การดำเนินงาน สำหรับช่วงหลังการฝึกอบรม - การบริหารโครงการฝึกอบรม
หลังจากการฝึกอบรมสิ้นสุดลง เจ้าหน้าที่ผู้ดำเนินโครงการฝึกอบรม ยังคงมีกิจกรรมที่จะต้องดำเนินการ ได้แก่
1. การประเมินและติดตามผลการฝึกอบรม
เมื่อเสร็จสิ้นการฝึกอบรมแล้ว จะต้องมีการนำข้อมูลเกี่ยวกับการประเมินผลการฝึกอบรมที่เก็บรวบรวมไว้ มาวิเคราะห์สรุป เพื่อจัด ทำรายงานเสนอต่อฝ่ายบริหาร และแจ้งผู้เกี่ยวข้องเพื่อประโยชน์ในการปรับปรุงแก้ไขโครงการฝึกอบรม ทั้งในแง่ของหลักสูตร วิทยากร เอกสาร และการบริหารโครงการฝึกอบรม และเมื่อถึงระยะเวลาที่เหมาะสมอาจต้องดำเนินการติดตามผลการฝึกอบรมต่อไป (มีรายละเอียดในบทต่อไป)
2. การดำเนินการเกี่ยวกับการเงิน
เมื่อการฝึกอบรมสิ้นสุดลงและมีการจ่ายเงินค่าใช้จ่ายต่างๆ ตามความจำเป็นและตามรายการที่ได้ขออนุมัติไว้ ในโครงการ ฝึกอบรมเรียบร้อยแล้ว เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบโครงการฝึกอบรมจะต้องรีบดำเนินการเบิกจ่ายเงินค่าใช้จ่ายต่างๆในการจัดฝึกอบรม โดยการส่งใบสำคัญการจ่ายเงินและเอกสารหลักฐานต่างๆ เกี่ยวข้อง เพื่อชดใช้เงินทดรองจ่ายที่ได้ทำสัญญา ยืมเงินและได้รับเงิน มาใช้จ่ายก่อนแล้ว โดยจะต้องจัดทำและรวบรวมเอกสารส่งไปยังหน่วยงานหรือผู้ที่รับผิดชอบในการเบิกจ่ายเงิน ดังนี้
1. บันทึกสรุปรายการและยอดเงินค่าใช้จ่ายที่ขอเบิกจ่ายเงิน ซึ่งตรงตามรายการที่ได้รับอนุมัติไว้ในหนังสือ ขออนุมัติโครงการ ฝึกอบรม หากรายการค่าใช้จ่ายใดไม่ตรงตามที่ได้รับอนุมัติไว้ จะต้องทำหนังสือขออนุมัติเปลี่ยนแปลง หรือเพิ่มเติมรายการนั้น ๆ โดยชี้แจงเหตุผลความจำเป็นไปด้วย และหากวงเงินเดิมที่ได้รับอนุมัติไว้แล้ว ยังคงเหลืออยู่เพียงพอสำหรับรายการดังกล่าว จะต้อง ระบุขอเบิกจ่ายจากวงเงินเดิมที่ยังคงเหลืออยู่โดยไม่ต้องขออนุมัติงบประมาณเพิ่มเติมอีก
2. หนังสือขออนุมัติโครงการฝึกอบรม (ตัวจริง) ซึ่งได้รับอนุมัติไว้แล้ว
3. สำเนาสัญญายืมเงินโครงการฝึกอบรมนั้นๆ
4. กำหนดการฝึกอบรม
5. ใบสำคัญการจ่ายเงินทั้งหมด ซึ่งระบุชื่อและที่อยู่ของร้านค้า รายการสินค้า ราคาต่อหน่วย ราคารวมทั้งสิ้น และลงลายมือ ชื่อผู้รับเงินไว้เรียบร้อยแล้ว รวมทั้งค่าสมนาคุณวิทยากร เจ้าหน้าที่ และ พนักงานขับรถยนต์ แยกตามรายการค่าใช้จ่าย ที่ได้ขออนุมัติไว้ รวมทั้งต้องมีลายมือชื่อของหัวหน้าหน่วยงานที่จัดฝึกอบรม หรือผู้ที่ทำสัญญายืมเงิน กำกับข้อความ "ขอรับรองว่าการจ่ายเงิน ตามรายการดังกล่าวข้างต้นนี้ เป็นไปเพื่อประโยชน์ของ ทางราชการโดยแท้จริง" ไว้ด้วยทุกฉบับ
6. บัญชีรายชื่อผู้เข้าอบรม ซึ่งผู้เข้าอบรมลงนามเข้ารับการฝึกอบรมในแต่ละวันทุกฉบับ พร้อมสรุปจำนวนผู้เข้าอบรม ในแต่ละวันไว้ด้วย (ในกรณีเบิกจ่ายค่าอาหาร อาหารว่างและเครื่องดื่ม)
7. สรุปรายชื่อวิทยากร และเจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้องในการจัดฝึกอบรมทั้งหมด
8. สำเนาเอกสารการอนุมัติให้ใช้รถยนต์ของหน่วยงาน (หากมีการใช้รถยนต์ของหน่วยงานไปต่างจังหวัดในการฝึกอบรม)
นอกจากส่งใบสำคัญเพื่อชดใช้เงินยืมแล้ว หากมีเงินเหลือจ่ายก็จะต้องรีบนำเงินสดไปส่งคืนพร้อมกันด้วย
3. การแจ้งผลการฝึกอบรม หรือระยะเวลาเข้าฝึกอบรม
ในกรณีของการฝึกอบรมที่มีการกำหนดเกณฑ์การผ่านการฝึกอบรมไว้หลายข้อ คือ อกจากเกี่ยวกับระยะเวลา เข้ารับการ ฝึกอบรม ของผู้เข้าอบรมแล้ว ได้กำหนดให้ต้องผ่านการทดสอบ หรือส่งชิ้นงาน (Assignment) เป็นกลุ่มหรือเป็นรายบุคคลก็ตาม จึงจะถือว่า ผ่านการฝึกอบรมนั้น เมื่อสิ้นสุดการฝึกอบรมผู้จัดฝึกอบรมควรจะต้องดำเนินการ จัดเก็บข้อมูลระยะเวลาเข้าอบรม ผลการ ทดสอบ หรือผลการประเมินชิ้นงานที่ได้จัดทำขึ้น ของผู้เข้าอบรมแต่ละราย เพื่อจัดเก็บไว้เป็นข้อมูลและสถิติและ เพื่อใช้ทำเป็น หนังสือ แจ้งผลการฝึกอบรม รวมทั้งระยะเวลาเข้าฝึกอบรมไปยังหน่วยงานต้นสังกัดต่อไป
ส่วนในกรณีของการฝึกอบรมระยะสั้น ซึ่งมิได้การทดสอบใด้ ผู้จัดฝึกอบรมก็ควรจะต้องแจ้งระยะเวลาฝึกอบรม ของผู้เข้า อบรมแต่ละรายไปยังต้นสังกัดเช่นเดียวกัน
4. กิจกรรมอื่น ๆ ที่ควรจัดทำหลังจากเสร็จสิ้นการฝึกอบรม
4.1 ส่งหนังสือขอบคุณวิทยากร หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
4.2 เป็นตัวกลางในการติดต่อประสานงานระหว่างผู้เข้าอบรมต่อไป
4.3 ให้ความช่วยเหลือร่วมมือกับผู้เข้าอบรมในการจัดทำทำเนียบรุ่นของผู้เข้าอบรม
4.4 ออกใบรับรองการผ่านการฝึกอบรม เมื่อได้รับการร้องขอ (การฝึกอบรมเพื่อพัฒนาบุคลากรในสังกัด หรือ In-house training เช่นนี้ ไม่น่าจะมีความจำเป็นต้องออกวุฒิบัตรหรือเกียรติบัตรเพื่อแจกผู้ผ่านการอบรมเมื่อการอบรมสิ้นสุดลง แต่ในกรณีการ ฝึกอบรมซึ่งมีระยะเวลายาวนานมาก ก็อาจพิจารณาแจกวุฒิบัตรหรือเกียรติบัตรได้)
4.5 ดำเนินการเกี่ยวกับการประเมินและติดตามผลการฝึกอบรมต่อไป ดังรายละเอียดที่จะกล่าวถึงในบทถัดไป