การบริหารจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศ การวิเคราะห์ การออกแบบกระบวนการทำงาน ให้เหนือคู่แข่งอยู่เสมอ

ในหน่วยงานด้านการให้บริการประชาชน การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้งานอาจแบ่งเป็นสองด้านหลักคือ ด้านการประมวลผลเพื่อการให้บริการ และการประมวลผลเพื่อช่วยการบริหารและจัดการ โดยมีแผนกงานสารสนเทศเป็นหน่วยงานภายในองค์กรที่ดูแลเรื่องโครงสร้างเพื่อ การประมวลผลพื้นฐาน (basic infrastructure) ขององค์กรการจักหาและพัฒนาโปรแกรมประยุกต์สำหรับการประมวลผลให้หน่วยงานภาย ในและการสนับสนุนการบริหารและจัดการให้กับหน่วยงานบริหารระดับสูง
เป็นที่ทราบกันดีว่าเทคโนโลยีไอทีนั้นเป็นสิ่งที่สำคัญและจำเป็นโดย เฉพาะในหน่วยงานที่มีจำนวนผู้รับบริการจำนวนมากถึงแม้ว่าหน่วยงานภายใต้ กำกับของรัฐบาลบางแห่งได้รับสิทธิในการให้บริการตามกฎหมาย ซึ่งทำให้ไม่มีคู่แข่งในเชิงธุรกิจอย่างชัดเจนแต่ก็เผชิญกับแรงกดดันจากภาค สังคมและการเมืองเพื่อให้ปรับปรุงบริการและผลประกอบการอยู่เสมอ และถึงแม้ว่าจะไม่มีคู่แข่งโดยตรงแต่มักจะถูกนำไปเปรียบเทียบกับหน่วยงาน อื่นที่ปฏิบัติภารกิจที่ใกล้เคียงกัน
ในปัจจุบันการจะจัดหาระบบงานไอทีของหน่วยานราชการหรือหน่วยงานใน กำกับรัฐบาลต่าง ๆ มาใช้จะต้องผ่านการวางแผนระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ซึ่งได้มีการพัฒนาไปมากจากเดิมที่แต่ละหน่วยงานย่อยมีการสร้างแผนงานไอทีของ ตนขึ้นมาเอง มาเป็นการวางแผนแม่บทด้านไอทีขององค์กร โดยรวมหรือการแผนยุทธศาสตร์ด้านไอทีล่วงหน้าเพื่อความเข้มแข็งขององค์กร มีการสร้างแผนงานที่คำนึงถึงความต้องการของหน่วยงานของตน โดยสอดคล้องกับนโยบายและแผนหลักของรัฐบาลหรือวาระแห่งชาติ
การนำไอทีมาใช้งานให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดเป็นเรื่องที่ถูกพูดถึงและ เป็นเรื่องที่ได้รับการจับตามองจากผู้บริหารหน่วยเหนืออยู่ตลอดเวลาสาเหตุ หนึ่งคือการลงทุนด้านนี้มักมีขนาดใหญ่และมักพบว่าหลายโครงการมีอุปสรรคไม่ สามารถดำเนินการได้ตามที่ได้ว่างแผนไว้ หรือบางโครงการไม่สามารถส่งมอบงานได้ในระยะเวลาที่กำหนด การจัดการและบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารที่ดีต้องคำนึงถึงและหลีก เลื่องปัญหาเหล่านี้ และทำให้สารสนเทศเป็นส่วนประกอบหลักหรือส่วนเสริมให้องค์กรทีประสิทธิผลสูง อันนำไปสู่ความพึงพอใจของผู้มีส่วนร่วม (stake holder) แง่มุมการบริหารและจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศ ที่จะกล่าวในบทความนี้มีอยู่ 3 เรื่องคือ การวิเคราะห์ความคุ้มค่าและความเป็นไปได้ของระบบการออกแบบกระบวนการทำงาน ใหม่และการวางแผนระบบงานเพื่ออนาคต
การวิเคราะห์ความคุ้มค่าและความเป็นไปได้ของระบบ
ลำดับแรก ๆ ของกระบวนการพัฒนาระบบสารสนเทศด้านการประมวลผลหรือการนำมาใช้ในการทำงานโดย ตรงนั้น เริ่มจากการวิเคราะห์ระบบงาน ซึ่งประกอบไปด้วยขั้นตอนสำคัญคือการศึกษาความคุ้มค่าและความเป็นไปได้ของการ จัดทำระบบ มีข้อสังเกตว่าแม้โครงการเทคโนโลยีสารสนเทศหลายโครงการเริ่มต้นด้วยการมี ประโยชน์และเป็นที่ต้องการของหน่วยงาน แต่มักขาดการวิเคราะห์ในเชิงของความคุ้มค่าของการลงทุน ไม่ว่าจะเป็นในระยะสั้นหรือระยะยาว
การจัดทำโครงการควรมีส่วนการวิเคราะห์ความคุ้มค่าที่ต้องแสดงให้เห็นว่า ได้รับประโยชน์ด้านใดด้านหนึ่งอย่างชัดเจนและเป็นรูปธรรมมีข้อมูล ข้อเท็จจริง และสถิติต่าง ๆ ในการเปรียบเทียบอันได้แก่ การคำนวนผลตอบแทนที่เพิ่มขึ้นและระยะเวลาการคืนทุนการคำสวนทั้งสองนี้จะต้อง ทราบการลงทุนและผลตอบแทนการวิเคราะห์การลงทุนได้แก่ค่าใช้จ่ายในการจัดหา ระบบค่าใช้จ่ายในการเตรียมการ การปรับระบบงานและข้อมูลเก่าค่าใช้จ่ายการดำเนินการรวมถึงค่าใช้จ่ายด้าน บุคลากรและสาธารณูปโภค การปรับปรุงระบบงานให้ทันสมัย เป็นต้าน โดยเฉพาะในการปรับปรุงระบบงานให้ทันสมัยนั้นใน บางองค์กรที่มีแนวโน้มว่าจะเกิดการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา (อันเนื่องมาจาการแข่งขันหรือสาเหตุอื่นใดก็ตาม) ผู้บริหารระบบสารสนเทศจะต้องคำนึงถึงค่าใช้จ่ายในการปรับเปลี่ยนระบบ ซอฟต์แวร์ให้รองรับกับความต้องการหรือการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น โดยทำการเจรจาไว้ล่วงหน้าและระบุไว้ในเงื่อนไขการทำงานให้ครอบคลุมถึงแนว โน้มการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้น
ความคุ้มค่าควรสามารถคำนวณมูลค่าอันเกิดจากระบบสารสนเทศโดตรง เช่น การลดต้นทุนการทำงาน การลดเวลาในการทำงาน ทั้งในการให้บริการและการบริหาร การลดความซ้ำซ้อนและการเพิ่มความถูกต้องของข้อมูล หรือการอธิบายได้อย่างชัดเจน เช่น การสร้างบริการและนวัตกรรมใหม่ การสร้างความมั่นคงให้กับระบบงาน รวมทั้งการสร้างประโยชน์โดยอ้อมได้แก่ การสร้างภาพลักษณ์ที่ดีของหน่วยงาน เป็นต้น
การคำนวณนั้นต้องแสดงให้เห็นถึงค่าใช้จ่ายที่ประหยัดได้ถ้ามีนำระบบ สารสนเทศมาใช้งาน เทียบกับการลงทุนตลอดโครงการได้แก่ค่าช้าจ่ายด้านระบบทั่งฮาร์ตแวร์ ซอฟต์แวร์ การเตรียมการ การปรับระบบการดำเนินงาน การบำรุงรักษา ส่วนการคำนวณระยะเวลาในการคืนทุน ควรจะอยู่ในช่วงเวลาที่คาดว่าระบบยังสามารถทำงาได้อยู่ ในปัจจุบันนี้ระยะเวลาคืนทุนไม่ควรเกิน 3 ถึง 5 ปี
ส่วนการลดเวลาในการให้บริการและบริหารนั้นในการออกแบบระบบไอทีที่ทัน สมัยอาจกล่าวได้ว่าถ้ามีข้อมูลในระบบแล้วต้องสามารถได้ผลลัพท์แบบเรียลไทม์ มากกว่าจะเป็นการสร้างระบบไอทีลูกผสมที่ยังต้องมีคนเป็นตัวกลางของระบบในการ เดินเอกสารผ่านการอนุมัติและตรวจสอบเป็นวันหรือหลายวัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในปัจจุบันนี้กิจจะแข่งขันกันอย่างมากในเรื่องของเวลาใน การผลิต การบริการหรือสร้างสรรค์ผลิตภัณฑ์ ที่เรียกว่า economic of speed
ผู้ใช้งานระบบไม่ควรต้องทำงานหรือป้อนข้อมูลซ้ำซ้อนถ้ามีข้อมูลเก่าอยู่ แล้ว และได้ผลลัพท์การให้บริการหรือการได้ข้อมูลการบริหารที่ถูกต้องเสมอ ข้อมูลของฝ่ายหรือแผนกต่าง ๆ ควรได้รับการแบ่งกันใช้และเป็นข้อมูลที่มีความถูกต้องสูง ไม่ควรมีคำถามว่าจะเชื่อข้อมูลของหน่วยงานใด สิ่งเหล่านี้ถ้าปรากฏอยู่ในระบบงานไอทีใดก็ยังแสดงว่าระบบงานนั้นยังต้องได้ รับการปรับปรุงอยู่อีกมาก
ประโยชน์อีกอย่างหนึ่งของโครงการด้านไอทีคือการสร้างความมั่นคง ให้ระบบงานเนื่องจากเป็นระบบอัตโนมัติจึงลดปัญหาด้านการบริหารผู้ปฏิบัติงาน หรือการบริหารทักษะในการทำงาน แต่ในอีกมุมหนึ่งจะต้องมีการพิจารณาปรับปรุงซอฟต์แวร์ให้สอดรับกับวิธีการทำ งานของธุรกิจที่เปลี่ยนไปด้วยการวิเคราะห์ระบบจะต้องแสดงให้เห็นว่าสามารถ ปรับเปลี่ยนให้สอดคล้องกับความต้องการที่ไปได้อย่างไร จะต้องผูกขาดกับเทคโนโลยีหรือบริษัทผู้ให้บริการรายใดรายหนึ่งหรือไม่

ประวัติผู้เขียน
ดร.วัชระ ฉัตรวิริยะ จบการศึกษาระดับปริญญาตรี (รุ่น 20) และโท สาขาวิศวกรรมคอมพิวเตอร์ จากคณะวิศวกรรมคอมพิวเตอร์ สถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระบังและระดับปริญญาเอก สาขาเดียวกัน จาก มหาวิทยาลัยเวสเวอร์จิเนีย รัฐเวสเวอร์จิเนีย สหรัฐอเมริกา ปัจจุบันรับราชการที่ภาควิชาวิศวกรรมคอมพิวเตอร์ คณะวิศวกรรมศาสตร์ สถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระบัง และมีตำแหน่งเป็นรองผู้อำนวยการสำนักวิจัยและบริการคอมพิวเตอร์ และบริการคอมพิวเตอร์ สถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระบัง ปัจจุบันทำงานวิจัยที่เกี่ยวกับการประมวลผลภาพ การตรวจสอบคุณภาพการรู้จำ มีผลงานบริการวิชาการให้กับหน่วยงานรัฐหลายแห่งที่เกี่ยวกับงานระบบ เทคโนโลยีสารนเทศในระดับแผนแม่บทและระดับโครงการ