การวิเคราะห์งาน เพื่อการกำหนดตำแหน่ง
การวิเคราะห์งานเพื่อการกำหนดตำแหน่ง
การกำหดตำแหน่งเพื่อบรรจุบุคคลเข้ามาดำรงตำแหน่งงานในภายในองค์การ จะต้องขึ้นอยู่กับปัจจัยปริมาณงานที่มีจำนวนเพียงพอที่จะใช้เป็นข้อมูลสำหรับพิจารณาที่จะกำหนดตำแหน่ง ซึ่งในทางปฏิบัติโดยทั่วไป เป็นหน้าที่ความรับผิดชอบโดยเฉพาะของฝ่ายบุคคลที่จะต้องจัดเก็บรวมรวมข้อมูลที่สำคัญ มีดังต่อไปนี้
- ข้อมูลคุณลักษณะขององค์การ เป็นปัจจัยข้อมูลที่เกี่ยวกับรายละเอียดขององค์การ คือ
- โครงสร้างการแบ่งหน่วยงานและแผนภูมิขององค์การ
- การกำหนดการบริหารงาน และการบังคับบัญชาตามสายงานขององค์การ
- หน้าที่ความรับผิดชอบในการดำเนินงานขององค์การตามที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล
- นโยบายการดำเนินงานขององค์การ
- วัตถุประสงค์การดำเนินงานขององค์การ
- เป้าหมายการดำเนินงานขององค์การ
- แผนงานการดำเนินงานขององค์การ
- สายงานที่เกี่ยวกับการกำหนดตำแหน่ง
- ข้อมูลคุณลักษณะของตำแหน่งที่จะกำหนดเป็นข้อมูลรายละเอียดที่ตำแหน่งนั้นจะต้องปฏิบัติ คือ
- ตำแหน่งงานนั้นกำหนดให้มีหน้าที่ความรับผิดชอบในการปฏิบัติงานอะไรบ้าง
- สถิติปริมาณงานสำหรับตำแหน่งนั้นที่เคยมีการปฏิบัติงานมาก่อนแล้วในรอบปี แต่ถ้าเป็นตำแหน่งงานที่เคยมีอยู่
ก่อนแล้วก็จะสามารถหาสถิติปริมาณงานในรอบปีได้ง่ายโดยสามารถคำนวณหาได้จากค่าเฉลี่ยจากปริมาณงานใน
ช่วงระยะเวลาการดำเนินงานที่ผ่านมาแล้ว 3 ปี
- คุณลักษณะเฉพาะงานเป็นข้อมูลการกำหนดรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะงานที่ต้องการบุคลากรที่มีคุณลักษณะ
เฉพาะตัวบุคคล ผู้ที่จะเข้ามาปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเช่น คุณวุฒิทางการศึกษา สาขาวิชา อายุ เพศ
ความรู้พิเศษ ความถนัด ประสบการณ์การทำงาน การฝึกอบรมทั้งภายในและต่างประเทศ
- ลักษณะงานประจำ เป็นรายละเอียดของงานที่จะต้องปฏิบัติงานเป็นประจำวัน เช่น ถ้าเป็นงานบริการจะต้องใช้
ความรู้ ความสามารถ ทักษะ และประสบการณ์ในการติดต่อประสานงานกับผู้มาใช้บริการ เพื่อนร่วมงาน และหัว
หน้างาน เป็นต้น แต่ถ้าเป็นงานทางด้านการผลิต ก็จะต้องมีการใช้เครื่องจักรกล อุปกรณ์เครื่องมือ และวัสดุที่เป็น
ปัจจัยสำคัญในการผลิต เป็นต้น นอกจากนั้นการปฏิบัติงานประจำวันทั้งประเภทงานบริการและงานผลิตนั้น ยังมี
การกำหนดระดับความยากและความง่ายในการปฏิบัติงานเป็น 4 ระดับ คือ ความยากระดับมากที่สุด มาก
ปานกลาง และน้อย
- สภาพสิ่งแวดล้อมในการปฏิบัติงาน เป็นข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับสถานที่ปฏิบัติงาน เครื่องมือ เครื่องจักรกล แสง
สว่าง เสียง ฝุ่น ความร้อน สิ่งอำนวยความสะดวก บรรยากาศในการทำงาน การประสานงาน และความสามัคคีใน
การทำงานระหว่างผู้ปฏิบัติงานและเพื่อนร่วมงาน
- การจัดเก็บเอกสารและรวมรวมข้อมูล เป็นหน้าที่ความรับผิดชอบของฝ่ายบุคคล ซึ่งเป็นผู้ปฏิบัติงานในการจัดเก็บ
ข้อมูล และรวบรวมข้อมูล 4 วิธี คือ
วิธีที่ 1 ศึกษาจากเอกสารและหนังสือขององค์การที่ผลิต และจัดทำขึ้นไว้ใช้ในกิจการขององค์การ มีรายการดังนี้
1. ประวัติขององค์การ
2. การดำเนินงานขององค์การ
3. รายงานประจำปี แสดงผลงานจากการดำเนินงานในรอบปี
4. คำอธิบายรายละเอียดของงานที่จะต้องปฏิบัติงานสำหรับตำแหน่งงาน
วิธีที่ 2 ใช้แบบสอบถาม เป็นการจัดเก็บและรวบรวมข้อมูลจากผู้ปฏิบัติงานโดยตรงที่มีลักษณะงานเหมือนกันกับลักษณะงานที่จะต้องปฏิบัติสำหรับการกำหนดตำแหน่งนั้น การใช้แบบสอบถามเหมาะสำหรับผู้ปฏิบัติงานที่มีจำนวนมาก เป็นการเปิดโอกาสให้ผู้ปฏิบัติงานได้มีความเป็นอิสระอย่างเต็มที่ในการกรอกแบบสอบถาม ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย ในการใช้แบบสอบถาม ผู้ใช้แบบสอบถาม จะต้องทำหนังสือขอความร่วมมือจากหัวหน้าหน่วยงาน และบุคลากรในหน่วยงานนั้น เพื่อให้ช่วยสนับสนุนในการจัดเก็บ และรวบรวมข้อมูลจากการปฏิบัติงานของบุคลากรทุกคนในหน่วยงานนั้น หากปราศจากความร่วมมือจากหัวหน้างานนั้นแล้ว การกรอกและตอบแบบสอบถามของบุคลากรในหน่วยงานนั้น จะเป็นไปในลักษณะที่ไม่เต็มใจจะกรอกกและตอบแบบสอบถาม จะทำให้ได้รับทราบข้อมูลคลาดเคลื่อนจากความเป็นจริงไปได้ เป็นผลทำให้การใช้แบบสอบถามกับผู้ปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพน้อยลง ดังนั้นการใช้แบบสอบถามที่ดี มีความจำเป็นจะต้องได้รับความร่วมมืออย่างใกล้ชิดจากหัวหน้างานและผู้ปฏิบัติงานทุกคนภายในหน่วยงานนั้น
วิธีที่ 3 ใช้การสัมภาษณ์ เป็นการจัดเก็บและรวบรวมข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับการปฏิบัติงานประจำจากผู้ปฏิบัติงานโดยตรง ซึ่งการปฏิบัติงานจะเป็นลักษณะงานที่มีลักษณะงานเป็นอย่างเดียวกัน หรือเหมือนกันกับลักษณะงานที่จะต้องปฏิบัติสำหรับการกำหนดตำแหน่งนั้น เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ครบถ้วน การสัมภาษณ์ก็อาจจะสัมภาษณ์กับบุคลากรทุกระดับที่เกี่ยวข้องในการปฏิบัติงานมี 2 ประเภท คือ
ประเภทที่ 1 สัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงาน เพื่อต้องการทราบและจัดเก็บรวบรวมข้อมูลรายละเอียดหน้าที่ความรับผิดชอบในตำแหน่งงาน รายการปฏิบัติงานประจำวัน ปริมาณงานประจำวัน ระดับความยากในการปฏิบัติงาน และคุณภาพของงานที่ทำได้อยู่ในระดับใด
ประเภทที่ 2 สัมภาษณ์ผู้บังคับบัญชา หรือหัวหน้างานของผู้ปฏิบัติงาน เพื่อทราบรายละเอียดการมอบหมายหน้าที่ความรับผิดชอบให้แก่ผู้ปฏิบัติงาน รายการปฏิบัติงาน ปริมาณงาน คุณภาพของงา ปัญหาและอุปสรรคในการปฏิบัติงานของผู้ปฏิบัติงาน และข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการกำหนดตำแหน่งนั้น
วิธีที่ 4 ใช้การสังเกต เป็นวิธีการจัดเก็บและรวบรวมข้อมูลจากสภาพสิ่งแวดล้อมที่เป็นจริงในสถานที่ทำงาน ทำให้ผู้สัมภาษณ์สามารถสังเกตเห็นสภาพการทำงาน บรรยากาศการทำงาน ลำดับขั้นการทำงาน ผลงาน และคุณภาพของการปฏิบัติงานจากผู้ปฏิบัติงานทุกคน
เมื่อฝ่ายบุคคลสามารถจัดเก็บ และรวมรวมข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับหน้าที่ความรับผิดชอบ รายการปฏิบัติงาน ปริมาณงาน คุณภาพของงานในลักษณะการปฏิบัติงานที่เหมือนกับการกำหนดตำแหน่งนั้นแล้ว ก็จะต้องนำข้อมูลทั้งหมดมาทำการวิเคราะห์เพื่อสำหรับกำหนดตำแหน่งต่อไป
ข้อมูลอ้างอิง : การจัดการทรัพยากรมนุษย์
โดย : ผู้ช่วยศาสตราจารย์อำนวย แสงสว่าง