มารู้จัก JD : JOB DESCRIPTION แบบเน้นๆ กันดีกว่า ??

        JD : JOB  DESCRIPTION   หรือ   ใบกำหนดหน้าที่งาน  , ใบพรรณนางาน    เป็น เอกสารที่บ่งบอก  หรือ แสดงให้เห็นว่างานในตำแหน่งงานนั้นๆ  ต้องทำอะไรบ้าง  งานนั้นสำคัญต่อองค์กรอย่างไร   มีความสัมพันธ์กับหน่วยงานหรือตำแหน่งงานอื่นๆ อย่างไร   และคนที่ทำงานในตำแหน่งงานนั้นจะต้องมีคุณสมบัติอย่างไร

ในการจัดทำ JD  โดยทั่วไปจะประกอบด้วยหัวข้อ สำคัญดังต่อไปนี้

• ชื่อตำแหน่ง (Job title)   : ตำแหน่งงานที่ทำ
• ขึ้นตรงต่อใคร (Report to) :  ผู้บังคับบัญชาโดยตรงตามสายงาน(โครงสร้าง)
• ต้องกำกับ ดูแล ใครบ้าง(Responsible for) : ผู้ใต้บังคับบัญชา ตามสายงาน(โครงสร้าง)
• ขอบข่ายงาน (Scope of the job) : ลักษณะงานในตำแหน่งโดยสรุป หรืออาจเรียกว่าวัตถุประสงค์ของตำแหน่งงานนั้น
• หัวข้องาน : (Job content) : งานต่างๆในแต่ละด้าน ไม่ว่าจะแบ่งตามภารกิจหลักของฝ่ายหรือเขียนเป็นรายละเอียด เป็นข้อๆ ตามหน้าที่หลักของตำแหน่ง  ที่สำคัญองค์กร ส่วนใหญ่ จะผนวกคำว่า “และอื่นๆตามที่ได้รับมอบหมาย” เพื่อให้นายจ้างหรือผู้บังคับบัญชาแก้ไขหัวข้อหลักได้ง่ายขึ้น

        การจัดทำ JOB  DESCRIPTION   ไม่มีแบบที่แน่นอน แต่ละบริษัท สามารถออกแบบ หรือกำหนดขึ้นมาได้เอง

โดยไม่ผิดหลักการแต่ประการใด หากท่าน อิงแต่ทฤษฎี หรือ ตำราใด ตำราหนึ่งเป็นหลัก อาจทำให้การทำงานยากขึ้นเพราะไม่สอดคล้อง กับองค์กรของท่าน เดียว จะกลายเป็น “ทำเรื่องง่ายๆ ให้เป็นเรื่องยากๆ” นะครับ

        การเปลี่ยนแปลงแก้ไข JOB  DESCRIPTION    ปกติจะมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขเป็นครั้งคราว ตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปขององค์กร รวมถึงคนทำงานที่เกี่ยวข้อง เช่น บริษัท ปรับโครงสร้างองค์กร  หรือ การปรับเปลี่ยนงานภายในฝ่าย/แผนก  เป็นต้น จึงไม่ใช่ของที่ทำครั้งแรกและครั้งเดียวและใช้ได้ตลอดไป