มือพนักงาน : วิธีเขียนและการนำไปใช้
เพื่อให้เกิดความชัดเจนถึงข้อแตกต่างระหว่างคู่มือนโยบาย (Policy Manual) กับคู่มือทรัพยากรบุคคล (Human Resources manual) หรือคู่มือพนักงาน (Employee Handbook) จึงทำให้ HR ต้อมีความเข้าใจ ในเรื่องนี้อย่างแท้จริง
ซึ่งเหตุผลหลักๆ ของการจัดทำคู่มือพนักงานนั้น ก็เพื่อให้บรรยากาศในองค์กร มีความชัดเจนยิ่งขึ้น เพราะคู่มือของคุณจะบอกกับพนักงานว่า บริษัทคาดหวังอะไรจากพวกเขา เช่นเดียวกัน พวกเขาคาดหวังอะไรได้บ้างจากบริษัท และที่สำคัญที่สุด คู่มือนี้จะระบุชัดเจนว่าปรัชญาและลักษณะการดำเนินการของบริษัทเป็นอย่างไร
ข้อแตกต่างระหว่างคู่มือพนักงานกับคู่มือนโยบาย
คู่มือนโยบาย (Policy Manual) หรือคู่มือนโยบายและวิธีการปฏิบัติงาน (Policies and Procedures Manual) ซึ่งได้รวมเอารายละเอียดหรือคำอธิบายในนโยบายบุคลากร ,กฎระเบียบ หรือผลประโยชน์ตอบแทนของพนักงานเข้าไวด้วยกัน
ส่วน คู่มือทรัพยากรบุคคล (Human Resources Manual) หรือคู่มือพนักงาน (Employee Handbook) นี้ก็บรรจุสาระสำคัญของรายละเอียดนโยบายเหล่านั้น คู่มือพนักงานอาจยังระบุถึงกฎระเบียบ หรืออธิบายถึงผลประโยชน์ของพนักงานด้วยก็เป็นได้ แต่มีความชัดเจนและมีการใช้ภาษาอย่างง่ายๆ มากกว่า
ถึงเวลาแล้วหรือยัง ? ที่จำเป็นต้องจัดทำคู่มือพนักงาน
วิธีที่ง่าย ที่คุณจะสามารถตรวจเช็คว่า ถึงเวลาแล้วหรือยังที่องค์กร จะต้องมีการทบทวนหรือจัดทำ คู่มือพนักงาน ซึ่งสามารถพิจารณาจากประเด็นต่อไปนี้
1. มีความเข้าใจผิดหลายๆอย่างภายในบริษัทที่เราจำเป็นต้องแก้ไข
2. องค์กรมีการเสียพนักงานดีๆ ไปหลายคน เนื่องจากเข้าใจนโยบายของบริษัทไม่ถูกต้อง
3. พนักงาได้ยื่นข้อร้องเรียนหรือฟ้องร้องทางคดีกับบริษัท เนื่องจากบริษัทไม่ดำเนินการกับปัญหาของ
พนักงานที่สำคัญ อย่างเหมาะสม
4. ลักษณะที่ผู้บังคับบัญชาดำเนินการกับปัญหาของผู้ใต้บังคับบัญชา ความแตกต่างกันไปในแต่ละแผนก
5. ข้อมูลในคู่มือ ปัจจุบันนี้ มีความเหมาะสมกับองค์กรของเรามากเพียงใด
วิธีการเขียนคู่มือโดยสรุป
จากที่ได้ศึกษา คู่มือนโยบาย (Policy Manual) ในเบื้องต้นแล้ว ให้สรุปรายละเอียดนโยบาย ในคู่มือนโยบายเป็นข้อๆ เพื่อถ่ายทอดให้ พนักงาน ได้เข้าใจง่ายิ่งขึ้น ซึ่งสามารถกำหนดเป็นขั้นตอนได้ดังนี้
1. อ่านนโยบายทั้งหมด ตามที่ประกาศในคู่มือพนักงาน
2. สรุปออกมาเป็นภาษาพูดให้ชัดเจน
3. กลั่นกรองเขียนเป็นภาษาที่เข้าใจง่าย
4. ตรวจสอบข้อมูลที่เขียน กับเนื้อหา ในคู่มือโนบาย เพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ตกหล่นสิ่งสำคัญ หากคุณไม่มีคู่
มือพนักงานต้องทบทวนโดยแยกเป็นประเด็นต่างๆ ให้ครอบคลุมและเข้าใจง่าย
5. เพื่อให้เกิดความมั่นใจยิ่งขึ้น ควรให้มีการทดสอบและตรวจสอบเนื้อหา เป็นกระบวนที่สำคัญส่งเสริมให้มี
ส่วนร่วมและเพื่อทดสอบความเข้าใจในเนื้อหาว่าพนักงานส่วนใหญ่เข้าใจดีมากน้อยเพียงใด
วิธีการทดสอบ อาจใช้ได้หลากหลายวิธี เช่น
กลุ่มทดสอบ
1. คัดเลือกพนักงาน 5 -7 คน ที่เก่งด้านคำศัพท์ และเป็นพูอะไรตรงๆ โดยต้องให้แน่ใจว่าเลือกมาจากหลายๆ
หน่วย งาน (คือพนักงานจากระดับต่างๆในบริษัท) ที่อยู่ข้ามหน่วยงานจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าพนักงานจาก
ทุกระดับและจากแผนกหรือฝ่ายต่างๆ ที่มีอยู่ จะเข้าใจและเห็นความสำคัญของคู่มือพนักงานมมากขึ้น
2. แจกจ่ายร่างคู่มือไปให้กับกลุ่ม และขอให้สมาชิกแต่ละคนอ่านอย่างละเอียด พร้อมทั้งประเมินคู่มือนั้น
3. กำหนดการประชุมเพื่อติดตามผล โดยใช้เวลาประมาณหนึ่งหรือสองชั่วโมงในสัปดาห์ถัดไป
4. ระหว่างการประชุมซึ่งเป็นการสนทนาแบบกันเองและเปิดเผย พยายามกระตุ้นให้เกิดข้อสังเกตและคำ
วิจารณ์จากสมาชิกในกลุ่ม แล้วบันทึกคำวิจารณ์ที่เห็นตรงกันไว้
5. ในช่วงสุดท้ายของการประชุม บันทึกข้อสรุปของคุณแล้วนำเสนอที่เป็นเอกฉันท์ไปปรับปรุงคู่มือพนักงานอีก
ครั้ง
เพื่อให้เกิดความมั่นใจในว่าเนื้อหาและคำที่ใช้มีความเหมาะสมในแง่มุมของนักกฎหมาย ควรจะส่งฉบับร่างให้กับนักกฎหมายของบริษัท ตรวจสอบ(ถ้ามี)
การนำคู่มือพนักงานไปใช้
เนื่องจากคุณต้องใช้เวลาอย่างมาก ในการจัดทำคู่มือและการตรวจสอบ เพื่อให้มั่นใจว่าเนื้อหานั้นมีความสมบูรณ์
และถูกต้อง เรามีข้อแนะนำบางส่วนเพื่อช่วยให้คุณนำคู่มือไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น
1. แจกจ่ายคู่มือให้กับพนักงานทุกๆคน และจงแน่ใจว่าพนักงานใหม่ทุกคนได้รับสำเนาที่ถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของการ
ปฐมนิเทศและขอให้พนักงานลงนามในแบบฟอร์มรับคู่มือ และเก็บไว้ในแฟ้มประวัติ
2. ติดสำเนาคู่มือพนักงานเข้ากับบอร์ดประกาศ เพื่อให้ทุกคนสามารถอ่านร่วมกันได้
3. นำแบบฟอร์มข้อเสนอแนะไปแนบไว้กับหน้าที่สุดท้ายของคู่มือเพื่อกระตุ้นให้มีการวิจารณ์หรือมีข้อแนะนำที่มี
ประโยชน์จากพนักงานของคุณมารวมกันไว้
4. หากคุณคิดว่าการเปลี่ยนแปลงมีมาก และมีนัยสำคัญพอที่จะต้องพิมพ์ใหม่ ก็ให้แจกคู่มือฉบับใหม่แก่พนักงาน
ทุกๆคน เมื่อพิมพ์เสร็จ แต่คุณต้องเลือกที่จะไม่พิมพ์ใหม่ จงแน่ใจว่าได้แจกกฎระเบียบ,มาตรการหรือนโยบาย
ใหม่ๆ ให้กับพนักงานทุกคนได้รับทราบและปิดประกาศไว้ที่บอร์ดแล้วทุกครั้ง
อ้างอิงจากหนังสือ วิธีการเขียนคู่มือพนักงาน
แปลและเรียบเรียงโดย :วุฒิพงษ์ ยศถาสุโรดม