ขั้นตอน การสร้างหลักสูตรการฝึกอบรม
หากต้องการจะสร้างหลักสูตรฝึกอบรมอย่างถูกต้องตามหลักการฝึกอบรม สำหรับการพัฒนากลุ่มบุคลากร ในตำแหน่งใด ตำแหน่งหนึ่งซึ่งเป็นกลุ่มเป้าหมาย หรือสำหรับบุคลากรซึ่งจะต้องปฏิบัติงานใดงานหนึ่งเหมือน ๆ กัน ถึงแม้ว่าบุคลากรนั้น จะต้อง อยู่ในต่าง ๆ หน่วยงานกันก็ตาม ควรจะต้องปฏิบัติตามขั้นตอนดังนี้ :-
ขั้นที่ 1 ทบทวนความจำเป็นในการฝึกอบรม
กริช อัมโภชน์ เห็นว่า ถึงแม้ว่าจะได้มีการวิเคราะห์หาความจำเป็นในการฝึกอบรมมาแล้วก็ตาม ก่อนจะสร้างหลักสูตรฝึกอบรม จำเป็นต้องมีการทบทวนปัญหาที่ได้กำหนดไว้ว่าเป็นความจำเป็นในการฝึกอบรมนั้นว่า มีปัญหาอะไรบ้าง และเกี่ยวข้องกับบุคลากร ในตำแหน่งงานใด ระดับใดบ้างมีจำนวนเท่าใด เหมาะสมสำหรับการส่งไปเข้ารับการฝึกอบรมภายนอก หรือมีจำนวนมาก เพียงพอ ที่จะจัดการฝึกอบรมในองค์การหรือหน่วยงานให้โดยเฉพาะ (ดังที่เรียกกันว่า In-house training) เมื่อคิดว่ามีบุคลากรที่เกี่ยวข้อง จำเป็นต้องเข้ารับการฝึกอบรม ซึ่งเห็นว่าควรจะจัดขึ้นในจำนวนที่เหมาะสมแล้ว จึงเตรียมการในขั้นตอนต่อไป
ขั้นที่ 2 ระบุ "ภารกิจ" ที่เป็นปัญหาหรือต้องการพัฒนา
หากต้องการสร้างหลักสูตรฝึกอบรมให้สอดคล้องตรงกันกับความจำเป็นในการฝึกอบรมของบุคลากรซึ่งดำรงตำแหน่งหนึ่ง ตำแหน่งใด เช่น ตำแหน่งพนักงานขับรถยนต์ หรือตำแหน่งเจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูลโดยเฉพาะ ผู้สร้างหลักสูตรจำเป็นจะต้องเข้าใจ ถึงความแตกต่างในความหมายของคำว่า งาน หน้าที่ และ ภารกิจ เสียก่อน
"งาน" (Job) หมายถึง หน่วยการปฏิบัติงานที่บุคลากรในตำแหน่งหนึ่งตำแหน่งใดคือครอบอยู่ในสายการปฏิบัติงาน เป็นสิ่งกำหนดไว้อย่างเป็นทางการและเป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปในองค์การ งานแต่ละตำแหน่ง จะประกอบไปด้วย"หน้าที่" ตั้งแต่ 1 หน้าที่ขึ้นไป
"หน้าที่" (Duty) หมายถึง สิ่งที่ผู้ครอบครองงานจะต้องรับผิดชอบปฏิบัติ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้เกิดผลงานซึ่งตรงกับ ตำแหน่งงาน ของตน ทั้งนี้ ในหน้าที่แต่ละหน้าที่จะประกอบไปด้วย "ภารกิจ" หลาย ๆ ภารกิจด้วยกัน
ส่วน "ภารกิจ" (Task) หมายถึง หน่วยการปฏิบัติที่สำคัญที่สุดที่จะก่อให้เกิดผลงาน และเป็นส่วนของการปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้อง โดยตรงกับใช้วิธีการ เทคนิค หรือระเบียบต่าง ๆ ดังนั้น การปฏิบัติตามภารกิจนั้นจึงจะต้องใช้ความรู้ ความชำนาญ และความสามารถด้วย โดยการปฏิบัติงานตามภารกิจนั้น จะประกอบไปด้วย รายละเอียดในการปฏิบัติงาน ตั้งแต่หนึ่งอย่างขึ้นไป ดังแผนภูมิต่อไปนี้
แผนภูมิ แสดงความสัมพันธ์ระหว่าง งาน หน้าที่ ภารกิจ และรายละเอียดในการปฏิบัติ
ประเด็นสำคัญในการสร้างหลักสูตร คือ เราพยายามที่จะฝึกอบรมในระดับของภารกิจ (Task) เนื่องจากเป็นหน่วยของงาน ในระดับที่ไม่ใหญ่หรือเล็กจนเกินไป กล่าวคือ หากฝึกอบรมในระดับของงานหรือหน้าที่ก็มักจะกว้างจนเกินไป แต่ถ้าฝึกอบรมในระดับ รายละเอียดของงานก็จะแคบจนเกินไป ดังตัวอย่างความสัมพันธ์ ของงาน หน้าที่ และภารกิจ ต่อไปนี้
| งาน : หัวหน้างานฝึกอบรม | ||
| หน้าที่ 01 | การวางแผน | |
| ภารกิจ 0101 | รวบรวมนโยบายด้านการฝึกอบรม | |
| ภารกิจ 0102 | เสนอแผนการจัดโครงการฝึกอบรมประจำปี | |
| ภารกิจ 0103 | กำหนดคำขอตั้งงบประมาณ | |
| ภารกิจ 0104 | วางแผนการใช้งบประมาณ | |
| ภารกิจ 0105 | วางแผนการจัดโครงการฝึกอบรมแต่ละโครงการ | |
| หน้าที่ 02 | การบุคคล | |
| ภารกิจ 0201 | มอบหมายงาน | |
| ภารกิจ 0202 | ให้คำปรึกษาแนะนำ | |
| ภารกิจ 0203 | ติดตามผลการปฏิบัติงาน | |
| ภารกิจ 0204 | ดูแลและส่งเสริมให้มีการพัฒนาผู้ใต้บังคับบัญชา | |
| หน้าที่ 04 | การควบคุมงาน | |
| ภารกิจ 0401 | กำหนดแนวทาง/มาตรฐานการปฏิบัติงาน | |
| ภารกิจ 0402 | ตรวจร่างหนังสือ เอกสารการดำเนินงาน | |
| ภารกิจ 0403 | เสนอแนะวิธีการแก้ปัญหา | |
| ภารกิจ 0404 | ประเมินผลงานของผู้ใต้บังคับบัญชา | |
| หน้าที่ 05 | การประสานงาน | |
| ภารกิจ 0501 | ประสานงานกับหน่วยงานที่ร่วมรับผิดชอบจัดโครงการฝึกอบรม | |
| ภารกิจ 0502 | ประสานงานกับหน่วยงานอื่น ๆ ใน มธ. เพื่อขอความร่วมมือ | |
| ภารกิจ 0503 | ประสานงานกับวิทยากรฝึกอบรม | |
เมื่อวิเคราะห์ทราบถึงภารกิจต่าง ๆ ของตำแหน่งงานที่มีความจำเป็นในการฝึกอบรมแล้ว จะต้องหาข้อมูล หรือวิเคราะห์ ให้ได้ว่า ภารกิจใดที่เบี่ยงเบนไปจากมาตรฐานหรือสิ่งที่มุ่งหวัง จนทำให้เกิดปัญหาขึ้น จะได้กำหนดหลักสูตร เพื่อทำการฝึกอบรม ให้บุคคลในตำแหน่งงานนั้นสามารถปฏิบัติภารกิจได้ถูกต้องตรงกับมาตรฐาน ซึ่งจะเป็นการแก้ปัญหา อันเป็นความจำเป็น ในการฝึกอบรมต่อไป
ขั้นที่ 3 การกำหนดวัตถุประสงค์ในการฝึกอบรม
ก่อนที่จะสามารถกำหนดหลักสูตรฝึกอบรมได้ เราจำเป็นต้องกำหนดวัตถุประสงค์ในการฝึกอบรมเสียก่อน ทั้งนี้ เนื่องมาจากวัตถุประสงค์ในการฝึกอบรมมีความสำคัญ คือ
1. วัตถุประสงค์ในการฝึกอบรมจะช่วยให้สามารถประสานทรัพยากรในการฝึกอบรม (ได้แก่ กำลังคน เงิน วัสดุ และอุปกรณ์) ได้อย่างมีประสิทธิภาพและดำเนินไปในแนวทางเดียวกัน
2. วัตถุประสงค์ในการฝึกอบรมจะช่วยทำให้วิทยากร และเจ้าหน้าที่ผู้บริหารโครงการ
ฝึกอบรมจะมีความเข้าใจตรงกันและปฏิบัติงานอย่างสอดคล้องกัน ตลอดจน ผู้เข้ารับการอบรมมีความเข้าใจการปฏิบัติงานของวิทยากรและเจ้าหน้าที่
3. วัตถุประสงค์ในการฝึกอบรมจะช่วยทำให้สามารถกำหนดหัวข้อวิชา และเนื้อหา
สาระในการฝึกอบรมได้อย่างเหมาะสม ทั้งนี้ เพราะวัตถุประสงค์ในการฝึกอบรมจะช่วยชี้ชัดว่าต้องการจะเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของผู้เข้าอบรมไปในลักษณะใด รวมทั้งช่วยให้สามารถเลือกเทคนิคหรือวิธีการฝึกอบรมที่เหมาะสม และช่วยในการกำหนดระยะเวลาของหลักสูตรและระยะเวลาของหัวข้อวิชาในการฝึกอบรมอีกด้วย
4. เราสามารถใช้วัตถุประสงค์ในการฝึกอบรมใช้เป็นมาตรฐาน ในการประเมินผลและ
ติดตามผลโครงการฝึกอบรม ประเมินผลการให้การฝึกอบรมของวิทยากร ตลอดจนการประเมินสัมฤทธิ์ผลของการอบรม