การกำหนดหัวข้อในการกำหนดลักษณะเฉพาะของผู้ปฏิบัติงาน

การกำหนดหัวข้อในการกำหนดลักษณะเฉพาะของผู้ปฏิบัติงาน

                หัวข้อของการกำหนดลักษณะเฉพาะของผู้ปฏิบัติงานจะมีมากน้อยขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการนำไปใช้ เช่นเดียวกับหัวข้อของการบรรยายลักษณะงาน แต่อย่างไรก็ตามหัวข้อหลักของการกำหนดลักษณะเฉพาะของผู้ปฏิบัติงาน

จะได้แก่

                1. ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับงาน (Job Identification)

                     ในกรณีที่การกำหนดเอกสารการกำหนดลักษณะเฉพาะของผู้ปฏิบัติงานแยกต่างหากจากการบรรยายลักษณะงาน หัวข้อนี้ก็มีความจำเป็นที่ต้องเขียนไว้ด้วย ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับงานจะประกอบด้วย ชื่องานหรือชื่อตำแหน่ง สถานภาพ รหัสงาน วันที่จัดทำ ผู้ดำรงตำแหน่ง ผู้อนุมัติชื่อสังกัด ผู้บังคับบัญชา และอัตราเงินเดือน เช่นเดียวกับที่เขียนในการบรรยายลักษณะงาน

                2. คุณลักษณะของบุคคลที่เหมาะสมกับตำแหน่ง (Personal Characteristic requirement)

                     วิธีการที่ดีที่สุด คือ กำหนดปัจจัยที่ใช้เฉพาะสำหรับองค์การและสายงานหนึ่งๆแล้วนำไปเทียบกับปัจจัย 5 ตัวของ Benge เพื่อจะได้ปรับปรุงปัจจัยให้เหมาะสมที่สุด แท้ที่จริงปัจจัย 5 ตัวนี้ก็อาจดัดแปลงให้เหมาะสมกับสายงานต่างๆได้ตามที่เห็นสมควร เช่น ในกรณีที่เป็นตำแหน่งสายงานบริการ ปัจจัยแต่ละตัวจะต่างไปกับตำแหน่งในสายงานที่ใช้แรงงานได้ดังตัวอย่างต่อไปนี้

                                2.1. คุณสมบัติทางสติปัญญา (Mental Requirements)

                                ปัจจัยตัวนี้ จะเน้นหนักองค์ประกอบได้หลายอย่าง เช่น ระดับการศึกษา การเรียนพิเศษ ความคิดสร้างสรรค์ ความสามารถในการแก้ปัญหาที่สลับซับซ้อน ความรู้ในการวิเคราะห์สถิติและค่าใช้จ่าย ความสามารถในการพูดในที่ประชุม เป็นต้น นอกจากจะพิจารณาเน้นองค์ประกอบบางตัวให้เหมาะสมกับสายงานหนึ่งๆ แล้ว ยังอาจกำหนดระดับของคุณสมบัติที่แตกต่างกันไปตามแต่จะเห็นสมควรได้อีกด้วย

                                2.2. คุณสมบัติด้านทักษะ (Skill Requirements)

                                ปัจจัยตัวนี้ หมายถึงความชำนาญในลักษณะต่างๆที่จะเป็นประโยชน์ในการปฏิบัติภารกิจได้สำเร็จ ความชำนาญที่จะเป็นประโยชน์ต่องาน อาจแยกได้ 5 ระดับคือ ความชำนาญในการใช้กล้ามเนื้อ (Masculas activities) ซึ่งจำเป็นในการทำงานซ้ำๆ ที่เกี่ยวกับเครื่องจักร ความชำนาญในระดับสูงขึ้นไปคือ ความชำนาญในการประสานกล้ามเนื้อ ซึ่งสามารถเคลื่อนไหวอวัยวะต่างๆ ได้อย่างสอดคล้อง ความชำนาญระดับนี้ช่วยในการทำหน้าที่เกี่ยวกับเครื่องมือจักรกลต่างๆ ได้อย่างกว้างขวาง ไม่ใช่รับผิดชอบแต่การทำงานซ้ำๆเท่านั้น ระดับที่สามเป็นความชำนาญในการนิเทศงาน (Supervisory) ในระดับนี้จะต้องสามารถดำเนินการตามแผนและพิธีการที่วางไว้ สามารถมอบหมายงานและดูแลให้งานสำเร็จเรียบร้อย ทันเวลา ระดับที่สี่ เป็นความชำนาญในการบริหาร (Administrative) ซึ่งจะต้องสามารถวางแผนจัดกำลังคน ประสานงาน และติดตามผลการปฏิบัติงาน ระดับสูงที่สุดเป็นความชำนาญ เชิงสังกัป (Conceptual) ผู้ที่มีความชำนาญถึงระดับนี้จะต้องสามารถคิดหาแนวทางปฏิบัติในเรื่องต่างๆได้อย่างมีหลักการ โดยอาศัยความเข้าใจหลักวิชาและทฤษฎีต่างๆ บุคคลนี้จะต้องเข้าใจปัญหาทั้งหมดขององค์การ และสามารถวิเคราะห์ประเด็นที่เกี่ยวข้องได้อย่างมีความรอบรู้

                                2.3. คุณสมบัติทางกายภาพ (Physical Requirements)

                                สายงานที่ใช้แรงงานจะเน้นองค์ประกอบในเรื่อง การใช้กำลัง (Physical Application) หรือความเหน็ดเหนื่อยทางร่างกาย (Physical Fatique) แต่สำหรับสายงานบริหาร อาจเน้นองค์ประกอบที่เกี่ยวกับร่างกาย (Physical Factors) เพียงอย่างเดียวเท่านั้น เช่น การเดินทาง ความเสี่ยงภัยที่เกี่ยวกับสภาพการทำงาน เป็นต้น

                                2.4. ความรับผิดชอบ (Responsibilities)

                                การวิเคราะห์ปัจจัยตัวนี้ อาจกระทำในแง่ผลเสียหายที่จะเกิดขึ้น เมื่อมีการปฏิบัติงานผิดพลาด ผลเสียที่เกิดขึ้นมีได้หลายอย่าง เช่น ทรัพย์สิน วัสดุครุภัณฑ์ การขาดทุนกำไร ความบกพร่องของทะเบียนและหลักฐานการปฏิบัติงาน ความปลอดภัยของเพื่อนร่วมงาน ความศรัทธาของประชาชนหรือผู้รับบริการ ตลอดจนความสามารถในการแก้ปัญหาในสภาวะฉุกเฉินจากการพิจารณาประเด็นของผลเสียที่อาจเกิดขึ้นได้เหล่านี้จะทำให้สามารถแยกองค์ประกอบของปัจจัยตัวนี้ให้ต่างกันได้ระหว่างสายงานที่ต่างกัน เพราะตำแหน่งงานต่างสายงานทำให้เกิดผลกระทบในลักษณะที่ไม่เหมือนกัน แม้ว่าจะเป็นงานในองค์การเดียวกันก็ตาม ดังนั้นองค์ประกอบสำหรับสายงานที่ใช้แรงงาน อาจกำหนดเป็นความแม่นยำในการตรวจสอบ ตรวจนับ และชั่งน้ำหนัก หรือความรับผิดชอบด้านการบริหาร แต่สำหรับสายงานบริหารอาจกำหนดองค์ประกอบแตกต่างไป เช่น ความรับผิดชอบงานทะเบียน เอกสารลับ ความรับผิดชอบ ด้านการเงิน หรือการติดต่อกับประชาชน เป็นต้น

                                2.5. สภาพการทำงานและอันตรายในการทำงาน (Working conditions and Hazard)

                                 ปัจจัยตัวนี้มีความสำคัญสำหรับงานที่ใช้แรงงาน แต่สำหรับงานสายบริหารอาจไม่เกี่ยวข้องมากนัก บุคคลในสายงานที่ใช้แรงงานต้องอาศัยกำลังกายปฏิบัติงานในสภาวะที่เสียสุขภาพ หรือเสี่ยงอันตรายระหว่างการปฏิบัติงาน อาจได้รับบาดเจ็บถึงแก่ชีวิตหรือทุพพลภาพ ส่วนสายบริหาร ไม่ต้องมีความยากลำบากในการทำงานเช่นนี้ ฉะนั้นในบางองค์การอาจให้ความสำคัญของปัจจัยตัวนี้ในสายบริหารแต่เพียงเล็กน้อย หรืออาจตัดทิ้งไปเลย หรืออาจกำหนดปัจจัยพิเศษเฉพาะสายมาแทน เช่น การมีความเครียดในทางจิตใจหรือทางกาย หรือสภาวะแวดล้อม ที่มีผลกระทบพิเศษต่อการทำงาน เป็นต้น

                จากองค์ประกอบของการของการกำหนดลักษณะเฉพาะของผู้ปฏิบัติงานดังรายละเอียดที่ได้กล่าวมาแล้ว ยังมีการกำหนดหัวข้อขององค์ประกอบที่แตกต่างกันไป ซึ่งจะมีมากน้อยขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ที่จะนำไปใช้ เช่นเดียวกับองค์ประกอบของการกำหนดลักษณะเฉพาะของผู้ปฏิบัติงาน บางกรณีอาจจะกำหนดไว้ 11 องค์ประกอบ คือ การศึกษา ประสบการณ์ การฝึกอบรม การตัดสินใจ ความคิดริเริ่ม สมรรถภาพทางร่างกาย ความรับผิดชอบ การติดต่อสื่อสาร ลักษณะอารมณ์ บางกรณี กำหนดความรู้ความสามารถพิเศษ การใช้ดุลยพินิจ ความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน ขั้นอัตราเงินเดือน สภาพแวดล้อมในการปฏิบัติงาน ฯลฯ แต่อย่างไรก็ตามขึ้นอยู่กับองค์ประกอบพื้นฐานของการกำหนดลักษณะเฉพาะของผู้ปฏิบัติงานด้วย

ที่มาจาก : การวิเคราะห์งาน โดย สุภาพร พิศาลบุตร