เงื่อนไขแห่งความสำเร็จ ในการฝึกอบรมพัฒนาภาวะผู้นำในองค์กร

การฝึกอบรมได้ถูกใช้อย่างกว้างขวางเพื่อปรับปรุงภาวะผู้นำในองค์กร โดยโปรแกรมส่วนใหญ่ถูกออกแบบมาเพื่อเพิ่มทักษะทั่วไปและพฤติกรรมที่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพในการจัดการ การจัดฝึกอบรมโดยส่วนใหญ่จะจัดสำหรับผู้บริหารระดับต้นและระดับกลาง มุ่งเน้นที่งานในปัจจุบันมากกว่าการ เตรียมตัวเพื่องานในอนาคต อย่างไรก็ตามรูปแบบการฝึกอบรมแบบเป็นครั้งๆ กำลังถูกทดแทนด้วยการจัดเป็นโปรแกรมการพัฒนาระยะยาวที่เหมาะสมสำหรับนักบริหารในระดับต่างๆ
การฝึกอบรมภาวะผู้นำสามารถจัดทำได้หลายแบบ ทั้งระยะสั้นที่เน้นทักษะแคบๆ เฉพาะด้านไปจนถึงโปรแกรมที่ใช้เวลาเป็นปีและครอบคลุมทักษะในระดับกว้าง ทั้งนี้รูปแบบของโปรแกรมการฝึกอบรมก็จะขึ้นอยู่กับการประยุกต์ทฤษฎีภาวะผู้นำในแต่ละทฤษฎี เช่น ทฤษฎีภาวะผู้นำแบบเปลี่ยนผ่าน (Transformational Theory), ทฤษฎีภาวะผู้นำตามสถานการณ์ (Situational leadership) เป็นต้น
ประสิทธิภาพในการฝึกอบรมขึ้นอยู่กับการออกแบบว่าดีแค่ไหน การออกแบบ การฝึกอบรมควรจะใช้พื้นฐานทฤษฎีการเรียนรู้ การมีวัตถุประสงค์ การเรียนรู้ที่ชัดเจน คุณลักษณะของผู้เรียน กระบวนการเรียนรู้ เทคนิคการฝึกอบรม และเงื่อนไขข้อจำกัดทางการบริหารหลักสูตรมาใช้เป็นข้อมูลในการออกแบบ ซึ่งเงื่อนไขแห่งความสำเร็จดังกล่าวสามารถสรุปได้ ดังนี้
1) มีวัตถุประสงค์การเรียนรู้ชัดเจน
วัตถุประสงค์การเรียนรู้จะบรรยายถึงพฤติกรรม, ทักษะ, หรือความรู้ที่ผู้เข้ารับการฝึกอบรมถูกคาดหวังว่าจะได้จากการฝึกอบรม การมีวัตถุประสงค์ที่ชัดแจ้งจะช่วยให้เป้าหมายของการฝึกอบรมกระจ่างชัด ซึ่งความชัดเจนของวัตถุ ประสงค์นี้จะไม่ได้ช่วยอธิบายแค่ว่าอะไรจะถูกเรียนรู้ แต่จะบอกว่าการฝึกอบรมนี้มีคุณค่าอย่างไรต่อ ผู้เข้ารับการอบรม และจะบอกได้ว่าจะช่วยพัฒนาประสิทธิภาพของการเป็นผู้นำได้อย่างไร
2) เนื้อหาชัดเจนและมีความหมาย
เนื้อหาการฝึกอบรมควรจะชัดเจนและมี ความหมาย ควรจะสร้างขึ้นมาบนฐานความรู้เบื้องต้นที่ผู้เข้ารับการอบรมมีอยู่ก่อนแล้ว ควร มุ่งเน้นในเรื่องที่สำคัญ ควรมีตัวอย่างที่ชัดเจน จับต้องได้มากๆ และอยู่ในประเด็นควรสรุปเป็นช่วงๆ และเน้นย้ำประเด็นสำคัญเพื่อช่วยให้เกิดความเข้าใจภาพรวมและสามารถจำเนื้อหาได้ การเรียนรู้เรื่องแนวคิดจะเกิดเพิ่มขึ้นได้โดยการใช้ระบบแบบลำดับชั้น การเปรียบเทียบ การใช้แบบจำลอง การใช้ทฤษฎีควรให้ง่ายๆ เพียงเพื่อให้เกิดความจำได้และเกี่ยวข้อง เพื่อช่วยให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมได้แปลความหมายประสบการณ์ของตนเองเข้ากับเนื้อหาที่ได้เรียนรู้
3) มีการจัดเรียงลำดับเนื้อหาอย่างเหมาะสม
กิจกรรมการฝึกอบรมควรจัดระบบและเรียงลำดับในทิศทางที่จะก่อให้เกิดการเรียนรู้ เช่น ควรจะเรียนแนวคิดเบื้องต้น สัญลักษณ์ กฎระเบียบ และกระบวนการ ก่อนที่จะลงมือทำสิ่งที่ต้องใช้ความรู้เหล่านี้ การฝึกอบรมควรดำเนินไปจากแนวคิดที่ง่ายๆ ไปสู่ระดับที่ซับซ้อนมากขึ้น เนื้อหาที่ซับซ้อนควรจะแบ่งแยกออกเป็นส่วนๆ ที่ง่ายแก่การเรียนรู้ทีละส่วน และควรมีการหยุดพักเพื่อหลีกเลี่ยงการเหนื่อยล้าจากการฝึกอบรม
4) วิธีในการฝึกอบรมควรมีความหลากหลาย
วิธีในการฝึกอบรมควรสอดรับกับระดับทักษะ, แรงจูงใจ, และความสามารถในความเข้าใจและจดจำข้อมูลที่สลับซับซ้อนของผู้รับการฝึกอบรมรวมถึงเหมาะสมกับความรู้, ทักษะ, ทัศนคติ, พฤติกรรม ที่ต้องการให้เกิดการเรียนรู้ เช่น การบรรยายที่เกิน 30 นาทีก็จะทำให้หมดความสนใจจึงควรสลับด้วยการพูดคุยหรือกิจกรรม
5) มีโอกาสในการฝึกปฏิบัติ
ผู้เข้ารับการฝึกอบรมควรได้ปฏิบัติสิ่งที่ได้เรียนรู้ เช่น การแสดงพฤติกรรม, การทบทวนข้อมูลที่อยู่ในความทรงจำ, การประยุกต์ใช้ หลักการเพื่อใช้ทำงาน เป็นต้น การเน้นย้ำหลักการจะช่วยทำให้ผู้เรียนรักษาและถ่ายโอนสิ่งที่ได้เรียนรู้มากกว่าการจดจำ ทั้งนี้ควรจะประยุกต์หลักการที่เรียนรู้ในสถานการณ์ที่ หลากหลาย การลงมือทำนี้ควรมีทั้งในระหว่างการฝึกอบรมและเมื่อกลับไปทำงาน
6) มีการให้ข้อมูลสะท้อนกลับอย่างทันเวลาและสอดคล้อง
ผู้เข้ารับการฝึกอบรมควรได้รับข้อมูลสะท้อนกลับจากแหล่งที่หลากหลาย การสะท้อนกลับควรถูกต้อง ถูกเวลา และสร้างสรรค์ เพื่อช่วยให้ได้ข้อมูลการประเมินผลการเรียนรู้ของตนเองอย่างต่อเนื่องและถูกต้อง
7) ทำให้ผู้รับการฝึกอบรมมีความเชื่อมั่นในตนเองสูงขึ้น
กระบวนการสอนควรทำให้ผู้เข้ารับการอบรมรู้สึกถึงผลที่ได้รับด้วยตนเอง ผู้สอนควรสื่อสารให้ทราบถึงความคาดหวังในผลสำเร็จ อดทนและสนับสนุนต่อผู้รับการอบรมบางคนที่อาจจะเข้าใจสิ่งที่สอนได้ยาก ผู้รับการอบรมควรจะได้รับทราบถึงความก้าวหน้าในการเรียนรู้ของตนเอง การฝึกอบรมควรเริ่มให้ทำตามจากง่ายไปยากเพื่อให้ผู้เรียนมีความมั่นใจมาก ยิ่งขึ้น รวมถึงการให้กำลังใจเพื่อก่อให้เกิดความมั่นใจอย่างต่อเนื่อง
8) มีกิจกรรมการติดตามผลที่เหมาะสม
ทักษะที่ซับซ้อนเป็นการยากที่จะเรียนรู้ในเวลาที่จำกัดและการให้ข้อมูลสะท้อนกลับเพียงบางส่วน การเรียนรู้ในบางเรื่องจึงควรมีการติดตามผลภายหลังการฝึกอบรม เพื่อทบทวนความก้าวหน้าในการประยุกต์ใช้ทักษะใหม่ๆ ที่ได้เรียนรู้มา การพูดคุยถึงปัญหาและความสำเร็จให้สนับสนุนเพิ่มเติม รวมถึงการให้ทำโครงการที่ต้องใช้ทักษะที่เรียนรู้มาจากการฝึกอบรม นอกจากนี้อาจจัดให้มีโปรแกรมการทบทวนแบบสั้นๆ และการใช้ผู้ฝึกสอน (coach) ในระดับบุคคลเพื่อการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
จากเงื่อนไขแห่งความสำเร็จในการฝึกอบรมข้างต้น จะเห็นได้ว่าการจัดฝึกอบรมเพื่อพัฒนาภาวะผู้นำในองค์กรเป็นกระบวนการที่ต้องใช้ความรู้แบบบูรณาการของผู้รับผิดชอบ ตั้งแต่ความรู้ในเรื่องของทฤษฎีภาวะผู้นำ ความเข้าใจในเรื่องกระบวนการเรียนรู้ของผู้ใหญ่ ความเข้าใจในเรื่องเทคนิคการออกแบบหลักสูตร รวมถึงการคัดเลือกวิทยากรที่เหมาะสม
ซึ่งความรู้ความเข้าใจเหล่านี้จะทำให้โปรแกรมการฝึกอบรมที่จัดทำขึ้นมามีประโยชน์อย่างแท้จริงต่อองค์กรทั้งในแง่ความคุ้มค่าในการลงทุน และผลกระทบที่องค์กร บุคลากรจะได้รับภายหลังเสร็จสิ้นการฝึกอบรม
หน้า 33

คอลัมน์ HR Corner : matichon.co.th
โดย ปิยวัฒน์ แก้วกัณฑรัตน์ บจก.ไทย เอชอาร์เอ็ม บิสซิเนส WWW.THAIHRM.COM