สมรรถนะของโปรแกรมสำเร็จรูปการจ่ายค่าจ้างเงินเดือน

สมรรถนะของโปรแกรมสำเร็จรูปการจ่ายค่าจ้างเงินเดือน

โปรแกรมสำเร็จรูปการจ่ายค่าจ้าง เงินเดือน (Payroll System) เป็นการจัดการประมวลผลข้อมูลพนักงาน 5 ส่วน ดังนี้

1. ข้อมูลประวัติพนักงานที่จำเป็นสำหรับการจ่ายเงินเดือน อาทิเช่น  ชื่อสกุล สังกัดฝ่ายงาน ส่วนงานสังกัดบริษัท (ใช้ร่วมกันหลายบริษัท) เลขประจำตัวพนักงาน ที่อยู่ หมายเลขบัตรประจำตัวประชาชน เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เลขที่บัตรประจำตัวประกันสังคม เงินเดือน เลขที่บัญชีการจ่ายเงินเดือน (ใช้บริการของธนาคารใด) สถานภาพสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (หรือไม่)  วันเข้าทำงาน วันพ้นทดลองงาน รวมทั้งรายได้ที่มีลักษณะคงที่ เช่น เงินประจำตำแหน่ง เงินค่าพาหนะที่จ่ายประจำ หรือค่าตอบแทนที่มีลักษณะคงที่ตลอดปี เป็นต้น
2. ข้อมูลหลักเกณฑ์ในการคำนวณการจ่ายเงินเดือน ได้แก่ จำนวนวันต่อเดือนที่ใช้เป็นฐานในการคำนวณ โครงสร้างภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาและค่าลดหย่อน โครงสร้างอัตราเงินกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ อัตราเงินประกันสังคม หลักเกณฑ์การจ่ายโบนัสจ่ายเป็นจำนวนเท่าของเงินเดือน หรือไม่อย่างไร  หรือเป็นการจ่ายในรูปเงินสดเมื่อถึงวันจ่ายโบนัส (Cash Basis)  หรือเป็นการแบ่งจ่ายตามสัดส่วน ตามเวลาซึ่งได้คำนวณและกันเงินไว้ล่วงหน้า (Accrual Basis)  อย่างไรก็ดีการจ่ายเงินจะมีความสัมพันธ์กับระบบบัญชีของบริษัท

ข้อสังเกต เกณฑ์เหล่านี้เป็นเกณฑ์ที่ใช้ร่วมกันทุกคน

1. ข้อมูลที่มีการเคลื่อนไหวในแต่ละเดือน  (Transactions Movement)  เช่น การปรับเงินเดือน  การตกเบิกเงินเดือน (Retroactive Adjustment) ค่าพาหนะที่ไม่ได้จ่ายประจำ ค่าเบี้ยเลี้ยง ข้อมูลการลาออก การโอนย้าย ฯลฯ สรุปคือ ข้อมูลที่ต้องการเปลี่ยนแปลงแก้ไขเพียงบางส่วน ควรจัดการบนรายการเหล่านี้ ไม่ควรไปแก้ไขในหน้าจอประวัติพนักงาน เพราะอาจทำให้เกิดความผิดพลาดได้ เนื่องจากเมื่อมีการแก้ไข เพิ่มเติม เปลี่ยนแปลง จำเป็นต้องตรวจทานข้อมูลทั้งหมดให้แน่ใจว่าไม่ผิด กล่าวคือ ถูกคน ถูกรายการ ไม่เผลอไปลบข้อมูลส่วนอื่น
2. ข้อมูลรายได้พนักงานที่ผ่านการประมวลผลของโปรแกรมสำเร็จรูป มีดังต่อไปนี้

            -          เงินเดือน

            -          โบนัส

            -          เงินประจำตำแหน่ง

            -          เงิน (เดือน) ตกเบิกย้อนหลัง

            -          ค่ากะ

            -          ค่าปฏิบัติงานล่วงเวลา

            -          ค่าพาหนะ

            -          ค่าคอมมิชชัน

            -          เงินรางวัลพิเศษ

            -          เงินสบทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ส่งให้ผู้จัดการกองทุนบริหาร)

            -          เงินสบทบประกันสังคม (ส่งสำนักงานประกันสังคม)

            -          รายได้อื่นๆ

รายได้ดังกล่าวข้างต้น พิจารณาอีกด้านหนึ่ง คือ ค่าใช้จ่ายของบริษัท แม้เงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และเงินสบทบประกันสังคมมิใช่รายได้ของพนักงานประจำเดือนก็ตาม แต่บริษัทก็ต้องจ่ายทุกเดือน

รายได้ของพนักงานดังกล่าวข้างต้น  พนักงานในฐานะพลเมืองของรัฐมีหน้าที่ต้องเสียภาษีให้กับรัฐ  หรือต้องสบทบเงินเข้ากองทุนประกันสังคม นอกจากนี้ยังมีรายการหักจากรายได้พนักงานได้แก่

            -          ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา

            -          เงินสมทบเข้ากองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

            -          เงินสมทบเข้ากองทุนประกันสังคม

            -          เงินยืม

            -          เงินกู้

            -          รายการหักอื่นๆ

1. รายงานที่จำเป็นประเภทต่างๆได้แก่

            -          รายงานการจ่ายเงินเดือนที่มีข้อมูลครบตามข้อที่ 4

            -          รายงานการจ่ายเงินเดือนผ่านธนาคาร และ/ หรือ แผ่นดิสเกต (Disk)

            -          รายงานเงินประกันสังคม และ/หรือ แผ่นดิสเกต

            -          รายงานเงินกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และ/หรือ แผ่นดิส

            -          รายงาน ภงด.1 (ประจำเดือน)

            -          ใบสำคัญจ่ายเงิน (Pay Slip)

            -          รายงานประจำปี ได้แก่ ภงด. 1 ก , ภงด. 1 50 ทวิ, ภงด.1 รายงารายได้และรายจ่ายสะสมทั้งปี

            -          รายงานเงินกองทุนสำรองเลี้ยงชีพสะสมทั้งปี

ที่มา : การบริหารทรัพยากรมนุษย์ ด้วย เทคโนโลยีสารสนเทศ

โดย :  ประเวศน์  มหารัตน์กุล