ข้อจำกัดและสิ่งท้าทายในองค์การที่ส่งผลกระทบต่อการสรรหาที่ผู้สรรหาเผชิญกันเสมอได้แก่
2.1 นโยบายองค์การ โดยทั่วไปนโยบายขององค์การมุ่งส่งเสริมให้องค์การมิทิศทางในการดำเนินอย่างมีประสิทธิภาพ บรรลุวัตถุประสงค์ทางด้านผลกำไร ส่งผลดีทางการประชาสัมพันธ์ หรือวัตถุประสงค์อื่นๆ ซึ่งอาจไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการสรรหา หากส่งผลกระทบถึงแนวปฏิบัติของการสรรหาสิ่งที่พึงพิจารณา ได้แก่
2.1.1 นโยบาย การเลื่อนตำแหน่งจากบุคลากรภายในองค์การ (Promotion from within policy) นโยบายนี้จะเปิดโอกาสให้พนักงานปัจจุบันขององค์การที่มีคุณสมบัติดีเด่น ได้เลื่อนตำแหน่งสูงขึ้นเมื่อมีตำแหน่งว่างช่วยให้พนักงานมันใจได้ว่าเขาจะมีอาชีพไม่ใช่เพียงมีงานทำ อีกทั้งยังมีส่วนในการเสริมสร้างขวัญกำลังใจให้แก่พนักงาน ดึงดูดให้ผู้แสวงหาอนาคตในการทำงานมาสมัครงาน และช่วยธำรงพนักงานปัจจุบันให้อยู่องค์การ นโยบายข้อนี้อาจทำให้จำนวนคนใหม่ที่มีแนวคิดสร้างสรรค์ใหม่ๆ เข้ามาร่วมงานกับองค์การในระดับต่างๆน้อยลง
2.1.2 นโยบายด้านการจ่ายค่าตอบแทน นโยบายด้านนี้ส่งผลกระทบโดยตรงต่อการสรรหา ในทางปฏิบัตินั้นฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ในองค์การจะต้องรับผิดชอบในการกำหนดอัตราเงินเดือนของงานต่างๆ เพื่อให้มั่นใจว่าเงินเดือนและค่าจ้างของบริษัทมีความเป็นธรรม บางครั้งผู้สรรหาอาจพบผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสม น่าจะได้รับการพิจารณาให้ได้รับเงินเดือนในอัตราที่สูงกว่าที่องค์การกำหน แต่ทว่าผู้สรรหาไม่มีอำนาจที่จะเสนอเงินเดือนที่สูงกว่าได้ ทำให้องค์การอาจพลาดโอกาสที่จะได้พนักงานใหม่ที่มีคุณสมบัติดีได้ เพราะโอกาสที่ผู้สมัครจะพิจารณาองค์การอื่นที่เสนอเงินเดือนสูงกว่าก็จะมีมากขึ้น
2.1.3 นโยบายด้านสถานภาพการจ้างงาน บางหน่วยงานมีนโยบายเกี่ยวกับการจ้างลูกจ้างแบบทำงานไม่เต็มเวลา (Part- Time) และลูกจ้างชั่วคราว ทั้งนี้เพื่อลดค่าใช้จ่ายในเรื่องผลประโยชน์ตอบแทนต่างๆที่อาจต้องจ่ายหากจ้างงานแบบเต็มเวลา เนื่องจากได้มีความสนใจที่จะจ้างพนักงานในลักษณะดังกล่าวเพิ่มขึ้น จึงทำให้ผู้สรรหาจำต้องปฏิเสธผู้ที่น่าสนใจจะทำงานเต็มเวลา ส่งผลต่อยอดจำนวนผู้สมัครซึ่งอาจมีน้อยลงผู้สรรหาจำเป็นต้องศึกษานโยบายด้านนี้ให้เข้าใจ
2.1.4 นโยบายด้านการจ้างชาวต่างประเทศ นโยบายของบริษัทอาจกำหนดให้จ้างชาวต่างชาติเข้ามาร่วมทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งบริษัทที่ร่วมลงทุนกับชาวต่างชาติ ในทำนองเดียวกันบริษัทต่างประเทศอาจมีนโยบายจ้างคนท้องถิ่นมาทำงาน ไม่วาจะเป็นกรณีใดผู้สรรหาจำเป็นต้องมีความรู้เกี่ยวกับด้านกฎหมาย สังคม วัฒนธรรม และวิธีการดำเนินธุรกิจของชาติต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ ตัวอย่างเช่นบริษัทของชาวตะวันตกที่ไปตั้งในประเทศญี่ปุ่นพบว่ายากที่จะดึงดูดใจผู้จัดการชาวญี่ปุ่นให้เข้ามาร่วมงาน เพราะส่วนใหญ่ไม่อยากจะทิ้งงานเดิมที่มีความมั่นคงและเป็นการจ้างงานตลอดชีพมารับงานใหม่เช่นเดียวกับชาวตะวันตกยังลังเลที่จะย้ายไปทำงานในประเทศซาอุดิดาระเบีย เนื่องจากระเบียบกฎเกณฑ์อันเคร่งครัดของสังคม ทำให้เขาไม่สามารถดำเนินชีวิตอย่างอิสรเสรีเหมือนทางตะวันตกได้ เป็นต้น
2.2 แผนทรัพยากรมนุษย์ขององค์การ ในองค์การที่มีแผนทรัพยากรมนุษย์ ผู้สรรหาสามารถใช้แผนดังกล่าวประกอบการกำหนดวิธีการหรือกลยุทธ์ในการสรรหา โดยเฉพาะถ้ามีนโยบายเกี่ยวกับการเลื่อนตำแหน่งจากบุคลากรภายในองค์การ ในแผนมีการระบุรายละเอียดว่าตำแหน่งใดบ้างจะต้องบรรจุพนักงานจากภายในองค์การ และตำแหน่งใดที่ต้องการบุคลาการจากภายนอก เมื่อทราบข้อมูลชัดเจนจะทำให้สามารถวางแผนการสรรหาได้ การเลื่อนตำแหน่งจากภายในจะทำให้ช่วยลดค่าใช้จ่าย ค่าโฆษณาและประหยัดเวลาถ้าจำเป็นต้องสรรหาจากภายนอก ผู้สรรหาจะต้องเตรียมวางแผนการโฆษณา หรือการเดินทางไปยังแหล่งต่างๆ ต่อไป นอกจากนี้ แผนทรัพยากรมนุษย์จะช่วยให้ผู้สรรหาได้รับรู้และเข้าใจภาพรวมของความต้องการบุคลากรของงานต่างๆ ในหน่วยงานได้ดีขึ้น
2.3 กำหนดคุณสมบัติของพนักงานที่เกี่ยวกับงาน งานแต่ละงานต้องการพนักงานที่มีคุณสมบัติด้านต่างๆแตกต่างกันไป รายละเอียดเกี่ยวกับงานจะหาศึกษาได้จากการวิเคราะห์งาน ผู้สรรหาจะต้องศึกษาข้อมูลต่างๆให้เข้าใจได้อย่างถ่องแท้ บางครั้งอาจได้รับคำร้องของพนักงานจากผู้จัดการแต่ละฝ่ายให้แสวงหาผู้สมัครที่ดีที่สุด และมีประสบการณ์มากที่สุด ถ้าดูเผินๆ จะพบว่าคำร้องขอนั้นน่าจะเป็นเป้าหมายที่ผู้สรรหาปรารถนามากที่สุด แต่ในทางปฏิบัติพบว่าผู้สมัครที่มีคุณสมบัติดีกว่า และมีประสบการณ์สูงกว่ามักจะเรียกร้องค่าตอบแทนสูงกว่าผู้สมัครโดยทั่วๆไป นอกจากนี้การแสวงบุคคลที่มีประสบการณ์สูงนั้นค่อนข้างจะเป็นปัญหา กล่าวคือ บุคคลบางคนมีประสบการณ์ทำงานหลายปี แต่ทำงานประเภทเดียวกันตลอดบุคคลเหล่านี้อาจจะมีประสบการณ์ไม่ดีไปกว่าผู้ที่มีประสบการณ์เพียงปีเดียวก็ได้ ดังนั้น ผู้สรรหาจะต้องแสวงหาวิธีการที่ดีที่สุด โดยอาศัยข้อมูลจากการวิเคราะห์งาน จากคำร้องขอของผู้จัดการ และข้อกำหนดคุณลักษณะของพนักงานมาประกอบการพิจารณากำหนดวิธีการสรรหาด้วย
2.4 งบประมาณในการสรรหา ผู้สรรหาจะต้องดำเนินกิจกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการสรรหาเช่น การประชาสัมพันธ์ทางสื่อมวลชล การจัดทำประกาศรับสมัคร และการเดินทางไปติดต่อประสานงานกับหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง ภายในวงเงินที่ได้รับอนุมัติ ถ้ากระบวนการใช้เวลานานค่าใช้จ่ายก็จะต้องเพิ่มขึ้นตามตัว ผู้สรรหาจึงจำเป็นต้องวางแผนการสรรหาอย่างรอบคอบ ซึ่งจะช่วยให้มีการใช้งบประมาณอย่างคุ้มค่าและรัดกุม มาตรการหนึ่งที่สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้ คือการเปิดรับสมัครพร้อมกันหลายงาน และต้องแสวงหามาตรการป้องกันการออกกลางคันของผู้สมัคร เพื่อไม่ให้องค์การสิ้นเปลืองเงินค่าสรรหาโดยไม่จำเป็นถ้างบประมาณในการสรรหามีค่อนข้างจำกัด อาจมีผลกระทบถึงการเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายที่ต้องการได้ยังผลทำให้การสรรหาไม่บรรลุวัตถุประสงค์ได้
2.5 สิ่งจูงใจ ท่ามกลางการแข่งขันของตลาดแรงงานที่มีค่อนข้างสูง สิ่งจูงใจที่องค์การเสนอให้กับผู้สมัครเป็นสิ่งยั่วยุให้ผู้สมัครมาสนใจสมัครงานได้ ขณะเดียวกับสิ่งจูงใจอาจเป็นข้อจำกัดในการสรรหาขององค์การได้ ถ้าองค์การอื่นๆ หรือองค์การคู่แข่งมีการเสนอสิ่งจูงใจให้แก่ผู้สมัครของเขาที่ดีกว่า ตัวอย่างสิ่งจูงใจที่มีการเสนอ เช่น การให้โอกาสลาศึกษาต่อในระดับที่สูงขึ้น การไปศึกษาดูงานต่างประเทศ การประกันชีวิตและสุขภาพ และการจัดบริการเลี้ยงดูเด็กเล็ก เป็นต้น การให้ข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องต่างๆ ผลประโยชน์เกื้อกูลและสวัสดิการที่พนักงานพึงจะได้รับ จะเป็นแรงเสริมจูงใจให้มีการพิจารณาตัดสินใจสมัครงานได้
2.6 ภาพพจน์ขององค์การ การรับรู้ที่สาธารณชนมีต่อหน่วยงานมีผลกระทบโดยตรงต่อการสรรหา ถ้าเงื่อนไขในการจ้างงานทุกอย่างเท่ากัน องค์กรที่มีภาพพจน์ในทางบวกมีโอกาสดึงดูดและธำรงพนักงานได้มากกว่าองค์การที่มีภาพพจน์ในทางลบ ภาพพจน์ขององค์การเป็นเรื่องที่ซับซ้อนส่วนหนึ่งขึ้นอยู่กับว่าองค์การทำอะไร แล้วผู้คนรับรู้ว่าเป็นสิ่งที่ดี ยอมรับว่าองค์การเป็นสถานที่ดีเหมาะสมสำหรับที่จะทำงานด้วยยิ่งองค์การมีขนาดใหญ่ขึ้นโอกาสที่จะมีภาพพจน์ที่ดีก็มีมากขึ้น ปัจจุบันนี้มีการรณรงค์ประชาสัมพันธ์ เพื่อสร้างภาพพจน์ของหน่วยงาน พบว่าหลายหน่วยงานมุ่งเน้นในการสร้างประโยชน์ให้แก่สังคมหรือช่วยอนุรักษ์ สิ่งแวดล้อมเป็นต้น ดังนั้น ส่วนหนึ่งของการสรรหา ที่ประสบความสำเร็จจึงขึ้นอยู่กับภาพพจน์ที่ผู้สมัครมีต่อหน่วยงานนั้นๆ ด้วย
2.7 แนวปฏิบัติของผู้สรรหา เป็นที่ยอมรับว่าแนวปฏิบัติเดิมของผู้สรรหาในอดีตมีการตัดสินใจได้อย่างรวมเร็วเนื่องจากความเคยชิน อย่างไรก็ตามอาจมีผู้สงสัยเกี่ยวกับประสิทธิผลของแนวปฏิบัติเหล่านั้นได้ จากการสำรวจพบว่าผู้ทำหน้าที่สรรหาส่วนหนึ่งไม่เคยผ่านการอบรมเกี่ยวกับการสรรหามาก่อน พะยอม วงศ์สารศรี ได้เสนอแนะ ว่าผู้สรรหาจะทำหน้าที่ได้ดีควรมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้
- มีความรู้ในตำแหน่งที่เปิดรับสมัคร
- รู้เรื่องของบริษัทเป็นอย่างดีทั้งในด้านบวกและด้านลบ
- ไม่พูดในแง่ดีของบริษัทมากเกินความจริง
- ศึกษาประวัติย่อของผู้สมัครเป็นอย่างดี
- ตรวจสอบความรู้ของผู้สมัครเกี่ยวกับงานและบริษัท
- มีความพึงพอใจในการทำงานด้านการสรรหา
- มีความสามารถในการวิเคราะห์และสังเคราะห์ข้อมูลต่างๆได้ดี
- มีบุคลิกภาพดี สุภาพ ตรงต่อเวลา และจริงใจ
- มีการติดตามผลปละประเมินผลการสรรหาเมื่อกิจกรรมแต่ละกิจกรรมสิ้นสุดลง
คุณสมบัติต่างๆ ของผู้สรรหาย่อมจะเป็นปัจจัยสนับสนุนช่วยให้การสรรหาดำเนินไปได้อย่างดีและประสบความสำเร็จในที่สุด
หัวข้อต่อไปจะกล่าวถึงในบทต่อไปค่ะ หรือ คลิกที่นี่ 