Job Description ปัจจุบันมีปัญหาและข้อจำกัดอะไรบ้าง ??

        โดยทั่วไปแล้ว การปฏิบัติงาน หรือการจัดทำโครงการต่างๆ มักจะพบปัญหาและอุปสรรคอยู่บ้าง แต่หากเราได้รับรู้ปัญหาและข้อจำกัดแล้ว ทำให้เราได้รูสาเหตุของปัญหาและสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างตรงประเด็นยิ่งขึ้น ในเรื่องการจัดทำ JD ก็เช่นเดียวกัน หากคุณทำงานด้าน HR  ก็คงจะรู้ดีว่า ไม่ใช่เรื่องยากเกินไปที่จะจัดทำ JD ขององค์การให้สำเร็จลุล่วงและได้รับความร่วมมือกับทุกหน่วยงาน ในองค์การ

        ลองมาดูปัญหาและข้อจำกัด บางประการที่ คุณณรงค์วิทย์ แสนทอง ได้สรุปไว้ใน หนังสือ เทคนิคการจัดทำ JD  โดยใช้ Competency และ KIP  เป็นข้อๆ ดังนี้

1. ไม่มีการกำหนดภารกิจหลักขององค์การและหน้าที่หลักของหน่วยงานที่ชัดเจน

     องค์การต่างๆมักจะมุ่งเน้นการเขียนใบกำหนดหน้าที่งานของตำแหน่งงานมากกว่าการวิเคราะห์หน้าที่งานขององค์การและกระจายลงมาสู่หน่วยงาน ขาดการกำหนดว่าหน้าที่หรือภารกิจหลักขององค์การที่ชัดเจน ไม่มีการตรวจสอบว่าภารกิจหลักขององค์การนั้นได้ถูกกระจายไปสู่หน่วยงานต่างๆครบถ้วนหรือไม่

     ในขณะเดียวกันไม่มีการเขียนหน้าที่หลักของหน่วยงาน เพื่อใช้เป็นมาตรฐานในการตรวจสอบว่าหน้าที่หลักของตำแหน่งงานภายใต้หน่วยงานนั้นๆ สอดคล้องกันหรือไม่

2. ใบกำหนดหน้าที่งานไม่ได้นำไปใช้ในหน่วยงานอย่างจริงจัง

     เกือบทุกองค์การได้จัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน แต่ไม่ได้นำไปใช้งานใดๆ เพราะไม่รู้ว่าจะนำไปใช้ทำอะไร องค์การไหนที่มีระบบมาตรฐานสากลก็ใช้ประโยชน์เพียงเป็นยันกันผู้ตรวจสอบจากภายนอกเท่านั้น ปีๆ หนึ่งใบกำหนดหน้าที่งานจะลุกขั้นมาแสดงบทบาทเพียงครั้งหรือสองครั้ง บางปีก็ไม่ถูกนำไปใช้งานเลย มันคงเป็นเพียงกระดาษที่ถูกเก็บไว้อย่างดีในแฟ้มขององค์การ

      ไม่มีการนำเอาใบกำหนดหน้าที่งานไปใช้ทำอะไรเลย ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการสรรหาพนักงานใหม่ การเลื่อนระดับปรับตำแหน่ง การประเมินผลงาน หรือแม้กระทั่งการพัฒนาฝึกอบรมพนักงาน

3. พนักงานไม่เคยเห็นใบกำหนดหน้าที่งานของตัวเอง

       ปัญหาที่น่าตลกอย่างหนึ่งของใบกำหนดหน้าที่งานของบางองค์การ คือไม่รู้ว่าจัดทำใบนี้ขึ้นมาทำไม  เพราะแม้แต่ผู้ปฏิบัติงานยังไม่เคยเห็นเลยว่าหน้าที่ของตัวเองที่บริษัทฯกำหนดไว้คืออะไร พนักงานบางคนไม่รู้ด้วยซ้ำไปว่าใบกำหนดหน้าที่งานคืออะไร แต่ที่แย่ยิ่งกว่านั้นคือหัวหน้าบางคนยังไม่ทราบเลยว่าลูกน้องมีใบกำหนดหน้าที่งาน เพราะตัวเองก็ไมเคยเห็นใบกำหนดหน้าที่งานของลูกน้อง

4. ใบกำหนดหน้าที่งานเก็บอยู่ที่ฝ่ายบุคคลหรือ HR

     ส่วนใหญ่แล้วใบกำหนดหน้าที่งานมักจะถูกเก็บไว้ที่ฝ่ายบุคคลหรือฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ และไม่มีสำเนาไว้ที่หัวหน้างานหรือต้นสังกัดเลย ด้วยเหตุผลที่ว่าถ้าเก็บไว้ที่ต้นสังกัดแล้วกลัวเอกสารหาย เมื่อฝ่ายบุคคล หรือ HR เก็บไว้นานๆ เอกสารนี้ก็กลายเป็นเอกสารสำคัญที่ต้องเก็บรักษาไว้อย่างดี เพราะถ้าหายแล้วจะถูกตำหนิจากผู้ตรวจสอบระบบมาตรฐานสากลต่างๆ เก็บไปเก็บมาจนกลายเป็นสิ่งต้องห้าม ใครมาขอไม่ได้ ไม่ให้ถ่ายเอกสาร ไม่ให้ใครดูหรือดูได้แต่ให้มาดูที่ฝ่ายบุคคล หรือ HR เท่านั้น พนักงานรุ่นแรกๆ ที่มีการจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานอาจเคยได้เห็นบ้าง แต่พอมีพนักงานเข้าใหม่รุ่นต่อๆไป อาจจะไม่เคยเห็นใบกำหนดหน้าที่งานอีกเลย

5. ผู้ปฏิบัติงานเป็นผู้เขียนใบกำหนดหน้าที่งาน

    ถ้าเราไปอ่านใบกำหนดหน้าที่งานขององค์การต่างๆแล้ว จะพบว่าสวนหนึ่งไม่ใช่ใบกำหนดหน้าที่งาน เป็นแต่ “ใบพรรณนางานที่ทำ” เพราะผู้จัดทำคือผู้ที่กำลังปฏิบัติงานอยู่ในขณะนั้น เขาจะเขียนว่าเขาทำอะไรอยู่บ้าง ส่วนคุณสมบัติ เขาก็จะเขียนคุณสมบัติของเขาเอง เช่น ผม (ผู้เขียน) เคยไปเจอ อยู่บริษัทหนึ่ง มีตำแหน่งงาน ตำแหน่งหนึ่ง เขาระบุคุณสมบัติคือ วุฒิการศึกษา ป.6 ประสบการณ์ด้านกระจก 20 ปี รับรองได้ว่าเราไม่สามารถหาคนได้ตรงตามคุณสมบัตินี้ได้อย่างแน่นอน เพราะในโลกนี้จะมีคนที่เขียนใบกำหนดหน้าที่งานอยู่เพียงคนเดียว

     เมื่อไหร่ก็ตามี่เรามอบหมายให้ผู้ปฏิบัติงานเขียนใบกำหนดหน้าที่งานเอง โดยที่ไม่ได้รับการตรวจสอบและกลั่นกรองจากผู้บังคับบัญชาแล้ว โอกาสที่เขาจะเขียน “งานที่เขาทำอยู่” จะมีมากกว่า “งานที่ควรจะทำ”

6. งานฝากกลายเป็นหน้าที่หลัก

     ผู้ปฏิบัติงานบางตำแหน่งงาน ต้องทำงานในตำแหน่งงานอื่นด้วย หรือที่เราเรียกกันว่างานฝากนั่นเอง งานฝากอาจจะเกิดจากยังไม่มีคนในตำแหน่งงานนั้นๆ อาจเกิดจากคนในตำแหน่งงานนี้สามารถทำงานได้เก่งกว่า หรือสาเหตุอื่นๆก็ตาม แต่เมื่อฝากไปฝากมาจนกลายเป็นหน้าที่ประจำของตำแหน่งงานนี้ไปเลย แยกไม่ออกว่างานไหนเป็นงานหลัก งานไหนเป็นงานฝาก พอคนที่ดำรงตำแหน่งนี้ย้ายไป ลาออกไป คนใหม่ที่เข้ามาก็ยังทำงานทั้งงานหลักและงานฝากไปโดยอัตโนมัติ ไม่มีการย้ายงานฝากกลับไปอยู่ในทะเบียนบ้านเดิม เมื่อลักษณะเช่นนี้เกิดขึ้นในองค์การมากๆ สุดท้ายโครงสร้างการบริหารงานจะผิดเพี้ยนไปหมด งานของแต่ละตำแหน่งไม่สอดคล้องกับงานของหน่วยงาน โครงสร้างของการแบ่งงานกลายพันธุ์ไปหมด

7. ใบกำหนดหน้าที่งานไม่ตรงกับงานที่ทำจริง

     ถ้าถามว่าองค์การของคุณมีใบกำหนดหน้าที่งานหรือไม่ หลายคนตอบว่ามีด้วยความมั่นใจ แต่ถ้าถามคนทำงานบางคนว่าคุณทำงานอะไรบ้าง แล้วนำมาเปรียบเทียบกับสิ่งที่ระบุไว้ในใบกำหนดหน้าที่งาน เราอาจจะพบว่าหลายๆกรณีใบกำหนดหน้าที่งานไม่ตรงกับงานที่เขาทำจริง อาจด้วยเหตุผลหลายประการ เช่น ไม่มีการปรับปรุง แก้ไข ใบกำหนดหน้าที่งานเมื่องานเปลี่ยนแปลงไป หรือคนเขียนใบกำหนดหน้าที่งาน ไม่ได้ลงไปดูจริงๆ แล้วงานในตำแหน่งงานั้นๆเขาทำอะไรบ้าง

8.  มีการทำงานซ้ำซ้อนระหว่างตำแหน่ง

      ด้วยเหตุที่ไม่มีใครมาคอยตรวจสอบว่าในแต่ละช่วงเวลานั้น งานทั้งหมดขององค์การมีอะไรบ้าง มีงานไหนบ้างที่หายไปคือไม่จำเป็นต้องมีแล้ว มีงานไหนบ้างที่เกิดขึ้นใหม่ และรวมถึงการตรวจสอบดูว่ามีการทำงานซ้ำซ้อนกันบ้างหรือไม่ ทั้งการซ้ำซ้อนระหว่างตำแหน่งงานภายในหน่วยงานหรือซ้ำซ้อนระหว่างตำแหน่งงานต่างหน่วยงาน เมื่อเกิดการทำงานซ้ำซ้อนจะทำให้องค์การเสียทรัพยากรบางอย่างมากขึ้น เช่นแทนที่จะใช้คนเพียงคนเดียวในการทำงานเรื่องหนึ่ง อาจจะต้องใช้คนทำงานถึงสองคน เพราะสองคนนี้อยู่คนละหน่วยงานกัน หัวหน้าแต่ละหน่วยงานก็จะขอคนเพิ่มอย่างน้อยหนึ่งคน แม้ว่างานที่รับผิดชอบนั้นจะต้องการคนเพียงครึ่งคน แต่ถ้างานนั้นๆ มาอยู่รวมกันที่หน่วยงานเดียวก็สามารถใช้คนเพียงคนเดียวได้ หรือแทนที่จะใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เพียงเครื่องเดียวเท่านั้นก็อาจจะต้องใช้เครื่องสองเครื่อง เพราะคนทำงานคนละคนกัน

9. ใบกำหนดหน้าที่งานของหัวหน้างานกับลูกน้องเหมือนกัน

      ผม (ผู้เขียน)  เคยไปเจอใบกำหนดหน้าที่งานของหัวหน้าและลูกน้องขององค์การหนึ่ง พอหยิบใบกำหนดหน้าที่งานขึ้นมาอ่านดูสองใบ ปรากฏว่าเขียนเหมือนกันมากเลย ถ้าไม่ดูชื่อตำแหน่งงาน ไม่สามารถบอกได้เลยว่าตำแหน่งไหนเป็นหัวหน้า ตำแหน่งไหนเป็นลูกน้อง เช่น ตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายซ่อมบำรุง ตำแหน่งวิศวกรซ่อมบำรุง หรือแม้กระทั่งช่างซ่อมบำรุงมักเขียนพรรณนาไว้ว่า “ดูแลงานซ่อมบำรุงเครื่องจักร” อ่านไปอ่านมาแล้ว หาข้อสรุปไม่ได้เลยว่า ใครเป็นผู้วางแผนการซ่อมบำรุง ใครควบคุมงานซ่อมบำรุง และใครเป็นผู้ปฏิบัติงานซ่อมบำรุง

10.  หัวข้ออื่นๆ ที่ได้รับมอบหมายมีทุกตำแหน่ง

       วลียอดฮิตที่มักจะติดอยู่กับการเขียนหน้าที่ในใบกำหนดหน้าที่งานคือ “อื่นๆตามที่ได้รับมอบหมาย” ซึ่งจะถูกเขียนไว้ในข้อสุดท้ายของหน้าที่งาน ผม (ผู้เขียน)ไม่เข้าใจเหมือนกันว่าทำไมต้องเขียนไว้ทุกตำแหน่งงาน ทั้งๆที่ยังไม่ทราบเลยว่าอื่นๆนั้นมีขอบเขตงานแค่ไหน หลายคนให้คำตอบ (ผู้เขียน) ว่า เขียนไว้ไม่ให้พนักงานอ้างได้ว่างานบางอย่างที่เราจะมอบหมายให้ทำนั้นไม่อยู่ในหน้าที่ของเขา กลัวว่าถ้าไม่เขียนคำนี้ไว้พนักงานจะบอกว่าไม่อยู่ในหน้าที่เขา แต่ที่หนักกว่านี้คือ มีการกระจายน้ำหนักคะแนนของเวลาให้กับแต่ละข้อด้วย และบางคนใส่เปอร์เซ็นเวลาที่ใช้กับงานอื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมายมากกว่าหัวข้ออื่นๆ เพราะเขาบอกว่าในความเป็นจริงแล้ว เขาทำงานอื่นๆมากกว่างานหลักที่เขียนไว้

11. คุณสมบัติของผู้ดำรงตำแหน่งไม่ชัดเจน

       สำหรับการกำหนดคุณสมบัติผู้ดำรงตำแหน่ง ส่วนมากกำหนดไว้ค่อนข้างกว้างมากเช่น วุฒิการศึกษาปริญญาตรีวิศวกรรมสาขาไฟฟ้า หรือสาขาอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง การเขียนแบบนี้ใครจะไป ทราบได้ว่าที่เกี่ยวข้องคืออะไร วิศวกรรมเครื่องกลหรือวิศวกรรมเหมืองแร่ หรือวิศวกรรมอิเล็กทรอนิคส์ หรือวิศวกรรมคอมพิวเตอร์

12. ไม่มีระบบการทบทวนระบบการบริหารใบกำหนดหน้าที่งาน

        ใบกำหนดหน้าที่งานมักทำแล้วทิ้งเลย เหมือนท้องแล้วทิ้งที่เป็นข่าวในสังคมอยู่หน้าหนังสือพิมพ์ในบ้านเมืองเรา หลายองค์การทำให้ระบบใบกำหนดหน้าที่งานเกิดขึ้นมา แต่ไม่มีการดูแล ปล่อยให้เป็นไปตามยถากรรม มีน้อยมากที่จะนำเอาระบบใบกำหนดหน้าที่งานมานั่งทบทวนกันอย่างเป็นทางการ โดยเฉพาะการประชุมระดับผู้บริหารในองค์การ ไม่ค่อยเห็นวาระการประชุมเกี่ยวกับการทบทวนระบบใบกำหนดหน้าที่งานเลย แน่นอนครับว่าระบบใดก็ตามถ้าสักแต่จัดทำขึ้นมาแล้วไม่มีการติดตามทบทวนหรือพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ไม่นานระบบนั้นก็จะตายจากไปหรือไม่ก็พิการไม่สามารถใช้งานได้ตามที่ควรจะเป็น

13. ผู้บริหารไม่เห็นความสำคัญของใบกำหนดหน้าที่งาน

       เพื่อนๆหลายคนบ่นให้ฟังว่าผู้บริหารไม่ค่อยเห็นความสำคัญของใบกำหนดหน้าที่งาน แต่โดยความคิดเห็นส่วนตัวแล้ว ผมคิดว่าระบบการบริหารใบกำหนดหน้าที่งานของเราไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอที่จะทำให้ผู้บริหารเห็นความสำคัญมากกว่า ผม (ผู้เขียน) เชื่อว่าผู้บริหารทุกคนจะเห็นความสำคัญของใบกำหนดหน้าที่งาน ถ้าเขาทราบว่ามันสามารถทำอะไรได้บ้าง ถ้าไม่ทำแล้วจะเกิดอะไรขึ้นกับองค์การทั้ง ระยะสั้นและระยะยาว ผม (ผู้เขียน) อยากจะเปรียบเทียบว่า ใบกำหนดหน้าที่งานเหมือนกับการทำประกันชีวิต ถ้าถามว่าประกันชีวิตดีไหม ผม (ผู้เขียน) เชื่อว่าทุกคนจะตอบว่าดี แต่ถ้าถามว่าแล้วคุณจะทำประกันชีวิตไหม เกือบทุกคนเหมือนกันจะบอกว่าไม่ทำ เพราะอะไร เพราะเขายังไม่เกิด “จิตสำนึก"”หรือที่ภาษาอังกฤษเรียกว่า “Awareness”ว่าทำแล้วจะได้อะไร ถ้าไม่ทำแล้วจะเสียอะไร

      ดังนั้นองค์การใดที่บอกว่าปัญหาคือผู้บริหารไม่เห็นความสำคัญ ผม (ผู้เขียน) คิดว่าปัญหาจริงๆ ก็คือ ระบบการบริหารใบกำหนดหน้าที่งานของเรายังขาดประสิทธิภาพเพียงพอที่จะดึงดูดความสนใจจากผู้บริหารระดับสูงได้

14.  ฝ่ายบุคคล หรือฝ่าย HR  เป็นผู้จัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน

     พูดถึงใบกำหนดหน้าที่งานเมื่อไหร่ คงหนีไม่พ้นภาระและหน้าที่ของฝ่ายบุคคล หรือ HR  มีอะไรขาดตกบกพร่องหน่วยงานนี้ก็จะโดนก่อนแน่นอน โดยที่ผู้บริหารระดับสูงหรือผู้บริหารต้นสังกัดไม่ได้ร่วมรับผิดชอบเลย ปัญหานี้ไม่แตกต่างอะไรไปจากปัญหาการลงโทษพนักงานเมื่อหลายปีก่อน ที่เมื่อพนักงานทำผิดต้นสังกัดมักจะส่งเข้าห้องฝ่ายบุคคล หรือฝ่าย HR ทั้งๆที่หน้าที่การลงโทษพนักงานจริงๆแล้วคือหน้าที่ของหัวหน้า ไม่ใช่ฝ่ายบุคคล ปัญหาที่ติดตามมามีอีกเยอะแยะมากมายเช่น ฝ่ายบุคคลบางคนก็จะอ้างไปยังหน้าของพนักงานที่ลูกลงโทษ  ฝ่ายบุคคลไม่มีบารมีพอที่จะคุยกับพนักงาน เพราะไม่ได้ทำงานใกล้ชิดกับพนักงาน ไม่รู้จักพนักงานดีเหมือนหัวหน้า ปัจจุบันภาระหน้าที่ในการจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานก็ยังคงตกอยู่ในสถานะเดียวกับการลงโทษพนักงานที่ทำผิดสมัยก่อน (ปัจจุบันผู้ ทำหน้าที่ลงโทษพนักงานคือหัวหน้า  โดยมีฝ่ายบุคคลหรือ HR ทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาในด้านกฎระเบียบข้อบังคับหรือกฎหมาย)

15. ไม่ทราบเทคนิคและวิธีการเขียนใบกำหนดหน้าที่งาน

    ดูเผินๆเหมือนกับว่าใบกำหนดหน้าที่งานขององค์การเดียวกันจะมีหน้าตาเหมือนกัน แบบฟอร์มเดียวกัน แต่ถ้าอ่านรายละเอียดลึกๆแล้ว จะพบว่ามาตรฐานนากรเขียนแตกต่างกันมาก ไม่ว่าจะเป็นเทคนิควิธีการเขียน คำที่ใช้ รูปแบบ ประโยค สาเหตุที่สำคัญเกิดจากองค์การขาดมาตรฐานในการเขียนใบกำหนดหน้าที่งาน เพราะไม่ได้มีการฝึกอบรมเทคนิคและวิธีการเขียนที่เป็นมาตรฐาน ขาดการตรวจสอบเทคนิคการเขียน การใช้คำต่างๆ ในการเขียนแตกต่างกัน บางคนขึ้นต้นด้วยคำว่า “กิริยา”  บางคนขึ้นต้นด้วย “คำนาม” บางคนเป็นแบบลูกผสม อ่านใบกำหนดหน้าที่งานของแต่ละตำแหน่งงาน แต่ละหน่วยงานแล้ว เหมือนกับการอ่านนวนิยายที่ผู้เขียนมีสไตล์ แตกต่างกัน

16. ลอกแบบมากจากองค์การอื่น

    ปัญหาที่สำคัญของระบบการบริหารงานต่างๆในบ้านเรา ซึ่งรวมถึงใบกำหนดหน้าที่งานเกิดจากการที่แต่ละองค์การชอบไปลอกคนอื่นมา ไม่ว่าจะเป็นแบบฟอร์มหรือตัวอย่าง ที่หนักกว่านั้นคือลอกเขามาทั้งหมดเลย แล้วมาเปลี่ยนชื่อบริษัท เปลี่ยนชื่อตำแหน่งนิดหน่อย แล้วนำไปใช้งานเลย การลอกเลียนแบบคนอื่นมาถึงแม้ว่าจะประหยัดเวลา แต่ปัญหาที่จะติดตามมานั้นมีมากมายและเป็นปัญหาทั้งระยะสั้นและระยะยาว การลอกเลียนแบบคนอื่นมาทำให้องค์การเสียโอกาสในการเรียนรู้และเข้าใจอย่างท่องแท้ว่าระบบนั้นๆ มีวัตถุประสงค์อย่างไรและที่สำคัญคือ เมื่อไหร่ก็ตามที่คนภายในองค์การขาดการมีส่วนร่วมระบบนั้นๆ จะเกิดยากมาก

สรุป   ปัญหาของระบบการบริหารใบกำหนดหน้าที่งานในองค์การต่างๆมีมากมายหลายประการ ซึ่งสาเหตุที่สำคัญแยกได้ ดังนี้

    1. ปัญหาที่เกิดจากระบบที่ยังไม่มีประสิทธิภาพ

            ทั้งในแง่ของการจัดโครงสร้างองค์การ การแบ่งงานในระดับหน่วยงานและการกำหนดหน้าที่งานของตำแหน่งงาน ขาดการติดตามตรวจสอบและทบทวนระบบอย่างจริงจัง รวมถึงการเชื่อมโยงใบกำหนดหน้าที่งานไปสู่ระบบการบริหารงานด้านอื่นๆในองค์การ

    2.  ปัญหาที่เกิดจากคนที่เกี่ยวข้อง

            คนในที่นี้หมายรวมถึงผู้บริหารที่ขาดความรู้ความเข้าใจและให้ความสำคัญกับเรื่องนี้น้อย ผู้ที่ทำหน้าที่จัดทำใบกำหนดหน้าที่งานยังไม่เข้าใจหรือยังมีส่วนร่วมน้อย พนักงานยังไม่รับทราบหน้าที่ของตัวเองที่ชัดเจน ทุกหน่วยงานยังคงฝากภาระหน้าที่ของตัวเองไว้กับฝ่าย HR

อ้างอิงจาก : หนังสือเทคนิคการจัดทำ  Job Description บนพื้นฐานของ Competency และ KPI
โดยคุณ ณรงค์วิทย์  แสนทอง