การติดต่อสื่อสารเพื่อการประสานงานภายในหน่วยงาน
ความหมายการประสานงาน
1. การจัดระเบียบวิธีการทำงานเพื่อให้งานและเจ้าหน้าที่ฝ่ายต่าง ๆ ร่วมมือปฏิบัติงานเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน เพื่อลดข้อขัดแย้ง และทำให้งานดำเนินไปได้อย่าราบรื่นสอดคล้องกับวัตถุประสงค์และนโยบายของ องค์การ
2. เป็นการจัดให้คนในองค์การทำงานให้สัมพันธ์สอดคล้องกัน โดยจะต้องตระหนักถึงหน้าที่ความรับผิดชอบ วัตถุประสงค์ เป้าหมาย และมาตรฐานการปฏิบัติขององค์การเป็นหลัก
3. การจัดระเบียบวิธีการทำงาน เพื่อให้งานและเจ้าหน้าที่ฝ่ายต่าง ๆ ร่วมมือปฏิบัติงานเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน ไม่ทำให้งานซ้ำซ้อน ขัดแย้งกัน หรือเหลื่อมล้ำกัน ทั้งนี้เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ และนโยบายขององค์กรนั้นอย่างสมานฉันท์และมีประสิทธิภาพ
4. การติดต่อสื่อสารให้เกิดความคิดความเข้าใจในการร่วมมือปฏิบัติงานให้สอด คล้องทั้งเวลา และกิจกรรมที่จะต้องกระทำให้บรรลุวัตถุประสงค์อย่างสมานฉันท์เพื่อ ให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่น ไม่เกิดการทำงานซ้ำซ้อน ขัดแย้ง หรือเหลื่อมล้ำกัน
องค์ประกอบของการประสานงาน
1. ความร่วมมือ จะต้องมีความเข้าใจหรือมีการตกลงร่วมกัน มีการระดมความคิด วิธีการ เทคนิค การจัดหา
ทรัพยากรมาสนับสนุนการทำงานร่วมกัน
2. จังหวะเวลา ผู้ที่ปฏิบัติงานต้องมีความรับผิดชอบ ทำให้งานนั้นเป็นไปตามกำหนดเวลาที่ตกลงกันให้ตรง
เวลา
3. ความสอดคล้องกัน จะต้องพิจารณาความพอเหมาะพอดี ไม่ทำงานซ้อนกัน เพื่อให้การบริหารงานประสบ
ความสำเร็จ
4. ระบบการสื่อสารที่ตรงกันอย่างรวดเร็วและราบรื่น
5. ผู้ประสานจะต้องสามารถทำให้ทุกฝ่ายเข้าร่วมทำงานอย่างมีจุดมุ่งหมายเดียวกันตามวัตถุประสงค์ของ
งานที่กำหนดไว้
วัตถุประสงค์ของการประสานงาน
1. เพื่อแจ้งให้ผู้ซึ่งมีส่วนเกี่ยวข้องทราบ
2. เพื่อรักษาไว้ซึ่งความสัมพันธ์อันดี
3. เพื่อขอคำยินยอมหรือความเห็นชอบ
4. เพื่อขอความช่วยเหลือ
5. เพื่อขจัดข้อขัดแย้งที่อาจมีขึ้น
6. เพื่อให้งานสำเร็จตามเป้าหมาย
7. เพื่อให้งานมีคุณภาพตามมาตรฐานที่กำหนดไว้
ประโยชน์ของการประสานงาน
1. ช่วยให้การทำงานบรรลุเป้าหมายได้อย่างราบรื่นรวดเร็ว
2. ช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรในการปฏิบัติงาน
3. ช่วยให้ทุกผ่ายเข้าใจถึงนโยบายและวัตถุประสงค์ขององค์การ
4. ช่วยสร้างความสามัคคีและความเข้าใจในหมู่คณะ
5. เสริมสร้างขวัญของผู้ปฏิบัติงาน
6. ลดอันตรายจากการทำงานให้น้อยลง
7. ช่วยลดข้อขัดแข้งในการทำงาน
8. ช่วยให้ปฏิบัติงานเป็นหมู่คณะ และเพิ่มผลสำเร็จของงาน
9. ช่วยเกิดความคิดใหม่ๆและปรับปรุงอยู่เสมอ
10. ป้องกันการทำงานซ้ำซ้อน
11. การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
สิ่งสำคัญเบื้องต้นของการประสานงาน
1. การจัดวางหน่วยงานที่ง่าย
1.1 การแบ่งแผนก
1.2 การแบ่งแยกงานตามหน้าที่
1.3 การจัดวางรูปงานและระเบียบการที่ชัดเจน
2. การมีโครงการและนโยบายอันสอดคล้องต้องกัน
3. การมีวิธีติดต่องานภายในองค์การที่ทำไว้ดี
เครื่องมือที่ช่วยในการติดต่อสื่อสาร
1. แบบฟอร์มในการปฏิบัติงาน (Working Paper)
2. รายงานเป็นหนังสือ (Written Report)
3. เครื่องมือ เช่น โทรศัพท์ คอมพิวเตอร์ FAX
4. เหตุที่ช่วยให้มีการประสานงานโดยสมัครใจ
5 ประสานงานโดยวิธีการควบคุม
การทำงานที่ต้องมีการประสานงาน
1. พยายามผูกมิตรในโอกาสแรก
2.หลีกเลี่ยงการนินทาว่าร้ายหัวหน้าคนงาน
3. ไม่โยนความผิดไปให้ผู้อื่น
4. สรรเสริญหัวหน้าคนงานอื่นเมื่อเขาทำความดี
5. ช่วยเหลือเมื่อมีเหตุฉุกเฉิน
6. เมื่อมีงานเกี่ยวข้องกับหน่วยงานอื่น ควรแจ้งให้เขาทราบ
7. รับฟังคำแนะนำ
8. ความเห็นของคนอื่น แม้เราจะไม่เห็นด้วย ก็ควรฟัง
" จะประสานหน่วยงาน ต้องประสานคน จะประสานคน ต้องประสานใจ "