เนื้อหาสาระของการพรรณนาลักษณะงาน 9 ประการ เพื่อใช้สำหรับประเมินค่างาน

เนื้อหาสาระของการพรรณนาลักษณะงาน 9 ประการ เพื่อใช้สำหรับประเมินค่างาน

การพรรณนาลักษณะงาน (Job Description) หมายถึง ชุดของข้อมูลหรือรายละเอียดที่ได้มาจากการวิเคราะห์งาน ข้อมูลหรือรายละเอียดที่ได้มาจากการวิเคราะห์งาน ข้อมูลหรือรายละเอียดดังกล่าวจะถูกนำเสนออย่างเป็นขั้นตอน เพื่อชี้ให้เห็นและอธิบายถึงสาระสำคัญหรือลักษณะของงานหรือตำแหน่งนั้นๆ การพรรณนาลักษณะงานที่ดีนั้นจะต้องสามารถใช้เปรียบเทียบกับงานอื่นๆ ในหน่วยงานเดียวกันได้ทั้งนี้จะได้ใช้ประโยชน์ในการสำรวจอัตราค่าจ้าง หรือใช้เปรียบเทียบกับงานใหม่ๆ ที่ตั้งขึ้น ทั้งนี้จะได้กำหนดได้เหมาะสมยิ่งขึ้น โดยทั่วๆไป เนื้อหาสาระของการพรรณนาลักษณะงานเพื่อใช้สำหรับประเมินค่างานจะครอบคลุมสาระสำคัญอยู่ 9 ประการ คือ

1. การระบุงาน (Job Identification)  หมายถึง การแจ้งให้ทราบถึงลักษณะทั่วไปของงาน เช่น ชื่อตำแหน่งงานและรหัสงาน เป็นต้น
2. การสรุปงาน (job Summary)  เป็นการแจ้งให้ทราบถึงกิจกรรมว่างงานนั้นๆ มีอะไรบ้างที่จะต้องปฏิบัติโดยระบุอย่างกะทัดรัดและชัดเจน ดังนั้นในส่วนนี้จึงเป็นการระบุถึงสาระสำคัญของงานในตำแหน่งนั้นๆ ว่าเป็นงานประเภทอะไร เช่น งานประชุม งานประมวลผลข้อมูล งานรักษาพยาบาล เป็นต้น
3. หน้าที่หรืองานที่จะต้องทำ (Duties of Work Performed)  ในขั้นนี้จะระบุถึงว่ามีภารกิจอะไรบ้างที่จะต้องปฏิบัติ ซึ่งเป็นการกำหนดในรายละเอียดของการทำงานว่ามีอะไรที่ผู้ปฏิบัติในงานนั้นๆ จะต้องรับผิดชอบ ถ้าละเลยการปฏิบัตินั้นๆ จะถือว่ามีความผิด นอกจากนี้ยังระบุขอบเขตความรับผิดชอบด้วย เช่น เรื่องการประสานงานการควบคุมดูแลการอำนวยการ เป็นต้น
4. ปัจจัยเฉพาะที่เกี่ยวข้อง (Specific Factors Involved)  จะเป็นการระบุถึงว่างานนั้น โดยธรรมชาติจะมีลักษณะอย่างไร  เช่น เป็นงานที่ใช้สมองและใช้ความคิด หรือเป็นงานใช้กำลังเป็นสำคัญ เพื่อที่จะได้ใช้เปรียบเทียบกับงานอื่นๆ และใช้ประกอบการประเมินค่างานในการกำหนดค่าจ้างและเงินเดือน
5. เครื่องมือที่เกี่ยวข้อง (Equipment Involved)  เป็นการระบุว่างานนั้นๆ ต้องมีเครื่องมือเครื่องจักรอะไรบ้างในการประกอบการทำงาน เช่น รถตักดิน เครื่องเย็บหนัง  เครื่องกลึงโลหะ เป็นต้น
6. วัสดุที่ดำเนินการ (Materials Handled)  งานที่ทำอยู่นั้นเกี่ยวข้องกับวัสดุอะไร เช่น ตัดเย็บเสื้อผ้า ผสมสารเคมี ประกอบชิ้นส่วนไม้อัด เป็นต้น
7. สภาพการทำงาน  (Working Conditions)  ในส่วนนี้เกี่ยวกับสถานที่ทำงาน สภาพแวดล้อม  ความตึงเครียด ความอ่อนล้า ความสว่าง ระยะเวลาในการทำงาน และอื่นๆ ทั้งนี้เพื่อเป็นส่วนเปรียบเทียบระหว่างงานต่างๆ ว่ามีสภาพแตกต่างกันอย่างไร ควรจะได้รับผลตอบแทนมากน้อยเพียงใด

อย่างไรก็ตามเราอาจพบว่าในองค์การหรือบริษัทต่างๆ อาจจะมีการเขียนการพรรณนาลักษณะงานไม่เหมือนกัน  เช่น ในบางหน่วยงานเขียนการพรรณนางานเพื่อใช้ประโยชน์ในการรับสมัครและคัดเลือกพนักงาน ขณะที่อีกหน่วยงานจะมุ่งใช้ประโยชน์เพื่อการประเมินค่างานเป็นสำคัญ  หรือในกรณีของราชการที่มุ่งใช้การพรรณนาลักษณะงานเพื่อจำแนกตำแหน่งก็อาจจะเน้นในเรื่องหน้าที่ความรับผิดชอบและลักษณะงานที่ปฏิบัติ โดยให้ความสำคัญแก่สภาพการทำงานน้อยมาก นอกจากนั้นค่าจ้างและเงินเดือนก็ถูกกำหนดโดยวุฒิการศึกษาเป็นหลัก ดังนั้น การจะใช้การพรรณนาลักษณะงานเพื่อประเมินค่างานจึงลดความจำเป็นลงไปมาก

การประเมินค่างานนอกจากพิจารณาจากการพรรณนาลักษณะงานแล้วยังต้องพิจารณาจากการกำหนดลักษณะเฉพาะของงาน (Job Specification) อีกด้วย การกำหนดลักษณะเฉพาะของงานนั้นแรกเริ่มเป็นศัพท์ที่ถูกใช้โดย United States Employment Service  โดยถือว่าการกำหนดลักษณะเฉพาะของงานนั้นเป็นผลอันเกิดจากการวิเคราะห์งานและการพรรณนาลักษณะงาน ทำหน้าที่อธิบายว่าคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงานนั้นจะต้องมีลักษณะอย่างไร กำหนดสภาพการทำงาน วางระดับของการเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง และระบุถึงสาระสำคัญที่เกี่ยวกับผู้ปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้นๆ โดยทั่วๆไปเรามักจะเรียกการกำหนดลักษณะเฉพาะของงานอย่างย่อๆ ว่า Job Spec  และให้รู้กันว่าหมายถึงเป็นรายละเอียดส่วนหนึ่งของการพรรณนาลักษณะงานแต่เน้นเฉพาะในเรื่องของคุณสมบัติผู้ปฏิบัติงานและมักใช้เพื่อช่วยในการสรรหาพนักงานและการบรรจุพนักงานในตำแหน่งต่างๆ