ขั้นตอนการวิเคราะห์งาน ขั้นที่ 2 : ขั้นปฏิบัติการเก็บข้อมูล

ขั้นตอนการวิเคราะห์งาน ขั้นที่ 2 :  ขั้นปฏิบัติการเก็บข้อมูล

ในขั้นตอนการปฏิบัติการเก็บข้อมูลนั้น จะประกอบไปด้วย

1. การกำหนดข้อมูลที่จำเป็นในการเก็บรวบรวมข้อมูล
2. วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลด้วยวิธีการที่เหมาะสม

การกำหนดข้อมูลที่จำเป็นในการเก็บรวบรวมข้อมูล

จะช่วยกำจัดขยะทั้งหลายออกไปจากการวิเคราะห์งาน และช่วยประหยัดเวลาในการเก็บข้อมูล โดยทั่วไปแล้วข้อมูลที่จะต้องเก็บนั้นเราแบ่งได้ออกเป็น 6 กลุ่มด้วยกัน คือ

1. ข้อมูลที่ระบุตัวงานว่าเป็นงานอะไรบ้างที่จะเก็บข้อมูล  โดยทั่วไปงานที่จะเก็บข้อมูลมาวิเคราะห์จะได้แก่ งานหลัก (Key job) ซึ่งเป็นงานที่มีลักษณะเป็นตัวแทนของงานอื่นได้ทำให้การเก็บข้อมูลเร็วขึ้น ไม่ต้องเก็บข้อมูลจากทุกตำแหน่ง ข้อมูลดังกล่าวรวมถึงรายละเอียดที่ระบุลักษณะของงานหลัก เช่น ชื่อของงาน แผนกที่งานนั้นสังกัด ฯลฯ
2. หน้าที่งานโดยชอบ  ซึ่งเป็นข้อความเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ทั่วๆไปของงานนั้น และวิธีทำงานสั้นๆ
3. คำอธิบายงานโดยละเอียด หน้าที่งานหลัก หน้าที่รองของงาน
4. เครื่องมือ และอุปกรณ์ต่างๆที่ใช้ในงานหลัก
5. คุณสมบัติที่จำเป็นในการทำงานหลัก (Job Requirement)  เช่นระดับการศึกษา ประสบการณ์ ความรับผิดชอบ ทักษะ ฯลฯ

มาตรฐานการปฏิบัติงานที่ส่งผลต่อความสำเร็จของงานกล่าวโดยสรุปแล้วข้อมูลที่นักวิเคราะห์งานต้องเก็บนั้นคือข้อมูลเกี่ยวกับ งานหลัก (Key Job) และข้อมูลเหล่านั้นต้องตอบคำถามอย่างน้อย  4 ข้อคือ

1.     พนักงาน ทำอะไร ?

2.     พนักงานทำงานนั้น อย่างไร ?

3.     ทำไม จึงต้องทำงานนั้น ?

4.     ทักษะ อะไรบ้าง ที่จำเป็นสำหรับงานนั้น ?

วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลด้วยวิธีการที่เหมาะสม

หลังจากที่ได้กำหนดข้อมูลที่ต้องการจะเก็บแล้ว ขั้นตอนที่สำคัญมากก็คือต้องกำหนด วิธีการเก็บข้อมูล และเก็บข้อมูลตามวิธีที่กำหนดไว้ เนื่องจากงานหลักที่จะเก็บข้อมูลนั้นมีทุกระดับ เกี่ยวข้องกับคนจำนวนมาก และมีความแตกต่างกันอย่างมาก จึงมีความจำเป็นที่จะต้อง เลือกวิธีการเก็บข้อมูลให้เหมาะสมกับงานหลักนั้นๆ ถ้าวิธีการเก็บข้อมูลไม่เหมาะสม ข้อมูลที่ได้มาจะไม่ครบถ้วน หรือไม่ถูกต้องส่งผลต่อการนำข้อมูลไปเพื่อการตัดสินใจในขั้นตอนต่อไปเทคนิคการเก็บข้อมูลโดยทั่วๆไป ที่ใช้ในการวิเคราะห์งานนั้นมี 4 วิธี คือ

 การใช้แบบสอบถาม(Questionnaires)

วิธีการใช้แบบสอบถามนี้เหมาะสำหรับงานในสำนักงานมากกว่างานในโรงงาน เพราะผู้กรอกแบบสอบถามต้องคุ้นเคยกับงานเอกสาร และสามารถบรรยายงานของตนได้ โดยทั่วไปแบบสอบถามที่ให้กรอกจะต้องผ่านการตรวจสอบจากผู้บังคับบัญชาชั้นหนึ่ง แบบสอบถามที่ดีนั้น นักวิเคราะห์งานต้องใช้คำถามที่ชัดเจน เข้าใจง่าย อาจแบ่งแบบสอบถามออกเป็นส่วนๆ ให้พนักงานกรอกในช่องว่างที่เว้นไว้ โดยเว้นช่องให้กรอกตามความเหมาะสม ข้อมูลที่กรอกอาจอยู่ในรูปของคำบรรยาย หรือตัวเลขก็ได้ส่วนใหญ่การถามจะเรียงลงมาตามลำดับ นับตั้งแต่ตำแหน่งงาน หน้าที่งานอย่างย่อ  - ละเอียด มาตรฐานงาน เครื่องมือต่างๆ ที่ใช้ในงาน ปัจจัยต่างๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในงาน เป็นต้น

ตัวอย่างแบบสอบถามเพื่อการวิเคราะห์งาน [สมาชิกเศษ] คลิกค่ะ 

  การสัมภาษณ์  (interview)

งานบางอย่างใช้แบบสอบถามอย่างเดียวในการเก็บข้อมูลอาจจะไม่ ครบถ้วนเป็นเพราะพนักงานไม่มีความสามารถในการเขียนบรรยาย หรือไม่เข้าใจแบบสอบถาม การสัมภาษณ์จึงมักเป็นวิธีที่นิยมใช้กัน เนื่องจากการสัมภาษณ์เป็นการติดต่อสื่อสารแบบ 2 ทาง (Two –way communications)  จึงสามารถกำจัดข้อด้อยของการใช้แบบสอบถามได้ การสัมภาษณ์เพื่อการวิเคราะห์งานส่วนใหญ่จะเป็นการสัมภาษณ์ตามคำถามที่เตรียมไว้ล่วงหน้า (Guided Interview) คำถามเหล่านั้นก็คือ คำถามที่ใช้ในแบบสอบถามนั่นเอง ข้อควรระวังสำหรับการวิเคราะห์งานเมื่อทำการสัมภาษณ์ก็คือ ต้องระวังไม่ให้บุคลิกภาพส่วนตัวของผู้สัมภาษณ์ไปมีอิทธิพลต่อคำตอบ เช่นผู้สัมภาษณ์มีบุคลิกภาพที่แข็งกร้าวเกินไป ผู้ตอบจะไม่รู้สึกสบายใจที่จะตอบหรือไม่อยากเปิดเผยข้อมูลให้ทราบทั้งหมด ดังนี้เป็นต้น การสัมภาษณ์เป็นเทคนิคที่ใช้สำหรับงานพิเศษที่มีความสำคัญ ความรับผิดชอบสูง เช่น งานบริหารด้วยเช่นกัน แต่จะใช้ควบคู่ไปกับวิธีการบันทึก

  การสังเกต (Observations)

การสังเกตหรือการสังเกตการณ์ มักเป็นวิธีการใช้ร่วมกันกับวิธีการสัมภาษณ์เพื่อตรวจสอบให้เห็นจริงว่า ข้อมูลที่ไดรับจากการสัมภาษณ์ถูกต้อง ตรงกับการปฏิบัติจริงหรือไม่ การสังเกตการณ์นี้มีข้อจำกัดหลายอย่าง เช่น การสังเกตจะเห็นแต่พฤติกรรมที่พนักงานทำงานบางครั้งนักวิเคราะห์งานไม่ทราบถึงรายละเอียดเบื้องหลัง หรือไม่สามารถบรรยายให้ถูกต้องเหมือนกัน  ผู้ที่ลงมือทำจริง หรือแม้แต่ระยะเวลาสังเกตการณ์อาจจะสั้นเกินไปจนไม่ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง ตัวนักวิเคราะห์งานเองเมื่อสังเกตการณ์อาจทำให้ผู้ถูกสังเกตการณ์อึดอัด ทำงานผิดพลาดจากที่เคยทำปกติไปก็ได้

 การใช้บันทึกการทำงาน (Diary หรือ Log)

วิธีนี้มักนำมาใช้กับงานที่ช่วงเวลาของการทำงานคาบเกี่ยวกันหรือมีระยะเวลายาว พนักงานจะทำการบันทึกประจำวัน หรือทำรายงานของตนเองไว้ และผู้ทำการวิเคราะห์งานจะใช้บันทึกนี้เป็นเครื่องมือหนึ่งในการทำการวิเคราะห์งาน การใช้บันทึกการทำงานนี้มักจะใช้ควบคู่กับวิธีอื่นๆ เช่น การสัมภาษณ์ และการสังเกตการณ์ เป็นต้น

ข้อมูลที่ไดจากการเก็บไม่ว่าจะใช้วิธีใด นักวิเคราะห์งานต้องนำระบบมาตรวจสอบ วิเคราะห์เพื่อจะนำมาจัดเป็นหมวดหมู่ในขั้นตอนต่อไป