เทคโนโลยีสารสนเทศกับ การประเมินผลการปฏิบัติงาน

เทคโนโลยีสารสนเทศกับการประเมินผลการปฏิบัติงาน

การประเมินผลการปฏิบัติงานนั้นเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ แต่จะเอียงมาเป็นทางศิลป์มากกว่า กล่าวคือ การประเมินผลการปฏิบัติงานจะอิงอยู่กับความรู้สึกนึกคิดของผู้ประเมิน ผนวกเข้าเป็นข้อสรุปในการตัดสินว่า ผลการปฏิบัติงานจะได้จากแรงานและแรงสมองของพนักงานนั้นอยู่ในระดับใด เช่น ดีมาก ดี มาตรฐาน หรือต่ำกว่ามาตรฐาน  อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าผลของการประเมินผลการปฏิบัติงานจะออกมาดีหรือไม่  หรือไม่ได้มาตรฐาน จะมีองค์ประกอบหลักๆ อยู่ 3 ส่วน ดังนี้

1. แบบประเมินผลการปฏิบัติงาน (Appraisal Form)  นอกจากจะต้องสร้างแบบประเมินผลที่มีความน่าเชื่อถือแล้ว ยังประกอบด้วยข้อมูลที่จำเป็นดังต่อไปนี้

            1)     ข้อมูลพนักงานที่จำเป็นในการประเมินผลการปฏิบัติงาน เช่น ชื่อตำแหน่ง ระดับตำแหน่ง สถิติเวลาการทำงาน

                     เป็นต้น

            2)     ปัจจัยในการประเมินผลการปฏิบัติงานในกรณีที่เป็นการประเมินผลการปฏิบัติงานที่เน้นพฤติกรรม (Behavior

                    Oriented) จะต้องประกอบด้วยปัจจัยอะไรบ้าง

            3)     เป้าหมายในการทำงานที่เน้นผลลัพธ์ หรือโครงการที่คาดว่าจะสำเร็จได้ ในกรณีที่เป็นการประเมินผลการปฏิบัติ

                    งานที่เน้นผลลัพธ์ (Results Oriented)

            4)     คำถามเกี่ยวกับการพัฒนาสายอาชีพและความพอใจในการทำงาน

            5)     ความเห็นของผู้ประเมินและผู้ถูกประเมิน

            6)     คำอธิบายความหมายวิธีการประเมินผลการปฏิบัติงาน

            7)     ช่องสำหรับใส่คะแนน

1. ผู้ประเมินผลการปฏิบัติงานหรือผู้บังคับบัญชา
2. ผู้ถูกประเมินผลการปฏิบัติงานหรือพนักงาน

หลายบริษัทได้จัดทำแบบประเมินผลการปฏิบัติงาน โดยมีรูปแบบเป็นรูปเล่มประมาณ 4- 8 หน้า ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับปัจจัยที่ต้องการประเมินผล  และนิยมแยกสีเพื่อให้รู้ว่าเป็นการประเมินผลการปฏิบัติงานในแต่ละระดับตำแหน่ง เช่น สำหรับผู้บริหารจะมีสีแตกต่างจากพนักงานปฏิบัติการ

ในแวดวงการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ไม่ค่อยให้ความสำคัญกับโปรแกรมสำเร็จรูปทางการประเมินผลการปฏิบัติงาน และบริษัทที่พัฒนาโปรแกรมสำเร็จรูปก็ไม่ค่อยให้ความสำคัญเท่าใดนัก ทั้งนี้อาจเป็นเพราะความถี่ในการใช้งาน เนื่องจากปีหนึ่งใช้เพียงครั้งหรือสองครั้งเท่านั้น  ซึ่งต่างกับโปรแกรมสำเร็จรูปสำหรับการจ่ายเงินเดือน ค่าจ้าง (Payroll System)  ที่ต้องใช้ทุกเดือนหรือทุก 15 วัน

เป็นการเข้าใจผิดที่ว่าโปรแกรมสำเร็จรูปการประเมินผลการปฏิบัติงานใช้งานไม่ค่อยบ่อยครั้ง ความจริงแล้วเป็นกาประเมินผลการปฏิบัติงานต้องใช้ทุกวันทุกเดือน  โดยเฉพาะในกรณีที่บริษัทต้องการใช้แบบประเมินผลการปฏิบัติงานที่เน้นผลลัพธ์  ซึ่งผู้บังคับบัญชาต้องมีการประเมินผลการปฏิบัติงานติดตามความก้าวหน้าในขั้นตอนของกระบวนการของงานเช่นกัน (Process Appraise)  โดยเฉพาะการมอบหมายงานให้พนักงานใหม่ งานที่เป็นลักษณะโครงการหรืองานใหม่

เมื่อถึงจุดฤดูกาลประเมินผลการปฏิบัติงาน ฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์และผู้บังคับบัญชาในฐานะผู้ประเมินก็จะทุมเทเวลาให้กับการประเมินผลการปฏิบัติงานเสียคราวหนึ่ง (ซึ่งเป็นอุปนิสัยไม่ค่อยจะถูกต้องนัก)  หรือถ้าไม่มีเวลาก็จะประเมินผลการปฏิบัติงานผู้ใต้บังคับบัญชาแบบขอไปที และชอบผลักภาระไปให้ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์

ในเมื่อไม่มีแบบประเมินผลการปฏิบัติงานที่ถูกประมวลด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ลักษณะจึงเป็นการจัดการด้วยมือ และใช้คอมพิวเตอร์โปรแกรมสำเร็จรูปเอ็กส์เซล (Microsoft Excel)  คำนวณ สรุป และการประมวลผลเพื่อจัดกลุ่มงาน ซึ่งจะมีการคำนวณค่าใช้จ่ายสำหรับการปรับเงินเดือนเมื่อได้คำนวณแล้ว จึงนำไปป้อนเข้าระบบการจ่ายเงินเดือนที่จัดการโดยโปรแกรมสำเร็จรูป (Payroll System) อีกทอดหนึ่ง

จึงมีคำถามตามมาว่า ทำไมไม่มีใครพัฒนาโปรแกรมสำเร็จรูปการประเมินผลการปฏิบัติงาน ผู้เขียนใคร่เสนอความคิดเห็น และแนะนำบริษัทที่พัฒนาโปรแกรมงาการจ่ายเงินเดือนว่า น่าจะพัฒนาโปรแกรมสำเร็จรูปนี้ โดยผนวกหรือแยกจัดการอิสระจากโปรแกรมสำเร็จรูปการจ่ายค่าจ้าง เงินเดือน เพื่อเป็นการเพิ่มมูลค่าให้กับโปรแกรมสำเร็จรูปการจ่าย ค่าจ้าง เงินเดือน ผลประโยชน์ที่ได้อาจทำให้โปรแกรมสำเร็จรูปการจ่ายเงินเดือนจำหน่ายได้ง่ายขึ้น

ลองนึกภาพเมื่อผู้ประเมินให้คะแนนผลการปฏิบัติงาน และอนุมัติส่งให้ฝ่ายบริหารงานทรัพยากรมนุษย์ผ่านเครือข่ายภายในแบบออนไลน์ (Interactive Online)  ฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์อยู่ที่หน้าจอคอมพิวเตอร์ สำหรับรวบรวม ประมวลผล และวิเคราะห์ผลการประเมินการปฏิบัติงานของทุกฝ่ายโดยทันทีแบบอัตโนมัติ ส่วนเอกสารประเมินผลการปฏิบัติงาน ผู้ประเมินสามารถพิมพ์จากคอมพิวเตอร์และลงลายมือชื่อ แล้วส่งให้ฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงต่อไป

การจะประยุกต์ใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์เพื่อใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงานนั้น จะเกิดประโยชน์เต็มที่เมื่อได้นำระบบอินทราเน็ต (Intranet)  มาใช้ในการบริหารงานในอย่างเต็มรูปแบบโดยต้องพิจารณาองค์ประกอบดังต่อไปนี้

1.  ประเภทของกาประเมินผลการปฏิบัติงานต้องมีความชัดเจน และเป็นที่ยอมรับของทุกฝ่ายว่าได้ใช้การประเมินผลการปฏิบัติงานประเภทใด และได้ใช้จนกลายเป็นมาตรฐานของบริษัท

2.  พนักงานต้องมีจำนวนมากพอ

3.  วิธีการปรับเงินเดือน(Salary Increase) ใช้วิธีการใด เช่น เป็นวิธีการกำหนดโควต้า (Forced Ranking)  หรือวิธีกระจายอำนาจจากการบริหารให้แต่ละฝ่ายงานรับผิดชอบ ที่เรารู้จักกันดีว่า แบ่งเค็ก ให้แต่ละฝ่ายงานจัดการกันเอง ฯลฯ   แต่ละวิธีย่อมมีผลต่อการประยุกต์ใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศในการประเมินผลการปฏิบัติงานเพื่อปรับเงินเดือนประจำปี  โดยทั่วไปมีขั้นตอนที่สำคัญดังต่อไปนี้

        -     ประมาณงานประมาณการปรับเงินเดือนประจำปี

        -     ขออนุมัติวงเงินงบประมาณปรับเงินเดือนประจำปี

        -     ผู้บังคับบัญชาประเมินผลการปฏิบัติงาน ขั้นตอนนี้ส่งแบบฟอร์ม (โดยมือหรือใช้ผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์)

        -     รวบรวม ประมวลผล วิเคราะห์ และสรุปผล

        -     ปรับเงินเดือนตามผลงานภายใต้งบประมาณที่ได้รับอนุมัติ

        -     ทำหนังสือแจ้งการปรับเงินเดือน

        -     ป้อนข้อมูลปรับเงินเดือน (เงินเดือนส่วนเพิ่ม) เข้าสู่โปรแกรมสำเร็จรูปในการจ่ายเงินค่าจ้าง เงินเดือน ในกรณีที่ไม่มี

              โปรแกรมสำเร็จรูปทางการประเมินผลการปฏิบัติงานเชื่อมต่อกับโปรแกรมสำเร็จรูปการจ่ายค่าจ้างเงินเดือน จึงต้อง

              ทำการป้อนข้อมูลเงินเดือนที่เพิ่มเข้าสู่โปรแกรมสำเร็จรูป การจ่ายเงินเดือนอีกขั้นตอนหนึ่ง

        -     จ่ายเงินเดือนอัตราใหม่

ขั้นตอนดังกล่าวข้างต้น ฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ยังจัดการด้วยมือ (Management By Manual)  เสียเป็นส่วนใหญ่ เพราะยังไม่มีการพัฒนาโปรแกรมสำเร็จรูปที่ระบบมีความสามารถเชื่อต่อระหว่างโปรแกรมสำเร็จรูปประเมินผลการปฏิบัติงานกับโปรแกรมสำเร็จรูปการจ่ายค่าจ้าง เงินเดือน ใช้กันอย่างจริงจังและแพร่หลาย

ที่มา : การบริหารทรัพยากรมนุษย์ ด้วย เทคโนโลยีสารสนเทศ

โดย :  ประเวศน์  มหารัตน์กุล