การดำเนินงานสำหรับระยะเวลาก่อนการฝึกอบรม - การบริหารโครงการฝึกอบรม
นับตั้งแต่การเขียนโครงการเพื่อขออนุมัติเสร็จสิ้นแล้ว เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบโครงการจะต้องเตรียมดำเนินงาน ในการจัดการ ฝึกอบรม ก่อนวันเปิดการฝึกอบรมอย่างน้อย 1 - 1? เดือน โดยมีกิจกรรมที่จะต้องดำเนินการ ดังนี้
1. การคัดเลือกวิทยากรและเชิญวิทยากร ควรต้องดำเนินการตามขั้นตอน ดังนี้
1.1 ควรพิจารณากำหนดตัวบุคคลซึ่งเหมาะสมจะเชิญเป็นวิทยากรในการฝึกอบรม สำหรับแต่ละหัวข้อวิชา โดยพิจารณา จากผู้ทรงคุณวุฒิ หรือผู้ซึ่งมีประสบการณ์เกี่ยวข้อง จัดลำดับรายชื่อไว้หัวข้อละ 2 - 3 ราย เพื่อจะได้ดำเนินการเชิญตามลำดับ สำหรับการพิจารณาคัดเลือกวิทยากร โดยทั่วไปจะพิจารณาถึงคุณสมบัติในด้าน
1) ความรอบรู้ทางวิชาการและ/หรือประสบการณ์ ในเรื่องที่ ฝึกอบรม
2) ความสามารถในการสื่อความ อธิบาย ยกตัวอย่าง ให้เป็นที่เข้าใจหรือความสามารถ ในการนำเสนอ หรือดำเนินการฝึกอบรม ด้วยเทคนิคฝึกอบรมซึ่งจำเป็นต้องใช้ในการฝึกอบรมครั้งนั้น ๆ และ
3) ความเหมาะสมในด้านคุณสมบัติส่วน บุคคล ซึ่งจะทำให้วิทยากรท่านนั้น ๆ เป็นที่ยอมรับนับถือ ของผู้เข้าฝึกอบรม ในหลักสูตรที่เชิญ
1.2 เมื่อมีรายชื่อผู้ที่เหมาะสมจะขอเชิญเป็นวิทยากรแล้ว ควรติดต่อทาบทามวิทยากรเป็นการภายในตามลำดับ โดยแจ้ง ให้วิทยากรทราบถึงวัตถุประสงค์ของโครงการฝึกอบรม ซึ่งหัวข้อวิชาที่ขอเชิญเป็นวิทยากร วัตถุประสงค์ของหัวข้อวิชา ประเด็นหลัก ที่ผู้จัดประสงค์จะขอให้วิทยากรดำเนินการฝึกอบรมให้ครอบคลุม เทคนิคการฝึกอบรมที่เสนอแนะ ตลอดจน คุณสมบัติและ จำนวนของ ผู้เข้ารับการอบรม และวัน-เวลาสำหรับหัวข้อวิชานั้น
1.3 เมื่อวิทยากรตกลงรับเชิญไว้แล้ว จึงส่งหนังสือเชิญวิทยากร และหนังสือขออนุญาตจากผู้บังคับบัญชา หรือหน่วยงาน ต้นสังกัดของวิทยากร พร้อมทั้งแนบเอกสารที่วิทยากรควรทราบ ได้แก่ รายละเอียดของโครงการฝึกอบรม กำหนดการฝึกอบรม รายละเอียดหัวข้อวิชา รายงานการประเมินผลการฝึกอบรม ในหัวข้อวิชาที่ขอเชิญ (ในกรณีเป็นวิทยากรรายเดิมในรุ่นก่อนหน้านั้น) เป็นต้น
1.4 เมื่อวิทยากรได้รับหนังสือเชิญอย่างเป็นทางการแล้ว ผู้จัดฝึกอบรมควรติดต่อขอพบวิทยากรเพื่อ
1) ไปขอรับเอกสารประกอบการฝึกอบรมหัวข้อที่รับเชิญ
2) ขอรับทราบประวัติของวิทยากรโดยอาจนำแบบฟอร์มประวัติวิทยากรไปให้กรอก หรือขอรับประวัติวิทยากร ซึ่งวิทยากร บางรายอาจมีอยู่แล้ว
3) สอบถามเกี่ยวกับเทคนิคฝึกอบรมและโสตทัศนูปกรณ์ที่จะใช้
4) การจัดสถานที่ฝึกอบรมที่วิทยากรต้องการ
5) สอบถามเกี่ยวกับการเดินทางไปยังสถานที่ฝึกอบรม และความต้องการในการจัดรถรับ-ส่งของวิทยากร
2. การใช้สถานที่ฝึกอบรม
2.1 การจองใช้สถานที่
ในกรณีใช้สถานที่ฝึกอบรมของหน่วยงานของผู้จัดโครงการฝึกอบรมเอง ผู้รับผิดชอบดำเนินการเกี่ยวกับสถานที่ เพียงแต่ ดำเนินการขอจองใช้สถานที่ล่วงหน้าก่อนการฝึกอบรมอย่างน้อย 1 - 2 เดือน แต่หากเป็นกรณีจัดฝึกอบรมในต่างจังหวัด ซึ่งจำเป็น ต้องใช้สถานที่ของส่วนราชการอื่น รัฐวิสาหกิจ และเอกชน ผู้รับผิดชอบจำเป็นต้องศึกษาเกี่ยวกับอัตราค่าเช่า หรือค่าบริการ อื่นๆที่เกี่ยวข้องอย่างละเอียดถี่ถ้วน โดยเฉพาะในกรณีของส่วนราชการอื่น และรัฐวิสาหกิจ อาจมีระเบียบ วิธีการ ในการใช้สถานที่ ซึ่งต้องทำความเข้าใจและถือปฏิบัติในการขอใช้สถานที่ด้วย หากเป็นกรณีใช้สถานที่ของเอกชน ซึ่งผู้เข้าร่วมโครงการต้องเข้าพัก ตลอดจนใช้บริการอาหาร อาหารว่างและเครื่องดื่ม ระหว่างการฝึกอบรมอยู่แล้ว เจ้าของสถานที่มักให้บริการในการใช้สถานที่ฝึกอบรม โดยไม่คิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม แต่ก็อาจมีข้อจำกัดในการใช้ เช่น ต้องไม่เกินเวลาที่กำหนด ดังนี้ เป็นต้น
2.2 การเลือกใช้สถานที่อบรม
ผู้มีประสบการณ์ด้านการฝึกอบรม[1] กล่าวถึงหลักการเลือกใช้ห้องประชุมซึ่งจะใช้ในการฝึกอบรมพอสรุปได้คือ
1) ให้เลือกห้องที่มีขนาดใหญ่หรือเล็ก เหมาะสมพอดีกับจำนวนผู้เข้าอบรมและเหมาะสมกับเทคนิควิธีการฝึกอบรม หรือกิจกรรมในการฝึกอบรม อย่าให้ใหญ่หรือเล็กเกินไป
2) ควรเป็นห้องที่มีทางเข้า-ออก ทางด้านหลังห้องเพียงด้านเดียว เพื่อป้องกันการเดินผ่านไป-มา รบกวนบรรยากาศของการฝึกอบรม ระหว่างที่มีการฝึกอบรมอยู่
3) ควรเป็นห้องที่ทุกคนมองเห็นกันได้ เมื่อพูดก็สามารถได้ยินเสียงกันและกันอย่างชัดเจน (อาจโดยการใช้เครื่องขยายเสียง ซึ่งควรมีจำนวนไมโครโฟนอย่างพอเพียง) และสามารถกันเสียงรบกวนจากภายนอกได้
4) ภายในห้องควรมีสิ่งอำนวยความสะดวกสบายพอสมควร เช่น มีเครื่องปรับอากาศหรือไม่เช่นนั้น ก็เป็นห้องที่มีการระบาย อากาศได้ดี ไม่ร้อนหรือเย็นเกินไป และมีแสงสว่างพอควร ไม่จ้าหรือสลัวเกินไป
5) มีโสตทัศนูปกรณ์ช่วยในการฝึกอบรมเตรียมพร้อม เช่น เครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ กระดานไวท์บอร์ด ฯลฯ
2.3 การจัดสถานที่ฝึกอบรม
ในด้านการจัดห้องฝึกอบรมนั้น เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบควรจะต้องคำนึงถึงองค์ประกอบดังนี้ ในการพิจารณา จัดสถานที่ ฝึกอบรม
1) รูปแบบ หรือ ประเภทของโครงการฝึกอบรม ว่าเป็นการฝึกอบรม การสัมมนา หรือการประชุมเชิงปฏิบัติการ ซึ่งจะใช้เทคนิคหรือวิธีการต่างกัน
2) วัตถุประสงค์ของการฝึกอบรม และกิจกรรมที่จะใช้ในการดำเนินการฝึกอบรม
3) จำนวนผู้เข้าอบรม
4) ความสอดคล้องและสนับสนุนการเรียนรู้ชองผู้เข้าอบรม ตามหลักการเรียนรู้ของผู้ใหญ่ และ
5) ความต้องการของวิทยากร
หากการฝึกอบรมมีลักษณะเป็นการบรรยายและอภิปรายประกอบด้วยการซักถามเป็นส่วนใหญ่ การจัดที่นั่งฝึกอบรม ควรจัดเป็นรูปตัวยู หรือรูปเกือกม้า หรือถ้าหากผู้เข้าอบรมมีจำนวนมาก อาจจัดเป็นรูปตัวยูซ้อนกันหลายๆ วง จะมีความเหมาะสม มากกว่าการจัดที่นั่งแบบโรงภาพยนตร์ หรือแบบห้องเรียน เพราะจะช่วยให้ผู้เข้าอบรมมองเห็นกันได้แทบทั้งหมด เอื้อต่อการสื่อสาร สองทาง ทั้งระหว่างผู้เข้าอบรมกับวิทยากร และระหว่างผู้เข้าอบรมด้วยกันเอง การจัดที่นั่งแบบโรงภาพยนตร์อาจจัด ที่นั่งได้ สำหรับบุคคลจำนวนมากในเนื้อที่จำกัด แต่ไม่ควรใช้ในการฝึกอบรม
หากเป็นการประชุมเชิงปฏิบัติการที่ต้องมีการแบ่งกลุ่มฝึกปฏิบัติ ซึ่งวิทยากรต้องคอย ตรวจสอบความคืบหน้า และให้คำ แนะนำระหว่างการปฏิบัติในเวลาเดียวกัน การใช้สถานที่ฝึกอบรมอาจจำเป็นต้องใช้ห้องใหญ่ มีทั้งที่นั่งฟังบรรยาย และจัดแยก โต๊ะเป็นกลุ่ม ๆ สำหรับฝึกปฏิบัติได้ในห้องเดียวกัน
หากเป็นการสัมมนา ซึ่งมีผู้เข้าร่วมสัมมนาไม่มากนัก การจัดสถานที่ให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาได้เห็นกันและสื่อสารกันได้สะดวก จะเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ดังนั้น อาจใช้โต๊ะสัมมนาเป็นโต๊ะกลม หรือรูปไข่ มีเก้าอี้ล้อมรอบ หรือจัดโต๊ะเป็นรูปตัวยู หรือรูปตัววี แต่ถ้าเป็นการสัมมนาซึ่งมีผู้เข้าร่วมการสัมมนาจำนวนมาก และจะต้องมีการสัมมนากลุ่มย่อยด้วย อาจจัดให้มีห้องประชุม ใหญ่สำหรับ การประชุมรวมกัน จัดเป็นแบบห้องเรียน หรือแบบตัวยู และมีห้องสำหรับสัมมนาเป็นกลุ่มแยกต่างหาก เป็นห้องขนาดพอดี กับขนาดของกลุ่ม มีจำนวนเท่ากับจำนวนกลุ่ม หรืออาจจะใช้ห้องขนาดใหญ่พอที่จะประชุมรวมได้ และแบ่งกลุ่มสัมมนา อยู่ในห้องนั้น ด้วยเลย เช่นเดียวกับการประชุมเชิงปฏิบัติการก็ได้ แต่จะต้องเป็นห้องขนาดใหญ่พอที่จะไม่ทำให้เกิดเสียงรบกวนกันมากเกินไป (โปรดดู ตัวอย่างการจัดห้องฝึกอบรม ในภาคผนวก หมายเลข 7)
นอกจากนั้น หากเป็นการฝึกอบรมเฉพาะด้าน เช่น การฝึกอบรมด้านการใช้คอมพิวเตอร์ การฝึกอบรมย่อมต้องไปใช้ สถานที่ ที่มีเครื่องคอมพิวเตอร์อยู่เป็นจำนวนมากพอเพียงกับการฝึกปฏิบัติของผู้เข้าอบรมอย่างแน่นอน
3. การวางแผนสำหรับพิธีเปิด - ปิดการฝึกอบรม
การเปิดการฝึกอบรมนับเป็นส่วนสำคัญต่อการฝึกอบรม เพราะเป็นส่วนที่สามารถสร้างความรู้สึกต่อการฝึกอบรมนั้น ๆ ได้ เป็นอย่างมาก อย่างน้อยที่สุด พิธีเปิด-ปิดการฝึกอบรม ทำให้ผู้เข้าอบรมตระหนักถึงความสำคัญของโครงการฝึกอบรม และความ สนับสนุนที่ผู้บริหารระดับสูงและองค์กรหรือหน่วยงานมีต่อโครงการฝึกอบรม
การเปิด-ปิดการฝึกอบรม อาจจัดได้ตั้งแต่แบบเป็นพิธีการใหญ่โต ไปจนถึงแบบง่ายๆไม่เป็นทางการ และยิ่งพิธีเปิด-ปิดใหญ่โตมากขึ้นเท่าใด ผู้รับผิดชอบก็ยิ่งต้องเตรียมการต่างๆ เพิ่มมากขึ้นเท่านั้น การเตรียมการสำหรับพิธีเปิดและปิดการฝึกอบรม ส่วนใหญ่จะคล้ายคลึงกัน ได้แก่
3.1 การเชิญประธานในพิธี
โดยทั่วไปประธานจะเป็นบุคคลซึ่งได้รับการยอมรับของผู้เข้าอบรม เช่น หัวหน้าหน่วยงาน หรือผู้บริหารระดับสูง ซึ่งรับผิด ชอบงานด้านการพัฒนาบุคคล ขั้นตอนการเชิญประธานที่ควรทำ ได้แก่
1) ติดต่อเป็นการภายในกับเลขานุการของประธาน เพื่อขอนัดหมายวัน-เวลาของพิธีเปิดการฝึกอบรม
2) ทำหนังสือเชิญประธาน โดยแนบรายละเอียดโครงการฝึกอบรม กำหนดการฝึกอบรม และร่างคำกล่าวรายงาน
และร่าง คำกล่าวเปิดการฝึกอบรม (ควรส่งล่วง หน้าอย่างน้อย 1 สัปดาห์)
3) เรียนเตือนประธานผ่านเลขานุการ ล่วงหน้าก่อนวันเปิดการฝึกอบรม ประมาณ 1 - 2 วัน
4) ต้อนรับและส่งประธานในวันเปิดฝึกอบรม
3.2 การเชิญผู้กล่าวรายงานในพิธีเปิด-ปิดการฝึกอบรม
โดยปกติผู้กล่าวรายงานควรจะต้องเป็นผู้บริหารระดับสูง ซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบการดำเนินงาน ของโครงการฝึกอบรม นี้โดยตรง และดำรงตำแหน่งในระดับรองลงมาจากประธาน ส่วนขั้นตอนการเชิญกระทำเช่นเดียวกับการเชิญประธาน
3.3 การเชิญผู้มีเกียรติมาร่วมในพิธีเปิด-ปิดการฝึกอบรม
ส่วนใหญ่จะส่งหนังสือเชิญผู้บริหารระดับสูง วิทยากร ที่ปรึกษาโครงการฝึกอบรมหรืออาจเป็นผู้บริหารของหน่วยงาน ที่ส่งผู้เข้าอบรม มาร่วมเป็นเกียรติในพิธีเปิดการฝึกอบรม และพิธีปิดการฝึกอบรม เมื่อการฝึกอบรมเสร็จสิ้นลง โดยเฉพาะ เมื่อเป็น การฝึกอบรมระยะยาวและมีการแจกกิตติบัตรแสดงการผ่านการฝึกอบรมของผู้เข้าอบรมด้วย
3.4 การประชาสัมพันธ์พิธีเปิด-ปิดการฝึกอบรม
ควรติดต่อให้หน่วยงานประชาสัมพันธ์ได้ทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับกำหนดการของพิธีเปิดการฝึกอบรม เพื่อจะได้จัดช่างภาพ มาดำเนินการถ่ายภาพพิธีเปิดการฝึกอบรม และดำเนินการประชาสัมพันธ์โครงการฝึกอบรมให้ด้วย นอกจากนั้น บางหน่วยงานถือ เป็นเรื่องจำเป็นมากที่จะต้องจัดให้มีการถ่ายภาพหมู่ร่วมกัน ทั้งผู้บริหารและผู้เข้าอบรมทั้งหมดหลังจากพิธีเปิดการฝึกอบรมเสร็จสิ้นลง
3.5 การจัดสถานที่พิธีเปิด-ปิดการฝึกอบรม
ในสถานที่ซึ่งจะใช้ดำเนินพิธีเปิด-ปิดการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการ ควรจะมีสิ่งต่อไปนี้เพื่อใช้ในพิธี
- โต๊ะหมู่บูชา ซึ่งจัดอย่างถูกต้องตามแบบแผน พร้อมด้วยพระพุทธรูป ธูป เทียน ไม้ขีด แจกันดอกไม้บูชาพระ
- พระบรมฉายาลักษณ์พระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัว
- ธงไตรรงค์
- ที่นั่งสำหรับประธาน ผู้กล่าวรายงาน แขกผู้มีเกียรติ และผู้เข้าอบรม
- ไมโครโฟนสำหรับประธาน และผู้กล่าวรายงาน
- แท่นพูด (Podium) สำหรับประธานในพิธี
3.6 การจัดเตรียมร่างคำกล่าวรายงาน และคำกล่าวของประธาน ในพิธีเปิด-ปิดการฝึกอบรม
ส่วนใหญ่แล้วจะเป็นหน้าที่ของผู้รับผิดชอบจัดโครงการฝึกอบรม ที่จะต้องดำเนินการจัดทำร่างคำกล่าวรายงาน และ ร่างคำกล่าวในพิธีเปิด-ปิดในการฝึกอบรม และจัดส่งให้แก่เลขานุการของประธานและผู้กล่าวรายงาน ก่อนวันเปิด-ปิดอบรมอย่างน้อย 2 วันทำการ ทั้งนี้ เนื่องจากผู้จัดโครงการฝึกอบรมจะเป็นผู้ซึ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับการฝึกอบรมครั้งนั้นๆ มากที่สุด และน่าจะทราบดีที่สุด
ว่าควรจะแจ้งข้อมูลใด และให้ข้อคิดอะไรบ้างแก่ผู้เข้าอบรม ในการร่างคำกล่าวเหล่านี้ อาจมีประเด็นสำคัญในการร่างดังต่อไปนี้
ก. ประเด็นสำคัญที่ควรมีในร่างคำกล่าวรายงานในพิธีเปิดการฝึกอบรม
- คำขึ้นต้น (นิยมใช้ "กราบเรียน" ต่อด้วยตำแหน่งบริหารของประธานในพิธี)
- ขอบคุณประธานที่มาเป็นเกียรติ
- ความเป็นมา และ/หรือเหตุผลความจำเป็นที่ต้องจัดการฝึกอบรม และกลุ่มบุคคลเป้าหมาย
- วัตถุประสงค์ของโครงการฝึกอบรม
- องค์ประกอบของหลักสูตร หมวดวิชาและระยะเวลาของหลักสูตร
- เทคนิคฝึกอบรมส่วนใหญ่ที่ใช้
- วันเวลา และสถานที่ฝึกอบรม
- คุณสมบัติและรายละเอียดเกี่ยวกับผู้เข้าอบรม
- วิทยากรและผู้ให้ความร่วมมือในการจัดโครงการฝึกอบรม
- ผลที่คาดว่าจะได้รับจากการฝึกอบรม
- เรียนเชิญประธานกล่าวเปิดการฝึกอบรมและให้โอวาท
ข. ประเด็นสำคัญที่ควรมีในร่างคำกล่าวของประธานในพิธีเปิดการฝึกอบรม
- คำขึ้นต้น ให้ระบุชื่อตำแหน่งของผู้กล่าวรายงาน ตำแหน่งของแขกผู้มีเกียรติที่มาร่วมพิธี หัวหน้าหน่วยงาน ที่รับผิดชอบ
โครงการฝึกอบรม และผู้เข้าอบรมครั้งนี้ด้วย
- แสดงความรู้สึกยินดีและความรู้สึกเป็นเกียรติที่ได้มาทำพิธีเปิดการฝึกอบรม
- กล่าวต้อนรับ
- แสดงความชื่นชมในจุดเด่นอย่างใดอย่างหนึ่งของโครงการฝึกอบรมดังกล่าว เช่น การที่หน่วยงานต่างๆเห็นคุณค่า
ของการฝึกอบรม จึงส่งผู้เข้ารับการอบรมเป็นจำนวนมาก ฯลฯ
- เน้นความสำคัญของการฝึกอบรม
- ให้โอวาทและกำลังใจ
- ชี้แนะประโยชน์ที่ผู้เข้าอบรมควรจะได้รับ
- ขอบคุณวิทยากร ผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง และผู้รับผิดชอบโครงการ
- กล่าวเปิดการฝึกอบรม และอวยพรให้การฝึกอบรม ประสบความสำเร็จ
ค. ประเด็นสำคัญที่ควรมีในร่างคำกล่าวรายงานในพิธีปิดการฝึกอบรม
- คำขึ้นต้น
- ขอบคุณประธานที่ให้เกียรติ
- รายงานผลการฝึกอบรม
- ความร่วมมือของวิทยากร ผู้เข้าอบรม ผู้ดำเนินการฝ่ายต่าง ๆ
- ปัญหาและอุปสรรคระหว่างการฝึกอบรม
- สรุปผลและข้อคิดเห็นในการฝึกอบรม
- เรียนเชิญประธานมอบวุฒิบัตร/เกียรติบัตร และกล่าวปิดการฝึกอบรม
ง. ประเด็นสำคัญที่ควรมีในร่างคำกล่าวของประธานในพิธีปิดการฝึกอบรม
- คำขึ้นต้น (เช่นเดียวกับคำกล่าวเปิด)
- ขอบคุณผู้ดำเนินการฝึกอบรม และผู้ให้ความร่วมมือ
- แสดงความยินดีกับผลสำเร็จของการฝึกอบรม และกับผู้ผ่านการฝึกอบรม
- ให้แนวทางแก่ผู้ผ่านการฝึกอบรม เพื่อนำไปปฏิบัติ
- อวยพรความก้าวหน้าในการทำงาน
- กล่าวปิดการฝึกอบรม
3.7 กิจกรรมอื่นๆ ที่จะต้องเตรียมการในช่วงพิธีเปิด-ปิดการฝึกอบรม อาจได้แก่
- การจัดเลี้ยงอาหารว่าง-เครื่องดื่ม สำหรับประธาน ผู้มีเกียรติ และผู้เข้าอบรม
- การถ่ายภาพหมู่ร่วมกัน
- การต้อนรับผู้มีเกียรติ ผู้เข้าอบรม และผู้เกี่ยวข้อง
- การลงทะเบียนเข้าอบรม
- จัดเตรียมใบเกียรติบัตรที่จะแจกผู้ผ่านการฝึกอบรม ในกรณีพิธีปิดการฝึกอบรม
- การจัดเตรียมชุบน้ำมันที่ธูป และเตรียมกำหนดตัวบุคคลที่จะต้องคอยส่งเทียนให้ประธาน
- การจัดเตรียมสำเนาร่างคำกล่าวรายงาน และคำกล่าวในพิธีเปิด-ปิด เพื่อป้องกันปัญหาในกรณีผู้กล่าวรายงาน หรือประธานลืม นำมา
4. การจัดทำกำหนดการฝึกอบรม
เมื่อได้วางแผนการดำเนินการฝึกอบรม และเตรียมการในเรื่องวิทยากร สถานที่ การเปิด-ปิดฝึกอบรม ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญ จนครบสมบูรณ์ตามหลักสูตรและหัวข้อวิชาในการฝึกอบรมแล้ว ผู้รับผิดชอบโครงการฝึกอบรมต้องเขียนกำหนดการ ฝึกอบรม ในรายละเอียดขึ้นเพื่อใช้งาน ทั้งนี้ เนื่องจากกำหนดการฝึกอบรมเป็นสิ่งที่มีความสำคัญและมีประโยชน์ในการบริหารโครงการฝึกอบรม เพราะ
1) กำหนดฝึกอบรมเป็นเอกสารซึ่งแสดงข้อมูลเกี่ยวกับ วัน เวลา สถานที่ รายการและขั้นตอนของกิจกรรม ตลอดจนบุคคล ที่เกี่ยวข้องและบทบาทของเขาเหล่านั้นในการฝึกอบรมนั้น ๆ และ
2) กำหนดการฝึกอบรมเป็นเสมือนสื่อที่ผู้จัดโครงการฝึกอบรมใช้ในการนัดหมายผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกฝ่าย ตั้งแต่วิทยากร ผู้เข้าอบรม และเจ้าหน้าที่ ในอันที่จะดำเนินการหรือทำกิจกรรมต่าง ๆ ตามบทบาทของตนในการฝึกอบรมนั้น
ดังนั้น ในเมื่อกำหนดการฝึกอบรมทำหน้าที่เสมือนสื่อในการดำเนินการฝึกอบรมดังกล่าวแล้ว การเขียนกำหนดการฝึกอบรม ให้สามารถเป็นที่เข้าใจได้ตรงตามที่ผู้จัดโครงการฝึกอบรมต้องการ จึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง จากประสบการณ์ของผู้เขียน มีวิธีการเขียน กำหนดการฝึกอบรม 3 รูปแบบ คือ
1. กำหนดการแบบเขียนบรรยายเป็นรายบรรทัด
- เป็นการเขียนแบบแสดงรายการของกิจกรรมต่าง ๆ ที่ดำเนินไปในการฝึกอบรม เรียงลำดับตามวันและเวลาของการฝึกอบรม ตั้งแต่เริ่มต้นไปจนสิ้นสุดการฝึกอบรม โดยอาจมีรายชื่อของผู้นำกิจกรรมแต่ละขั้นตอนรวมอยู่ด้วย หรือไม่มีก็ได้ ดังตัวอย่างข้างล่างนี้
| กำหนดการฝึกอบรม | |
| 4 กรกฎาคม 2543 | |
| 08.00 น. | ลงทะเบียน |
| 08.45 น. | กล่าวต้อนรับและเปิดการฝึกอบรม โดย รศ.ดร.วินัย ชินสุวรรณ คณบดีคณะวิศวกรรมศาสตร์ |
| 09.00 น. | เรื่องนำ : การป้องกันมลพิษ |
| 09.45 น. | การป้องกันมลพิษด้วยการบริหารด้านเคมี : การพัฒนาแผนงาน |
| 10.30 น. | พัก |
| 11.00 น. | การป้องกันมลพิษด้วยการบริหารเคมี : การเตรียมรับและตอบโต |
| 12.00 น. | อาหารกลางวัน |
| 13.00 น. | การตอบโต้ทางเคมี และ เบาะแสของภัยจากมลพิษ |
| 14.15 น. | ผลกระทบต่อสุขภาพ : ภัยทางเคมีและทางร่างกาย |
| 15.00 น. | พัก |
| 15.30 น. | สิ่งเตือนทางสิ่งแวดล้อม |
| 17.00 น. | เลิกการประชุม |
| 5 กรกฎาคม 2543 | |
| 09.00 น. | การปกป้องระบบการเดินหายใจ และอุปกรณ์ป้องกันเป็นรายบุคคล |
| 10.30 น. | พัก |
| 11.00 น. | การปกป้องระบบทางเดินหายใจฯ (ต่อ) |
| 12.00 น. | อาหารกลางวัน |
| 13.00 น. | การขจัดสิ่งเจือปน |
| 15.45 น. | สาธิต : การปกป้องระบบทางเดินหายใจ และการขจัดสิ่งเจือปน |
| 17.00 น. | สิ้นสุดการประชุม |
| ฯลฯ | |
2. กำหนดการแบบเป็นตารางข้อมูลของกิจกรรมในการฝึกอบรม - เป็นการแสดงข้อมูลเกี่ยวกับวัน/เวลา สถานที่ รายการของกิจกรรม และวิทยากร หรือผู้ดำเนินการกิจกรรมในตารางซึ่งแบ่งเป็นช่อง ๆ โดยแต่ละช่องกำหนดให้แสดงข้อมูลแต่ละด้าน และยังคงแสดง ลำดับขั้นตอนของกิจกรรมตามลำดับวัน และเวลาเช่นเดียวกับกำหนดการแบบแรก กำหนดการฝึกอบรม แบบนี้เป็นที่นิยม เขียนกัน โดยทั่วไป เนื่องจากเขียนง่ายและอ่านเข้าใจง่าย และสามารถระบุรายละเอียดได้ครบถ้วน จนมีผู้เรียกกำหนดการฝึกอบรม แบบนี้ว่า
3. กำหนดการแบบเป็นตารางข้อมูลชนิดเบ็ดเสร็จ - เป็นการแสดงข้อมูลเฉพาะที่สำคัญเกี่ยวกับวันเวลาสถานที่ ชื่อหัวข้อวิชา และกิจกรรมที่เกี่ยวข้อง โดยจุดเน้นของกำหนดการแบบนี้ อยู่ที่การแสดงถึงภาพรวม และลำดับขั้นตอนของการฝึกอบรมตลอด ทั้งหลักสูตร ด้วยการแสดงข้อมูลทั้งหมดในหน้าเดียวกัน กำหนดการแบบนี้มีข้อดีอยู่ที่มีความกระชับ ประหยัดเนื้อที่ และทำให้ สามารถเข้าใจถึงกำหนดการโดยรวมของการฝึกอบรมได้โดยง่าย แต่อาจมีปัญหาอยู่บ้างตรงที่อาจต้องงด การแสดงข้อมูล เกี่ยวกับ วิทยากร หรือผู้นำกิจกรรม และรายละเอียดการนัดหมายต่าง ๆ เนื่องจากเนื้อที่ไม่เพียงพอ ดังตัวอย่าง ในหน้าถัดไป(หน้า 90)
5. การติดต่อผู้เข้าอบรม
5.1 การเชิญให้ส่งผู้เข้าอบรมหรือให้สมัครเข้าอบรม
เนื่องจากโครงการฝึกอบรมต่างๆ ซึ่งมีจุดมุ่งหมายในการพัฒนาบุคลากรภายในหน่วยงาน หรือที่เรียกว่า In-house training นั้น อาจมีการกำหนดกลุ่มเป้าหมาย คือ กลุ่มบุคลากรซึ่งประสงค์จะให้เข้ารับการฝึกอบรมนั้นแตกต่างกันมาก กล่าวคือ บางโครงการ อาจกำหนดให้บุคลากรซึ่งมีคุณสมบัติเฉพาะให้เป็นผู้เข้ารับการอบรม แต่ในบางโครงการจะเปิดกว้าง สำหรับบุคลากร ทั่วไปซึ่งสนใจ และประสงค์จะเข้ารับการฝึกอบรม ให้สมัครขอเข้ารับการอบรมได้ด้วยตนเอง โดยไม่ต้องรอให้ผู้บังคับบัญชา ส่งเข้า รับการ ฝึกอบรม ดังนั้น ในการดำเนินการเพื่อให้ได้ผู้เข้าอบรมมานั้น เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบอาจต้องพิจารณา ว่าจะเลือกดำเนินการ อย่างใดอย่างหนึ่ง คือ
ก. มีหนังสือแจ้งไปยังหน่วยงานต่างๆ หรือฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง ขอให้พิจารณาส่งบุคคลากรในสังกัด ซึ่งมีคุณสมบัติ ตามที่กำหนดไว้ในรายละเอียดโครงการฝึกอบรม ไม่เกินจำนวนที่กำหนดให้ไปเข้าอบรม หรือ
ข. ส่งหนังสือเชิญพร้อมแนบใบสมัครซึ่งมีการยินยอมอนุญาตของผู้บังคับบัญชาไปยังกลุ่มบุคลากรเป้าหมาย เพื่อให้สมัครเข้ารับการอบรม
ทั้งนี้ ไม่ว่าจะเลือกดำเนินการอย่างใด ในหนังสือซึ่งใช้ติดต่อไปยังหน่วยงานหรือผู้เข้ารับการอบรม ควรจะต้อง
1) ระบุกำหนดวันที่ขอให้หน่วยงานส่งรายชื่อผู้เข้ารับการอบรม หรือวันสุดท้ายของการรับรายชื่อผู้เข้าอบรม หรือใบสมัคร เข้าอบรมไว้ด้วย
2) แนบรายละเอียดโครงการฝึกอบรมไปด้วย เพื่อให้ผู้บังคับบัญชาของกลุ่มเป้าหมาย หรือตัวบุคคล ในกลุ่มเป้าหมาย ได้ใช้ ประกอบการพิจารณาส่งผู้เข้าอบรมหรือในการสมัครเข้ารับการอบรม แล้วแต่กรณี
5.2 การดำเนินการคัดเลือกผู้เข้าอบรม ควรพิจารณารับผู้เข้าอบรมที่มีคุณสมบัติของผู้เข้าอบรมที่ระบุไว้ในโครงการ เพื่อให้ได้จำนวนผู้เข้าอบรมตามที่กำหนด หรือในบางโครงการ เช่น การฝึกอบรมภาษาอังกฤษ จะต้องจัดการทดสอบเพื่อจัดระดับ ความรู้ของผู้เข้าอบรมก่อนด้วย
5.3 การตอบรับ ควรส่งหนังสือตอบรับผู้ที่ให้เข้าอบรม หรือแจ้งรายชื่อของบุคลากรเฉพาะที่จะสามารถรับเข้าอบรมได้ (ไม่นิยมการตอบปฏิเสธ)ไปยังหน่วยงาน หรือตัวบุคคลผู้สมัครเข้าอบรมได้ทราบ และในการตอบรับ ควรจะต้องส่งกำหนดการอบรม หรือแจ้งรายละเอียดการลงทะเบียนเข้ารับการอบรมในวันเปิดการฝึกอบรมให้ผู้ที่จะเข้ารับการฝึกอบรม ได้ทราบด้วย และอาจ ต้องโทรศัพท์ถึงผู้เข้าอบรม ก่อนวันเปิดฝึกอบรม 1-2 วัน เพื่อย้ำให้มาเข้าอบรมตามวัน-เวลา และสถานที่ที่กำหนดไว้
6. การดำเนินการเกี่ยวกับการเงิน
เมื่อได้รับอนุมัติโครงการฝึกอบรมแล้ว เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบโครงการฝึกอบรมจะต้องดำเนินการเกี่ยวกับการเงินของโครงการ ซึ่งขั้นตอนและวิธีการอาจแตกต่างกันไปในแต่ละหน่วยงาน แต่โดยทั่วไปแล้ว เจ้าหน้าที่ต้องรีบนำสำเนาการอนุมัติ โครงการไปใช้เป็น หลักฐาน ทำสัญญายืมเงินเพื่อขอยืมเงินทดรองจ่ายเพื่อมาใช้จ่ายในการจัดฝึกอบรมต่อไป โดยควรยื่นสัญญายืมเงินก่อน วันเปิดฝึกอบรม อย่างน้อย 1 - 2 สัปดาห์
7. การประชาสัมพันธ์โครงการฝึกอบรม
เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบโครงการอาจแจ้งให้หน่วยงาน ซึ่งมีหน้าที่ดำเนินการด้านการประชาสัมพันธ์ได้ทราบข้อมูล และ รายละเอียดที่สำคัญ ของโครงการฝึกอบรม เพื่อจะได้ช่วยประชาสัมพันธ์โครงการฝึกอบรม และควรจัดเตรียมเจ้าหน้าที่ ไว้ถ่ายภาพ พิธีเปิดการฝึกอบรม ถ่ายภาพหมู่ของผู้เข้าอบรม หรือกิจกรรมที่น่าสนใจระหว่างการอบรม เพื่อนำไปใช้ ประชาสัมพันธ์โครงการ ฝึกอบรมต่อไป
ในกรณีเป็นโครงการฝึกอบรมที่รับสมัครผู้เข้าอบรม อาจแจ้งข้อมูลการเปิดรับสมัครผู้เข้าอบรมไปยังหน่วยงาน ด้าน ประชาสัมพันธ์ เพื่อให้เผยแพร่ข่าวให้ทั่วถึงทั้งองค์กร หรืออาจพยายามเผยแพร่ข่าวการเปิดรับสมัครเข้าอบรมผ่านสื่อต่าง ๆ ที่มีอยู่แล้วในองค์กร เช่น ปิดประกาศตามบอร์ดประชาสัมพันธ์ หรือเผยแพร่ทาง Internet เป็นต้น
8. การจัดเตรียมแฟ้มเอกสารประกอบการอบรม
ในวันเปิดการฝึกอบรม โดยปกติผู้เข้าอบรมจะต้องได้รับแจกแฟ้มเอกสารประกอบการฝึกอบรม ซึ่งควรจะประกอบด้วย
1. รายละเอียดโครงการฝึกอบรม รวมทั้งหลักสูตร และรายละเอียดหัวข้อวิชาทั้งหมด
2. กำหนดการฝึกอบรม
3. เอกสารพื้นฐาน ประกอบการฝึกอบรม
4. รายชื่อผู้เข้าอบรม
5. กระดาษจดบันทึก
นอกจากนั้น จะต้องจัดเตรียมการพิมพ์เอกสารประกอบการอบรมในหัวข้อวิชาต่าง ๆ ซึ่งจะได้รับจากวิทยากร เพื่อแจกเพิ่มเติม ระหว่างการฝึกอบรมแต่ละหัวข้อวิชาต่อไป
9. การจัดเตรียมประวัติวิทยากร
ในระหว่างการฝึกอบรมจำเป็นจะต้องมีการแจ้งชื่อหัวข้อวิชาที่อบรม และกล่าวแนะนำวิทยากร ตลอดจนประวัติของวิทยากร ในช่วงก่อนเริ่มการฝึกอบรมในแต่ละหัวข้อวิชา เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบโครงการฝึกอบรมควร จะต้องจัดเตรียมประวัติของวิทยากร เอาไว้ก่อน โดยอาจดำเนินการ คือ 1) ขอทราบประวัติของวิทยากรจากตัววิทยากรเองหรือเลขานุการของวิทยากร ไว้ในช่วงหลัง จากที่มีการส่งหนังสือเชิญวิทยากรอย่างเป็นทางการแล้ว อาจพร้อมกับการติดต่อขอรับเอกสารประกอบการ©ฝึกอบรมก็ได้ หรือ 2) หากเป็นวิทยากรภายใน อาจติดต่อขอทราบประวัติของวิทยากรจากงานทะเบียนประวัติ หรือหน่วยงานต้นสังกัด ของวิทยากร ซึ่งอาจมีประวัติที่ละเอียดและทันสมัยกว่า โดย ควรนำแบบฟอร์มประวัติวิทยากรมาให้วิทยากรตรวจดู และเพิ่มเติมในวันที่วิทยากร
มาดำเนินการฝึกอบรมด้วย
แบบประวัติวิทยากรโดยทั่วไป ควรจะประกอบด้วยข้อมูลในหัวข้อต่าง ๆ ดังนี้
1. ชื่อ-ชื่อสกุล พร้อมระบุคำนำหน้าชื่อไว้ให้เลือกด้วย
2. วันเดือนปีเกิด (อาจไม่จำเป็นต้องใส่)
3. ตำแหน่งหน้าที่ปัจจุบัน
4. สถานที่ทำงาน พร้อมหมายเลขโทรศัพท์-โทรสารในการติดต่อ
5. ประวัติการศึกษา
6. ประวัติการอบรมและดูงาน
7. ประสบการณ์การทำงาน (โดยเฉพาะการดำรงตำแหน่งที่สำคัญที่ได้เคยปฏิบัติ)
8. ผลงานทางวิชาการ (หรือเกียรติประวัติ หรือผลงานที่ดีเด่นของวิทยากร)
9. หัวข้อวิชาที่เชี่ยวชาญเป็นพิเศษ
10. ความสามารถพิเศษ หรือ งานอดิเรก
11. ที่อยู่ปัจจุบัน
12. หน่วยงานที่เคยไปเป็นวิทยากร
13. วันเดือนปีที่กรอกข้อมูล
เมื่อวิทยากรกรอกข้อมูลให้แล้ว ผู้ขอข้อมูลควรจะอ่านตรวจสอบว่ามีข้อความใดอ่านได้ไม่ชัดเจนดี หรือไม่เข้าใจ เช่นชื่อ ปริญญาเป็นชื่อย่อ ควรสอบถามชื่อเต็มจากผู้กรอกให้ทราบแน่ชัดเพื่อจะได้นำไปใช้แนะนำได้อย่างถูกต้อง
นอกจากนั้น เมื่อวิทยากรท่านใดกรอกข้อมูลให้แล้ว ควรจะนำไปเก็บไว้ใช้งานได้อีก โดยนำไปเข้าแฟ้มประวัติวิทยากร อย่างเป็นระบบ เพื่อวิทยากรท่านเดิมจะได้ไม่ต้องเสียเวลากรอกข้อมูลให้อีก
10. การเตรียมการจัดกิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์
เนื่องจากตามหลักการเรียนรู้ของผู้ใหญ่ การเรียนรู้จะเกิดขึ้นได้โดยง่ายไม่เพียงแต่ในสภาพแวดล้อม ที่มีทั้งความ สะดวก สบายในด้านกายภาพเท่านั้น หากควรจะต้องมีบรรยากาศของ ความไว้เนื้อเชื่อใจและเคารพซึ่งกันและกัน การช่วยเหลือ ซึ่งกันและกัน อิสระภาพที่จะแสดงออก และมีการยอมรับในความแตกต่างกัน ดังนั้น ผู้จัดฝึกอบรมจะต้องพยายาม แสวงหาวิธีการ ที่จะสร้างความ สัมพันธ์อันดีระหว่างผู้เข้าอบรมด้วยกัน โดยการจัดหรือกำหนดให้มีกิจกรรม ที่ช่วยให้เกิดบรรยากาศ ของความร่วมมือร่วมใจกัน ซึ่งอาจจะนำไปสู่บรรยากาศที่เอื้อต่อการเรียนรู้นั้นได้ในที่สุด กิจกรรมดังกล่าวอาจเรียกว่า "กิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์"
กิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์ หมายถึง กิจกรรมใดก็ตามที่ผู้เข้าอบรมทั้งหมดมีส่วนร่วมกระทำด้วยกัน ตามที่ผู้จัดฝึกอบรม หรือ วิทยากร กำหนดให้หรือจัดให้ โดยมีวัตถุประสงค์ข้อใดข้อหนึ่งหรือหลายข้อ ดังต่อไปนี้
1. เพื่อสร้างความคุ้นเคยระหว่างผู้เข้าอบรม
2. เพื่อสร้างความรู้สึกและความสัมพันธ์อันดีระหว่างผู้เข้าอบรม
3. เพื่อสร้างความสนุกสนาน และผ่อนคลายความตึงเครียด
4. เพื่อสร้างบรรยากาศ และความประทับใจที่ดีต่อการฝึกอบรม
5. เพื่อการเรียนรู้ กล่าวคือ เป็นส่วนประกอบในการสาธิต ด้วยการสร้างประสบการณ์ ตรงเกี่ยวกับแนวคิด แนวปฏิบัติในเรื่องที่ต้องการให้ผู้เข้าอบรมตระหนักบางเรื่อง
กิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์ดังกล่าว อาจมีได้ทั้งเกมต่าง ๆ การร้องเพลง การเล่นดนตรี การแสดงละคร การแก้ปัญหา ฯลฯ แล้วแต่ จะกำหนดขึ้น
อย่างไรก็ตาม โดยปกติแล้ว ผู้จัดการฝึกอบรมจะต้องรับผิดชอบในการจัดให้มีกิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์ เพื่อวัตถุประสงค์ในข้อ 1 - 4 ทั้งนี้ เพื่อสร้างและรักษาบรรยากาศของการเรียนรู้ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในช่วงแรกของการฝึกอบรมซึ่งเชื่อว่า ผู้เข้าอบรม ซึ่งอาจยัง ไม่รู้จักคุ้นเคยซึ่งกันและกันมาก่อน จะมีพฤติกรรมเย็นชา และสงวนท่าทีไม่ค่อยจะแสดงพฤติกรรมใด ๆ ออกมา ผู้จัดฝึกอบรม จึงต้อง พยายาม "ละลายน้ำแข็ง (Break the Ice)" ด้วยการจัด "กิจกรรมละลายพฤติกรรม" หรืออาจเรียกว่า "กิจกรรมเพื่อสร้าง ความ คุ้นเคย" เพื่อสร้างความรู้จักคุ้นเคยระหว่างผู้เข้าอบรม และสร้างบรรยากาศที่อบอุ่น เป็นกันเอง เพื่อให้เกิดความพร้อม ที่จะร่วมมือ ซึ่งกันและกันทั้งระหว่างการฝึกอบรมและในระยะเวลาต่อไป
ในปัจจุบัน มีหนังสือคู่มือการจัดกิจกรรมหรือเกมในการฝึกอบรม ให้ศึกษาและเลือกกิจกรรมมาใช้กับผู้เข้าอบรม แต่ละกลุ่ม ได้อย่างหลากหลาย อย่างไรก็ตาม เพื่อให้สามารถคัดเลือกกิจกรรมมาใช้แต่ละครั้งได้อย่างเหมาะสม ผู้จัดกิจกรรม จะต้องคำนึงถึง เรื่องต่าง ๆ ดังนี้
1. ข้อมูลเกี่ยวกับกลุ่มผู้เข้าอบรมซึ่งเป็นกลุ่มเป้าหมาย
1.1 จำนวนผู้เข้าอบรม
1.2 ส่วนใหญ่ไม่รู้จักกันมาก่อน รู้จักกันมาบ้าง หรือรู้จักกันดีอยู่แล้ว
1.3 อายุแตกต่างกันมาก หรือวัยไล่เรี่ยกัน อายุเฉลี่ยสักเท่าใด
1.4 สัดส่วนของเพศ ของผู้เข้าอบรม ว่าเป็นหญิงหรือชายมากกว่ากันสักเท่าใด
1.5 ตำแหน่งหน้าที่ของผู้เข้าอบรม และลักษณะงานที่ปฏิบัติ
2. ระยะเวลาสำหรับจัดกิจกรรม - ว่าจะมีเวลายาวนานสักเท่าใด
3. สถานที่ในการจัดกิจกรรม - เป็นห้องประชุม ห้องโถงโล่ง ๆ ห้องประชุมที่มีโต๊ะจัดเป็นกลุ่ม หรือเป็นสนามหญ้า
4. วัฒนธรรมไทย หรือขนบธรรมเนียมของสังคมไทย
ในกรณีที่มีผู้เข้าอบรมจำนวนมาก อาจต้องใช้กิจกรรมที่มีการแบ่งกลุ่ม แทนที่จะเป็นกิจกรรมสำหรับรายบุคคล กิจกรรม ส่วนใหญ่จะแบ่งออกตามลักษณะความคุ้นเคยของผู้เล่นได้ 3 ประเภท คือ 1) สำหรับผู้เล่นที่ยังไม่รู้จักกันเลย จะเป็นกิจกรรม ที่ทำให้ ผู้เล่นได้ทำความรู้จักกัน มีลักษณะเป็นเกมที่ใช้ในการแนะนำตัวระหว่างกัน 2) สำหรับผู้เล่นที่รู้จักกันบ้าง ให้รู้จักกันอย่างทั่วถึงขึ้น และ 3) กิจกรรมสำหรับผู้ที่คุ้นเคยกันดีอยู่แล้ว ผู้เลือกใช้กิจกรรมควรจะเลือกใช้อย่างเหมาะสม นอกจากนั้น ยังมีกิจกรรม บางอย่าง ที่อาจ ไม่เหมาะสมเมื่อผู้เล่นส่วนใหญ่เป็นเพศหญิง เช่น เกมที่ต้องใช้แรงมาก เป็นต้น
หากมีระยะเวลาในการจัดกิจกรรมนาน แต่จำนวนผู้เข้าอบรมมีไม่มากนัก อาจผสมกิจกรรม 2 - 3 เรื่องเข้าด้วยกันก็ได้ และหากสถานที่จัดกิจกรรมเป็นห้องประชุม การจัดกิจกรรมโดยต้องให้ผู้ร่วมกิจกรรมนั่งล้อมวงอาจทำได้ไม่สะดวก และจะต้องระมัด ระวังไม่ควรเลือกกิจกรรมที่ทำให้เกิดความสกปรก เสียหายแก่สถานที่ เช่น มีการใช้น้ำหรือแป้งฝุ่น เป็นต้น
นอกจากการเลือกกิจกรรมที่ทำให้ผู้ร่วมกิจกรรมซึ่งเป็นบุคคลต่างเพศต้องใกล้ชิดกันจนเกินไป อาจไม่เหมาะสม เพราะไม่ สอดคล้อง กับวัฒนธรรมประเพณีไทย และอาจไม่ค่อยได้รับความร่วมมือจากผู้เข้าอบรมอีกด้วย
เมื่อคัดเลือกกิจกรรมที่จะใช้เป็นเกมละลายพฤติกรรมในช่วงแรกของการอบรม หรือเป็นกิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์ในช่วงอื่น ๆ ของการฝึกอบรมได้แล้ว จะต้องจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์ที่จะต้องใช้ไว้ให้ครบถ้วน และอาจมีของรางวัลเล็ก ๆ น้อย ๆ สำหรับผู้ชนะ หรือกลุ่มที่ชนะ จำนวน 3 - 5 รางวัล โดยรางวัลดังกล่าวควรเป็นของที่เมื่อได้รับแล้ว สามารถนำไปแบ่งให้แก่ทุก ๆ คนในกลุ่ม หรือผู้ร่ว มกิจกรรมคนอื่น ๆ ซึ่งมิได้รับรางวัล อันเป็นการสร้างไมตรีแก่เพื่อนผู้ร่วมการฝึกอบรมได้ด้วย
11. การจัดเตรียมการบริการอาหารว่าง/เครื่องดื่ม และอาหารระหว่างการฝึกอบรม
ในกรณีที่มีงบประมาณเพียงพอ และต้องการจะจัดเลี้ยงอาหารว่างและเครื่องดื่ม และ/หรืออาหารกลางวันแก่ผู้เข้าร่วม โครงการฝึกอบรม หากเป็นการฝึกอบรมในหน่วยงาน ผู้จัดโครงการฝึกอบรมก็จะต้องเตรียมประมาณการจำนวนผู้เข้าร่วมโครงการ เพื่อจัดเตรียมสั่งซื้ออาหารว่างเครื่องดื่ม และอาหารกลางวันได้อย่างเหมาะสม หากเป็นการฝึกอบรมนอกสถานที่ ก็จะต้องแจ้งจำนวน ผู้รับประทานในแต่ละมื้อให้ผู้จัดอาหารของสถานที่ที่ไปใช้บริการล่วงหน้าด้วยเช่นเดียวกัน ส่วนการเลือกรายการอาหาร ก็จะต้องระมัด ระวังจัดให้มีอาหารสำหรับผู้ที่มีข้อจำกัดในทางศาสนา เช่น ผู้ที่เป็นมุสลิม หรือผู้ที่มีปัญหาเกี่ยวกับการแพ้อาหารบางชนิด เช่น อาหารทะเลอยู่ด้วย นอกจากนั้น ควรเลือกให้มีอาหารครบห้าหมู่ มีคุณค่าทางโภชนาการ มีรสชาดแตกต่างหลากหลายกัน และไม่ควร เลือกอาหารรสจัดหลายชนิดเกินไป
12. การจัดเตรียมสิ่งเบ็ดเตล็ดต่าง ๆ สำหรับการฝึกอบรม ได้แก่
12.1 จัดทำป้ายชื่อวิทยากร สำหรับตั้งโต๊ะบรรยาย
12.2 จัดทำป้ายชื่อผู้เข้าอบรม - ทั้งป้ายตั้งโต๊ะ และป้ายติดเสื้อ
12.3 จัดทำบัญชีรายชื่อผู้เข้าอบรมสำหรับการลงนามเข้าอบรม และแบบฟอร์มลงทะเบียนสำหรับ ผู้เข้าอบรมแต่ละคน (หากต้องการรายละเอียดเกี่ยวกับผู้เข้าอบรมเพิ่มเติม)
12.4 ป้ายชื่อโครงการฝึกอบรม หน้าเวทีห้องฝึกอบรม
12.5 ป้ายบอกทางมายังห้องอบรม