุดไป
- ของเสียในกระบวนการผลิตเนื่องจากคนมาแทนไม่เก่งงาน
- ส่งของไม่ทันเวลา - ลูกค้าโวย
- ยอดขายตกเพราะไม่มีคนรับงานขาย หรือแก้ปัญหาของลูกค้า
- เสียเป็นแสนๆ และทำให้เสียเปรียบคู่แข่งขัน
แต่ละองค์การคงสูญเสียไม่เท่ากัน ขึ้นอยู่กับว่าองค์การใดมีปัญหาการหยุดขาดงานมากน้อยต่างกันแค่ไหน แต่ที่แน่ๆ รับรองว่าเป็นเงิน "มหาศาล" ไม่เชื่อลองคำนวณออกมาดูซิครับ รับรอง "นาย" เห็นเมื่อไร HR มีงานทำอีกเยอะ
มูลเหตุที่ทำให้มีการหยุดงาน มีหลายปัจจัยที่ต้องพิจารณา ทั้งปัจจัยภายนอก ปัจจัยภายใน และปัจจัยบุคคล ซึ่งพอแยกกว้างๆ ได้ดังนี้
| ปัจจัยภายนอก | ปัจจัยภายใน | ปัญหาบุคคล |
|
|
|
และหากถามให้เจาะจงลงไปอีกว่า "ทำไมจึงหยุดงาน" ก็น่าจะได้แก่ประเด็นต่างๆเหล่านี้
- การมาทำงานเป็นปัญหา
- ความกดดันจากนอกงาน
- งานไม่จูงใจ
- ความสนุกสนานนอกงาน
- ถูกชักจูงในทางที่ผิด
- หยุดเพื่อแกล้งหรือแก้เผ็ด
- ไม่ชอบงานบางอย่าง
- ความสัมพันธ์ในงานไม่ดี
- ป่วยจริง
- ภาระกิจนอกงานที่มีความสำคัญเหนือกว่า
- นิสัยไม่ดีชอบหยุดงาน
- หน่วยงานละเลยการมาทำงาน
อีกทั้งยังมีผลการวิจัยที่สำคัญ ที่เกี่ยวกับการหยุดงานมาให้ดูกันอีก เพื่อเป็นข้อมูลประกอบว่า การหยุดงานเกิดจากอะไร ควรแก้อย่างไร ลองดู "สรุปงานวิจัยเกี่ยวกับการหยุดงาน" เหล่านี้ดูครับ
- การควบคุมอัตราการหยุดงานจะได้ผลกว่า ถ้าใช้มาตรการแบบ "ไม้แข็ง" และ "ไม้นวม" ควบกันไป ทั้งขู่และปลอบ
- ไม่ว่าจะใช้วิธีใดก็ตาม การลดอัตราการหยุดงานจำต้องอาศัยปัจจัยสำคัญคือ
- ค้นหาสาเหตุและการวิเคราะห์ และ
- ความเพียรพยายามในการสื่อข้อความ การจูงใจ และการควบคุม
- ค้นหาสาเหตุและการวิเคราะห์ และ
- สภาพการทำงาน เช่น ความร้อน แสงเสียง การระบายอากาศ มิใช่ประเด็นสำคัญอย่างที่คิด แต่ก็อาจจะเป็นตัวกระตุ้นและพนักงานก็มักจะไม่แสดงออกถึงความไม่พอใจด้วยการหยุดงานมากๆ สภาพร่ายกายเสียอีกที่เป็นปัญหา
- ลักษณะงาน เช่น งานไม่ท้าทาย ทำแล้วเบื่อ รวมถึงสภาพวะแวดล้อมของสังคมในที่ทำงานเป็นมูลเหตุที่สำคัญเหมือนกัน
- อัตราการหยุดงานในกลุ่มคนที่น้อยกว่า เช่น ระหว่าง 3 - 5 คน ในแต่ละหน่วยงานทั้งนี้ เพราะความรักและความผูกพัน และความเกรงใจระหว่างคนในกลุ่ม
- คุณภาพของการบังคับบัญชา ถือว่าเป็นตัวแปรที่สำคัญมากในการควบคุมและลดอัตราการหยุดงาน
- งานวิจัยพบว่า ความมีประสิทธิผลในการควบคุมและลดอัตราการหยุดงานขึ้นอยู่กับการฝึกอบรมในเรื่องการควบคุมอัตรการหยุดงาน และการสื่อข้อความและความเพียรพยายามของฝ่ายบริหารระดับสูง
- สถานประกอบการที่ประสบความสำเร็จมักจะมีการเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับการหยุดงานของพนักงาน และมีการแถลงนโยบายและวิธีการในเรื่องการหยุดงานอย่างแน่ชัด ทั้งนี้ รวมถึงการตัดค่าจ้างเมื่อหยุดงานที่ไม่ถูกระเบียบ และการลงโทษทางวินัยด้วย
- นอกเหนือจากข้างต้น การพูดคุยระหว่างหัวหน้ากับลูกน้องในเรื่องการมาทำงานก็เป็นปัจจัยที่สำคัญ และการปรุงแต่งงานให้เป็นที่ท้าทายหรือทำแล้วสนุกก็เป็นประเด็นที่สำคัญอีกเช่นกัน
- งานวิจัยยังไม่พบว่า การลดอัตราการหยุดงานจะได้ผลกว่าถ้าได้มีการค้นหาสาเหตุที่แท้จริงมิใช่ดูแต่อาการอย่างคร่าวๆ เท่านั้น และจะต้องแก้ไขเป็นกรณีๆ ไปจะหาวิธีที่ใช้ได้ผลทุกกรณีย่อมเป็นการยากและมักไม่ค่อยได้ผล พูดกันอย่างง่ายๆ ต้องดูกันเป็นรายๆ ไป
- อัตราการหยุดงานจะต่ำกว่าถ้าหัวหน้างานใช้รูปแบบการปกครองแบบประชาธิปไตยแทนที่จะเป็นเผด็จการ
- อัตราการหยุดงานจะต่ำกว่า ถ้าหัวหน้างานได้รับการฝึกอบรมทางด้านการบังคับบัญชา
- อัตราการหยุดงานจะสูงในกลุ่มคนระหว่าง 20 - 30 คน
ได้แง่คิดเยอะไหมครับจากสรุปงานวิจัยเหล่านี้ และจะให้ดียังมีข้อมูลที่นำมาฝากอีก หากต้องการหาทางลดอัตราการหยุดงานอย่างจริงจัง ข้อมูลนี้จากผู้มีประสบการณ์ที่ช่ำชองในการลดอัตราการหยุดงานครับ
สิ่งที่จะช่วยให้ลดได้
- ชี้แจงให้พนักงานทราบถึงปัญหาและผลเสียหายอันสืบเนื่องมาจากการหยุดงาน พร้อมกับของความร่วมมือ
- แจ้งให้ทราบถึงเป้าหมายของโรงงานและเป้าหมายของแผนก
- แสดงกราฟเพื่อแจ้งให้ทราบถึงผลคืบหน้าว่าได้เป้าหรือพลาดเป้าอย่างไร
- วิเคราะห์อัตราการหยุดงานของแผนกว่าประกอบด้วยการลาประเภทใดบ้าง
- วิเคราะห์รายละเอียดสำหรับผู้ที่หยุดงานมากๆ
- เรียกมาพูดคุยเพื่อที่จะค้นหาสาเหตุ พยายามให้หาทางออกด้วยตนเอง ถ้าเป็นปัญหาส่วนตัว บันทึกการพูดคุยไว้ด้วย
- รวบรวมระเบียบการลาทั้งหมดและแจกจ่ายให้พนักงานทราบอีกครั้งหนึ่ง
- ย้ำเรื่องการให้แจ้งเมื่อหยุดงาน
- ขอความร่วมมือจากผู้นำสหภาพแรงงานในแผนกและให้รายชื่อผู้ที่อยู่ในข่ายสงสัยว่าจะใช้สิทธิในทางมิชอบ หรือหยุดงานมากด้วยสาเหตุใดสาเหตุหนึ่ง
- จัดทำรายชื่อพนักงานผู้มีเกียรติ หรือผู้ที่มีประวัติการทำงานยอดเยี่ยม
- จัดให้มีการติดตามผลภายหลังและพูดคุยเป็นระยะๆ
- ขอให้แพทย์และพยาบาลตรวจสอบให้ละเอียดกว่าเดิม
- ทุกครั้งที่มีการประชุมกับสหภาพแรงงาน นำเรื่องอัตราการหยุดงานขึ้นมาพูด
- จัดประชุมกับหัวหน้าระดับล่างเพื่อประเมินผลว่า อัตราหยุดงานในหน่วยย่อยเป็นเช่นใด
- พูดคุยเรื่องปัญหาการหยุดงานกับหัวหน้างานในแผนกเสมอๆ
- คอยสังเกตการเปลี่ยนแปลงในพฤติกรรมของผู้ใต้บังคับบัญชา ให้คำปรึกษาชี้แนะถ้าเห็นว่าก่อให้เกิดผลกระทบต่องาน
- ใช้มาตรการเด็ดขาดถ้าไม่ดีขึ้น
- ปรับปรุงสภาพแวดล้อมในการทำงานและสิ่งอำนวยความสะดวก
- ปรับปรุงความสัมพันธ์กับผู้ใต้บังคับบัญชาและสภาวะความเป็นผู้นำ
- ส่งผู้ที่หยุดงานมากๆ ไปตรวจสุขภาพเพื่อสร้างหลักฐาน สำหรับผู้ที่หยุดเพราะป่วยจริงก็ควรจัดให้มีการตรวจสุขภาพ รักษาและเยียวยา
- รณรงค์เรื่องอุบัติเหตุนอกงาน
- ส่งเสริมและสนับสนุนให้มีการเล่นกีฬาและเน้นหนักเรื่องโภชนาการ รวมทั้งการพักผ่อน
- แสดงตังอย่างที่ดีให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้เห็นโดยการมาทำงานอย่างสม่ำเสมอ
- ระวังเรื่องปริมาณงานที่มากเกินไป การทำงานหนักเกินกำลังและไม่ปลอดภัย
- พยายามแก้ไขข้อร้องทุกข์โดยเร่งด่วนและเป็นธรรม
- ก่อนอนุมัติการลาพยายามสอบให้ละเอียด ทั้งนี้ รวมถึงคำร้องขอลาป่วย ซึ่งแพทย์ได้ลงลายมือชื่อแล้วด้วย
- ชมเชยผู้ที่หยุดงานน้อยๆ หรือไม่หยุดเลยอยู่เสมอๆ
- กำหนดนโยบายว่าด้วยการลา ให้สอดคล้องกับเป้าหมายที่กำหนดไว้
- ประสานงานกับฝ่ายบุคคลเพื่อขอคำพิพากษาศาลฎีกาว่าด้วยการเลิกจ้าง หรือการลงโทษทางวินัยว่าด้วยการขาดงาน
- ฝึกคนแทนหรือฝึกให้คนทำงานได้หลายหน้าที่
- ออกหนังสือชมเชย หรือหนังสือแสดงความยินดีแก่ผู้ที่มีประวัติการทำงานดี
- เปลี่ยนเป้าหมายไปเรื่อยๆ
- กำหนดให้หัวหน้าหน่วยต่างๆ อธิบายเหตุผลว่าทำไมจึงไม่สามารถที่จะบรรลุเป้าหมายได้
- จัดให้มีการแข่งขันกันในระหว่างหน่วยต่างๆ โดยออกรายงานเปรียบเทียบ
- สลับวันหยุดเพื่อให้หยุดติดต่อกัน
- ผลักดันหาทางแก้แบบฟอร์มประเมินผลโดยเน้นการมาทำงาน
- ใช้การมาทำงานอิงกับการขึ้นเงินเดือนและจ่ายโบนัส
- ใช้ประวัติการมาทำงานเป็นปัจจัยในการลดหย่อนผ่อนโทษ
- ส่งพนักงานผู้มีปัญหา และไม่สามารถจะแก้ไขได้พบนักจิตวิทยา
- เน้นการคัดเลือกพนักงานใหม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเหตุที่ออกจากงาน ที่อยู่และสุขภาพ
- จัดให้มีการฝึกอบรมหัวหน้าหน่วย เรื่อง การปกครองและการบังคับบัญชาที่ดี
- ส่งเสริมและสนับสนุนให้มีการบริหารงานโดยใช้หลักประชาธิปไตย
ก่อนจบบทความนี้ ขอแนะนำ Strategy Map ในการลดการหยุดงานของคุณชำนาญ พิมลรัตน์ มาลงไว้เพื่อประโยชน์ของทุกท่านครับ
เห็นไหมครับว่ายังมีอะไรที่ทำได้อีกมากเพื่อ "ลดอัตราการหยุดงาน" ซึ่งก่อผลเสียให้กับองค์การอย่างเหลือที่จะคณานับหากไม่มีการแก้ไข
(ข้อมูลที่นำมาลงไว้นี้ เป็นส่วนหนึ่งของเอกสารประกอบการบรรยายเรื่อง "กลยุทธ์การลดอัตราการหยุดงาน" โดยคุณชำนาญ พิมลรัตน์ กรรมการผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ บริษัท กู๊ดเยียร์ ประเทศไทย จำกัด จัดโดย บริษัท เอช อาร์ เซ็นเตอร์ จำกัด นำมาเผยแพร่โดยได้รับอนุญาติจากคุณชำนาญ พิมลรัตน์ครับ)