อธิบายภาพรวมของ ประโยชน์ของการประเมินผลการปฏิบัติงาน น้อยคนจะรู้

ประโยชน์ของการประเมินผลการปฏิบัติงาน

ทำไมต้องมีการประเมินผลการปฏิบัติงาน  (Performance: Why do it?)
วั        ตถุประสงค์รวมๆ ของการประเมินผลการปฏิบัติงานคือการวัดว่าคนหนึ่งคนทำงานได้ดีแค่ไหนเพียงไร ผลการประเมินอันนี้ จะเป็นตัวกำหนดการตัดสินใจเกี่ยวกับอนาคตของพนักงาน   นอกจากนั้น การประเมินผลงานมักจะถูกนำไปเป็นตัววัดเทคนิคการเลือกสรรพนักงานอยู่เสมอว่าเหมาะสมหรือไม่ ด้วยเหตุนี้ วัตถุประสงค์กว้างๆ ของการประเมินผลการปฏิบัติงานจึงมีอยู่ 2 ประการด้วยกันคือ

(1) เพื่อการจัดการ ซึ่งหมายถึงไปใช้ในทางการในการบริหารคนได้แก่ การขึ้นค่าจ้างและการเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง และ

(2) การวิจัย โดยมากมักจะเป็นไปเพื่อสนับสนุนความมีประสิทธิผลของเครื่องมือการเลือกสรร

วัตถุประสงค์ของการประเมินมีผลกระทบต่อผลการประเมินที่ได้หรือไม่หรืออีกนัยหนึ่ง หัวหน้างานแจ้งผลการประเมินที่ต่างออกไปให้กับลูกน้องเมื่อรู้ว่าผลการประเมินนั้นจะมีผลโดยตรงต่อลูกน้องมากกว่าเมื่อจะนำผลการประเมินที่ได้ไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางการวิจัยทั้งหมดใช่หรือไม่? คำตอบคือใช่ 
ในการศึกษาผู้บังคับบัญชาชั้นต้นจำนวน 223 รายในบริษัท 500 อันดับของฟอร์จูน ผลการศึกษาพบว่าผู้บังคับบัญชาให้ความสำคัญต่อการรักษาพนักงานเอาไว้เมื่อรู้ว่าการประเมินนั้นจะใช้เพื่อการตัดสินใจในทางการจัดการคน ทางการตัดสินใจที่มีผลต่อความก้าวหน้าในงานของผู้ใต้บังคับบัญชาของเขา (Harris, Smith & Champaign, 1995)

 เหตุผลของนายจ้างและพนักงานในการประเมินผลการปฏิบัติงาน
 ประโยชน์ของการประเมินผลการปฏิบัติงานมุมมองของนายจ้าง

1. แม้การวัดผลจะไม่สมบูรณ์ แต่ก็สามารถชี้ให้เห็นถึงผลการปฏิบัติงานที่แตกต่างกันของแต่ละคนได้
2. อาจต้องจัดทำเอกสารประเมินผลการปฏิบัติงานและผลสะท้อนกลับเพื่อเป็นหลักฐานทางกฎหมาย
3. การประเมินจะช่วยวางรากฐานในการสร้างระบบคุณธรรม (Merit system) และระบบการให้รางวัล (Bonus system)
4. มาตรฐานและขอบข่ายการประเมินผลงานนี้สามารถนำไปกำหนดเป้าหมายเชิงยุทธศาสตร์และกำหนดความคาดหวังต่อผลการปฏิบัติงานได้ชัดเจนมากขึ้น
5. การให้ผลสะท้อนกลับเป็นรายบุคคลถือเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการบริหารผลการปฏิบัติงาน
6. แม้จะเน้นการประเมินรายบุคคล แต่สามารถนำการทำงานเป็นทีมมาเป็นเกณฑ์ในการประเมิน และกำหนดให้ทีมงานเป็นจุดหลักของการประเมินได้
 มุมมองของพนักงาน
1. ผลสะท้อนกลับในการปฏิบัติงานเป็นสิ่งจำเป็นและพึงปรารถนา
2. ต้องประเมินเพื่อปรับปรุงผลการปฏิบัติงาน
3. เพื่อความยุติธรรม ต้องสามารถวัดระดับผลการปฏิบัติงานที่แตกต่างกันในกลุ่มคนงานได้ และระดับที่แตกต่างกันนี้จะมีกระทบต่อผลที่จะเกิดขึ้นตามมา
4. การประเมินและการรับทราบระดับผลการปฏิบัติงานช่วยจูงใจให้เกิดการพัฒนาผลการปฏิบัติงาน

 ต้องมีคำอธิบายว่าทำไมพนักงานบางคนจึงได้รับเลื่อนตำแหน่ง ถูกไล่ออก หรือ ได้ขึ้นเงินเดือนต่างจากคนอื่น ๆ เรื่องนี้อภิปรายโดยย่อได้ดังนี้ การตัดสินใจของฝ่ายบุคคลโดยพิจารณาจากการประเมินผลการปฏิบัติงานย่อมต้องเป็นไปตามมาตรฐานทางกฎหมายเช่นเดียวกับการทดสอบ ซึ่งการทดสอบและการประเมินผลการปฏิบัติงานถือเป็นเทคนิคในการปฏิบัติงานของฝ่ายบุคคลอยู่แล้ว ถึงแม้ว่าการประเมินผลการปฏิบัติงานอาจก่อให้เกิดปฏิกิริยาต่อต้านจากพนักงานบางส่วนบ้าง แต่การตัดสินใจของฝ่ายบุคคลโดยปราศจากหลักเหตุและผลก็เป็นทางเลือกที่ยอมรับไม่ได้เช่นกัน Cardy (1998) สรุปเหตุผลของนายจ้างและพนักงานในการประเมินผลการปฏิบัติงานไว้แล้ว ดังรูปภาพ 7-1

การนำผลลัพธ์ที่ได้จากการประเมินผลการปฏิบัติงานไปใช้
 ผลลัพธ์ที่ได้จากการประเมินผลการปฏิบัติงานสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับงานบริหารได้อีกหลายงาน (ดูรูปภาพ 7-1) ดังที่ได้อภิปรายไว้ในบทที่ 3 เกณฑ์การประเมินนำมาจากขั้นตอนการวิเคราะห์งาน ในทางกลับกัน เกณฑ์ดังกล่าวก็เป็นพื้นฐานในการประเมินเช่นกัน การนำข้อมูลที่ได้จากการประเมินผลการปฏิบัติงานไปใช้เท่าที่สำคัญมีดังนี้

ประโยชน์ของการประเมินผลการปฏิบัติงาน: ความต้องการการฝึกอบรม  (Training requirements)
การวัดผลการปฏิบัติงานอย่างรอบคอบสามารถทำให้มองเห็นจุดอ่อน การไม่รู้ ไม่มีทักษะ และไม่มีความสามารถ เมื่อเราหาพบ สิ่งเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ด้วยการจัดการฝึกอบรมให้  บางครั้งเราพบว่าพนักงานทั้งหมดหรือทั้งแผนกทำงานไม่เป็นในเรื่องบางเรื่องทั้งที่เป็นงานประจำของเขา ข้อมูลเหล่านี้เป็นประโยชน์ต่อการจัดทำแผนการฝึกอบรมทั้งพนักงานเก่าและใหม่เพื่อขจัดข้อบกพร่องเหล่านั้น ผลการประเมินสามารถนำมาใช้ความมีประสิทธิผลของโปรแกรมการฝึกอบรมได้ด้วยการพิจารณาว่าผลทำงานของเขาหลังจากอบรมไปแล้วพัฒนาดีขึ้นหรือไม่

ประโยชน์ของการประเมินผลการปฏิบัติงาน:การฝึกอบรม
ข้อมูลการประเมินผลการปฏิบัติงานที่นำมาใช้ประโยชน์มากที่สุดน่าจะเป็น ผลสะท้อนกลับของพนักงาน ผลสะท้อนกลับนี้จะนำมาเป็นพื้นฐานในการวิเคราะห์ตัวบุคคลซึ่งจะอภิปรายกันในบทถัดไป ผลสะท้อนกลับแสดงถึงจุดแข็งและจุดอ่อนของพนักงาน แน่นอนว่าการประเมินผลงานควรจะเชื่อมโยงกับลักษณะนิสัยที่เกี่ยวข้องกับงานเท่านั้น ความบกพร่องหรือจุดอ่อนถือเป็นเป้าหมายของการฝึกอบรม การฝึกอบรมควรจัดขึ้นเฉพาะในส่วนที่ผลการปฏิบัติงานย่ำแย่อันเนื่องมาจากตัวบุคคลเท่านั้น ไม่เกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อมในการทำงาน หัวหน้างานมีบทบาทสำคัญในการช่วยพัฒนาทักษะของพนักงาน แม้ว่าโดยคำนิยามแล้ว การประเมินผลการปฏิบัติงานจะเป็นเรื่องของการวัดผล แต่ในบริบทนี้ก็สามารถนำมาใช้เป็นตัวช่วยวิเคราะห์หาสาเหตุ (ของความบกพร่อง)ได้ด้วย เพราะพนักงานบางคนจะไม่ยอมรับจุดอ่อนของตนเอง หัวหน้างานที่สนับสนุนลูกน้องจะทำหน้าที่ได้มีประสิทธิผลมากกว่าหัวหน้างานที่ชอบจับผิดและดุลูกน้อง รายละเอียดเพิ่มเติมจะกล่าวต่อไปในบทนี้

ประโยชน์ของการประเมินผลการปฏิบัติงาน:ค่าจ้าง การเลื่อนตำแหน่ง และการตัดสินใจทางการบริหารคน  (Pay, promotion, and other personnel decisions)
 คนส่วนใหญ่เชื่อว่าเขาควรได้รับรางวัลเมื่อทำงานได้สูงกว่าค่าเฉลี่ย หรือทำงานได้ยอดเยี่ยม ตัวอย่างเช่น การเรียนในมหาวิทยาลัย คะแนนที่ยุติธรรมหมายถึง คะแนนสอบ หรือคะแนนที่ได้จากการทำรายงานส่งอาจารย์ดีกว่าเพื่อนร่วมชั้นคนอื่นนั่นหมายถึงคุณจะต้องได้คะแนนสูงกว่า
ค่าตอบแทนอาจจะอยู่ในรูปของการขึ้นเงินเดือน โบนัส การเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง หรือการโดนย้ายไปยังตำแหน่งที่มีโอกาสก้าวหน้ามากกว่า การรักษาขวัญและกำลังใจในการทำงาน การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ ไม่สามารถปล่อยให้เป็นให้เป็นไปตามอำเภอใจของหัวหน้างานคนๆเดียว หรืออคติของหัวหน้างานได้ แต่ต้องอยู่บนพื้นฐานของการวัดอย่างเป็นระบบ ผลที่ได้จากการประเมินเป็นพื้นฐานของการตัดสินใจในสายอาชีพของพนักงาน และยังช่วยให้ค้นพบศักยภาพในการสร้างองค์กรให้เติบโต

ประโยชน์ของการประเมินผลการปฏิบัติงาน:การบริหารเงินเดือนและค่าตอบแทน 
ข้อมูลการประเมินผลการปฏิบัติงานนำมาใช้ประกอบการขึ้นเงินเดือนมากเป็นลำดับสอง  โดยส่วนมากแล้ว ผลการปฏิบัติงานถือเป็นส่วนหนึ่งในการพิจารณาปรับเงินเดือน เราสามารถออกแบบการประเมินเพื่อให้การประเมินผลและอัตราการขึ้นเงินเดือนมีความสัมพันธ์กันโดยตรงได้ ตัวอย่างเช่น พนักงานที่มีผลการปฏิบัติงานอยู่ในระดับสูงจำนวนร้อยละ 10 ของพนักงานทั้งหมดจะได้ขึ้นเงินเดือนร้อยละ 12  ในทางกลับกัน พนักงานที่มีผลการปฏิบัติงานอยู่อยู่ในระดับต่ำสุดจำนวนร้อยละ 10 ของพนักงานทั้งหมดจะได้ขึ้นเงินเดือนเพียงร้อยละ 2 เท่านั้น

 น่าเสียดายที่การประเมินในส่วน “การพัฒนาบุคคล” และ “การบริหารเงินเดือน” มักไม่สามารถทำควบคู่กันได้อย่างราบรื่น พนักงานหลายคนให้ความสำคัญกับการขึ้นเงินเดือนมากกว่าการพูดความจริงเรื่องจุดอ่อนในการทำงาน เพราะเงินเดือนเป็นเรื่องชัดเจนและเป็นจริง พนักงานอาจรู้สึกต่อต้านหากนำงานสองประการข้างต้นมาประเมินร่วมกัน ถ้าการยอมรับจุดอ่อนหมายถึงได้ขึ้นเงินเดือนน้อยกว่า การพัฒนาบุคคลก็จะมีความสำคัญน้อยลง

ประโยชน์ของการประเมินผลการปฏิบัติงาน:การกำหนดตำแหน่ง (Placement)
ข้อมูลจากการประเมินผลการปฏิบัติงานมีความสำคัญมากต่อการตัดสินใจกำหนดตำแหน่ง พนักงานใหม่ (เช่น ผู้บริหารฝึกหัด) ในช่วงแรกมักต้องทำภารกิจหรืองานหลายอย่าง ในระยะเวลา 12 เดือน ผู้บริหารฝึกหัดอาจต้องไปทำงานด้านการตลาด การเงิน และบัญชี เมื่อประเมินผลงานในแต่ละด้านแล้ว ผู้บริหารฝึกหัดคนดังกล่าวก็จะได้รับตำแหน่งถาวรในส่วนที่ตนปฏิบัติงานได้ดีที่สุด การประเมินผลการปฏิบัติงานจะชี้ให้เห็นว่าความสามารพิเศษของบุคคลจะนำออกมาใช้ได้ดีที่สุดในฝ่ายไหน โดยพิจารณาจากจุดแข็งของพนักงานเป็นสำคัญ

ประโยชน์ของการประเมินผลการปฏิบัติงาน:การเลื่อนขั้น  (Promotions)
การเลื่อนขั้นอาจพิจารณาจากความสามารถของพนักงานในการปฏิบัติหน้าที่ในปัจจุบัน การประเมินชี้ให้เห็นว่าพนักงานคนใดมีผลการปฏิบัติงานดีกว่าและพนักงานที่ไม่สามารถปฏิบัติงานปัจจุบันของตนได้ดี ก็จะไม่ได้รับการพิจารณาเลื่อนขั้น การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง (succession planning) เป็นแนวคิดว่าด้วยการคาดการณ์ระยะยาว (โดยทั่วไปคือ 3-5 ปี) ว่าจำนวนพนักงานในอนาคตที่บริษัทจำเป็นต้องมีนั้นขึ้นอยู่กับว่าพนักงานในปัจจุบันสามารถเลื่อนขั้นไปได้ตามที่คาดไว้หรือไม่ อย่างไรก็ดี ผลการปฏิบัติงานมิใช่ปัจจัยเดียวที่กำหนดการเลื่อนขั้น โดยปกติแล้วการเลื่อนขั้นจะพิจารณาจากความอาวุโสและความสามารถผสมกัน ถ้าหากยึดหลักอาวุโสมากเกินไป ก็ไม่อาจแน่ใจได้ว่าบุคคลที่ได้เลื่อนขั้นนั้นมีความสามารถพอ การเลื่อนขั้นโดยพิจารณาจากผลการปฏิบัติงานเป็นหลักจึงสมเหตุผลมากกว่า แต่ผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่เห็นพ้องกันว่าประสบการณ์การทำงานก็ควรนำมาพิจารณาด้วย บ่อยครั้งที่ใช้การเลื่อนขั้นเป็นเกณฑ์ในการวัดความน่าเชื่อถือของการจัดอันดับศูนย์ประเมิน

ประโยชน์ของการประเมินผลการปฏิบัติงาน:การไล่ออก (Discharge)
การสิ้นสุดการจ้างงานต้องอยู่บนฐานของเหตุผลที่สมควร  ตัวอย่างเหตุผลสมควรข้อหนึ่ง คือ เมื่อประเมินผลการปฏิบัติงานแล้ว ผลงานไม่ดีเพียงพอ ข้อแนะนำสำคัญสำหรับองค์การ คือ ควรจัดทำเอกสารที่ระบุว่าได้ใช้ความพยายามที่จะยกระดับผลการปฏิบัติงานของพนักงานแล้ว และการตัดสินใจสิ้นสุดการจ้างงานก็เป็นทางเลือกสุดท้ายจริง ๆ คดีความหลายคดีที่เกิดจากการประเมินผลการปฏิบัติงานยืนยันว่าพนักงานที่ถูกไล่ออกนั้นเป็นเหยื่อของการ “ถูกไล่ออกอย่างไม่ยุติธรรม” ในกรณีเช่นนี้ องค์การต้องแสดงให้เห็นว่ากระบวนการประเมินผลการปฏิบัติงานที่นำไปสู่การตัดสินใจเลิกจ้างนั้น มีความเป็นธรรม ถูกต้องและเป็นประเด็นเรื่องงานโดยตรง