การแก้ปัญหาธุรกิจ ลูกหนี้ คือ "กับดัก" ของกระแสเงินสด
ลูกหนี้ คือ "กับดัก" ของกระแสเงินสด
ปัญหาใหญ่ที่สำคัญที่สุดสำหรับการ ประกอบธุรกิจ ไม่น่าจะหนีพ้นปัญหาเงินสดขาดมือ กิจการค้าจำเป็นจะต้องใช้เงินสดในกรณีที่ต้องการจะลงทุนเพิ่มเพื่อขยาย กิจการ เมื่อครบกำหนดชำระหนี้ ให้กับบรรดาเจ้าหนี้ทั้งหลาย หรือเมื่อจำเป็นต้องใช้จ่ายในรูปของเงินสด หากเงินสดในมือไม่เพียงพอกับการ ใช้จ่าย เจ้าของกิจการก็จะต้องวิ่งหาแหล่งเงินสดเพื่อมาสนับสนุน ซึ่งส่วนใหญ่ก็หนีไม่พ้นการไปกู้หนี้ยืมสินมาจากแหล่งเงินต่างๆ ทั้งเงินกู้ในระบบจากธนาคารหรือสถาบันการเงิน หรือ เงินกู้นอกระบบ จากนายทุนในท้องถิ่น
หากกิจการค้ายังสามารถขายสินค้าได้ดี ตามปกติ แต่เจ้าของกิจการมีความรู้สึกว่า เงินสดในมือ ไม่เพียงพอสำหรับกิจการในการจับจ่ายใช้สอยหรือเพื่อขยายกิจการ ก็แสดงว่า กระแสเงินสด ถูกกักให้ติดอยู่ในกับดักอย่างใดอย่างหนึ่ง
กับดักของกระแสเงินสดที่สำคัญที่เจ้าของกิจการจะละเลยไม่ได้ ก็คือ ลูกหนี้ ของกิจการนั่นเอง
เทคนิคการแก้ไขปัญหาเพื่อให้กระแสเงินสด ถูก "คาย" ออกมาจากกับดัก ที่เกิดจากลูกหนี้ อาจจะทำได้หลายๆ วิธีขึ้นอยู่กับบุคลิกลักษณะส่วนตัวของเจ้าของกิจการ
แต่สำหรับกิจการที่มักจะเกิดปัญหาในเรื่องเงินสดขาดมือแล้ว มักจะพบว่าเจ้าของกิจการหรือตัวเถ้าแก่ไม่ถนัดในเรื่องการทวงหนี้นั่นเอง
ไม่ว่าจะเป็นเพราะความรู้สึกส่วนตัว ที่เกิดความเหนียมอายต่อการทวงหนี้ การเกรงใจ รวมไปถึงการไม่อยากเสียความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าที่เป็นลูกหนี้ในเวลา เดียวกัน
ลองดู “กลยุทธ์การทวงหนี้” ด้วยวิธีต่างๆ ที่ผมได้รวบรวมไว้ เผื่อท่านอาจนำวิธีใดวิธีหนึ่งมาปรับใช้กับกิจการของท่านเพื่อเสริมสร้าง “สภาพคล่อง” หรือ การลดปัญหาเงินสดขาดมือได้ตามความเหมาะสมกับธุรกิจและลักษณะบุคลิกภาพของท่านเองได้
1. กลั่นกรองลูกค้าเงินเชื่อให้ดีก่อนให้เชื่อ อาจใช้วิธีการหาข้อมูล ชื่อเสียงหรือชื่อเสีย จากแหล่งบุคคลหรือแหล่งข้อมูลต่างๆ หากต้องการทำให้เป็นกิจจะลักษณะน่าเชื่อถือ ท่านอาจใช้วิธีทำแบบฟอร์มหรือใบยืนยันเพื่อขอสมัครเป็นลูกค้าเงินเชื่อ โดยในเอกสารใบสมัคร จะระบุเงื่อนไขต่างๆ เช่น วงเงินเครดิต วิธีการชำระเงิน วิธีปฏิบัติเมื่อครบกำหนดชำระหรือเมื่อเกิดการไม่ชำระเงิน โดยอาจรวมไปถึงเงื่อนไขการค้ำประกัน และการขอให้มีผู้ค้ำประกันเป็นต้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะของแต่ละธุรกิจ
2. ส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าทันทีพร้อมการส่งมอบสินค้าเพื่อทำให้ระยะเวลาการชำระหนี้กระชับให้มากที่สุด ใบแจ้งหนี้จะต้องเขียนรายการให้ชัดเจน อ่านเข้าใจง่าย ยอดเงินไม่ผิดพลาด ข้อมูลหรือรายละเอียดควรจะต้องตรงกับเอกสารใบสั่งซื้อของลูกค้า เพราะหากข้อความหรือข้อมูลไม่ตรงกัน อาจเป็นเหตุให้ลูกค้าเกี่ยงงอนไม่ยอมชำระหนี้ตรงเวลาได้ นอกจากนี้ ในใบแจ้งหนี้ควรให้ชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ของผู้เกี่ยวข้องแสดงไว้ด้วยเพื่อ ให้ลูกหนี้สามารถติดต่อกลับได้ทันทีหากมีข้อขัดข้องหรือข้อสงสัยประการใด
3. เมื่อครบกำหนดชำระหนี้แต่ยังไม่มีการชำระ ท่านจะต้องติดตามทวงถามทันที ซึ่งอาจจะใช้วิธีการโทรศัพท์ หรือ การส่งจดหมายทวงถาม การใช้จดหมายทวงถามอาจจะให้ผลได้ช้ากว่าการใช้โทรศัพท์ แต่ส่วนใหญ่มักจะใช้วิธีส่งจดหมายทวงถามเพราะจะให้ผลผูกพันทางกฎหมายมากกว่า แต่การส่งจดหมายทวงถามซ้ำๆ 3 -4 ฉบับอาจจะให้ผลตอบรับที่ช้ากว่า การโทรศัพท์ติดตามหากจดหมายฉบับแรกไม่ได้รับการตอบสนอง ไม้ตายขั้นสุดท้ายอาจถึงการใช้บริการเร่งรัดหนี้สินหรือการฟ้องร้องต่อศาล บังคับให้ชำระหนี้
4. ใช้เทคนิคต่างๆ เพื่อหลีกเลี่ยงการชำระหนี้ล่าช้ากว่ากำหนดโดยเริ่มตั้งแต่ขั้นตอนการขาย เช่น เร่งให้ลูกค้าส่งใบสั่งซื้อมาโดยเร็ว เนื่องจากการออกอินวอยซ์ หรือ ใบแจ้งหนี้มักจะต้องอ้างอิงใบสั่งซื้อ และระยะเวลาการชำระเงินมักจะนับจากการได้รับใบสั่งซื้อ หรือ การระงับการสั่งซื้อชั่วคราวจนกว่าจะได้รับชำระหนี้คงค้าง เป็นต้น บางครั้งพบว่า การเขียนนโยบายการชำระหนี้ วิธีปฏิบัติ หรือการกำหนดอัตราค่าธรรมเนียมเพิ่มสำหรับการชำระหนี้ล่าช้า อาจทำให้ลูกค้าระมัดระวังในการชำระหนี้ให้ตรงเวลาได้ดีขึ้น
5. ฝึกทักษะส่วนตัวในการทวงหนี้หรือเร่งรัดหนี้ ยกตัวอย่างเช่น
- เถ้าแก่หรือเจ้าของกิจการควรยกหูโทรศัพท์ติดต่อลูกค้าที่มีปัญหาด้วยตัวเอง และควรทำในระยะเวลาที่ไม่เนิ่นนานเกินระยะเวลาการชำระเงินมากนัก แทนที่จะปล่อยให้เจ้าหน้าที่การเงินเป็นผู้ติดต่อทวงถาม
- ในการทวงถามหนี้ ควรทำใจว่าไม่ใช่เป็นการทำความเดือดร้อนรำคาญให้กับลูกค้า แต่เป็นการแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าเราทำการค้าอย่างโปร่งใส ตรงไปตรงมาในลักษณะของมืออาชีพ หรือ แม้กระทั่งการกลัวว่าจะทำให้ลูกค้าไม่สบอารมณ์ หนี้ที่เกิดขึ้นนั้นเป็นรายได้โดยชอบธรรมที่กิจการของเรา ที่ควรจะได้รับจากการขายสินค้าหรือการให้บริการ
- การติดต่อทวงถามควรใช้ข้อมูลที่ชัดเจนไม่กำกวมจนทำให้เกิดการเพิกเฉยล่าช้า เช่น แทนที่จะถามว่าลูกค้าจะชำระหนี้ให้เราได้เมื่อไร ควรเปลี่ยนเป็นคำถามที่ว่าจะสามารถชำระได้ภายในวันที่ .... หรือไม่ ซึ่งจะนำไปสู่การที่ลูกค้าต้องกำหนดวันชำระหนี้ที่แน่นอนให้กับเราด้วยตัว ของเขาเอง ทำให้การทวงถามครั้งต่อไปตามกำหนดเวลาที่ลูกหนี้เป็นผู้กำหนดมีประสิทธิภาพ สูงยิ่งขึ้น
- การทวงถามหนี้ค้างชำระไม่จำเป็นที่เราจะต้องให้เหตุผลประกอบ ส่วนใหญ่เจ้าหนี้ผู้ทวงถามมักจะใช้วิธีการโอดครวญว่าไม่ มีเงินจ่ายเงินเดือนพนักงาน หรือ ไม่มีเงินจ่ายหนี้ ฯลฯ ซึ่งกลับจะทำให้ลูกหนี้เห็นว่าเรามีความจำเป็นมากจนอาจจะไป แสวงหาแหล่งเงินอื่นเสียก่อน ทำให้เขาอาจมีอำนาจต่อรองขอดึงเวลาออกไปได้อีก การเน้นไปที่ข้อเท็จจริงคือการที่ลูกหนี้ไม่ชำระหนี้ตรงเวลาโดยไม่ใช้เหตุผล หรือข้อโอดครวญจะทำให้ลูกหนี้รู้สึกว่าเป็นความรับผิดชอบของเขาในการชำระ หนี้ แม้กระทั่งการระมัดระวังไม่จำเป็นต้องใช้คำว่า “ขอโทษ”
- ไม่จำเป็นต้องพยายามสอบถามว่าลูกหนี้มีปัญหาอะไรหรือไม่ ซึ่งอาจทำให้เกิดภาพว่าเราอยากต้องการช่วยเหลือ เป็นเหตุให้เกิดการต่อรองยอดหนี้หรือยืดระยะเวลาการชำระออกไปอีก ควรปล่อยให้ลูกหนี้เป็นผู้ที่เริ่มเล่าปัญหาของเขาเองเสียก่อน แล้วเราจึงเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะให้ความช่วยเหลือได้มากน้อยเพียงใด
- ใช้ถ้อยคำสุภาพ ไม่คุกคาม โดยเฉพาะอย่างยิ่งควรมีการเตรียมตัวศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนหนี้หรือประวัติการชำระหนี้ให้พร้อม การใช้ข้อมูลประกอบในการเจรจาทวงถามจะช่วยให้เกิดความหนักแน่น และไม่เปิดช่องว่างสำหรับการต่อรองได้โดยง่าย การทวงถามในลักษณะมืออาชีพนอกจากจะไม่ทำให้เถ้าแก่หรือกิจการมีชื่อเสียง หรือภาพลักษณ์ที่ไม่ค่อยดีแล้วยังจะทำให้ลูกหนี้ยังคงซื้อขายหรือทำธุรกิจ กับเราต่อไปโดยไม่เกิดอคติอีกด้วย
- กำชับหรือสื่อสารให้ลูกน้องหรือพนักงานในบริษัทรับทราบความสำคัญของการ ติดตามหนี้สินที่เกินระยะเวลาการชำระรวมไปถึงการให้พนักงานที่ต้องสัมผัสกับ ลูกค้า เช่น พนักงานขาย หรือ พนักงานส่งสินค้า รู้จักสังเกตสภาพการทำธุรกิจของลูกค้าว่ายังมั่นคง ขยายตัว หรือมีแนวโน้มที่จะมีปัญหาทำให้เกิดการชะลอการชำระหนี้หรือไม่ เพื่อจะได้เตรียมตัวควบคุมสถานการณ์ได้ล่วงหน้าอย่างเหมาะสม
ท่านผู้อ่านก็ลองทบทวนเลือกดูว่า เทคนิค หรือ ทักษะ ใดที่ผมได้ยกขึ้นมาเป็นตัวอย่างนี้ จะเหมาะสมกับธุรกิจของท่าน หรือ บุคลิกส่วนตัวของท่าน หรือเป็นสิ่งที่ท่านเห็นว่าเหมาะสมที่จะนำมาใช้กับกิจการของท่านได้ดีที่สุด ก็สามารถเลือกไปทดลองใช้ได้ตามอัธยาศัย
อย่าปล่อย ให้ ลูกหนี้ค้างชำระมากลายเป็น กับดัก ของกระแสเงินสดที่จะไหลเข้าสู่กิจการ ทำให้เงินสดที่กิจการควรจะได้รับ "จม" อยู่เป็นตัวเลขสินทรัพย์ ในหมวด "ลูกหนี้" ก็แล้วกัน
ที่มา : เว็บไซต์ pattanakit