การสรรหา : วิธีการสรรหาจากภายใน

วิธีการสรรหาจากภายใน

การสรรหาจากภายใน (Internal recruiting Methods) นั้นองค์การสามารถใช้ข้อมูลที่มีอยู่แสวงหาผู้สมัครภายในองค์การเพื่อบรรจุในตำแหน่งที่ว่างได้ แต่ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์อาจไม่ทราบได้ว่าพนักงานปัจจุบันคนใดบ้างที่สนใจในตำแหน่งงานเหล่านั้น ผู้สรรหาจึงจำเป็นต้องแจ้งข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งที่ว่างให้พนักงานได้รับทราบ วิธีการสรรหาภายในที่ใช้กันทั่วไปมี 4 วิธี   ดังนี้

1. การปิดประกาศตำแหน่งที่ว่าง (Job posting)

การปิดประกาศตำแหน่งที่ว่างเป็นการสื่อสารข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานที่ว่างให้กับพนักงานในองค์การทราบอย่างทั่วถึง โดยกระบวนการจัดทำเริ่มด้วยการจัดทำแผ่นประกาศมีข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับงาน เช่น คำพรรณนาลักษณะงานอย่างย่อๆ คุณสมบัติของผู้สมัคร เช่น ระดับการศึกษาหรือการฝึกอบรมทักษะหรือความชำนาญ และประสบการณ์ในการทำงาน ต่อจากนั้นจึงมีการติดประกาศตามสถานที่ที่กำหนดในหน่วยงาน และอาจรวมถึงวิธีการอื่น เช่น การแจ้งในจดหมายข่าวหรือสิ่งพิมพ์ประชาสัมพันธ์อื่นๆ การแจ้งทางไปรษณีย์ และหนังสือเวียนในหน่วยงาน เป็นต้น  นอกจากนี้สามารถสื่อข้อมูลดังกล่าวผ่านระบบคอมพิวเตอร์ซึ่งพนักงานสามารถสืบค้นได้สะดวก

1. การรับสมัครแข่งขันเพื่อบรรจุตำแหน่งงาน (Job bidding)

การรับสมัครแข่งขันจะทำควบคู่ไปกับการปิดประกาศตำแหน่งงานที่ว่าง พนักงานผู้สนใจและมีคุณสมบัติขั้นต่ำตามที่กำหนดไว้ในประกาศสามารถสมัครแข่งขันกันได้ สำหรับการตัดสินใจนั้นอาจทำได้ 2 ลักษณะคือ พิจารณาจากพนักงานอาวุโสสูงสุดจากผู้สมัครที่มีคุณสมบัติครบถ้วนหรือพิจารณาตัดสินจากผู้ที่ทำคะแนนได้สูงสุดในการสอบ เป็นต้น ทั้ง 2กรณีผู้มีสิทธิสมัครจะต้องเป็นพนักงานที่กำลังปฏิบัติงานอยู่เท่านั้น

        ปัจจุบันนี้การรับสมัครแข่งขันเพื่อบรรจุเพื่อบรรจุตำแหน่งงานเป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาความก้าวหน้าทางอาชีพของพนักงาน ซึ่งจะช่วยทำให้พนักงานได้ตระหนักถึงโอกาสที่จะได้รับจากองค์การในหลายหน่วยงานพนักงานใหม่จะได้รับเอกสารอธิบายเกี่ยวกับเส้นทางความก้าวหน้าในอาชีพ โยได้ระบุถึงเงื่อนไขต่างๆที่จำเป็นสำหรับแต่ละงาน รวมถึงทักษะและความสามารถที่จำเป็นในการเลื่อนขั้นและตำแห่นง

        การปิดประกาศตำแหน่งงานที่ว่างและการรับสมัครแข่งขันเพื่อบรรจุตำแหน่งงานที่มีประสิทธิภาพควรมีแนวทางการดำเนินงานดังนี้

2.1 กำหนดคุณสมบัติของผู้สมัคร และแจ้งให้พนักงานผู้ประสงค์จะสมัครอย่างทั่วถึง

2.2 จัดทำแผ่นประกาศที่มีข้อความครบถ้วนสมบูรณ์ รวมถึงระบุภารกิจหลัก ความรับผิดชอบและงานพิเศษที่ผู้สมัครจะ

      ต้องทำ

2.3 จัดทำรายละเอียดคุณสมบัติขั้นต่ำที่ผู้สมัครพึงจะมี เช่น ความสามารถ ทักษะ ประสบการณ์ การศึกษาหรือความรู้

      พิเศษ

2.4 สื่อสารตำแหน่งงานว่างให้พนักงานทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องรับทราบ โดยใช้วิธีการแจ้งข่าวหลายๆรูปแบบ

2.5 กำหนดระยะเวลาการปิดประกาศและเงื่อนไขข้อกำหนดต่างๆให้ชัดเจน

2.6 มีระบบการทบทวนและการให้ข้อมูลย้อนกลับที่พนักงานในองค์การให้การยอมรับ

1. การเสนอแนะของพนักงานในองค์การ (Employee referrals)

การเสนอแนะของพนักงานในองค์การเป็นอีกวิธีหนึ่ง ที่จะช่วยให้องค์การได้พนักงานที่ดีมีคุณภาพมาปฏิบัติงาน โดยทั่วไปพนักงานขององค์การย่อมจะไม่เสนอผู้ที่ทำงานไม่ดีเพราะเป็นการเสี่ยงกับชื่อเสียงของตนเอง ผู้ที่ได้รับการเสนอแนะมักจะได้รับข้อมูลเกี่ยวกับงานเป็นอย่างดี เพราะผู้เสนอแนะบางคนสามารถให้รายละเอียดเกี่ยวกับงานในสภาพที่แท้จริงได้ดีกว่าการโฆษณาผ่านสื่อ เช่น หนังสือพิมพ์ หรือองค์การรับสมัครงาน ดังนั้น การรับข้อเสนอแนะของพนักงานจึงเป็นวิธีการที่ดีในการแสวงหาพนักงานใหม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในตำแหน่งที่หาคนบรรจุได้ยาก เช่น ตำแหน่งพนักงานเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์ หรือวิศวกร บางสาขา เป็นต้น บางองค์การถึงกับเสนอรางวัลให้แก่พนักงานผู้แนะนำด้วยเพื่อตอบแทนข้อเสนอแนะที่ได้รับ เพราะช่วยให้องค์การมีโอกาสได้พนักงานที่มีคุณภาพโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการสรรหา

อย่างไรก็ตาม มีข้อควรระวังเพราะผู้เสนอแนะจะสับสนระหว่างความสัมพันธ์ส่วนบุคคลกับความสามารถในการปฏิบัติงาน โดยเสนอแนะเพื่อฝูง ญาติ พี่น้อง หรือเสนอด้วยเหตุผลทางสังคมแทนที่จะคำนึงถึงความสามารถที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน แต่วิธีการนี้ก็ยังใช้กันทั่วไป พบว่าสำหรับพนักงานระดับล่างและระดับกลางมักบรรจุผู้สมัครที่ได้จากการเสนอแนะของพนักงานปัจจุบัน แต่สำหรับพนักงานในระดับสูงการเสนอแนะมักจะมากจากความคุ้นเคยทางวิชาชีพมากกว่าจากความสัมพันธ์ทางสังคม เพราะการได้รวมงานกันทำให้ผู้เสนอแนะมีความประทับใจในความเชี่ยวชาญและความรอบรู้ จนทำให้เชื่อมั่นได้ว่าผู้ถูกเสนอแนะจะสามารถทำงานสร้างความก้าวหน้าให้กับองค์การได้

1. ระบบการบันทึกข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ (Computerized record systems)

ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศมีความก้าวหน้า มีการสร้างฐานข้อมูลของบุคคลลงในระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลที่สมบูรณ์ของบุคลากรทุกคนในองค์การ ข้อมูลเหล่านี้ได้แก่ ชื่อ ระดับการศึกษา การฝึกอบรม ตำแหน่งปัจจุบัน ประสบการณ์ด้านการทำงาน ทักษะและความสามารถ ความสามารถของพนักงานทั้งหมด ในองค์การจากฐานข้อมูลได้ภายในชั่วเวลาเพียงไม่กี่นาที และสามารถระบุชื่อพนักงานผู้สมควรจะได้รับการเสนอให้บรรจุในตำแหน่งที่ว่างได้อย่างรวดเร็ว   

นอกจากนี้ข้อมูลต่างๆ ที่บันทึกไว้ยังนำมาใช้ในการวางแผนกำหนดเส้นทางความก้าวหน้าในอาชีพให้แก่พนักงานได้ด้วย อีกทั้งยังสามารถคาดคะเนได้ว่าโอกาสในการเลื่อนตำแหน่งจะมีได้เมื่อไรและที่ไหน สิ่งที่พึงตระหนักในการใช้วิธีนี้คือ ความทันสมัยและความถูกต้องของข้อมูล ดังนั้น ระบบการบันทึกข้อมูลจะต้องมีการปรับปรุงข้อมูลการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นของพนักงานให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา