การสรรหา : วิธีการสรรหาจากภายนอก

วิธีการสรรหาจากภายนอก

เมื่อองค์การต้องการสรรหาพนักงานระดับต้นๆ หรือแสวงหา “เลือดใหม่” เข้ามาทำงาน ทำให้จำเป็นต้องใช้วิธีการสรรหาจากภายนอก (External recruiting methods)  ในขณะที่มีความขาดแคลนแรงงานในบางสาขาองค์การจำต้องใช้กลยุทธ์เชิงรุกในการสรรหา ซึ่งวิธีการสรรหาจากภายนอกที่ใช้กันทั่วไปมี 8 วิธี ได้แก่

1. ผู้สมัครเข้ามาสมัครเอง (Walk-ins)

      ผู้สมัครที่สนใจจะเข้ามาติดต่อของรับใบสมัครจากเจ้าหน้าที่ และกรอกข้อมูลต่างๆลงในใบสมัครโดยองค์การจะรวบรวมไว้จนกระทั่งมีตำแหน่งว่างต้องการบรรจุพนักงาน ผู้สรรหาจะพิจารณาจากประวัติย่อ (Resume) ที่รวบรวมไว้และติดต่อขอสัมภาษณ์ดำเนินตามขั้นตอนคัดเลือกต่อไป วิธีการนี้เป็นวิธีที่นิยมปฏิบัติกันและมักจะเป็นองค์การขนาดใหญ่มีชื่อเสียงและมีความมั่นคง

1. ผู้สมัครเขียนจดหมายมาสมัครเอง (Write –ins)

      วิธีคล้ายกับวิธีแรก จะต่างที่ผู้สมัครใช้วิธีเขียนจดหมายมาสมัครตามที่องค์การประกาศแจ้งความจำนงไว้ หรือรับรู้จากแหล่งอื่น แนวปฏิบัตินั้นผู้สมัครจะส่งประวัติย่อมมาประกอบการพิจารณาด้วย พร้อมสถานที่ที่ติดต่อได้ เมื่อองค์การมีตำแหน่งว่างหรือมีความสนใจผู้สมัครคนใดเป็นพิเศษ สามารถติดต่อขอสัมภาษณ์ได้

1. การสมัครผ่านระบบสื่อสารโทรคมนาคม (Telecommunication)

      ผู้สมัครสามารถสมัครได้ในสองลักษณะคือ สมัครผ่านโทรสาร หรือสมัครผ่านคอมพิวเตอร์ ช่องทางแรกนั้นผู้สมัครส่งประวัติย่อหรือหลักฐานประวัติการทำงานมาให้โดยตรงทางโทรสารส่วนช่องทางหลักอาศัยเครือข่ายของระบบ Internet เช่นในรูปของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ที่เรียกกันสั้นๆว่า E-mail  หรือผ่านทางโปรแกรม Windows  แล้วบริษัทที่สนใจก็สามารถติดต่อขอสัมภาษณ์ได้ในทันทีและจะมีจดหมายตอบกลับไปยัง E- mail  ผู้สมัครได้

1. การโฆษณารับสมัคร (Advertising)

        การโฆษณารับสมัคร หมายถึง ความพยายามที่จะประกาศให้บุคคลทั่วไปได้ทราบว่ามีตำแหน่งว่างในองค์การ โดยแจ้งผ่านสื่อต่างๆ เช่น วารสาร หนังสือพิมพ์ วิทยุ โทรทัศน์ แผ่นป้ายโฆษณาและแผ่นโปสเตอร์ รวมถึง Internet เป็นต้น

        การโฆษณามีข้อดีเพราะสามารถเข้าถึงผู้สมัครได้เป็นจำนวนมาก และสามารถเลือกกลุ่มผู้สมัครสำหรับบางงานได้ สื่อที่นิยมใช้กันมากที่สุด คือ หนังสือพิมพ์ ในการเตรียมการสรรหาโดยการโฆษณาไม่เพียงเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลา หากยังต้องการความคิดสร้างสรรค์ในการออกแบบ และกำหนดเนื้อหาของข้อความให้เป็นที่น่าสนใจ สามารถดึงดูดและจูงใจให้บุคคลมาสมัครงาน เนื้อหาของข้อความจะต้องให้รายละเอียดเกี่ยวกับคุณสมบัติที่ต้องการ ข้อกำหนดและเงื่อนไขของงาน และสภาพการจ้าง การให้ข้อมูลดังกล่าวจะช่วยกลั่นกรองผู้สมัครได้ระดับหนึ่ง เพราะคนที่อ่านหรือได้ฟังประกาศจะได้ทราบว่าตนมีสิทธิจะสมัครได้หรืไม่บางครั้งในทางปฏิบัติอาจพบว่า ถึงแม้จะมีการกำหนดคุณสมบัติเฉพาะตำแหน่งไว้ชัดเจนในการโฆษณาแต่ผู้สมัครหลายคนซึ่งมีคุณสมบัติไม่ครบอาจจะสนใจ และสมัครด้วยความหวังว่านายจ้างอาจจะหาบุคคลที่มีคุณสมบัติครบไม่ได้

แนวปฏิบัติที่ช่วยให้การโฆษณารับสมัครทางหนังสือพิมพ์ประสบความสำเร็จในการสรรหา มีดังนี้

-  รู้จักผู้อ่านและพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ที่หนังสือพิมพ์เข้าถึง ให้พิจารณาลงโฆษณาสมัครงานในส่วนต่างๆ ของหนังสือพิมพ์

   เช่น ส่วนข่าวบันเทิง ข่าวกีฬา หรือรายการโทรทัศน์ เพื่อให้เข้าถึงผู้อ่านที่ไม่อ่านหน้าโฆษณาย่อยซึ่งมีข่าวรับสมัครงาน

-  ใช้หนังสือพิมพ์ท้องถิ่นหรือรายสัปดาห์ที่เข้าถึงผู้อ่านเฉพาะกลุ่มสำหรับลงโฆษณา

-  ใช้เทคนิคการออกแบบโฆษณารับสมัครงานที่มีความคิดสร้างสรรค์และเด่น ใช้ภาพและกรอบที่สะดุดตา ภาษาที่ชัดเจน

    กระจ่างและยั่วยุให้เกิดความสนใจในตำแหน่งที่สรรหา

-  ขอคำปรึกษาและคำแนะนำจากฝ่ายสร้างสรรค์งานโฆษณาเกี่ยวกับการออกแบบ และการใช้รูปภาพประกอบเพื่อดึงดูด

    ความสนใจของผู้อ่าน

-  ใช้รูปแบบโฆษณาที่ต่างกันเพื่อให้เข้าถึงกลุ่มเป้าหมายที่ต่างกัน

-  แนบบัตร (Clip – out) ที่ผู้ที่สนใจตัดส่งเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความสะดวกอันนี้อาจดึงดูดใจผู้ที่ต้องการเปลี่ยน

    งาน

-  ต้องแน่ใจว่าข้อกำหนดคุณสมบัติเฉพาะตำแหน่ง สามารถอธิบายทักษะ ความสามารถ และ ระดับ การศึกษาที่ต้องการได้

   อย่างชัดเจน

        บางครั้งจะพบว่ามีการลงโฆษณาอีกลักษณะหนึ่งเรียกว่า Bind ad ซึ่งเป็นการโฆษณาโดยไม่ระบุชื่อบริษัทผู้จ้าง ถ้าผู้สมัครสนใจก็จะให้ส่งประวัติย่อไปยังสถานที่ซึ่งจะใช้ตู้ ปณ. ต่างๆ แล้วบริษัทจะติดต่อกลับไปเอง วิธีนี้บริษัทไม่ถูกรบกวนจากผู้สมัคร และไม่เสียเวลาต้องคอยตอบคำถามต่างๆ ตัวอย่างดังภาพ  คลิก

1. การติดต่อกับสถาบันการศึกษา (Education institutions)

       สถานบันการศึกษาในที่นี้หนี้หมายถึงโรงเรียนระดับมัธยมศึกษาตอนปลาย วิทยาลัย และมหาวิทยาลัย อาจกล่าวได้ว่าสถาบันการศึกษาเป็นแหล่งของผู้สมัครวัยเริ่มทำงานที่มีความรู้แต่ยังขาดประสบการณ์ในการทำงานโรงเรียนอาจเป็นแหล่งของผู้สมัครงานด้านธุรการและงานที่ใช้แรงกาย (Blue – Collar job) ขณะที่วิทยาลัยเฉพาะทางเป็นศูนย์รวมของผู้มีความรู้และทักษะด้านงานเทคนิคสายปฏิบัติการ ส่วนมหาวิทยาลัยนั้นประกอบด้วยผู้สมัครที่มีความรู้ทางวิชาการในระดับสูง เป็นแหล่งสรรหาของงานในสำนักงาน ( White Collar job) อย่างไรก็ตามความเหมาะสมของผู้สำเร็จการศึกษาที่จะเข้าสู่ตลาดแรงงานนั้นยังขึ้นอยู่กับสาขาวิชาที่เรียนมาด้วย วิชาชีพบางสาขาประสบปัญหาขาดแคลนผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตามต้องการ ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ต้องใช้เทคนิคการสรรหาอื่นควบคู่ไปด้วยเพื่อจูงใจผู้สมัคร เช่น การให้กู้ยืมเงินเพื่อการศึกษาในอัตราดอกเบี้ยต่ำ ให้การฝึกงาน และให้ทุนการศึกษา เป็นต้น เมื่อสำเร็จแล้วจะต้องมาทำงานให้กับองค์การ

        การรับผู้สมัครจากสถาบันการศึกษานี้ไม่ได้มุ่งเน้นประสบการณ์ในการทำงานแต่มุ่งหวังจะรับผู้สมัครที่มีความรู้ทางด้านวิชาการ มีสติปัญญาแล้วมาพัฒนาประสบการณ์ในภายหลัง วิธีการที่ใช้ปฏิบัติกันคือ องค์การส่งเจ้าหน้าที่ไปติดต่อกับสถาบันการศึกษา แจ้งความประสงค์ด้านคุณสมบัติและจำนวนพนักงานที่ต้องการ ทางสถาบันการศึกษาจะคัดเลือกผู้จะสำเร็จการศึกษามาให้ หรือหน่วยงานจะไปดำเนินการรับสมัครคัดเลือกนักศึกษามาทดสอบ และสัมภาษณ์ ณ สถาบันการศึกษานั้นๆ โดยสถานบันจะประสานงานให้ความร่วมมือคัดเลือกนักศึกษามาให้ ช่วยตรวจสอบประวัติการศึกษาและอำนวยความสะดวกในการสอบคัดเลือก

        ปัจจุบันได้มีสถานศึกษาหลายแห่งได้จัดกิจกรรมตลาดนัดแรงงาน เพื่อเปิดโอกาสให้นายจ้างในอนาคตและผู้จะสำเร็จการศึกษาได้พบปะกัน มีการจัดนิทรรศการแสดงจุดขายของหน่วยงานต่างๆ เพื่อดึงดูดและจูงใจให้ผู้สมัครที่มีคุณภาพอยากจะทำงานในหน่วยงานั้นๆ นายจ้างบางครั้งไม่ได้ใช้ประโยชน์เต็มที่จากสถานบันการศึกษา เนื่องจากมีโครงการสรรหาที่ขาดคุณภาพ ยังมีผลให้ความพยายามในการสรรหาล้มเหลวไม่ได้รับการฝึกฝนอย่างเพียงพอที่จะพูดคุยให้ผู้ที่สนใจรับทราบถึงโอกาสความก้าวหน้าทางอาชีพ หรือเงื่อนไขข้อกำหนดเฉพาะตำแหน่งงานบางตำแหน่ง และไม่ได้ใช้บริการของฝ่ายแนะแนวอาชีพของสถาบันการศึกษาให้เป็นประโยชน์ต่อการสรรหา

        ข้อเสนอแนะที่ได้จากการวินิจฉัยเกี่ยวกับการสรรหาในสถาบันการศึกษาที่สามารถนำมาใช้เป็นแนวปฏิบัติได้ เช่น

1.  กำหนดปฏิทินการสรรหาในสถาบันการศึกษาให้ชัดเจน และประชาสัมพันธ์ให้ทราบอย่างทั่วถึง

2.  ปรับปรุงเนื้อหาสาระต่างๆในเอกสารประชาสัมพันธ์ที่ใช้ในการสรรหาหลีกเลี่ยงการให้ข้อมูลทั่วๆไป มุ่งให้ข้อมูลที่มี

      ลักษณะชี้เฉพาะ เช่นรายละเอียดของลักษณะงานในระดับเริ่มต้น รวมทั้งการพัฒนาความก้าวหน้าของสายอาชีพนั้นๆ

3.   อุทิศเวลาและทรัพยากรต่างๆให้มากขึ้น เพื่อใช้ในการฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ผู้สัมภาษณ์ให้สามารถตอบข้อซักถามเกี่ยวกับ

      งานที่ผู้สมัครสอบถามได้อย่างมั่นใจ

4.    ต้องมั่นใจว่าเงื่อนไขข้อกำหนดของการจ้างงาน รวมถึง โอกาสของการเลื่อนตำแหน่งความมั่นคงของงาน เงินเดือน

       และผลประโยชน์เกื้อกูลต่างๆ สามารถแข่งขันกับองค์การอื่นๆ ประเภทเดียวกันได้

    6.  การติดต่อกับสำนักจัดหางาน (Employment agencies)

    สำนักจัดหางานมีทั้งของภาครัฐบาลและภาคเอกชน นับว่าเป็นแหล่งการสรรหาภายนอกที่สำคัญเพราะบรรดาผู้สมัครที่ประสงค์จะหางานทำ (Job Seeker)  มาให้บริการ ในส่วนของรัฐบาล เช่น กรมประชาสงเคราะห์และกรมแรงงาน จะให้บริการหางานแก่ผู้สนใจโดยไม่คิดค่าบริการ เมื่อหน่วยงานต้องการคนงานก็สามารถติดต่อแจ้งความต้องการไป แล้วหน่วยงานที่รับผิดชอบจะส่งคนมาให้ และยังมีบริการให้การฝึกอบรมคนงานทางด้านวิชาชีพต่างๆด้วย

สำหรับสำนักงานจัดหางานของภาคเอกชนซึ่งในปัจจุบันมีอยู่มาก บางแห่งกำหนดหลักเกณฑ์อย่างเคร่งครัดมาก ผู้สมัครงานจะต้องมีคุณสมบัติที่ดีและยอมรับเฉพาะคนงานฝีมือ (Skilled workers) เท่านั้น โดยทั่วไปสำนักงานจัดหางานจะต้องทราบความต้องการของผู้ว่าจ้าง ว่าต้องการคนงานประเภทใด มีทักษะใดบ้างแล้วจึงจัดสนองตามความต้องการ ส่วนใหญ่มักจะจัดหาคนงานที่มีความรู้ความชำนาญเฉพาะด้านเท่านั้นและมักจะเป็นงานระดับปฏิบัติการ ไม่ใช่งานบริหาร เช่น งานเสมียน งานขาย งานบัญชี และงานช่างต่างๆ เป็นต้น สำนักงานจัดงานงานเหล่านี้จะสามารถอำนวยประโยชน์ให้กับธุรกิจได้มาก โดยเฉพาะโรงงานที่ตั้งอยู่ห่างตลาดแรงงาน

    7.  การติดต่อกับบริษัทแสวงหาผู้บริการ (Executive search firms)

     บริษัทแสวงหาผู้บริหารจะแตกต่างจากสำนักงานจัดหางาน กล่าวคือ สำนักจัดหางานจะช่วยผู้สมัครหางานที่ต้องการ ส่วนบริษัทแสวงหาผู้บริหารจะช่วยหน่วยงานหาผู้สมัครที่เหมาะสมซึ่งในที่นี้หมายถึงผู้บริหารระดับสูง โดยคิดค่าตอบแทนจากนายจ้างเป็นร้อยละของเงินเดือนค่าจ้างทั้งปี ในบางครั้งจึงเรียกวิธีนี้ว่า “นักล่าผู้บริหารฝีมือดี” (Headhunter)

ในการดำเนินการบริษัทจะสรรหาผู้สมัครซึ่งมีคุณสมบัติต่างๆตางตามข้อกำหนดที่ต้องการให้มาทำงานกับบริษัทผู้จ้าง โดยการทาบทามผู้สมัครนั้นอย่างไม่เปิดเผย ป้องกันไม่ให้นายจ้างปัจจุบันทราบและจัดให้มีการพบปะระหว่างผู้สมัครและว่าที่นายจ้าง เมื่อได้มีการตกลงว่าจ้างกันบริษัทจะได้รับเงินสมนาคุณจากนายจ้างใหม่เป็นร้อยละของเงินเดือนค่าจ้างทั้งปีของตำแหน่งนั้น วิธีการนี้จะไม่มีการโฆษณาโดยวิธีการใดๆ ทั้งสิ้น บริษัทธุรกิจใหญ่ๆ ในสหรัฐอเมริกายังใช้วิธีนี้ในการแสวงหาผู้บริหารระดับสูงอยู่เป็นจำนวนมาก

1. การจัดตลาดนัดแรงงาน (Job fairs)

        การจัดตลาดนัดแรงงานเป็นวิธีการสรรหาที่บรรดาเหล่านายจ้างได้ดำเนินการเป็นการเปิดโอกาสให้ผู้สมัครได้พบปะกับตัวแทนของหน่วยงานต่างๆ และจูงใจผู้สมัครงานเหล่านั้นให้สมัครงานและขอรับการสัมภาษณ์ ประโยชน์ที่หน่วยงานจะได้รับ คือสามารถพบปะผู้สมัครเป็นจำนวนมากในระยะเวลาอันสั้นซึ่งโดยทั่วไปจะจัดงานครั้งละ 1-2 วันและเสียค่าใช้จ่ายต่ำ

1. การติดต่อกับสหภาพแรงงาน (Labour unions)

    วิธีนี้นิยมใช้กันในต่างประเทศมากว่าในประเทศไทย เนื่องจากในต่างประเทศบรรดาคนงานส่วนใหญ่เป็นสมาชิกของสหภาพแรงงานประเภทต่างๆ และสหภาพแรงงานจะทำสัญญากับนายจ้างว่าในการว่าจ้างคนงานใหม่เข้าทำงานจะต้องจ้างแต่สมาชิกของสหภาพแรงงานประเภทนั้นๆเท่านั้น จะจ้างคนงานอื่นไม่ได้ โดยทางสหภาพแรงงานจะเป็นผู้จัดหาคนงานมาให้ ข้อดีของวิธีการนี้คือ ฝ่ายสรรหาลดภาระในการจัดหาคนงาน เพราะทางสหภาพแรงงานเป็นผู้สรรหามาแล้ว แต่จะมีปัญหา คือถ้าได้คนงานที่มีคุณสมบัติไม่เหมาะสม องค์การจะปฏิเสธลำบาง ถ้าไม่รับเข้าทำงานอาจต้องมีเรื่องเจรจายุ่งยากกับสหภาพแรงงานสำหรับในประเทศไทยนั้นบรรดานายจ้างยังไม่นิยมใช้วิธีนี้ในการสรรหา