การสรรหา : กระบวนการในการสรรหา

การสรรหา : กระบวนการในการสรรหา

การสรรหาเป็นกิจกรรมที่ต้องการความเอาใจใส่จากผู้รับผิดชอบและมีกลยุทธ์ในการดำเนินงาน ได้มีผู้เปรียบเทียบการสรรหาในปัจจุบันว่า  เปรียบเสมือนการผลิตสินค้าในตลาดผู้บริโภคที่เต็มไปด้วยการแข่งขันที่สูงและค่อนข้างรุนแรง

 ดังนั้นการดำเนินการสรรหาจึงจำเป็นต้องมีกระบวนการที่เป็นขั้นตอนและมีระบบ ทั้งนี้เพื่อให้สามารถจูงใจบุคคลที่มีคุณภาพสูงมาสมัครงาน ซึ่งจะเป็นแนวทางให้องค์การประสบความสำเร็จในการดำเนินงานในที่สุด

 กระบวนการสรรหาประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆดังนี้

 ขั้นตอนที่ 1 : การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ (Human resource planning)

            การวางแผนทรัพยากรมนุษย์จะช่วยให้ผู้สรรหาได้รับทราบความต้องการด้านทรัพยากรมนุษย์ขององค์การ ว่าต้องการบุคคลประเภทใด ระดับใด จำนวนเท่าใด และต้องการเมื่อใด เพื่อนำมาใช้ในการกำหนดจำนวนตำแหน่งที่ต้องการรับพนักงาน คุณสมบัติของผู้ดำรงตำแหน่ง และลักษณะหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่งนั้นๆ

ขั้นตอนที่ 2  : การขอจ้างพนักงานของผู้จัดการ (Employee requisition of managers)

            การจัดทำคำขอพนักงานนั้น หน่วยงานที่จะขอต้องระบุให้ชัดเจนว่า จะขอพนักงานเพื่อไปทำงานในตำแหน่งอะไร จำนวนเท่าใด ต้องการเมื่อใด ลักษณะของงานที่รับผิดชอบมีอะไรบ้าง รวมถึงคุณสมบัติที่ต้องการสำหรับตำแหน่งงานนั้นมีอะไรบ้าง เป็นต้น(คร่าวๆ อิงจาก ใบกำหนดหน้าที่งานตามตำแหน่งได้ จากบทเรียนเรื่องการสรรหา คลิกดูที่นี่)

ขั้นตอนที่ 3  : การระบุตำแหน่งงานที่จะเปิดรับสมัคร (Job opening identified)

            ตำแหน่งงานที่ระบุนี้ได้มาจากการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ และการขอจ้างพนักงานตามความต้องการของหน่วยงาน ซึ่งเสนอโดยผู้จัดการของแต่ละฝ่าย

ขั้นตอนที่ 4  : การรวบรวมข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์งาน (Job analysis information)

            หลังจากที่กำหนดตำแหน่งงานที่จะรับสมัครพนักงานใหม่แล้ว ผู้สรรหาจะต้องศึกษาข้อมูลจากการวิเคราะห์งาน ซึ่งได้แก่คำพรรณนาลักษณะงาน และข้อกำหนดคุณสมบัติเฉพาะของงาน ทั้งนี้เพื่อจะให้ทราบถึงงานที่พนักงานใหม่จะต้องรับผิดชอบ และคุณสมบัติที่จำเป็นในการปฏิบัติงาน จะช่วยให้การทำประกาศรับสมัครมีข้อมูลที่ครบสมบูรณ์

ขั้นตอนที่ 5  : การศึกษาข้อคิดเห็นของผู้จัดการ (Manager’s comments)

            ข้อคิดเห็นหรือข้อสังเกตของผู้จัดการที่รวบรวมจากใบขอจ้างพนักงาน จะเป็นข้อมูลที่สะท้อนให้เห็นความต้องการที่เป็นปัจจุบันนับเป็นข้อมูลที่ทันสมัย ช่วยให้ข้อมูลประกอบการสรรหาสมบูรณ์ และตรงกับความต้องการของหน่วยปฏิบัติงานมากขึ้น

ขั้นตอนที่ 6  :  การกำหนดวิธีการสรรหา  (Job requirement)

            ในขั้นนี้ผู้สรรหาผู้สรรหาต้องกำหนดแหล่งการสรรหา และวิธีการสรรหา แหล่งของการสรรหาจำแนกได้ 2 แหล่ง คือ แหล่งภายในองค์การ และแหล่งภายนอกองค์การ ส่วนวิธีการสรรหาก็สามารถแบ่งได้เป็นวิธีการสรรหาภายในองค์การ และวิธีการสรรหาภายนอกองค์การ

ขั้นตอนที่ 7 : การพิจารณาทางเลือกอื่นทดแทนการสรรหา (Alternatives to recruitment)

            ในบางกรณีถึงแม้ว่าการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ชี้ให้เห็นความต้องการพนักงานเพิ่มขึ้น แต่องค์การอาจตัดสินใจแสวงหาทางเลือกอื่นแทนการสรรหา เพราะบางครั้งเมื่อมีการบรรจุพนักงานไปแล้ว การให้ออกจากงานนั้นทำได้ยากแม้แต่กับพนักงานที่มีผลการปฏิบัติงานไม่เป็นที่น่าพอใจ ทางเลือกที่ใช้กันบ่อย เช่น การให้ทำงานล่วงเวลา (Overtime) การจ้างงานชั่วคราว (Temporary employment)   การขอเช่าพนักงาน (Employee leasing) การใช้ผู้รับเหมาช่วง (Subcontracting) และการใช้ผู้รับเหมาอิสระ (Independent contractor)

ขั้นตอนที่ 8  : การกำหนดวิธีการสรรหา (Methods of recruitment)

                ในขั้นนี้ผู้สรรหาจะต้องกำหนดแหล่งการสรรหา และวิธีการสรรหา แหล่งของการสรรหาจำแนกได้ 2 แหล่ง คือ แหล่งภายในองค์การ และแหล่งภายนอกองค์การ ส่วนวิธีการสรรหาก็สามารถแบ่งได้เป็นวิธีการสรรหาภายในองค์การ และวิธีการสรรหาภายนอกองค์การ อนึ่ง กิจกรรมที่อยู่ในกรอบเส้นประของแผนภาพกระบวนการสรรหา  แผนภาพประกอบ

ขั้นตอนที่ 9  : ดำเนินการสรรหา (Conduct of recruitment)

            ผู้สรรหาดำเนินการสรรหาตามวิธีการที่กำหนดไวเช่น ปิดป้ายประกาศตำแหน่งงานว่าง การรับสมัครเข้าสอบแข่งขัน การโฆษณาทางสื่อมวลชน การส่งเจ้าหน้าที่ไปติดต่อกับสถาบันการศึกษา เป็นต้น ทั้งนี้เพื่อจูงใจให้ผู้มีคุณสมบัติตรงตามที่ต้องการมาสมัครงานให้มากที่สุด  องค์การจะได้คัดเลือกบุคลากรที่เหมาะสมที่สุดไว้ทำงานกับองค์การต่อไป

ขั้นตอนที่ 10  : การประเมินผล (Evaluation)

                การประเมินผลจะเป็นการตรวจสอบดูว่าจำนวนผู้สมัครในแต่ละตำแหน่งครบตามเป้าหมายหรือไม่ ถ้าพบว่าบางตำแหน่งไม่มีผู้ใดมาสมัคร ผู้สรรหาจะต้องทบทวนวิธีการที่ใช้ในการสรรหา หรืออาจต้องขยายระยะเวลารับสมัครต่อไปอีก การประเมินผลจะช่วยให้มีการปรับปรุงวิธีการและกลยุทธ์ในการสรรหาให้มีประสิทธิภาพขึ้น