ขั้นตอนการจัดทําtraining roadmap - ตัวอย่างการจัดทํา training roadmap

ขั้นตอนการจัดทําtraining roadmap

ขั้นตอนการจัดทําtraining roadmap - ตัวอย่างการจัดทํา training roadmap

เนื่อง จากตอนนี้หลายองค์กรเริ่มตื่นตัวกับการจัดทำเส้นทางการฝึกอบรมบุคลากรกันมาก ขึ้น ไม่ว่าด้วยเหตุผลของข้อกำหนดของระบบมาตรฐานสากลต่างๆที่เริ่มถามว่าที่มาของ หลักสูตรการฝึกอบรมมาจากไหน หรือผู้บริหารเริ่มเห็นความสำคัญของเรื่องนี้มากขึ้น นอกจากนี้ก็เริ่มมีตำรับตำราในเรื่องนี้ออกมาเพิ่มมากขึ้น และเพื่อให้ท่านผู้อ่านได้เข้าใจเกี่ยวกับเส้นทางการฝึกอบรมบุคลากรอย่างมี ขั้นมีตอน จึงขอนำเสนอในลักษณะของประเด็นการถามตอบดังนี้


 

Training Road Map คืออะไร?

Training Road Map หมาย ถึง เส้นทางการฝึกอบรมบุคลากรที่กำหนดไว้อย่างเป็นระบบแบบแผน โดยระบุว่าบุคลากรในแต่ละตำแหน่ง แต่ละวิชาชีพ จะต้องหรือควรจะได้รับการพัฒนาและฝึกอบรมเรื่องอะไรบ้าง และแต่ละเรื่องควรจะได้รับการฝึกอบรมเมื่อไหร่ Training Road Map เปรียบ เสมือนแผนที่ในการเดินทางที่จะบอกว่า ก่อนที่จะออกเดินทางสายอาชีพของคนทำงานนั้น เขาต้องมีความรู้ความสามารถอะไรติดตัวไปบ้าง และเมื่อเดินทางผ่านไปในแต่ละช่วง เขาต้องเติมน้ำมัน ณ จุดไหน (หลักกิโลเมตรที่เท่าไหร่) และเมื่อไหร่ Training Road Map เป็น เพียงแผนที่การเดินทางที่กำหนดให้ทุกคนที่จะเดินไปในสายอาชีพนั้นๆ โดยมีการบังคับให้จอดเพียงบางจุดเท่านั้น เช่น จุดออกสตาร์ท ทุกคนต้องเติมน้ำมันเหมือนกัน แต่ในระหว่างเส้นทาง ไม่จำเป็นว่าทุกคนจะต้องเดินทางและจอดเติมน้ำมันเหมือนกัน บางคนต้องจอดเติมน้ำมันทุกจุด ในขณะที่บางคนอาจจะผ่านจุดเติมน้ำมันที่กำหนดไว้ก็ได้ ถ้ารถของเขามีน้ำมันเพียงพอต่อการเดินทางในระยะทางที่เหลือข้างหน้า

ทำไมต้องมี Training Road Map ?

เหตุผลที่องค์กรต่างๆ จำเป็นที่ต้องมี Training Road Map มีดังนี้

ไม่สามารถหาบุคลากรสำเร็จรูปที่ใช้งานได้ทันที
คงไม่มีองค์กรใดในโลกนี้ ที่สามารถหาบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถพร้อมในทุกด้าน รับเข้ามาใหม่โดยไม่ต้องบอกหรือไม่ต้องสอนอะไรก็สามารถทำงานได้ทันที ทำงานไปนานเท่าไหร่ ก็ไม่ต้องไปพัฒนาอะไรเพิ่มเติม ก็ยังทำงานได้อยู่ซึ่ง ในโลกของความเป็นจริงแล้ว บุคลากรที่แต่ละองค์กรรับเข้ามาจำเป็นต้องเรียนรู้สิ่งใหม่ๆอีกมากมาย ถึงแม้จะมีประสบการณ์ในการทำงานมาจากที่อื่นแล้วก็ตาม แต่รายละเอียดในการปฏิบัติงานย่อมมีความแตกต่างกัน ดังนั้น การพัฒนาฝึกอบรมเพื่อให้คนทำงานได้ ทำงานเป็น ทำงานให้ดีขึ้นนั้น จึงเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับทุกองค์กรถึง แม้องค์กรจะโยกย้ายคนทำงานภายในองค์กร แต่ให้มาทำงานในหน้าที่ความรับผิดชอบที่แตกต่างกัน ก็มีความจำเป็นต้องฝึกอบรม เพราะงานแต่ละงาน แต่ละตำแหน่งก็มีรายละเอียดของขั้นตอนและวิธีการทำงานที่แตกต่างกัน ไม่สามารถอบรมครั้งเดียวแล้วสามารถทำงานได้ทุกงาน ทุกตำแหน่ง หรือทุกระดับได้

งานในแต่ละองค์กรมีความแตกต่างกัน
คนทำงานที่ต้องเปลี่ยนงานจาก องค์กรหนึ่งไปยังอีกองค์กรหนึ่ง ไม่สามารถทำงานได้ทันที เพราะลักษณะธุรกิจของแต่ละองค์กรแตกต่างกัน ถึงแม้จะดำเนินกิจการในธุรกิจเดียวกัน การทำงานก็จะแตกต่างกัน และขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบอาจจะแตกต่างกัน นอก จากนี้ คนทำงานในองค์กรหนึ่งเปรียบเสมือนคนขับรถอยู่ในเส้นทางหนึ่ง พอเขาเปลี่ยนงานเปลี่ยนองค์กร ก็เหมือนกับการเปลี่ยนเส้นทางการขับรถมาอีกเส้นทางหนึ่ง ซึ่งไม่อาจมั่นใจได้ว่าความรู้ความสามารถที่เขามีอยู่นั้น จะเทียบเคียงกับความรู้ความสามารถที่เส้นทางใหม่ต้องการหรือไม่ นอกจากนี้ ระยะทางในเส้นทางเก่ากับเส้นทางใหม่ อาจจะมีระยะทางไม่เท่ากัน ดังนั้น ความรู้ความสามารถที่ติดตัวเขามาอาจจะไม่เพียงพอต่อการเดินทางในเส้นทางใหม่ ซึ่งมีระยะทางไกลกว่าเดิมก็เป็นไปได้ หรือในทางกลับกัน เขาอาจจะมีความรู้ความสามารถที่ก้าวล้ำนำหน้าไปกว่าที่องค์กรใหม่ต้องการก็ ได้

งานในแต่ละวิชาชีพแตกต่างกัน
คนทำงานในองค์กรมีหลากหลาย วิชาชีพ ในแต่ละสาขาอาชีพก็ต้องการความรู้ความสามารถที่แตกต่างกันไป หรือแม้แต่วิชาชีพเดียวกัน ก็ยังมีระดับของความรู้ความสามารถที่แตกต่างกัน ความรู้ความสามารถบางอย่าง อาจจะต้องอาศัยเวลา ไม่สามารถพัฒนาแบบก้าวกระโดดได้ ต้องพัฒนาแบบเป็นขั้นเป็นตอน

การฝึกอบรมและการเรียนรู้มีข้อจำกัด
เนื่องจากองค์กรไม่สามารถจัด อบรมให้กับคนทุกคนได้ในเวลาเดียวกัน ในขณะเดียวกันคนแต่ละคนก็ไม่สามารถเรียนรู้เรื่องทุกเรื่องได้ในเวลาเดียว กัน เพราะความรู้บางอย่างต้องมีพื้นฐานความรู้ในเรื่องใดเรื่องหนึ่งก่อนดังนั้น องค์กรจึงจำเป็นต้องมีการกำหนดระบบเส้นทางในการฝึกอบรมที่เป็นระบบอย่างชัดเจน

คนทำงานต้องการความก้าวหน้า
เหตุผลที่จำเป็นอย่างหนึ่ง ที่องค์กรต้องมีการจัดทำระบบเส้นทางการฝึกอบรมบุคลากรคือคนทำงานทุกคนต้อง การความก้าวหน้าในหน้าที่การงาน และองค์กรเองก็คงไม่อยากเห็นคนทำงานทำงานอยู่ที่เดิมตั้งแต่เข้ามาจนเกษียณ อายุ แต่การที่คนที่ก้าวหน้าได้นั้น คนทำงานต้องมีความรู้ความสามารถก่อนจึงจะสามารถเลื่อนระดับหรือปรับตำแหน่ง ให้สูงขึ้นไปได้

วัตถุประสงค์หลักของการจัดทำ Training Road Map คืออะไร?

สำหรับวัตถุประสงค์หลักของการจัดทำเส้นทางการฝึกอบรม (Training Road Map) มีดังนี้

เพื่อจัดการอบรมให้เหมาะสมกับตำแหน่งงาน
เส้นทางการฝึกอบรมจะช่วยให้ทราบว่าในแต่ละตำแหน่งงานผู้ดำรงตำแหน่งควรจะได้รับการฝึกอบรมหลักสูตรอะไรบ้าง เมื่อไหร่ซึ่งหลักสูตรและรายละเอียดของเนื้อหาจะแตกต่างกันไปตามหน้าที่ความรับผิดชอบ

เพื่อจัดลำดับความสำคัญและความจำเป็นของการฝึกอบรม
เพื่อให้ทราบว่าการอบรม เรื่องใดหัวข้อใดจำเป็นและสำคัญมากน้อยเพียงใด เรื่องใดเร่งด่วนมาก เรื่องใดเร่งด่วนน้อย ทั้งนี้ เพื่อจะได้จัดเรียงลำดับของการฝึกอบรมให้เหมาะสมกับช่วงเวลา

เพื่อนำไปใช้ในการวางแผนการฝึกอบรม
เนื่องจากเส้นทางการฝึกอบรม เป็นแหล่งหนึ่งของการวิเคราะห์หาความความจำเป็นในการฝึกอบรม เพื่อนำไปใช้ในการแผนการฝึกอบรมทั้งระยะสั้นและระยะยาวถ้าระบบเส้นทางการฝึกอบรมสมบูรณ์ในแต่ละปี ก็จะช่วยลดเวลาในการวิเคราะห์หาความจำเป็นในการฝึกอบรมจากแหล่งนี้ลงได้

เพื่อนำไปประเมินความสามารถของผู้ดำรงตำแหน่ง
เส้นทางการฝึกอบรมถือเป็นหัว ข้อการฝึกอบรมมาตรฐานของผู้ดำรงตำแหน่ง แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าคนทุกคนต้องได้รับการฝึกอบรมเหมือนกันทุกเรื่องทุก หลักสูตร แต่จะนำเอาหัวข้อที่กำหนดไว้ในแต่ละตำแหน่ง ไปประเมินเพื่อเปรียบเทียบกับระดับความสามารถจริงของผู้ดำรงตำแหน่งแต่ละคน เพื่อจะบอกว่า ผู้ดำรงตำแหน่งแต่ละคนจำเป็นจำเป็นต้องได้รับการฝึกอบรมในเรื่องอะไรบ้าง และเพื่อประเมินดูว่าช่องว่างระหว่างระดับที่ต้องการ กับระดับความรู้ความสามารถของผู้ดำรงตำแหน่งนั้นมีมากน้อยเพียงใด และสามารถนำไปใช้ในการวางแผนเพื่อพัฒนาผู้ดำรงตำแหน่งเป็นรายบุคคลได้

เพื่อสนับสนุนระบบเส้นทางความก้าวหน้าในอาชีพ
เนื่องจากทุกองค์กร มีระบบความก้าวหน้าในอาชีพให้กับบุคลากร และคนที่จะก้าวหน้าขึ้นไปในตำแหน่งหน้าที่ที่สูงขึ้นไปนั้น จำเป็นต้องมีระบบการพัฒนาฝึกอบรมรองรับไว้ล่วงหน้า ดังนั้น ระบบเส้นทางในการฝึกอบรมจึงเป็นตัวช่วยที่สำคัญอย่างหนึ่งที่จะช่วยให้ระบบ เส้นทางความก้าวหน้าในอาชีพมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดทำ Training Road Map ?

มักจะมีข้อถกเถียงกันบ่อยๆว่า การจัดทำเส้นทางการฝึกอบรมของตำแหน่งงานนั้น ควรจะเป็นหน้าที่ของใครระหว่างฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคลกับหน่วยงานที่ ตำแหน่งงานนั้นๆสังกัดอยู่ดังนั้น เพื่อให้เกิดความเข้าใจตรงกันอย่างชัดเจน จึงขอชี้แจงบทบาทหน้าที่ของผู้ที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำเส้นทางการฝึกอบรมดังนี้

ฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคล
เนื่องจากหน่วยงานนี้ มีหน้าที่รับผิดชอบโดยตรงในการออกแบบระบบเส้นทางการฝึกอบรมว่า ควรจะมีลักษณะหน้าเป็นอย่างไร เช่น เนื้อหา รูปแบบ กระบวนการ รวมถึงวิธีการทำ และการนำไปเชื่อมโยงระบบระบบงานอื่นๆไม่ว่าจะเป็นระบบการจัดฝึกอบรม ระบบเส้นทางความก้าวหน้าในอาชีพ เป็นต้นนอก จากนี้ หน่วยงานนี้จะต้องทำหน้าที่ในการให้ความรู้แก่หน่วยงานต่างๆ และเป็นผู้ประสานงานในการจัดทำหรือทบทวนเส้นทางการฝึกอบรมให้กับทุกหน่วยงาน ด้วย

ผู้บังคับบัญชา
เมื่อพูดถึงผู้บังคับบัญชาในที่นี้จะหมายถึง ผู้บังคับบัญชาในสองลักษณะคือ

ผู้บังคับบัญชาโดยตรงของตำแหน่งงาน

เนื่อง จากผู้บังคับบัญชาโดยตรงของตำแหน่งงาน เป็นผู้ที่รู้รายละเอียดของตำแหน่งงานของผู้ใต้บังคับบัญชาดีที่สุด จึงต้องทำหน้าที่ ในการกำหนดหัวข้อการฝึกอบรมของเส้นทางการฝึกอบรมของตำแหน่งงานโดยตรงว่า แต่ละตำแหน่งควรจะได้รับการฝึกอบรมในหัวข้ออะไรบ้าง เมื่อไหร่

ผู้บังคับบัญชาที่เป็นหัวหน้าสายงาน

เนื่อง จากหัวข้อการฝึกอบรมในบางเรื่อง จะเกี่ยวข้องกับความก้าวหน้าในอาชีพของตำแหน่งงานและหัวข้อบางหัวข้อจะ เกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงาน หรือหลายตำแหน่งงาน ผู้บังคับบัญชาของตำแหน่งงานโดยตรง ไม่สามารถกำหนดขึ้นมาเองได้ ดังนั้น ผู้บังคับบัญชาที่เป็นหัวหน้าสายงาน จะต้องทำหน้าที่ในการพิจารณาหัวข้อการฝึกอบรม ของทุกตำแหน่งงาน ทั้งนี้ เพื่อให้อยู่บนมาตรฐานเดียวกันและสอดคล้องกัน

ส่วนประกอบของ Training Road Map ควรจะมีอะไรบ้าง?

จากชื่อและความหมายของ Training Road Map ก็บอกอย่างชัดเจนแล้วว่าเป็นเส้นทางในการฝึกอบรมบุคลากรของแต่ละตำแหน่งก่อนที่จะถามว่า Training Road Map ควรจะมีส่วนประกอบอะไรบ้าง เราคงต้องตอบคำถามดังต่อไปนี้ให้ได้ก่อน

► ผู้ดำรงตำแหน่งนี้ ต้องมีความรู้และทักษะอะไรบ้างจึงจะสามารถทำงานได้ตามที่กำหนดไว้ในใบกำหนดหน้าที่งาน?

► ความรู้และทักษะอะไรบ้างที่ผู้ดำรงตำแหน่งต้องรู้ ต้องมีมาก่อนที่จะเข้ามาทำงาน?

► ความรู้และทักษะอะไรบ้างที่ผู้ดำรงตำแหน่งไม่ต้องรู้หรือไม่ต้องมีมาก่อนก็สามารถเข้ามาทำงานในตำแหน่งนี้ได้?

► เมื่อไหร่ผู้ดำรงตำแหน่งจะต้องผ่านการฝึกอบรมเพื่อให้มีความรู้และทักษะต่างๆตามที่กำหนดไว้?

► ผู้ดำรงตำแหน่งต้องมีความสามารถอื่นๆอะไรบ้างที่ไม่มีก็ได้ แต่ถ้ามีแล้วจะช่วยให้เขาทำงานในหน้าที่นี้ได้ดียิ่งขึ้น?

►ผู้ดำรงตำแหน่งงานนี้สามารถเติบโตหรือก้าวหน้าไปในอาชีพทางไหนได้บ้าง และแต่ละเส้นทางเขาควรจะมีความรู้ความสามารถอะไรบ้าง?

► ถ้าต้องการให้ผู้ดำรงตำแหน่งมีความรู้ความสามารถตามที่กำหนดไว้ เขาควรจะได้รับการฝึกอบรมหลักสูตรอะไรบ้าง?

► เมื่อไหร่ ผู้ดำรงตำแหน่งควรจะได้รับการฝึกอบรมหลักสูตรต่างๆ และควรจะฝึกอบรมหลักสูตรไหนก่อนหลังหรือไม่?

► เส้นทางการฝึกอบรมของตำแหน่งนี้จะเริ่มต้นเมื่อไหร่ และจะสิ้นสุดเมื่อไหร่?

► แต่ละตำแหน่งจำเป็นต้องมีการกำหนดระยะเวลาใน Training Road Map เท่ากันหรือไม่?

จากคำถามดังกล่าว พอที่จะนำมาสรุปเป็นเนื้อหาสาระของส่วนประกอบของ Training Road Map ได้ดังนี้

ส่วนที่ 1 : การฝึกอบรมเพื่อให้มีความรู้และทักษะในงาน(Technical Training)

หมายถึง ส่วนที่จะบอกว่าผู้ที่จะเข้ามาดำรงตำแหน่งนี้ จะต้องได้รับการฝึกอบรมหัวข้ออะไรบ้าง เพื่อให้มีความรู้และทักษะที่จำเป็นต่อการนำไปปฏิบัติงาน เป็นการฝึกอบรมภาคบังคับที่ทุกคนต้องรู้และต้องมีก่อนที่จะปล่อยให้ทำงานได้ ด้วยตัวเอง

ส่วนที่ 2 : การฝึกอบรมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน(Job enhancement training)

หมายถึง ส่วนที่จะบอกว่าผู้ดำรงตำแหน่งนี้ควรจะมีความสามารถอื่นๆอะไรบ้าง นอกเหนือจากความรู้และทักษะในงาน ซึ่งจะช่วยให้ผู้ดำรงตำแหน่งงานนี้ สามารถนำไปใช้ในการพัฒนาและปรับปรุงประสิทธิภาพ ในการทำงานให้สูงขึ้น

ส่วนที่ 3 : การฝึกอบรมเพื่อรองรับความก้าวหน้าในอาชีพ(Career Development Training)

หมายถึง ส่วนที่จะบอกว่าผู้ดำรงตำแหน่งนี้ควรจะมีความสามารถอะไรบ้างก่อนที่จะเติบโต ขึ้นไปในสายอาชีพหรือตำแหน่งหน้าที่การงานที่สูงกว่า รวมถึงการที่ต้องโยกย้ายไปทำงานในสายอาชีพอื่นภายในองค์กร ส่วนนี้จะเป็นส่วนของการเตรียมความพร้อม เพื่อรองรับความก้าวหน้าในการทำงาน อาจจะเป็นการเลื่อนระดับ ปรับตำแหน่ง รวมถึงการโยกย้ายไปทำงานในตำแหน่งหรือสายงานอื่นที่เกี่ยวข้องกัน หรืออยู่ในเส้นทางความก้าวหน้าในอาชีพเดียวกัน

ส่วนประกอบที่กล่าวมาทั้งสามส่วนนี้ ผมคิดว่ามีความจำเป็นที่จะต้องกำหนดไว้ใน Training Road Map ส่วนองค์กรไหนจะไปเปลี่ยนชื่อเปลี่ยนหัวข้อหรือเพิ่มลดกลุ่มของส่วนประกอบนี้ก็สามารถทำได้นอก จากนี้ องค์กรใดอยากจะมีส่วนประกอบอื่นๆเพิ่มเติมเข้ามาก็ได้ เช่น การฝึกอบรมตามความสมัครใจหรือ การฝึกอบรมประเภทเลือกได้ตามอิสระ ซึ่งอาจจะเป็นการกำหนดหลักสูตรการฝึกอบรมที่เกี่ยวเนื่องกับตำแหน่งงานหรือ อาชีพนั้นๆ แต่ไม่ได้มีความสำคัญต่อการทำงานในตำแหน่งหรือความก้าวหน้าในอาชีพโดยตรง แต่เป็นหลักสูตรที่มีประโยชน์สำหรับคนทำงาน เช่น การพัฒนาด้านจิตใจ (การฝึกสมาธิ) การพัฒนาทักษะด้านวิชาชีพอื่นๆ

จากคำถามและคำตอบทั้งหมดนี้ คงพอจะทำให้ท่านผู้อ่านได้เข้าใจและเห็นความสำคัญกับเส้นทางการฝึกอบรม (Training Road Map) มากยิ่งขึ้นนะครับ และหวังเป็นอย่างยิ่งว่าเมื่อองค์กรมีเส้นทางการฝึกอบรมของทุกตำแหน่งงาน เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ก็น่าจะขจัดปัญหาของการฝึกอบรมไปได้หลายเรื่องอย่างแน่นอน