HRIS : ความสำคัญของสารสนเทศ

สารสนเทศ ถือเป็นจุดอ่อนที่สำคัญของฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคลในศตวรรษที่ผ่านมาทั้งนี้ด้วยเหตุผลหลายประการ เช่น ผู้บริหารระดับสูงที่ยังไม่ค่อยเห็นความสำคัญกับสารสนเทศด้านนี้  แต่จะให้ความสำคัญและสนใจในการปฏิบัติงานประจำ หรือ การป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาการเรียกร้องหรือการประท้วงของพนักงาน มากกว่าการมอบหมายให้ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ไปศึกษาข้อมูลในเชิงลึก เพื่อวิเคราะห์และหาแนวทางแก้ไขปัญหาที่ผู้บริหารสนใจ

ในด้านของผู้บริหารของฝ่ายทรัพยากรบุคคลเอง ก็มักจะไม่ได้นำข้อมูลสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับคนไปวิเคราะห์และ เชื่อมโยงเพื่อให้เกิดประโยชน์ในเชิงต้นทุนและกำไรทางธุรกิจมากนัก มักจะนำข้อมูลมาแสดงให้รับทราบเท่านั้น

ผู้บริหารของฝ่ายทรัพยากรบุคคลส่วนมาก มักจะเป็นคนที่จบมาทางด้านสังคมศาสตร์เป็นส่วนใหญ่ โดยพื้นฐานแล้วไม่ค่อยชอบเกี่ยวกับการคิดคำนวณ การวิเคราะห์ในเชิงตัวเลขอยู่แล้วในขณะเดียวกัน ก็ไม่ค่อยเข้าใจกระบวนการบริหารธุรกิจในภาพรวม จะรู้งานของฝ่ายอื่นๆ เพียงผิวเผิน ทำให้ไม่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลการบริหารคนให้เข้ากับกระบวนการบริหารธุรกิจทั้งระบบได้

ในปัจจุบันและอนาคต แนวโน้มของกระแสการบริหารระบบสารสนเทศทั่วทั้งองค์การ (Total information Management System)  จะทวีความสำคัญมากยิ่งขึ้น ดังนั้นการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ก็ต้องปรับตัวเพื่อให้ทันกับสารสนเทศด้านอื่นๆ ขององค์การ ฉะนั้นแล้ว โอกาสที่จะโดดเด่นในทีมงานบริหารขององค์การก็คงมีน้อยมาก

การแข่งขันทางธุรกิจต้องใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและเทคโนโลยีเป็นเครื่องมือสร้างความได้เปรียบกันมากยิ่งขึ้น ใครบริหารสารสนเทศได้เร็วกว่า ถูกต้องแม่นยำกว่า จะเป็นผู้ได้เปรียบทางการแข่งขันสารสนเทศด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ถือเป็นดาบเล่มหนึ่ง ที่ผู้บริหารจำเป็นต้องใช้เมื่อเข้าไปอยู่ในสนามรบ ถ้าดาบที่เรายื่นไปให้ผู้บริหารไม่คมและแข็งแกร่งเพียงพอ โอกาสที่จะแพ้สงครามทั้งกองทัพเพราะดาบที่เรายื่นให้เพียงเล่มเดียวก็ได้

ความสำคัญอีกประการหนึ่งของสารสนเทศด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่เริ่มเด่นชัดขึ้นมาในวงการบริหารธุรกิจ นั่นก็คือ สารสนเทศเป็นตัวชี้วัดความสำเร็จในการควบ หรือยุบรวมของกิจการขององค์การต่างๆ มีหลายองค์การที่ตกลงรวมธุรกิจกันโดยผ่านการศึกษาในทุกๆด้าน ยกเว้นเรื่องคน หลังจากรวมกันแล้วพบว่าผู้บริหารระดับสูงลาออกเพราะขัดแย้งกันซึ่งอาจจะเป็นเรื่องธรรมดา

แต่ต่อมาพนักงานประท้วงทั้งๆ ที่ก่อนหน้านี้ไม่เคยมีสภาพแรงงานมาก่อน มีการเมืองเกิดขึ้นในองค์การ สิ่งเหล่านี้เป็นปัญหาการขาดข้อมูลสารสนเทศเกี่ยวกับวัฒนธรรมขององค์การ (Corporate Culture)  ที่มารวมกัน ขาดข้อมูลเกี่ยวกับประชากรพนักงาน (อายุ วุฒิการศึกษา เพศ ฯลฯ)  เหตุการณ์ที่มาจึงเป็นบทเรียนที่สำคัญแก่องค์การทางธุรกิจที่ต้องการรวมกิจการกัน

การแข่งขันทางธุรกิจในปัจจุบันนี้ ทุกส่วนขององค์การต้องติดตามและวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงของสารสนเทศแทบจะทุกนาทีก็ว่าได้  เพราะถ้าเราหยุดติดตามเมื่อไหร่ ไม่ใช่เพียงแต่การล้าหลังเท่านั้น แต่กลับถอยหลังไปด้วยซ้ำ เพราะทุกๆ จุดของโลกมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

การติดตามสารสนเทศนั้น ไม่ใช่สนใจเฉพาะระดับจุลภาค แต่ต้องติดตามในระดับมหาภาคควบคู่กันไปด้วย เพราะการเดินทางของการเปลี่ยนแปลงในระดับมหาภาคสมัยนี้รวมเร็วมาก ซึ่งต่อไปอาจจะแยกแทบไม่ได้ว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นมาจากสาเหตุ ในระดับมหาภาคหรือจุลภาค

สิ่งที่สำคัญที่ฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคลต้องคำนึงถึง  และเตรียมตัวให้พร้อมคือ ต้องเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ๆ พร้อมที่จะปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา และสามารถนำการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งให้เป็นโอกาสทางการบริหารให้ได้

สิ่งนี้ถือเป็นกลยุทธที่สำคัญต่อการเข้าไปมีบทบาทในการบริหารธุรกิจ  โดยไม่น้อยหน้าหน่วยงานอื่นๆ เช่น  ถ้าเราทราบว่ากระแสของการยุบหน่วยงานสนับสนุน (Staff)  ไปสู่การใช้บริการจากภายนอก (Out  -Source)  มีมากขึ้น  และในไม่ช้าคงจะเข้ามาสู่องค์การของเรา ถ้าเราทราบล่วงหน้าเช่นนี้แล้ว ก็หาทางเตรียมมาตรการรองรับไว้ก่อน อาจจะเตรียมการในการฝึกอบรมคนในหน่วยงานสนับสนุนที่มีอยู่ ให้สามารถทำงานในด้านอื่นๆ ได้ เมื่อถึงเวลาที่จะต้องปลดคนออกเนื่องจากจะนำบริการจากภายนอกเข้ามาทดแทน จะได้ปลดคนที่แย่ๆจริงๆ ออก ซึ่งคนบางคนอาจจะเป็นคนที่อยู่ในหน่วยงานหลักก็ได้  ไม่จำเป็นว่าต้องเป็นคนในหน่วยงานที่ถูกยุบเท่านั้น

เพราะถ้าหากเราไม่มีการวางแผนไว้ล่วงหน้าแล้ว เมื่อถึงเวลาคนในหน่วยงานนั้นๆ อาจจะถูกปลดออกทั้งหมด ซึ่งอาจจะรวมถึงคนดีมีความสามารถรวมอยู่ด้วย ในขณะเดียวกัน คนที่ดีน้อยกว่าซึ่งอยู่ในหน่วยงานที่ไม่ถูกยุบยังคงอยู่กับองค์การต่อไป

ความสามารถทางเทคโนโลยีในการจัดทำระบบสารสนเทศด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์เป็นเรื่องที่ไม่ยากนัก และสามารถเรียนทันกันได้ แต่ความสามารถในการนำเสนอสารสนเทศที่ได้จากระบบไปใช้เป็นเรื่องสำคัญที่สุด เพราะหมายถึงคุณค่าของสารสนเทศที่มีอยู่ว่ามีค่ามากน้อยเพียงใด สารสนเทศบางตัวอาจจะลดค่าใช้จ่ายของบริษัทได้เป็นล้านๆ บาทก็ได้  สามารถลดความเสี่ยงในการดำเนินธุรกิจได้ บางครั้งสิ่งเหล่านี้มีค่ามากกว่าการคำนวณด้วยตัวเงิน เช่น

ถ้าบริษัทต้องการไปตั้งโรงงานในเขตใดเขตหนึ่ง แต่เราทราบมาว่าแหล่งนั้นมีปัญหาด้านสหภาพแรงงานสูง และโอกาสที่ธุรกิจของเราจะเดือนร้อนจากการประท้วง การเรียกร้องต่างๆนั้นมีมาก เราสามารถนำข้อมูลในด้านต่างๆ มาวิเคราะห์ร่วมกันได้ และชี้ให้เห็นผลดีผลเสียให้ผู้บริหารได้เห็น ผู้บริหารอาจจะไม่เสี่ยงกับสิ่งที่จะเกิดในอนาคต แม้ว่าผลการศึกษาในด้านอื่นๆ จะดีก็ตาม

ดังนั้น จะเห็นได้ว่าสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจถือว่าเป็นสุดยอดของข้อมูลทางด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เนื่องจากเป็นข้อมูลที่ผ่านการกลั่นกรอง วิเคราะห์ สังเคราะห์ และเชื่อมโยงข้อมูลพื้นฐานที่ได้มาจากทุกระดับขององค์การให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจไปยังผู้บริหารระดับสูง เพื่อดำเนินการตัดสินใจในเชิงธุรกิจอย่างใดอย่างหนึ่ง