หลักการเขียน job description (รวบรวมบทความน่ารู้ - ลิงค์ตัวอย่าง)

 ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ผู้จัดการแผนกสรรหา

เจ้าหน้าที่สรรหา

• · วางแผนกำลังคนประจำปี   ·  อนุมัติงบประมาณการสรรหา ·  สัมภาษณ์ร่วมกันต้นสังกัด(เฉพาะตำแหน่งระดับผู้จัดการขึ้นไป)  ·   อนุมัติการจ้างงาน ·    ฯลฯ
• วางแผนการสรรหา 
• สัมภาษณ์ร่วมกับต้นสังกัด(ตำแหน่งต่ำกว่าผู้จัดการ) 
• ตรวจสอบสัญญาจ้างงาน 
• ฯลฯ
• ติดต่อสื่อโฆษณารับสมัครงาน 
• ประสานงานการนัดสัมภาษณ์ 
• จัดทำเอกสารการจ้างงาน 
• ฯลฯ

สนั่น เถาชารี

การพรรณนางาน (Job Description) หมายถึง ชุดของข้อมูลหรือรายละเอียดที่ได้มาจากการวิเคราะห์งาน ข้อมูล ซึ่งรายละเอียดดังกล่าวจะถูกนำเสนออย่างเป็นขั้นตอนเพื่อชี้ให้เห็นและอธิบายถึงสาระสำคัญหรือลักษณะของงาน หรือตำแหน่งงานนั้น ๆ การพรรณนางานที่ดีนั้นจะต้องสามารถใช้เปรียบเทียบกับงานอื่น ๆ ในหน่วยงานเดียวกันได้ ทั้งนี้เพื่อที่จะได้ใช้ประโยชน์ในการสำรวจอัตราค่าจ้าง หรือใช้เปรียบเทียบกับงานใหม่ที่ตั้งขึ้น โดยทั่ว ไปเนื้อหาสาระของการพรรณนางาน เพื่อใช้สำหรับประเมินค่างานจะครอบคลุมสาระสำคัญอยู่ 7 ประการคือ

1.การระบุงาน (Job Identification) เป็นการแจ้งให้ทราบถึงลักษณะทั่วไปของงาน เช่น ชื่อตำแหน่งงาน และรหัสงาน
2.การสรุปงาน (Job Summary) เป็นการแจ้งให้ทราบว่ากิจกรรมในตำแหน่งงานนั้น ๆ มีอะไรบ้างที่จะต้องปฏิบัติโดยระบุอย่างกะทัดรัดและชัดเจน ดังนั้นในส่วนนี้จึงเป็นการระบุถึงสาระสำคัญของงานในตำแหน่งนั้นว่าเป็นงานประเภทอะไร เช่น งานบริการ งานประมวลผลข้อมูล งานออกแบบกระบวนการผลิต งานซ่อมบำรุงรักษา

3.หน้าที่หรืองานที่จะต้องทำ (Duties of Work Performed) เป็นการระบุถึงว่ามีภารกิจอะไรบ้างที่จะต้องปฏิบัติ เพื่อให้ทราบถึงรายละเอียดของการทำงานว่ามีอะไรที่ผู้ปฏิบัติงานนั้น ๆ ต้องรับผิดชอบ ถ้าละเลยการปฏิบัติงานนั้น ๆ จะถือว่ามีความผิด นอกจากนั้นยังระบุขอบเขตความรับผิดชอบด้วย เช่น เรื่องการประสานงาน การควบคุมดูแล การอำนวยการ

4.ปัจจัยเฉพาะที่เกี่ยวข้อง (Specific Factors Involved) เป็นการระบุว่างานนั้น ๆ โดยธรรมชาติจะมีลักษณะอย่างไร เช่น เป็นงานที่ใช้สมองและใช้ความคิด หรือเป็นงานใช้กำลังเป็นสำคัญ เพื่อที่จะได้ใช้เปรียบเทียบกับงานอื่น ๆ และใช้ประกอบการประเมินค่างานในการกำหนดค่าจ้างและเงินเดือน

5.เครื่องมือที่เกี่ยวข้อง (Equipment Involved) เป็นการระบุว่างานนั้น ๆ ต้องมีเครื่องมือ เครื่องจักรอะไรบ้างประกอบการทำงาน เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องเย็บหนัง เครื่องกลึงโลหะ
6.วัสดุที่ดำเนินการ (Material Handled) เป็นการระบุว่างานที่ทำนั้นจะต้องเกี่ยวข้องกับวัสดุอะไร เช่น เสื้อสารเคมี ไม้อัด

7.สภาพการทำงาน (Working Conditions) เป็นการระบุเกี่ยวกับสถานที่ทำงาน สภาพแวดล้อม ความตึงเครียด ความอ่อนล้า ความสว่าง ระยะเวลาในการทำงาน ทั้งนี้เพื่อเป็นการเปรียบเทียบระหว่างส่วนงานว่ามีสภาพการทำงานแตกต่างกันอย่างไร ควรจะได้รับผลตอบแทนมากน้อยเพียงใด

อย่างไรก็ตามอาจจะพบว่าในบางองค์กร หรือบางบริษัทอาจจะเขียนการพรรณนางานไม่เหมือนกัน เช่น ในบางหน่วยงานเขียนการพรรณนางานเพื่อใช้ประโยชน์ในการรับสมัครและคัดเลือกพนักงาน ขณะที่อีกหน่วยงานจะมุ่งใช้ประโยชน์เพื่อการประเมินค่างานเป็นสำคัญ หรือในกรณีของหน่วยงานราชการที่มุ่งใช้การพรรณนางานเพื่อจำแนกตำแหน่งงานก็อาจจะเน้นในเรื่องหน้าที่ความรับผิดชอบและลักษณะงานที่ปฏิบัติโดยให้ความสำคัญแก่สภาพการทำงานน้อยมาก นอกจากนั้นค่าจ้างและเงินเดือนก็ถูกกำหนดโดยวุฒิการศึกษาเป็นหลัก 

ซึ่งการจัดทำใบพรรณนางาน (Job Description) ถือเป็นส่วนที่สำคัญในการนำไปใช้สัมพันธ์ หรือออกแบบระบบการบริหารงานบุคคลในด้านต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการสรรหาบุคลากร การพัฒนาฝึกอบรม การบริหารผลตอบแทน หรือเรื่องความก้าวหน้าในสายอาชีพของบุคลากร

การจัดทำใบพรรณนางาน ถือเป็นปัจจัยสำคัญของการออกแบบระบบต่าง ๆ ในเรื่องการบริหารคนในองค์กรธุรกิจเลยทีเดียว เพราะถ้าไม่มีการจัดทำใบพรรณนางาน องค์กรก็ไม่สามารถทราบได้เลยว่าตำแหน่งงานนั้น ๆ มีความสำคัญมากกว่าหรือน้อยกว่าตำแหน่งงานอื่น ๆ ไม่สามารถเปรียบเทียบได้ว่าค่าตอบแทนของตำแหน่งงานนั้น ๆ แข่งขันกับตลาดได้หรือไม่ ไม่ทราบว่าตำแหน่งงานนั้น ๆ ต้องการคนแบบไหน ไม่สามารถประเมินผลงานของผู้ปฏิบัติงานได้ และอาจจะทำให้เกิดความซ้ำซ้อนในการทำงานได้

นอกจากนี้ใบพรรณนางานยังเป็นเครื่องมือที่ดีในการบริหารจัดการโครงสร้างองค์กรและการวางแผนกำลังคนให้เหมาะสมกับงาน เพราะใบพรรณนางานจะเป็นเครื่องมือช่วยให้ทราบว่าตำแหน่งงานไหนควรอยู่กับหน่วยงานใด               

งานบางงานควรจะรวมอยู่ด้วยกันจึงจะทำให้เกิดความเหมาะสมในเรื่องกำลังคนและเกิดประสิทธิภาพมากกว่า งานบางงานควรแยกกันคนละตำแหน่งงานหรือคนละหน่วยงานเพราะลักษณะของงานเป็นแบบที่เรียกว่า ผลประโยชน์ขัดกัน (Conflict of Interest) เช่น งานด้านอนุมัติจัดซื้อ จัดจ้าง เบิกจ่าย ควรอยู่คนละหน่วยงานกับงานฝ่ายบัญชี เพื่อให้เกิดการตรวจสอบ หรือถ่วงดุลอำนาจซึ่งกันและกันขึ้นภายในองค์กรธุรกิจ

ใบพรรณนางานเป็นเอกสารที่เขียนขึ้นเพื่อพรรณนาเกี่ยวกับงานและหน้าที่ต่าง ๆ ที่ต้องทำในงานนั้น ๆ รูปแบบของใบพรรณนางานไม่ได้กำหนดไว้แน่นอน หากแต่ปรับเปลี่ยนไปตามความเหมาะสมของแต่ละหน้าที่งาน และแต่ละองค์กร แต่อย่างน้อยใบพรรณนางานต้องประกอบไปด้วยส่วนประกอบที่สำคัญ 3 ส่วนด้วยกันคือ 1.ชื่องาน (Job Title) 2.รายละเอียดที่ระบุเกี่ยวกับงาน (Job Identification) และ 3.หน้าที่งาน (Job Duties) โดยมีรายละเอียดสำคัญของแต่ละส่วนประกอบดังต่อไปนี้

(1) ชื่องาน (Job Title) เป็นส่วนที่มีความจำเป็นอย่างมาก ซึ่งในการกำหนดชื่องานที่ดีนั้นควรมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้
1) ควรมีการระบุให้เห็นหน้าที่งาน (Functional) คือ ต้องสามารถเป็นตัวชี้นำให้เห็นได้อย่างชัดเจนว่าลักษณะส่วนประกอบที่เป็นเนื้อหาของงานมีอะไรบ้าง
2) มีการแยกออกจากกันอย่างชัดเจน (Distinct) คือ ต้องสามารถแยกงานที่มีความแตกต่างจากงานอื่นที่อยู่ในกลุ่มได้อย่างชัดเจน
3) เข้ากันได้ (Familian) คือ ชื่อของงานที่ตั้งขึ้นต้องสอดคล้องกับวัฒนธรรม (Culture) ขององค์กรนั้น
4) ต้องเป็นมาตรฐาน (Standard) คือ ต้องเป็นเครื่องช่วยสนับสนุนการเปรียบเทียบค่าจ้าง และเงินเดือนในระหว่างกิจการต่าง ๆ หรือในตลาดแรงงานได้

(2) รายละเอียดที่ระบุเกี่ยวกับงาน (Job Identification) เป็นส่วนที่จะทำให้ผู้อ่านได้ทราบถึงแผนกที่งานนั้นสังกัดอยู่ รหัสของงาน ตำแหน่งที่บังคับบัญชา ค่าจ้าง และจำนวนผู้ที่อยู่ใต้บังคับบัญชา

(3) หน้าที่งาน (Job Duties) เป็นส่วนที่ต้องระบุอย่างชัดเจนเกี่ยวกับรายละเอียดของหน้าที่ต้องปฏิบัติ โดยหลักการทั่วไปแล้ว จะเรียงลำดับหน้าที่ที่ต้องปฏิบัติเป็นข้อ ๆ และขึ้นด้วยคำกริยา โดยอาจจะระบุน้ำหนักของงานหรือระยะเวลาในการปฏิบัติงานเป็นร้อยละด้วยก็ได้ และเครื่องมือต่าง ๆ ที่ใช้ในการทำงานในหน้าที่งานนี้     

ผู้ที่มีหน้าที่จัดทำใบพรรณนางานที่สำคัญคือ ผู้บริหารระดับสูง ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ผู้บังคับบัญชาของตำแหน่งงาน และผู้ปฏิบัติงานในตำแหน่งงานนั้น ๆ โดยมีรายละเอียดของหน้าที่ดังต่อไปนี้

3.1 ผู้บริหารระดับสูง มีหน้าที่ในการจัดทำใบพรรณนางานที่สำคัญคือ
(1) กำหนดภารกิจ (Mission) หลักขององค์กร ให้สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ (Vision) 
(2) กำหนดภารกิจหลักของหน่วยงานต่าง ๆ ภายในองค์กร
(3) ออกแบบโครงสร้างการบริหาร (Organization Chart)
(4) ชี้แจงผู้บริหารระดับบริหารรับทราบ และเข้าใจร่วมกัน

3.2 ฝ่ายทรัพยากรบุคคล มีหน้าที่ในการจัดทำใบพรรณนางานที่สำคัญคือ
(1) ช่วยให้ผู้บริหารทบทวนการจัดทำใบพรรณนางานของทุกหน่วยงานภายในองค์กร
(2) ทำความเข้าใจ แนะนำ ให้คำปรึกษากับผู้ที่เกี่ยวข้องในการจัดทำใบพรรณนางาน
(3) ตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนของใบพรรณนางาน
(4) ควบคุมระบบ รวมถึงการจัดเก็บ และการนำไปใช้ประโยชน์ต่าง ๆ ของใบพรรณนางาน เช่น การสรรหา การประเมิน การฝึกอบรม และการปรับค่าตอบแทน        

3.3 ผู้บังคับบัญชาของตำแหน่งงาน มีหน้าที่ในการจัดทำใบพรรณนางานที่สำคัญคือ
(1) รับผิดชอบในการจัดทำใบพรรณนางานของผู้ใต้บังคับบัญชาทุกตำแหน่งงาน โดยใช้แนวทางที่สำคัญคือ
- ผู้บังคับบัญชาสามารถกระจายหน้าที่หลักไปสู่ผู้ใต้บังคับบัญชาโดยพิจารณาจากความรับผิดชอบหลัก
- ทบทวนการกระจายหน้าที่หลักให้สอดคล้องและเหมาะสมกับพนักงาน
ดังตัวอย่างการกระจายหน้าที่หลักไปสู่ผู้ใต้บังคับบัญชาในตารางที่ 1

3.4 ผู้ปฏิบัติงานในตำแหน่งงานนั้น ๆ มีหน้าที่ในการจัดทำใบพรรณนางานที่สำคัญคือ
(1) มีหน้าที่รับทราบ และปฏิบัติตามความรับผิดชอบที่กำหนดไว้ในใบพรรณนางาน
(2) ทำหน้าที่ให้ข้อข้อมูลย้อนกลับ (Feedback) ต่อผู้บังคับบัญชาในกรณีที่ทำงานไม่ตรงกับที่กำหนดไว้ในใบพรรณนางาน เพื่อการปรับระบบการทำงานให้สอดคล้องกับการทำงานจริง

ใบพรรณนางานที่ดีควรจะมีลักษณะ 4C คือ Correct (ถูกต้อง) Clear (ชัดเจน) Concise (รัดกุม) Complete (สมบูรณ์) โดยมีรายละเอียดที่สำคัญของแต่ละ C คือ

4.2 Clear (ชัดเจน) สามารถเขียนให้เข้าใจหน้าที่ความรับผิดชอบได้โดยแจ่มแจ้ง ชัดเจน ปราศจากข้อกังขาสงสัย หลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำ คำถามที่ไม่สื่อความหมาย เช่น ยากมาก ค่อนข้างยาก ต้องพยายามชี้แจงให้ได้ว่าประกอบด้วยอะไร ยากหรือง่ายอย่างไร เนื่องจากอะไร ถ้าจำเป็นต้องใช้ถ้อยคำทางวิชาการ ควรมีคำอธิบายขยายความให้เข้าใจไว้ในหมายเหตุ

4.3 Concise (รัดกุม) การบรรยายเกี่ยวกับหน้าที่ความรับผิดชอบของงานอย่างละเอียดชัดเจนในหลักการข้างต้น ต้องไม่ใช่การอธิบายเกินความเป็นจริง แต่หมายถึง การพรรณนางานในลักษณะที่สั้นและเข้าใจง่าย ทุกถ้อยคำมีความหมายไม่อธิบายอย่างวกไปวนมา

4.4 Complete (สมบูรณ์) การบรรยายลักษณะงานจะต้องครอบคลุมงานทุกด้านในตำแหน่งงานนั้น ทั้งงานที่ต้องปฏิบัติเป็นประจำและงานที่ต้องปฏิบัติเป็นครั้งคราว โดยเรียงลำดับตั้งแต่งานหลัก งานรอง โดยบรรยายตามกระบวนการปฏิบัติของงานแต่ละงาน

5. ขั้นตอนการนำไปใช้
ขั้นตอนการนำใบพรรณนางานไปใช้แบ่งออกเป็น 8 ขั้นตอนดังนี้
1. กำหนดกลุ่มงานหลัก (Key Result Areas)
2. กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)
3. กำหนดผลความคาดหวัง (Expected Results)
4. กำหนดตัวชี้วัดผลงานหลัก (Key Performance Indicators)
5. กำหนดความท้าทายและความสามารถในงาน (Challenges and Job Competencies)
6. กำหนดวุฒิการศึกษา (Education)
7. กำหนดประสบการณ์ (Working Experience)
8. กำหนดคุณสมบัติอื่น ๆ (Other)
โดยมีรายละเอียดของแต่ละขั้นตอนที่สำคัญดังต่อไปนี้

5.1 กำหนดกลุ่มงานหลัก (Key Result Areas) หมายถึง ลักษณะงานย่อย ๆ ของตำแหน่งงานนั้นสามารถแบ่งออกได้เป็นกี่กลุ่ม เช่น ตำแหน่งงานพนักงานขับรถบริษัทแบ่งงานย่อย ๆ ออกเป็นกลุ่ม ๆ ได้ดังนี้
- การบำรุงรักษารถ
- การรับส่งเอกสาร
- การรับส่งพนักงาน

ในกรณีที่เป็นตำแหน่งงานใหม่ หรือตำแหน่งงานที่มีอยู่ในปัจจุบัน แต่ไม่สามารถทราบว่ากลุ่มงานหลักของตำแหน่งงานนั้น ๆ ว่ามีกี่กลุ่ม สามารถวิเคราะห์หากลุ่มงานหลักได้ดังนี้ 

- กำหนดกิจกรรมหรืองานที่ตำแหน่งงานนั้น ๆ จะต้องทำว่ามีอะไรบ้าง
- จัดกลุ่มของกิจกรรมที่มีลักษณะเหมือนกันอยู่ด้วยกัน
- ตั้งชื่อกลุ่มงาน
ดังแสดงการวิเคราะห์เพื่อหากลุ่มงานหลักของตำแหน่งงานพนักงานขับรถบริษัทในตารางที่ 2

5.2 กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities) เป็นการกำหนดว่าในแต่ละกลุ่มงานหลักนั้น จะต้องทำกิจกรรมหลักอะไรบ้าง ทั้งนี้เพื่อให้ทราบขอบเขต หน้าที่ของแต่ละกลุ่มงาน 

5.3 กำหนดผลความคาดหวัง (Expected Results) คือ การวิเคราะห์ว่าองค์กรต้องการอะไรจากกลุ่มงานหลักและกิจกรรมที่ทำในกลุ่มงานหลักนั้น ๆ หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือ องค์กรให้ทำงานนั้นทำไม องค์กรอยากได้อะไรจากการปฏิบัติงานในเรื่องนั้น 

5.4 ตัวชี้วัดผลงานหลัก (Key Performance Indicators) คือ การกำหนดตัวชี้วัดที่จะบ่งบอกว่าองค์กรได้ในสิ่งที่คาดหวังหรือไม่ การกำหนดตัวชี้วัดหลักจะกำหนดจากผลที่คาดหวังเป็นหลัก

ตารางที่ 3 แสดงหน้าที่ความรับผิดชอบหลัก ผลความคาดหวังและตัวชี้วัดผลงานหลัก ของตำแหน่งงานพนักงานขับรถของบริษัท

ความสัมพันธ์ระหว่างการพรรณนางาน (Job Description) ตัวชี้วัดผลงานหลัก (Key Performance Indicators (KPIs)) และพฤติกรรมที่พึงประสงค์ (Competency)

(1) การพรรณนางาน (Job Description) จะต้องบอกได้ว่ากิจกรรมนั้นทำไปแล้วจะได้อะไร การระบุตัวชี้วัดผลงานหลักของตำแหน่งงานนั้นๆคืออะไร เป็นตัวกำหนดพฤติกรรมที่พึงประสงค์ของบุคลากรที่ตรงตำแหน่งงานนั้น ๆ ว่าควรมีพฤติกรรมที่พึงประสงค์อย่างไร จึงทำให้เกิดผลงานที่ดี

(2) ตัวชี้วัดผลงานหลัก (Key Performance Indicators (KPIs)) เป็นตัวชี้วัดผลงานที่สำคัญและมีผลกระทบต่อความสำเร็จระดับองค์กร ระดับหน่วยงาน และระดับบุคคล 

1) เพื่อหาวิธีการวัดผลสำเร็จสำหรับองค์กรในอนาคต โดยมีแนวคิดพื้นฐาน Balanced Scorecard (BSC) เพื่อธุรกิจ
2) เพื่อปรับปรุงแผนกลยุทธ์ของธุรกิจ
3) เพื่อหาเหตุผลสำคัญที่จำเป็นต้องมีระบบวัดผลสำเร็จของแผนกลยุทธ์
4)  เพื่อให้ทราบว่าการดำเนินการไปนั้นประสบผลสำเร็จ หรือล้มเหลวหรือไม่ และสามารถพิจารณาได้ว่าควรสนับสนุนต่อไปหรือไม่

5) เพื่อปรับปรุงการดำเนินงานกล่าวคือ กรณีโครงการประสบความล้มเหลว การประเมินจะช่วยให้ทราบข้อบกพร่องและสามารถเสนอแนะเพื่อปรับปรุงแก้ไขการดำเนินงานได้
6) เพื่อการจัดสรรทรัพยากรให้แก่โครงการต่าง ๆ ที่มีระดับความสำคัญ และจำเป็นต่างกันได้อย่างเหมาะสม
7) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารการดำเนินงาน 

1) ตัวชี้วัดต้องให้ค่าหรือบ่งบอกคุณลักษณะที่ชัดเจนของสิ่งที่จะทำการวัดว่ามีปริมาณหรือคุณลักษณะอย่างไร
2) ตัวชี้วัดต้องนำไปเปรียบเทียบกับเกณฑ์มาตรฐาน หรือเป้าหมายการดำเนินงานที่กำหนด
3).ตัวชี้วัดจะต้องบ่งบอกสถานภาพของสิ่งที่จะวัดเฉพาะในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง หรือขอบเขตบริเวณสถานที่ หรือพื้นที่ ที่ได้ระบุไว้ในการประเมินหรือตรวจสอบเท่านั้น

ค่าของดัชนีชี้วัดการดำเนินงานหลัก
โดยทั่วไปค่าของการชี้วัดจะแสดงออกในรูปของตัวเลขที่สำคัญคือ

1) จำนวน (Number) คือ ตัวเลขที่แสดงถึงจำนวนสิ่งของสิ่งหนึ่ง
2) ร้อยละ (Percentage) คือ จำนวนของเลขกลุ่มหนึ่ง ซึ่งนำมาเปรียบเทียบกับเลขอีกกลุ่ม
3).อัตราส่วน (Ratio) คือ ข้อมูลที่แสดงความสัมพันธ์เปรียบเทียบระหว่างจำนวนของเลขกลุ่มหนึ่งกับจำนวนของเลขอีกกลุ่มหนึ่งซึ่งอยู่ในเหตุการณ์หรือเกี่ยวข้องกัน

4) สัดส่วน (Proportion) คือ ข้อมูลที่แสดงความสัมพันธ์ ระหว่างจำนวนของเลขกลุ่มหนึ่งกับจำนวนของเลขอีกกลุ่มหนึ่ง โดยที่จำนวนเลขในกลุ่มแรกนั้นเป็นส่วนหนึ่งหรือรวมอยู่ในจำนวนของกลุ่มเลขกลุ่มหนึ่ง
5) อัตรา (Rate) คือ อัตราส่วนของเลขจำนวนหนึ่งกับเลขอีกจำนวนหนึ่งภายในระยะเวลาหนึ่ง
6) ค่าเฉลี่ย (Average Mean) คือ ตัวเลขหนึ่งซึ่งเฉลี่ยจากกลุ่มตัวเลขจำนวนหนึ่งที่เป็นประเภทเดียวกัน (รวมค่าของจำนวนตัวเลขตัวอย่างหนึ่งแล้วหารด้วยจำนวนตัวเลขตัวอย่างนั้นทั้งหมด)

1)  มีความสอดคล้องกับ วิสัยทัศน์ ภารกิจ และกลยุทธ์ขององค์กร
2)  ควรแสดงถึงสิ่งที่มีความสำคัญเท่านั้น ซึ่งตัวชี้วัดที่มีความสำคัญนั้นจะมี 2 ลักษณะ ได้แก่ ตัวชี้วัดที่แสดงถึงผลการดำเนินงานที่สำคัญขององค์กรหรือ Performance Indicators และตัวชี้วัดที่ใช้วัดกิจกรรมหรืองานที่มีความสำคัญแต่อาจจะไม่ค่อยผิดพลาด แต่ถ้ากิจกรรมเหล่านั้นมีความผิดพลาดเมื่อไร จะก่อให้เกิดปัญหาอย่างมากแก่องค์กรนิยมเรียกตัวชี้วัดชนิดนี้ว่า Danger Indicators

3) ประกอบด้วยตัวชี้วัดทั้งที่เป็นด้านการเงิน และไม่ใช่การเงิน
4) ประกอบด้วยตัวชี้วัดที่เป็นเหตุ (Lead Indicators) และผล (Lag Indicators)
5) ตัวชี้วัดที่สร้างขึ้นจะต้องมีบุคคลหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบทุกตัว
6) ตัวชี้วัดที่สร้างขึ้นมา ควรเป็นตัวชี้วัดที่องค์กรสามารถควบคุมได้อย่างน้อยร้อยละ 80 เนื่องจากหากมีเกินจะทำให้ไม่สามารถแสดงถึงความสามารถในการดำเนินการที่แท้จริงขององค์กรได้

7) เป็นตัวชี้วัดที่สามารถวัดได้ และเป็นที่เข้าใจของบุคคลทั่วไป
8) ต้องช่วยให้ผู้บริหาร และพนักงานสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ได้ดี เพราะในการใช้ตัวชี้วัดให้เกิดประโยชน์นั้น ไม่ใช่ใช้ตัวชี้วัดเพื่อประเมินการดำเนินงานขององค์กรเท่านั้น แต่ควรจะใช้ตัวชี้วัดในการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญขององค์กรได้ด้วย
9) ตัวชี้วัดที่ดี ต้องไม่ก่อให้เกิดความขัดแย้งภายในองค์กร ซึ่งเป็นข้อควรระวังในการจัดทำตัวชี้วัด 

ความสามารถในงาน (Job Competencies) หมายถึง ความรู้ ทักษะ พฤติกรรม และทัศนคติของผู้ดำรงตำแหน่งงานที่สอดคล้องกับลักษณะความท้าทายหรือความยากของงาน ตัวอย่างเช่น ตำแหน่งพนักงานขับรถของบริษัท มีความท้าทายและความสามารถดังแสดงในตารางที่ 4

5.6 กำหนดวุฒิการศึกษา (Education) การกำหนดวุฒิการศึกษาให้กำหนดวุฒิการศึกษาขั้นต่ำที่ต้องการ ไม่ใช่กำหนดจากวุฒิการศึกษาของผู้ดำรงตำแหน่งในปัจจุบัน ควรจะมีการระบุให้ชัดเจนว่าวุฒิการศึกษาอะไร สาขาอะไร เช่น
- มัธยมศึกษาปีที่ 6
- ปริญญาตรี วิศวกรรมศาสตร์ สาขาอุตสาหการ
- ปริญญาตรี บริหารธุรกิจ สาขาการตลาด

การกำหนดวุฒิการศึกษาไม่ควรกำหนดว่า "สาขาอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง" ถ้าทราบว่าสาขาใดบ้างที่เกี่ยวข้อง ขอให้ระบุลงไปให้ชัดเจนเลย เช่น สาขาบัญชี สาขาการเงิน สาขารัฐศาสตร์ สาขานิติศาสตร์ หรือสาขาจิตวิทยา การกำหนดวุฒิการศึกษาในใบพรรณนางานนี้ อย่าเพิ่งไปนึกถึงการสรรหา แต่ต้องนึกเสมอว่าวุฒิการศึกษาที่ต้องการจริง ๆ นั้นคือวุฒิการศึกษาอะไร สาขาอะไร แต่เมื่อถึงเวลาที่จะต้องสรรหาพนักงานใหม่มาดำรงตำแหน่งนั้น สามารถปรับเปลี่ยนวุฒิการศึกษาได้ตามสถานการณ์ เมื่อถึงตอนนั้นเราสามารถระบุลงในการโฆษณารับสมัครงานได้ว่า "สาขาอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง" ได้ แต่ไม่ควรระบุตั้งแต่การจัดทำใบพรรณนางาน  

5.7 กำหนดประสบการณ์ (Working Experience) การกำหนดประสบการณ์ในการทำงาน อย่ากำหนดจากประสบการณ์ของผู้ดำรงตำแหน่งงานในปัจจุบันเป็นเกณฑ์ ควรจะกำหนดประสบการณ์โดยพิจารณาจากลักษณะงานในตำแหน่งงานนั้น ๆ ว่าจำเป็นหรือไม่ที่จะต้องสรรหาคนที่มีประสบการณ์เข้ามาทำงาน ถ้าไม่จำเป็นก็ไม่ต้องระบุไว้ แต่ถ้าต้องการคนที่มีประสบการณ์ ควรระบุให้ชัดเจนว่าเป็นประสบการณ์การทำงานในด้านไหน เช่น ประสบการณ์ด้านการขับรถมาแล้วไม่ต่ำกว่า 3 ปี และเคยขับรถส่งเอกสารในเขตกรุงเทพฯ และปริมณฑลมาแล้วไม่ต่ำกว่า 1 ปี 

5.8 กำหนดคุณสมบัติอื่น ๆ (Other) สำหรับคุณสมบัติอื่น ๆ ไม่จำเป็นต้องระบุไว้ในทุกตำแหน่ง ควรระบุเฉพาะตำแหน่งที่ต้องการคุณสมบัติพิเศษอื่น ๆ นอกเหนือจากความสามารถในงาน (Job Competencies) วุฒิการศึกษา และประสบการณ์เท่านั้น เช่น มีใบอนุญาตขับขี่รถยนต์ ติดต่อสื่อสารโดยใช้ภาษาอังกฤษได้ ในบางตำแหน่งอาจจะมีคุณสมบัติบางอย่างที่กฎหมายกำหนด เช่น มีใบประกอบวิชาชีพเฉพาะ บางตำแหน่งต้องการผู้ที่สามารถเดินทางไปต่างจังหวัด หรือต่างประเทศได้ 

สำหรับหน้าที่ในการจัดทำใบพรรณนางานนั้น เป็นหน้าที่ของผู้บังคับบัญชาของตำแหน่งงานนั้น ๆ โดยที่ฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์จะทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาในการตรวจสอบวิธีการเขียนและการจัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้อง ซึ่งถ้าเป็นไปได้ควรจัดทำใบพรรณนางานตั้งแต่ยังไม่ได้รับคนเข้ามาทำงาน เมื่อจัดทำใบพรรณนางานเสร็จแล้ว ควรจะชี้แจงให้พนักงานผู้ดำรงตำแหน่งรับทราบหรืออาจจะถ่ายสำเนาให้พนักงานเก็บไว้ด้วยก็ได้ เพราะจะทำให้เกิดความชัดเจนในการปฏิบัติงานมากยิ่งขึ้น

ในกรณีที่งานตำแหน่งนั้น ๆ ต้องเป็นกรรมการต่าง ๆ โดยตำแหน่ง ควรระบุไว้เป็นกลุ่มงานหลักอีกกลุ่มหนึ่งและวิเคราะห์เหมือนกับกลุ่มงานหลักทั่วไป แต่ถ้าการเป็นกรรมการนั้นไม่ขึ้นอยู่กับตำแหน่ง แต่จะเปลี่ยนไปตามตัวบุคคลผู้ดำรงตำแหน่ง ไม่ควรระบุไว้ในใบพรรณนางาน เพราะในบางตำแหน่งมีผู้ดำรงตำแหน่งหลายคน บางคนไม่ได้เป็นกรรมการ

1. กำหนดนโยบายการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศให้เป็นไปในแนวทางเดียวกับนโยบายการดำเนินงานของบริษัท
2..กำหนดมาตรฐานงานของระบบคอมพิวเตอร์ทั้งหมด อาทิ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และระบบเครือข่าย ฯลฯ ให้เหมาะสมกับการดำเนินธุรกิจของบริษัท

3..ควบคุมดูแลการพัฒนาแอพพลิเคชั่นและซอฟท์แวร์ ทั้งของบริษัทพัฒนาเองหรือของบุคคลภายนอกให้สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้งานของแต่ละหน่วยงาน
4. ศึกษาวิทยาการใหม่ ๆ ทางเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อนำมาปรับปรุงและประยุกต์ใช้กับเทคโนโลยีสารสนเทศของบริษัท
5. ให้ความรู้ทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ และการใช้งานต่าง ๆ แก่ผู้ใช้คอมพิวเตอร์ภายในบริษัท

1. วิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับระบวนการทำงานและความต้องการพัฒนาโปรแกรมและซอฟท์แวร์ต่าง ๆ ของผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์
2..ควบคุมดูแลนักพัฒนาระบบหรือนักเขียนโปรแกรมในการวิเคราะห์ระบบ การพัฒนาการทดสอบและประเมินผลซอฟต์แวร์ รวมทั้งจัดเตรียมคู่มือการใช้งานเพื่อตอนสนองความต้องการของผู้ใช้งาน
3. ให้ความรู้เกี่ยวกับการใช้งานโปรแกรมหรือซอฟท์แวร์ต่าง ๆ แก่ผู้ใช้งาน
4. อาจเข้าร่วมประเมินผลซอฟท์แวร์และแอพพลิเคชั่นที่ได้รับการเสนอขายจากบุคคลภายนอก

1. ให้คำแนะนำผู้ใช้งานทางด้านซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์
2. ร่วมพิจารณาในการจัดซื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์มาตรฐาน
3. ดูแลระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ของบริษัท อาทิ ระบบ LAN อีเมล์ อินเตอร์เน็ต อินทราเน็ต
4. ดูแลระบบบริหารระบบฐานข้อมูลของบริษัท รวมทั้งสำรองข้อมูลในฐานข้อมูลของระบบงานทั้งหมด

คุณสมบัติ
การศึกษา ปริญญาตรีคอมพิวเตอร์ ประสบการณ์ ผ่านงานด้านการบริหารเครือข่ายและฐานข้อมูลไม่ต่ำกว่า 2 ปี

คุณสมบัติ
การศึกษา ปริญญาตรีคอมพิวเตอร์ ประสบการณ์ ผ่านงานด้านการเขียนโปรแกรมและวิเคราะห์ระบบไม่ต่ำกว่า 5 ปี

1. ไม่มีการกำหนดภารกิจหลักขององค์กรและหน้าที่หลักของหน่วยงานที่ชัดเจน องค์กรต่าง ๆ มักจะมุ่งเน้นการเขียนใบพรรณนางานของตำแหน่งมากกว่าการวิเคราะห์หน้าที่งานขององค์กรและกระจายลงมาสู่หน่วยงาน ขาดการกำหนดหน้าที่หรือภารกิจหลักขององค์กรที่ชัดเจน ไม่มีการตรวจสอบว่าภารกิจหลักขององค์กรนั้นได้ถูกกระจายไปสู่หน่วยงานต่าง ๆ ครบถ้วนหรือไม่ ในขณะเดียวกันไม่มีการเขียนหน้าที่หลักของหน่วยงาน เพื่อใช้เป็นมาตรฐานในการตรวจสอบว่าหน้าที่หลักของตำแหน่งงานภายใต้หน่วยงานนั้น ๆ สอดคล้องกันหรือไม่

2. ใบพรรณนางานไม่ได้นำไปใช้ในหน่วยงานอย่างจริงจัง เกือบทุกองค์กรได้จัดทำใบพรรณนางาน แต่ไม่ได้นำไปใช้งานใด ๆ เพราะไม่รู้ว่าจะนำไปใช้ทำอะไร องค์กรไหนที่มีระบบมาตรฐานสากลก็ใช้ประโยชน์เพียงเป็นการยืนยันกับผู้ตรวจสอบภายนอกเท่านั้น

3. ใบพรรณนางานเก็บอยู่ที่ฝ่ายบุคคล ส่วนใหญ่แล้วใบพรรณนางานมักจะถูกเก็บไว้ที่ฝ่ายบุคคล และไม่มีสำเนาไว้ที่หัวหน้างานหรือต้นสังกัดเลย ด้วยเหตุผลที่ว่าถ้าเก็บไว้ที่ต้นสังกัดแล้วกลัวเอกสารหาย เมื่อฝ่ายบุคคลเก็บไว้นาน ๆ เอกสารนี้ก็กลายเป็นเอกสารสำคัญที่ต้องเก็บรักษาไว้อย่างดี     

เพราะถ้าหายแล้วจะถูกตำหนิจากผู้ตรวจสอบระบบมาตรฐานสากลต่าง ๆ เก็บไปมาจนกลายเป็นสิ่งที่ต้องห้ามใครมาขอไม่ได้ ไม่ให้ถ่ายเอกสาร ไม่ให้ดูหรือดูได้แต่ให้มาดูที่ฝ่ายบุคคลเท่านั้น พนักงานรุ่นแรก ๆ ที่มีการจัดทำใบพรรณนางานอาจเคยได้เห็นบ้าง แต่พอมีพนักงานเข้าใหม่รุ่นต่อ ๆ ไป อาจจะไม่เคยเห็นใบพรรณนางานอีกเลย

4. งานรองกลายเป็นงานหลัก ผู้ปฏิบัติงานบางตำแหน่งงานต้องทำงานในตำแหน่งงานอื่นด้วย หรือที่เรียกว่างานรองนั่นเอง งานรองอาจจะเกิดจากที่ยังไม่มีคนในตำแหน่งงานนั้น ๆ หรืออาจเกิดจากคนในตำแหน่งงานอื่นสามารถทำงานได้เก่งกว่าดีกว่า จนกลายเป็นหน้าที่ประจำของตำแหน่งงานอื่นไปเลย

5. ใบพรรณนางานไม่ตรงกับงานที่ทำจริง เมื่อมาเปรียบเทียบกับสิ่งที่ระบุไว้ในใบพรรณนางาน ในหลาย ๆ กรณีใบพรรณนางานไม่ตรงกับงานที่เขาทำจริง อาจด้วยสาเหตุหลายประการด้วยกัน เช่น ไม่มีการปรับปรุง แก้ไข ใบพรรณนางานเมื่องานเปลี่ยนแปลงไป หรือคนเขียนใบพรรณนางาน ไม่ได้ลงไปดูการปฏิบัติงานจริง ๆ ว่างานในตำแหน่งงานนั้น ๆ เขาทำอะไรบ้าง

6. มีการทำงานซ้ำซ้อนระหว่างตำแหน่งงาน ด้วยสาเหตุที่ไม่มีใครมาคอยตรวจสอบว่าในแต่ละช่วงเวลานั้น งานทั้งหมดขององค์กรมีอะไรบ้าง มีงานไหนบ้างที่ไม่จำเป็นต้องมีแล้ว มีงานไหนบ้างที่เกิดขึ้นใหม่ และรวมถึงการตรวจสอบดูว่ามีการทำงานซ้ำซ้อนกันบ้างหรือไม่ ทั้งการซ้ำซ้อนระหว่างตำแหน่งงานภายในหน่วยงานหรือซ้ำซ้อนระหว่างตำแหน่งงานต่างหน่วยงาน ซึ่งเมื่อเกิดการทำงานซ้ำซ้อนจะทำให้องค์กรเสียทรัพยากรบางอย่างมากขึ้น เช่น

แทนที่จะใช้คนเพียงคนเดียวในการทำงานเรื่องหนึ่ง อาจจะต้องใช้คนทำงานถึงสองคน เพราะสองคนนี้อยู่คนละหน่วยงานกัน หัวหน้าแต่ละหน่วยงานก็จะขอคนเพิ่มอย่างน้อยหนึ่งคน แม้ว่างานที่รับผิดชอบนั้นจะต้องการคนทำงานเพียงวันละครึ่งเวลาทำงาน แต่ถ้างานนั้น ๆ มาอยู่รวมกันที่หน่วยงานเดียวก็สามารถใช้คนเพียงคนเดียวได้ หรือแทนที่ต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์สองเครื่อง เพราะคนทำงานคนละคนกันก็ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เพียงเครื่องเดียวเท่านั้น 

7. หัวข้ออื่น ๆ ที่ได้รับมอบหมายมีทุกตำแหน่งงาน เนื่องจากการเขียนหน้าที่ในใบพรรณนางานด้วยวลี "อื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย" ซึ่งจะถูกเขียนไว้ในข้อสุดท้ายของหน้าที่งาน

8. คุณสมบัติของผู้ดำรงตำแหน่งงานไม่ชัดเจน เนื่องจากการกำหนดคุณสมบัติผู้ดำรงตำแหน่งงานไว้ค่อนข้างกว้างมาก เช่น วุฒิการศึกษาปริญญาตรีวิทยาศาสตร์สาขาชีววิทยา หรือสาขาอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง 

9. ไม่มีระบบการทบทวนระบบการบริหารใบพรรณนางาน โดยเฉพาะการประชุมระดับผู้บริหารในองค์กร มักจะไม่มีวาระการประชุมเกี่ยวกับการทบทวนระบบการบริหารใบพรรณนางาน

10. ผู้บริหารไม่เห็นความสำคัญของใบพรรณนางาน อาจจะเนื่องมาจากระบบการบริหารใบพรรณนางานขององค์กรไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอที่จะทำให้ผู้บริหารเห็นความสำคัญ ซึ่งผู้บริหารจะเห็นความสำคัญของใบพรรณนางาน ถ้าเขาทราบว่ามันสามารถทำอะไรได้บ้าง ถ้าไม่ทำแล้วจะเกิดอะไรขึ้นกับองค์กร ทั้งในระยะสั้นและระยะยาว

1. ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับตำแหน่งงาน ควรจะแสดงให้เห็นว่าตำแหน่งงานนั้น ๆ มีชื่อตำแหน่งเป็นภาษาไทยภาษาต่างประเทศอย่างไร สังกัดหน่วยงานใด ขึ้นตรงกับตำแหน่งอะไร เพื่อให้ทราบข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานที่ชัดเจน

2. วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน ควรเขียนแบบพรรณนาสั้น ๆ เพื่อให้เห็นว่างานหลักของตำแหน่งงานนี้คืออะไร ทำเพื่ออะไร เช่น รับผิดชอบในการวางแผน การบริหารการผลิตเพื่อให้การกระบวนการผลิตมีประสิทธิภาพโดยสามารถลดคอขวด (Bottle Neck) และเวลาสูญเปล่า (Idle Time) ในกระบวนการผลิตลง ถ้าอ่านแค่นี้ก็คงจะพอทราบว่าตำแหน่งงานนี้เป็นตำแหน่งงานระดับบริหารโดยสังเกตจากคำว่าการวางแผน การบริหารงาน ขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบคือกระบวนการผลิต วัตถุประสงค์ที่องค์กรมีตำแหน่งงานนี้ขึ้นมาเพื่อให้สามารถลดคอขวด และเวลาสูญเปล่า

3. หน้าที่ความรับผิดชอบหลัก เป็นส่วนสำคัญที่สุดของใบพรรณนางาน เพราะเป็นส่วนที่จะนำไปสัมพันธ์กับระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน ซึ่งต้องแสดงให้เห็นว่าตำแหน่งงานนั้นมีหน้าที่หลักอะไรบ้าง กิจกรรมหลักคืออะไร ผลที่องค์กรคาดหวังจากแต่ละกลุ่มงานคืออะไร ตัวชี้วัดผลงาน (Performance Indicators (PIs)) คืออะไร ตัวชี้วัดผลงานตัวใดบ้างที่เป็นตัวชี้วัดผลงานหลักของตำแหน่งงาน (Key Performance Indicators (KPIs)) ดังแสดงตัวอย่างของตำแหน่งเจ้าหน้าที่สรรหาในตารางที่ 5 

4. ความท้าทายของงาน เพื่อให้เห็นว่างานตำแหน่งนั้นต้องทำงานยากหรือท้าทายอย่างไรบ้าง ซึ่งนอกจากจะนำไปใช้ในการประเมินค่างานแล้ว ยังสามารถนำไปใช้เป็นข้อมูลในการวิเคราะห์ความสามารถของผู้ดำรงตำแหน่งได้อีกด้วย เช่น ความท้าทายของตำแหน่งงานด้านการขาย คือ ต้องสร้างความสมดุลระหว่างผลประโยชน์ของบริษัทกับความพึงพอใจของลูกค้า ต้องเป็นคนที่มีการเจรจาต่อรองเก่ง ต้องมีมนุษยสัมพันธ์ดี ต้องปรับตัวเข้ากับทุกคนได้

5. ผังการบริหารงานและผู้ใต้บังคับบัญชา จะแสดงให้เห็นว่าตำแหน่งงานนั้นมีสายการบังคับบัญชาเป็นอย่างไร ทั้งตำแหน่งผู้บังคับบัญชา และตำแหน่งผู้ใต้บังคับบัญชา สำหรับตำแหน่งงานของผู้ใต้บังคับบัญชาควรจะระบุขอบเขตงานไว้อย่างคร่าว ๆ ดังแสดงตัวอย่างขอบเขตงานของตำแหน่งเจ้าหน้าที่ฝ่ายขายในตารางที่ 6

6. อำนาจดำเนินการ เพื่อบ่งบอกว่าผู้ดำรงตำแหน่งงานนั้นจะสามารถดำเนินการอนุมัติอะไรได้บ้าง เช่น เบิกเงินสดล่วงหน้าได้ไม่เกิน 5,000 บาท เป็นตัวแทนบริษัทในการทำสัญญาผูกพันเรื่องการซื้อสินค้าที่มีมูลค่าไม่เกิน 50,000 บาท

7. การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น เพื่อแสดงให้เห็นว่าตำแหน่งงานนั้นจะต้องติดต่อกับหน่วยงานใดบ้างทั้งภายในและภายนอกองค์กร ติดต่อเรื่องอะไร ติดต่อบ่อยแค่ไหน 

8. คุณสมบัติผู้ดำรงตำแหน่งงาน เป็นส่วนสำคัญของใบพรรณนางาน เพราะสามารถนำไปสัมพันธ์กับการบริหารงานในด้านต่าง ๆ ได้อีกด้วย เช่น การสรรหา-คัดเลือก การพัฒนาฝึกอบรม และเรื่องการประเมินผลการปฏิบัติงาน โดยควรมีการระบุคุณสมบัติเพิ่มเติมที่สำคัญคือ วุฒิการศึกษา ระสบการณ์การทำงาน ความสามารถประจำตำแหน่งงาน (Job Competency) โดยจะแบ่งออกเป็น 3 กลุ่มคือ ความรู้ (Knowledge) ทักษะอะไรบ้าง (Skills) และความสามารถในการบริหารจัดการ (Mental Abilities) ดังแสดงตัวอย่างความสามารถประจำตำแหน่งงานในตารางที่ 7

ซึ่งการจัดทำหรือพัฒนาใบพรรณนางานควรจะสามารถนำผลที่ได้จากแต่ละส่วนไปใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่ ซึ่งถ้าองค์กรใดมีระบบอื่น ๆ รองรับหัวข้อบางหัวข้อของใบพรรณนางานอยู่แล้ว เช่น ผังการดำเนินงานที่เป็นระบบ คู่มืออำนาจดำเนินการ ก็ไม่จำเป็นต้องใส่หัวข้อเหล่านี้ไว้ในใบพรรณนางาน

1. เป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์หาความต้องการด้านความรู้ (Knowledge) และทักษะ (Skill) ที่จำเป็นในตำแหน่งงานต่าง ๆ
2. เป็นเครื่องมือสื่อสารกับพนักงาน ถึงบทบาทหน้าที่ของแต่ละบุคคล ถ้าจะให้ดีกว่านั้น ต้องสามารถบอกถึงความคาดหวังของหัวหน้างาน หรือขององค์กรต่อตำแหน่งงานนั้น ไม่ว่าจะเป็นกรณีพนักงานเข้าใหม่ หรือพนักงานที่มีการปรับเปลี่ยนหน้าที่ความรับผิดชอบ รวมทั้งกรณีที่มีการปรับเปลี่ยนลักษณะงาน

3. ใช้ในการประเมินค่างาน
4. เป็นข้อมูลในการทำความเข้าใจรายละเอียดแต่ละตำแหน่งงาน เพื่อใช้ประโยชน์ในการสรรหา-ว่าจ้าง
5. เป็นเครื่องมือในการทบทวนบทบาทหน้าที่ของพนักงาน
6. เป็นเครื่องมือในการทบทวนผลการปฏิบัติงานของพนักงาน ว่าพนักงานสามารถทำงานได้ตามที่คาดหวังหรือไม่

ซึ่งการจัดทำใบพรรณนางานเป็นสิ่งที่มีความสำคัญและจะต้องมีการปรับปรุงให้ถูกต้องอยู่เสมอ โดยที่จะต้องให้ผู้บังคับบัญชาทราบถึงความจำเป็นที่จะต้องปรับปรุงให้ถูกต้อง ตลอดจนเขาต้องสามารถเขียน  วิเคราะห์ และนำไปใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะเป็นสิ่งที่มีคุณค่าที่จะเกิดประโยชน์อย่างจริงจัง และจะทำให้การบริหาร มีความถูกต้อง สอดคล้อง กับความเป็นจริง ลดอคติ ลำเอียง ในการประเมิน และที่สำคัญควรมีการอธิบายให้หัวหน้างานเข้าใจ เห็นความสำคัญ มีการปรับปรุงให้ทันสมัยและนำไปใช้ได้อย่างถูกต้อง ซึ่งการจัดทำใบพรรณนางานอย่างมีประสิทธิภาพ และนำมาใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่จะทำให้องค์กรวิสาหกิจได้รับประโยชน์ที่สำคัญคือ

1. ลดขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อนระหว่างหน่วยงานภายในองค์กร
2. ทำให้องค์กร ธุรกิจสามารถคัดเลือก คัดสรรบุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถตรงตามตำแหน่งงานที่ต้องการ
3. ผลความคาดหวังของตำแหน่งงานกับขององค์กรเป็นไปในทิศทางเดียวกัน
4. องค์กร ธุรกิจมีตัวชี้วัดผลงานหลักที่สามารถชี้วัดความสำเร็จระดับองค์กร ระดับหน่วยงาน และระดับบุคคลอย่างเป็นรูปธรรม และชี้วัดได้อย่างเหมาะสมภายในองค์กร ธุรกิจ

5. ช่วยลดอัตราการออกจากงานของพนักงานในองค์กร
6. ทำให้พนักงานมีความก้าวหน้าในสายอาชีพของตนเอง
7. ทำให้พนักงานรับทราบ และปฏิบัติตามขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบตามตำแหน่งงาน

8. ทำให้องค์กร ธุรกิจมีแนวทาง เทคนิคในการพัฒนาใบพรรณนางาน
9. ลดการประสบสอพลอ เนื่องจากมีระบบการประเมินผลการปฏิบัติงานที่สัมพันธ์กับการจ่ายค่าจ้าง-ตอบแทน
10. สามารถตรวจสอบการปฏิบัติงาน ผลการปฏิบัติงานของพนักงานได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว และผลการตรวจสอบเป็นที่ยอมรับของพนักงาน

11. ทำให้พนักงานมีขวัญและกำลังใจในการทำงานที่ดีเยี่ยม เนื่องจากได้รับค่าจ้าง ค่าตอบแทนตามที่ได้ทุ่มเทเสียสละในการปฏิบัติหน้าที่ในตำแหน่งงานนั้น
12. ทำให้ตำแหน่งงานภายในองค์กร ธุรกิจมีลักษณะผลประโยชน์ที่ขัดแย้งกัน กล่าวคือทำให้เกิดการตรวจสอบและถ่วงดุลอำนาจซึ่งกันและกันขึ้น

13. ทำให้เกิดความขัดแย้งขึ้นที่เป็นความขัดแย้งแบบส่งเสริมมากกว่าเป็นความขัดแย้งแบบหักล้างของบุคลากรภายในองค์กร ธุรกิจ
14. การพัฒนาองค์กรเป็นแบบต่อเนื่อง เนื่องจากผู้บริหารองค์กรทราบข้อมูลความสำเร็จจากตัวชี้วัดผลงานหลัก
15. องค์กร ธุรกิจมีประสิทธิภาพและศักยภาพในการแข่งขันที่สูง 

1. สนั่น เถาชารี. (2552).การจัดทำแผนพัฒนาบุคลากรรายบุคคล. Technic Magazine, 25(296), 125-133.
2. สนั่น เถาชารี. (2550). กลยุทธ์การพัฒนาบุคลิกภาพเชิงอุตสาหกรรม. Industrial Technology Review, 13 (168), 158-163.
3. สนั่น เถาชารี. (2552). กลยุทธ์การบริหารความสามารถประจำตำแหน่งงาน (Job Competency). Industrial Technology Review, 15(191), 140-149.
4. สนั่น เถาชารี. (2551). กลยุทธ์การบริหารค่าตอบแทน (Compensation Management). Industrial Technology Review, 14(180), 151-158.
5. สนั่น เถาชารี. (2551). กลยุทธ์การบริหารงานโดยเน้นเป้าหมายและกระบวนการทำงานขององค์กรเป็นหลัก. Industrial Technology Review, 14(182), 146-151.
6. www.siamhrm.com
7. www.hrcenter.com
8. https://en.wikipedia.org/wiki/Job_description#Job_summary