เคล็ดลับ (แต่ไม่ลับ) ผู้บริหารคนดัง

    คอลัมน์ ฟรีสไตล์แมเนจเมนต์
โดย มัณฑนา ธรรมลิขิตกุล
CEO คนดัง ท่านต่อไป ชื่อ Michael Masterson ดำรงตำแหน่ง CEO ของบริษัท อสังหาริมทรัพย์ชื่อดัง Early to Rise ในสหรัฐอเมริกา เคล็ดลับของ Michael คือ "Be an impatient listener" เป็นผู้ฟังที่ไม่อดทน เคล็ดลับนี้ดูแหวกแนวจาก CEO ท่านอื่นๆ ซึ่งมักจะบอกว่า การเป็นผู้นำที่ดี ต้องเป็นผู้ฟังที่ดี
แล้วทำไม Michael จึงคิดเช่นนั้น ?
Michael กล่าวถึงเหตุผลของการเป็นผู้ฟังที่ไม่อดทนว่า "คุณสามารถใช้เวลา 80% ของการสื่อสารเพื่อที่จะฟัง ฟังใคร ฟังอะไรล่ะ"
"หากคุณใช้เวลาในการฟังมากขนาดนั้น เท่ากับคุณใช้เวลาในการรับฟังเรื่องไม่สร้างสรรค์ ซึ่งมักจะเป็นเรื่องเก่าเล่าใหม่ เรื่องผิดพลาดแต่ปางก่อน เรื่องบ่น นินทา อึดอัด ระบายความอัดอั้นตันใจ หากผสมด้วยอารมณ์แปรปรวนเข้าด้วยแล้ว เผลอๆ ก็อาจกลายเป็น poison cocktail-drink อีกต่างหาก"
อย่างไรก็ตาม Michael ยอมรับว่า ในบางโอกาสเราก็อาจได้ความคิดดีๆ จากการอดทนนั่งฟังคำพร่ำบ่น แต่เขาเห็นว่า ความคิดดีๆ ที่ปิ๊ง ปิ๊ง ปิ๊ง นั้น ไม่คุ้มกับการอดทนนั่งฟังแต่อย่างใด
Michael มองว่า คนฉลาดที่มีความคิดดีและสร้างสรรค์นั้น ไม่มีเวลามานั่งพร่ำบ่นให้คนอื่นฟัง แต่จะลงมือปฏิบัติอย่างจริงจัง อีกทั้งชักชวนให้ผู้อื่นปฏิบัติตามด้วย เพราะเวลาของพวกเขามีค่าดั่งทองคำก็ไม่ปาน
Michael กล่าวเพิ่มเติมว่า ผู้นำที่เขาชื่นชมนั้น เช่น ผู้กำกับการแสดงหนังหลายพันล้านเหรียญ โค้ชนักกีฬาคนดัง เป็นพวกไม่อดทนฟังทั้งสิ้น พวกเขาเหล่านั้นจะฟังอย่างตั้งใจ เพื่อที่จะเข้าใจ และจับประเด็นเท่านั้น เพราะพวกเขารู้ว่า เนื้อหาส่วนใหญ่ที่เหลือนั้นฟุ่มเฟือย และส่วนใหญ่มักเกินเลยจากความเป็นจริง (fact)
ปัญหาของการฟัง ไม่จำเป็นต้องอดทนที่จะฟังทั้งหมด เพราะเสียเวลา แต่ฟังเพื่อจะให้เข้าใจ และจับประเด็นหลักเพื่อแก้ไข และคนพูดที่ดีนั้น Michael เชื่อว่า มักจะเป็นคนที่มีทักษะการสื่อสารข้อความที่ตรงประเด็น เป็นขั้นเป็นตอน ไม่น้ำท่วมทุ่ง และมักมีความคิดสร้างสรรค์ที่เด็ดๆ เสมอๆ
ถึงจะเป็นผู้ฟังที่ไม่อดทน Michael เผยเคล็ดลับว่า ก็ควรจะเป็นผู้ฟังที่ไม่อดทนที่ดี เขาจึงเสนอวิธีการ 6 ข้อสำหรับปฏิบัติ ดังนี้
1.หากต้องฟัง ควรสร้างบรรยากาศที่ดี ปล่อยให้ผู้พูดได้พูดสักระยะหนึ่ง แล้วพยายามรวบเข้าหาประเด็นอย่างสุภาพ ช่วยสรุปประเด็น โดยไม่ทำให้ผู้พูดรู้สึกอาย เคอะเขิน ข้อนี้ต้องใช้กลยุทธ์พอสมควร
2.หาวิธีให้ผู้ฟังสรุปสิ่งที่เขาจะพูดให้สั้นและได้ใจความ โดยอาจกล่าวนำว่า "คุณหมายถึงเรื่องปัญหายอดขายที่ตกในปีนี้ใช่ไหมครับ"
3.หากจะฟัง ต้องตั้งใจฟัง อย่าฟังแบบเสียไม่ได้ ทำความเข้าใจในเนื้อหา ขณะเดียวกัน สังเกตอากัปกิริยา โดยเฉพาะในส่วนอากัปกิริยานั้นสำคัญมาก เพื่อผู้ฟังจะได้หาข้อสรุปให้ผู้พูดได้ ตรงใจ เพราะในบางครั้ง ผู้พูดอาจไม่กล้าพูด พูดไม่หมดประเด็น หรือไม่เผยความในใจ อากัปกิริยาจะช่วยให้ผู้ฟังพอคาดเดาประเด็น (hidden agenda) ได้
4.ดึงข้อความสนทนาให้เป็นเรื่องเดียวกัน ในบางครั้งผู้พูด พูดวกไปวนมา ข้ามประเด็น หลงประเด็น เป็นหน้าที่ของผู้ฟังที่จะดึงประเด็นนั้นกลับมา และสรุปให้จบทีละประเด็น ตัวอย่างเช่น คุณสนธิคะ เรากำลังพูดกันถึงเรื่องการขึ้นเงินเดือนใช่ไหมคะ พูดให้จบก่อนดีไหมคะ ก่อนจะพูดเรื่องการเลื่อนตำแหน่ง
5.อย่าใช้เวลามากในการพูดในแต่ละประเด็น ใช้เวลาให้เหมาะสม การเสียเวลาส่วนใหญ่มักพ่วงไปกับความรู้สึก (emotion) ซึ่งจะทำให้ประเด็นที่พูดเบี่ยงเบนได้ เราต้องคิดเสมอว่า เวลาของผู้พูดมีค่าพอๆ กับเวลาของผู้ฟัง
6. 2-3 นาทีก่อนจบการสนทนา ผู้ฟังควรสรุปประเด็นของการสนทนาให้ผู้พูดได้เข้าใจ พร้อมสิ่งที่ควรทำ หากการสนทนายังไม่แล้วเสร็จในวันนั้น ผู้ฟังอาจนัดหมายเพื่อสนทนาต่อในวันถัดไป
ทั้ง 6 ข้อ ที่ Michael ได้กล่าวข้างต้นนั้น เขายืนยันว่า work สุดๆ เพราะนอกจากคุณจะประหยัดเวลาในการฟังแล้ว ผู้พูดยังรู้สึกสบายใจและสามารถพัฒนาตนเองให้เป็นผู้พูดที่มีประสิทธิภาพได้ สรุปแล้ว ได้ทั้งผู้พูดและผู้ฟัง คือ win-win situation นั่นเองค่ะ
หน้า 84

แหล่งที่มา : หนังสือพิมพ์ประชาชาติธุรกิจ